Share
Som småföretagare är du beroende av e-post. Dina meddelanden innehåller förfrågningar om arbete, fakturor, klientfrågor och mer. Det är bara naturligt att du spenderar en stor del av din tid på att arbeta med dina e-postmeddelanden.
Men en del av den tiden du spenderar på e-postmeddelanden kan användas bättre. Hur många gånger har du sökt i din Gmail-inkorg för att hitta ett förlorat meddelande? Har du någonsin lagt ett e-postmeddelande på fel etikett? Kanske har du till och med tagit bort ett viktigt meddelande. Om du slösar bort tiden med alla dessa e-posttjänster, är du inte ensam.
Vad händer om du kan lära dig att spendera mindre tid på din e-post och uppnå mer på samma gång? Med Gmail kan du organisera din inkorg för att vara effektivare. Du kan förbättra din e-postbrevlåda så att du snabbt kan hitta dina meddelanden. Du behöver aldrig oroa dig för ett förlorat meddelande igen.
Alla e-postbehov är lite annorlunda. När du förstår hur Gmail fungerar kan du välja och välja de funktioner som fungerar bäst för dig.
I denna handledning förklarar jag hur du organiserar din Gmail-inkorg för maximal effektivitet. Jag börjar med att gå över några grundläggande emailkoncept som mappar, etiketter och flikar. Sedan ger jag dig detaljerade instruktioner om hur du använder din Gmail-inkorg effektivt med hjälp av etiketter och flikar.
Innan vi börjar kan du också vilja lära dig mer om hur du filtrerar och blockerar oönskade e-postmeddelanden i Gmail eller läser igenom den här användarhandboken för e-postprioritering:
Vi har en annan stor resurs tillgänglig nu, som är fylld med avancerade e-postinboxtekniker. Ladda ner vår nya e-poststrategier eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Det är tillgängligt för FRI ladda ner när du registrerar dig för nyhetsbrevet Tuts + Business.)
Innan du kan utnyttja din Gmail-inkorg optimalt måste du förstå några grundläggande begrepp. Mappar, etiketter och flikar i e-post har vissa likheter. Men de har också några viktiga skillnader. Låt oss titta på varje koncept separat.
Många e-postsystem är mappbaserade. Du skapar mappar som fungerar som fysiska kartongmappar som du kan ha i ditt arkiv arkivskåp. I ett mappbaserat e-postsystem kan du använda mappar för att lagra relaterade meddelanden.
På samma sätt som kartongmappar på ditt kontor, så skickas ett e-postmeddelande till en e-postmapp som är den enda platsen det kan vara. Gmail är inte ett mappbaserat e-postsystem.
Du kan se Gmail-etiketter i sidofältet och bredvid meddelandemeddelinjerna.Gmail är ett etikettsystem baserat e-postsystem. Nästan allt du normalt anser att en mapp i andra e-postsystem är en etikett i Gmail. Det inkluderar din Inkorgen, papperskorgen, spam, och Förslag mappar, som är tekniska etiketter i Gmail.
Etiketter visas till vänster på din Gmail-skärm. De visas också till vänster om varje Gmail-ämnesrad i ett stängt Gmail-meddelande och under ämnesraden i en öppen Gmail.
Etiketter är som mappar genom att de kan användas för att gruppera relaterade meddelanden. En viktig skillnad mellan mappar och etiketter är att ett meddelande kan ha mer än en etikett.
Gmail-etiketter har några praktiska funktioner. De kan exempelvis färgkodas. Senare visar jag dig hur du använder den funktionen för att organisera din Gmail-inkorg.
Det finns också ett sätt att använda Gmail-etiketter som en mapp. Jag förklarar också hur man gör det också.
Det slutliga konceptet du behöver förstå innan du kan organisera din Gmail-inkorg är flikar och motsvarande kategori etiketter. kategorier visas på vänster sida av din Gmail-skärm med de andra etiketterna. flikar visas överst på din Gmail-skärm.
Gmail-flikar visas överst i inkorgen. Kategorier visas i sidofältet med etiketterna.Gmail ger dig fördefinierade flikar för fem kategorier:
När du får ett meddelande som passar någon av dessa fem kategorier skickar Gmail automatiskt det meddelandet till lämplig flik och kategorimärke.
