Share
Som företagsägare måste du hålla reda på dina kontakter. Förlorad kontaktinformation kan innebära en förlorad möjlighet att göra affärer. Du kan inte följa med en potentiell kund om du inte vet hur man når dem. Med Microsoft Outlook är din kontaktlista så nära som din e-postadress med din Outlook-kontaktlista.
Om du vet hur kan du göra mycket med dina MS Outlook-kontakter. Du kan skapa kontaktlistor i Outlook, dela kontakter och kontaktlistor med andra verktyg och med andra e-postanvändare och även skicka gruppmeddelanden. Att lära dig att få ut mesta möjliga av dina Outlook-kontakter är ett bra sätt att bli organiserade.
I den här handledningen lär du dig alla grunderna, inklusive hur du lägger till kontakter i Outlook och hur du skapar en kontaktgrupp i Outlook. Vi kommer också att undersöka några av de mer avancerade funktionerna, såsom hur du delar en kontaktgrupp i Outlook. Låt oss börja.
En kontakt i MS Outlook är en person eller verksamhet som du kontaktar ofta. För frekventa kontakter tillåter Outlook att du behåller flera online adressböcker precis i din e-postadress.
Varje post i din adressbok är känd som en kontaktperson. Som företagare, eller bara någon som är beroende av e-post, är det enkelt att ha din adressböcker på nätet. Det betyder också att du aldrig behöver oroa dig för att förlora kontaktens information igen.
För att hitta din Outlook-adressbok klickar du på Adressbok ikon (det ser ut som en öppen bok) till höger om din Hem flik. De Adressbok: Kontakter dialogrutan visas med viss grundläggande information om varje kontakt:
Du får se grundläggande information om dina kontakter i Adressbok: Kontakter dialog ruta.Din standard adressbok är Kontakter - [Din e-postadress], men du kan skapa ytterligare adressböcker efter behov.
För att se mer detaljerad informationpå ungefär en kontakt, dubbelklickk på deras namn för att öppna deras kontaktkort:
Ett MS Outlook-kontaktkort innehåller detaljerad kontaktinformation.Som du kan se innehåller ditt kontaktkort mer än bara din kontakts e-postadress. Förutom möjligheten att lagra upp till tre e-postadresser för varje kontakt finns det fält för att du ska ange följande information:
Du kan till och med bifoga en bild till kontaktkortet om du har en. Dessutom finns det en anteckningar fält för att du skriver in ytterligare information.
Inte bara låter din Outlook-adressbok dig organisera och hitta kontaktinformation snabbt, du kan också använda den för att skicka gruppemail via kontaktgrupper. Läs mer om Microsoft Outlook i dessa handledning:
Innan vi tar itu med ämnet för hur du organiserar dina MS Outlook-kontakter, glöm inte att registrera dig för Tuts + Business nyhetsbrev och ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
Låt oss nu fortsätta lära oss om kontakter och kontaktgrupper i MS Outlook:
Nu när du förstår vikten av din Outlook-adressbok, är du redo att börja bygga din kontaktlista genom att skapa nya kontakter. Det finns i princip två metoder du kan använda för att lägga till kontakter i Outlook:
Låt oss undersöka varje metod separat.
Denna metod för att lägga till kontaktinformation är speciellt användbar om du har visitkort du vill lägga till i dina kontakter i MS Outlook. Att ha dina kontaktuppgifter ordentligt organiserade i din e-postbrevlåda är mycket bättre än att hålla en bunke kort, som kan gå vilse eller oavsiktligt kasseras.
För att starta, öppna en adressbok i MS Outlook och högerklicka var som helst i adressboken. En popup-meny visas:
Klicka på Nytt inlägg möjlighet att lägga till en ny kontakt i din adressbok.Klicka på Nytt inlägg alternativ. De Nytt inlägg dialogrutan visar:
Du kan lägga till en ny kontakt eller en ny kontaktgrupp från Nytt inlägg dialog ruta.Välj Ny kontakt alternativ och klicka ok. Du ser ett tomt Kontaktkort:
Kontaktkortet låter dig lagra en mängd olika uppgifter om varje kontakt i din Outlook-adressbok.Fyll i varje kontaktfält med lämplig information.
När du ser en nedpilen till höger om ett fält kan du klicka på det lägga till ytterligare information. I exemplet nedan finns tre typer adresser som du kan lägga till på ett kontaktkort:
Du kan lagra mer än en fysisk adress för varje kontakt.När du är färdig med att skriva in din kontaktinformation, välj Spara & Nytt Spara kontakten och fortsätt lägga till kontakter i din adressbok. Eller välj Spara och ta bort att återvända till Adressbok: Kontakter dialog ruta.
