Share
Pivottabeller är ofta en favorit för kalkylarkanvändare i Microsoft Excel eller Google Sheets. Kalkylark är ett bra verktyg för att fånga och lagra data. Men de kan snabbt växa i den mån det är svårt att hitta mening eller insikt i dem. Det är där pivottabellerna kommer in i spel.
Jag har alltid älskat Apple-nummer för dess enkelhet och gränssnitt, men det saknade någon funktion som hjälpte mig att sortera igenom stora dataset. Utan pivottabeller var kalkylblad i nummer bara data-väggar. Fram till nyligen fanns inga pivottabeller i Numbers.
Men när Apple släppte den senaste uppdateringen till kalkylarksappen, Tal, Jag kunde inte låta bli att märka att de hade glidit i en funktion som lät mycket som ett Numbers pivottabell. I Apple Numbers 5.2, en ny funktion som heter smarta kategorier läggs till som kan ge en viss sanity till dina data. Vi bygger något som liknar ett pivottabell i Numbers.
Innan vi börjar i denna handledning, se till att du kör den senaste versionen av Numbers. Kontrollera din Numbers version genom att öppna appen och gå till Numbers> About Numbers. Se till att du använder minst version 5.2 Du kan alltid öppna App Store för MacOS och söka efter uppdateringar om du behöver hämta den senaste versionen.
Kategorier känns mycket som pivottabeller i Numbers, och detta är en helt ny funktion. Jag har sammanställt en skärmdump som kan hjälpa dig att se kraften i organisationsdata. Kolla in det nedan för att bli mer bekant med det här helt nya Organisera funktion.
Vill du fortfarande lära dig mer? Fortsätt läsa handledning nedan för att se en illustrerad guide om hur du organiserar data och sammanfatta det med alternativet Organisera.
Det hjälper till att få provdata som du kan använda för att följa med en handledning. Därför har jag utarbetat en Numbers-arbetsbok som innehåller tillräckligt med data för att hjälpa dig att komma igång med det här nya kategorier funktion. Ladda ner data på den här länken. Du kan använda dessa data för att skapa pivottabeller i Numbers.
Läs mer om grunderna i Numbers och hur man arbetar med data i handledningen nedan som hjälper dig att bli bekväm med Formler i appen:
Först hjälper det att förstå Varför Att organisera dina data är så bra i ett kalkylblad. Låt oss börja med en skärmdump av de data som jag inkluderade i denna handledning. Varje rad i data är en separat registrering av en transaktion.
Varje rad i provdata är en egen transaktion, registrerar kunden, mängden och mer.Visst, du kan se de enskilda raderna och posterna i dessa data. Men hur hittar du mening i det eller sammanfattar uppgifterna och hittar totala belopp?
Genom att använda funktionen Smarta kategorier i Numbers kan du hjälpa dig att svara på alla följande frågor (och mer) om provdata:
Enkelt uttryckt kan den nya funktionen hjälpa dig att sammanfatta och förstå dina data. Problemet är inte att vi inte har tillräckligt med data, det är att 100 rader data är svåra att sammanfatta. Svaret är att använda pivottabeller i Numbers eller Smart Categories-funktionen som Apple kallar det.
I den gamla världen skulle du filtrera, subtotalera och göra separata beräkningar (eller hoppa över till Excel med data) för att svara på dessa frågor. Allting förändrades när Apple lade till smarta kategorier, vilket kan hjälpa dig att förstå dina data.
Nu när du har lärt dig varför smarta kategorier och organisera dina data är så hjälpsamma, låt oss gå igenom ett exempel.
Med det valda tabellen klickar du på Organisera knappen i det övre högra hörnet av siffror. Nu ser du en ny panel med flera alternativ för att arbeta med dina data.
I nummer 5.2 visas tre alternativ när du klickar på Organisera knapp. Två av dem har varit i Numbers för en tid, och kategorier är den nya tillägget. Här är vad varje alternativ ger till bordet:
Låt oss gå igenom ett exempel på att använda kategorier, eller pivottabeller i Numbers, för att sammanfatta ett kalkylblad i Numbers.
För att börja arbeta med den här funktionen klickar du på en datatabell och klickar sedan på Organisera knappen i det övre högra hörnet av appen. Välj sedan Lägg till en kategori dropdown och börja med att välja ett fält i den dataset som du vill organisera dina data med. I det första exemplet, låt oss välja Leveransstat att gruppera uppgifterna av staten för ordern.