Meddelandet är också arkiverat i kategorier märkning under lämplig underetikett.
Som standard skickas meddelanden som skickas till en flik kring din Primär fliken Meddelande och din Inkorg. Så, om du vill se dessa meddelanden, kontrollera dina andra flikar regelbundet.
Nu när vi förstår vad varje komponent i din inkorg är, låt oss lära oss hur du använder dem så att du kan organisera Gmail.
Du kan hitta Märka verktyg under cirklar etiketten i vänstra sidofältet på Gmail-skärmen. Du kan behöva klicka Mer att se det.
Använd etikettverktygen för att hantera etiketter och skapa nya etiketter.För att skapa en ny etikett, klicka på Skapa ny etikett alternativ. De Ny etikett rutan visar.
Skriv namnet på din nya etikett och klicka på Skapa knapp.Skriv namnet på etiketten du skapar i Ange ett nytt etikettnamn fält. Om du vill näsa den nya etiketten under en annan etikett, klicka på kryssrutan bredvid Nestetikett under. Klicka på pilen till höger om fältet och välj etikettens namn i rullgardinsmenyn. Klicka på Skapa knappen för att skapa din nya etikett.
Om du vill tillämpa en befintlig etikett på ett nytt e-postmeddelande, öppna först e-postmeddelandet. Klicka på Märka ikonen (det ser ut som en etikett) högst upp i e-postmeddelandet för att öppna en meny med rullgardinsmenyn.
Klicka på Märka ikon för att tillämpa en etikett på ett Gmail-meddelande.Klicka på namnet på etiketten som du vill ansöka om e-postmeddelandet. Du kan också klicka på Skapa ny möjlighet att öppna Ny etikett rutan och skapa en ny etikett för e-postmeddelandet.
Ett bra sätt att organisera din inkorg är att använda färgkodning till etiketterna du skapar dig själv. På så sätt kan du snabbt se hur meddelanden märks med en blick.
När du skickar markören till höger om etiketten som du vill använda färgkodning till märker du en liten nedåtpil.
Klicka på nedpilen för att öppna färgkodningsalternativen för en etikett.I exemplet ovan den nya etiketten, Projektfusion, har ännu inte färgkodats. För att färgkoda den klickar jag på pil för att få fram en rullgardinsmeny. Klicka på pil till höger om Etikett färg möjlighet att öppna Etikett färg palett.
Använd Etikett färg palett för att färgkoda dina etiketter.Klicka på den färg du vill ha för att applicera den på etiketten.
I botten av Etiketter sidebar hittar du Hantera etiketter alternativ. Du kan behöva klicka Mer att se det.
Om du klickar på det här alternativet, klickar du på Etiketter Inställningar skärmdisplayer. (Du kan också få tillgång till Etikettinställningar skärm genom att klicka på inställningar ikonen och sedan klicka på Inställningar> Etiketter eller genom att klicka på Etiketter ikonen högst upp på ett öppet e-postmeddelande och klicka på Hantera etiketter alternativ.)
Använd Gmail Etikettinställningar skärm för att bestämma vilka etiketter som är synliga i etikettlistan.Använd rullningsfältet på höger sida av skärmen för att bläddra igenom listan med etiketter.
På toppen av Etikettinställningar skärmen ser du Systemetiketter. Dessa inkluderar etiketter som Gmail-systemet har definierat för dig som din Inkorg, Skickade post, utkast, spam, och Skräp.
Under Systemetiketter du hittar kategorier etiketter. Om du använder Google+ sociala medier visas dina sociala cirklar under det. I botten ser du etiketterna du har lagt till.
Bredvid varje Systemetikett Du får se två eller tre alternativ under rubriken Visa i etikettlista. De två första alternativen, show och Dölj, tillåter dig att bestämma om meddelandetiketten visas i etikettlistan i sidofältet i Gmail. Om show är markerad, etiketten är synlig i listan. Om Dölj är vald, det är det inte. Vissa etiketter har ett tredje alternativ, visa om oläst.