Välj ett rullgardinsalternativ från Lägg till en kategori står för att börja gruppera data med ett visst fält.Nu grupperas och organiseras dina data baserat på de kriterier du valt. Notera på skärmdumpen nedan att tabellen nu konsolideras i staterna, med alla rader som matchar kriterierna enligt den. Se bildskärmen nedan till exempel.
Alla rader matchar kriterierna enligt det i det här exemplet om hur man använder "Numbers pivot table".Det här är grunderna för hur du organiserar dina data i Apple Numbers. Välj bara kategorin, så ser du datan samlas på ett organiserat sätt.
Tidigare ställde jag upp tre data frågor som funktionen Smart Categories kan hjälpa oss att svara på. Låt oss nu gå igenom praktiska exempel för att svara på de fyra frågorna med provdata.
Så vi har redan börjat genom att organisera uppgifterna per stat. Men vi behöver fortfarande summera beloppen per stat.
I Beställningssumma kolumn, klicka på Redskap ikonen och välj sedan Delsumma. Detta kommer att subtotera upp beloppen per stat.
Nu behöver du bara rulla upp saker av staten. Högerklicka på det första tillståndet i listan och välj sedan Kollapera gruppgrupper. Detta kollapsar allt ner till en statsnivå för enkel sammanfattning och granskning.
Välj först subtotal från kugghjulsmenyn, högerklicka på statens namn och välj Kollapera gruppgrupper för att se en sammanfattning på statsnivå.Nu ska jag bara högerklicka på Delsumma rubrikkolumn och välj "Sortera beställningsbelopp" Sammanfattningar Descending.
Högerklicka på Subtotal text och välj Sortera orderbelopp Summaries Descending att sortera staterna med orderantalen.Det är allt! Nu ser du staterna sorterade efter orderbeloppen. Snabbt kan du finslipa och förstå verksamheten mycket bättre på grund av möjligheten att sammanfatta data.
Nu kan vi skapa en liknande sammanfattning för att studera vilka våra bästa kunder är. I stället för att gruppera enligt stat, kommer vi denna gång att gruppera av kunden i orderdata.
Allt du behöver göra är att ändra kategorier drop-down från Leveransstat till Köparens namn. Med bara ett par klick, bläddrar data till att organiseras och ordnas av kunden istället för staten.
Därefter, bara repetera stegen genom att högerklicka på kundnamn och välj Kollapera gruppgrupper.
Ändra bara nedrullningen till Köparens namn att omorganisera datasammanfattningen baserat på den kund som beställde ordern.Vill du prova ett annat sätt att betrakta data? I stället för att se delsumma Kunden studerar kunden genom vilken man i genomsnitt placerar den största ordern.
Klicka på kugghjulsikonen igen och välj Medel, högerklicka och "Sortera ordningens sammanfattningar" för att se genomsnittet beställt.Det är allt! Vi använde vår setup från det första exemplet i denna handledning och vred det helt enkelt för att fokusera på kunden istället för leveranssättet.
Återigen ser det här exemplet mycket ut som de två före det. Vi har en kolumn för affärsenhet i datakällan och låt oss helt enkelt ändra rullgardinsmenyn till Affärsenhet istället. Nu kommer dataresultaten att rulla upp av affärsenheten.
Låt oss nu dyka lite djupare och lägga till två nivåer i data. På höger sida klickar du på Lägg till en kategori igen, och den här gången väljer du Köparens namn. Nu märker du att du inte bara kan se en sammanfattning på affärsenhetsnivå, utan också på kundnivå.
Lägg till en andra kategori för att se dina data sammanfattade på flera nivåer för bättre förståelse.Det är allt! Du kan lägga till flera lager i din datainformation och sammanfattning.
I denna handledning lärde du dig hur du tar data och organiserar och förstår det i Apple-nummer. Kalkylblad är inte bara ett sätt att fånga data, men kan snarare fungera som ett analysverktyg till förstå den data.
Läs mer om hur Numbers, och hur andra appar närmar sig sammanfattande data, med ytterligare handledning nedan:
Har du provat den här nya funktionen som är ett Numbers svängbord? Låt mig veta i kommentarerna nedan om du har hittat en funktion eller teknik som jag inte har upptäckt än.
Accentsconagua