De kategorier etiketter, Google+ cirklar och etiketterna du har lagt till har också en kolumn för Visa i meddelandelista. Du kan show eller Dölj meddelanden med de här etiketterna. Dessutom har etiketterna du lagt till dig en Åtgärder kolumn som tillåter dig att ta bort en etikett eller redigera etiketten (byt namn på den).
Vissa etiketter är redan uppställda ungefär som mappar. De spam etikett, till exempel kringgår din Inkorg och Primär flik.
För de flesta andra etiketter, använd Flytta till ikonen (det ser ut som en mapp) för att använda den som en mapp. Börja med ett öppet meddelande. Klicka på Flytta till ikon för att visa Flytta till rullgardinsmenyn.
Använd Flytta till ikon för att flytta meddelandet till en etikett.Välj den etikett du vill flytta meddelandet från listan. Detta flyttar meddelandet från din Inkorg och Primär fliken och in i etiketten du valde.
Notera: Om meddelandet har två etiketter visas meddelandet fortfarande under den andra etiketten trots att du använde Flytta till rullgardinsmenyn för att flytta den. I exemplet ovan är meddelandet märkt Projekt ABC och Projektfusion. Om jag använder Flytta till möjlighet att flytta den under Projektfusion, det kommer fortfarande att visas i Projekt ABC märka. Det kommer dock inte att visas i din Inkorg.
Nu när du förstår hur du använder etiketter kan du bättre organisera din Gmail-inkorg genom att innehålla följande funktioner:
Du behöver inte använda de fem standardflikarna i din Gmail-inkorg. Om du inte gillar dem kan du inaktivera dem. (Den enda fliken du inte kan inaktivera är Primär flik.)
För att inaktivera en flik klickar du på inställningar ikonen (det ser ut som ett redskap) i det övre högra hörnet på Gmail-skärmen. På rullgardinsmenyn klickar du på Konfigurera inkorgen. De Välj flikar för att aktivera fönsterskärmar.
Använd Välj flikar för att aktivera fönster för att aktivera eller inaktivera flikar i Gmail.För att inaktivera en flik, avmarkera kryssrutan bredvid fliken och klicka på Spara knapp. För mig är det vettigt att avmarkera kryssrutan bredvid forum flik. Jag har inga forumanmälningar inställda och den fliken är alltid tom.
Var försiktig, dock. Om du inaktiverar en flik som är full av meddelanden visas dessa meddelanden i din Inkorg under Primär flik.
För att aktivera en flik som du har inaktiverat, återgå till Välj flikar för att aktivera fönstret och markera kryssrutan bredvid fliknamnet. Klicka på Spara knappen igen.
Du kan också använda de Välj flikar för att aktivera fönster för att visa stjärnmärkta meddelanden i din Inkorg under Primär flik. Detta kan hålla dig från att missa ett viktigt meddelande som du vill följa med.
För att aktivera den här funktionen klickar du på kryssrutan bredvid Inkludera stjärnor i Primary alternativ. Klicka på Spara knapp. Avaktivera funktionen genom att klicka i kryssrutan och klicka på Spara knappen igen.
Hur kan förståelseflikar hjälpa dig att konfigurera din Gmail-inkorg?
Först kan du inaktivera alla flikar som du inte använder för en mindre rotad inkorg. Vissa användare gillar inte flikarna och inaktiverar alla flikar utom för Primär flik.
Därefter kan du använda Visa stjärnmärkta meddelanden funktion för att markera meddelanden som du vill följa upp med. När funktionen är aktiverad visas stjärnmärkta meddelanden i din Inkorg där du är mindre benägna att glömma dem.
Om du är van vid en inkorg utan flikar kan du använda Inkorgen inställningar skärm för att ställa in en i Gmail.
Varning: Om du inte är van vid en klassisk inkorg kanske du vill hoppa över det här avsnittet.
För att komma åt Inkorgen inställningar skärm, starta från huvudskärmen i Gmail. Klicka på inställningar ikonen till höger. På rullgardinsmenyn klickar du på Inställningar> Inkorg. De Inkorgen inställningar skärmen visas.
Använd Inkorgen inställningar skärm för att aktivera och inaktivera flikar i Gmail.Som du kan se innehåller standardinställningarna de fem standardflikarna.
Om du vill omstrukturera din inkorgstyp klickar du på nedpilen bredvid ordet Standard. En rullgardinsmeny visas.
Använd den här rullgardinsmenyn för att ändra standardinställningen för Gmail-inkorg.Alla alternativ på rullgardinsmenyn förutom Standard göra bort med de fem standardflikarna.
Många klassiska inkorgar visar olästa meddelanden högst upp i inkorgen. Om det här är vad du vill klickar du på Oläst först alternativet och klicka på Spara ändringar knapp.
De Oläst Meddelanden visas högst upp i din inkorg i kronologisk ordning från nyaste till äldsta. Nedan nämns en inkorgssektion Allt annat. Din e-postbrevlåda delas effektivt i två sektioner.
Gmail-inkorgen är konfigurerad för att visa olästa meddelanden först.De andra alternativen för standardinställningar delar också in din inkorg. Här är vad du ser med alla dessa alternativ:
Om du väljer att återgå till standardversionen för Gmail väljer du Standard från rullgardinsmenyn och klicka på Spara ändringar knapp.
Att flytta bort från standardinställningarna för inkorg kan hjälpa dig att använda din inkorg mer effektivt, speciellt om du inte vanligtvis mottar meddelanden som passar under en av standardflikarna.
Eftersom alla meddelanden som du inte har flyttat under en etikett är synliga i din inkorg, kan omkonfigurering av inställningarna hjälpa dig att hitta meddelanden som vanligtvis har blivit sorterade i en av flikarna.
Omkonfigurering av din inkorg är förmodligen inte det bästa sättet att organisera ditt e-postmeddelande om du har många postlistor, får massor av sociala medier, eller får massor av PR-mail.
Ett sätt att hålla din e-postbrevlåda rensad är att arkivera gamla meddelanden. Det här är vad du behöver veta om att arkivera meddelanden i Gmail.
Det är enkelt att arkivera ett meddelande. Börja från huvudskärmen i Gmail. Klicka på kryssrutan bredvid meddelandet eller meddelandena du vill arkivera.
För att arkivera ett meddelande, klicka på kryssrutan och klicka på arkiv alternativ.En meny visas ovanför meddelandena. Klicka på arkiv ikon (det ser ut som en låda). Det valda meddelandet arkiveras.
Det finns två sätt att hitta ett arkiverat meddelande:
De All Mail Etiketten är vanligen längst ner på din etikettlista. För att hitta ditt arkiverade meddelande i All Mail etikett, gå till botten av din sidbalk i Gmail. Du kan behöva klicka Mer att se det. Klick All Mail. Bläddra igenom meddelanden tills du hittar den du letar efter.
Om du av misstag arkiverar ett meddelande kan du returnera det till din inkorg.
Öppna din All Mail märka. Hitta de meddelanden du vill återgå till din inkorg. Markera kryssrutan bredvid varje meddelande. Klicka på Flytta till inkorg ikonen ovanför meddelandena.
Använd Flytta till inkorg knappen för att frigöra meddelanden.När du tittar på en konversation i All Mail efter att ha flyttat den till din Inkorg, notera att en Inkorg etiketten (grå) har applicerats på meddelandena.
Att organisera din inkorg i Gmail är ett bra första steg mot bättre e-postproduktivitet. Ändå finns det fler bra e-postinboxtekniker du kan använda för snabb användning.
Om du behöver frigöra din tid och lära dig hur du bäst kan stanna ovanpå dina viktigaste e-postmeddelanden, då hämta e-postnätet för inkorgslåda, vilket är gratis att ladda ner när du anmäla dig till nyhetsbrevet Tuts + Business. Den är full av handlingsbara e-poststrategier som hjälper dig att tämja din inkorg.
Du kan organisera din Gmail-inkorg med hjälp av flikar och etiketter. Du kan också konfigurera din inkorg på ett sätt som passar bäst för dig.
Som en småföretagare som använder Gmail är det viktigt att förstå både Gmail-systemet och dina egna e-postbehov. När du förstår hur Gmail fungerar, vet du hur du organiserar Gmail så att det är mest effektivt för dina behov.
Hitta mer användbara handledning i vår Ultimate Beginners Guide för att använda Gmail.
Accentsconagua