När du får ett mail från en ny kontakt och du vill spara sin information i din MS Outlook adressbok är det enkelt att göra det. Börja med det e-postmeddelande som innehåller kontaktinformationen:
Du kan spara kontaktinformation från e-postmeddelanden som du får i Outlook. Högerklicka på avsändarens adress. En popup-meny visas:
Använd Lägg till i Outlook-kontakter möjlighet att lägga till en ny kontakt i din adressbok från ett e-postmeddelande.Välj Lägg till i Outlook-kontakter alternativ. Ett kontaktkort öppnas med avsändarens namn och e-postadress som redan är fylld. Om du har ytterligare information om den här kontakten lägger du till den i deras kontaktuppgifter nu.
När du är klar att lägga till information klickar du på Spara och stäng eller Spara & Nytt för att spara kontakten i din adressbok.
Om du har det kan du lägga till en bild eller logotyp på ett kontaktkort. Börja med att öppna kontaktkortet för den person du vill lägga till bilden till. Klicka på Lägg till kontaktbild ikonen till höger om individens namn. Ett webbläsarfönster öppnas:
Du kan lägga till en bild i din MS Outlook-kontakt.Navigera till filen med den bild du vill lägga till. Klicka på den för att välja den och klicka på ok. Den bild du valde visas nu på kontaktkortet:
Du kan lägga till ett foto eller en grafisk bild på ett MS Outlook-kontaktkort.Ibland kan du ta bort en kontakt. Informationen kan inte längre vara giltig, eller det kan du inte längre behöva.
Lyckligtvis är det enkelt att ta bort en kontakt i Outlook. Börja med att öppna Adressbok: Kontakter dialog ruta. Klicka på namnet på kontakten som du vill radera för att välja den. Högerklicka sedan någonstans i dialogrutan. På popup-menyn visas:
Välj namnet på kontakten i adressboken och klicka sedan på Radera.Välj Radera alternativ. Systemet uppmanar dig att bekräfta att du verkligen vill radera kontakten:
Klicka på Ja knappen för att radera den valda kontakten.Klick Ja och kontakten tas bort från din MS Outlook adressbok.
Om du behöver skicka mer än ett meddelande till samma grupp människor kan en kontaktgrupp hjälpa dig spara tid genom att låta dig skicka samma meddelande till alla medlemmar i din grupp på en gång. Genom att använda en kontaktgrupp kan du vara säker på att alla har samma information. Bäst av allt eliminerar du risken att du glömmer att skicka e-postmeddelandet till någon, vilket du kan göra om du mailade varje gruppmedlem separat.
(Notera: Denna funktion kallades distributionslistan i vissa tidigare versioner av Outlook.)
Låt oss titta närmare på kontaktgrupper.
Börja med att öppna människor fönster. Klicka på de tre punkterna i nedre vänstra hörnet MS Outlook. De Navigationsalternativ popup-menyn visas:
Välj människor alternativ från Navigering popupmeny.Välj människor alternativet från popup-menyn. De människor fönster visar med en komplett lista över dina kontakter:
Du kan se en komplett lista över dina Outlook-kontakter på människor fönster.Klicka på Ny kontaktgrupp i Band. En tom Kontaktgrupp fönstret visas:
Använd fönstret Kontaktgrupp för att skapa en ny kontaktgrupp.Skriv namnet på den kontaktgrupp du vill skapa i namn fält. Nu när du har skapat en ny kontaktgrupp är du redo att börja lägga till kontakter till den.
För att lägga till nya kontakter i en kontaktgrupp, börja med det tomma Kontaktgrupp fönster öppet. Klicka på Lägg till medlem ikon i bandet. En popup-meny visas:
Om du vill lägga till medlemmar i en Outlook-kontaktgrupp väljer du Outlook-kontakter, din adressbok eller en ny e-postkontakt.Du kan välja mellan att välja medlemmar från dina befintliga Outlook-kontakter, från din adressbok eller skapa en ny e-postkontakt för att lägga till kontaktgruppen.
Om du väljer Från Outlook Kontakter eller den Från Adressbok alternativet från popup-menyn, Välj medlemmar: Kontakter fönsterskärmar. Du kan välja ett kontaktnamn från det.
För det här exemplet kommer vi att välja Ny e-postkontakt alternativ. I stället för att få hela kontaktkortet, Lägg till ny medlem dialogrutan visas:
Använd dialogrutan Lägg till ny medlem för att lägga till medlemmar i din Outlook-kontaktgrupp.Skriv in namnet och adressen till den kontakt du vill lägga till i gruppen. Lägg märke till att kryssrutan bredvid Lägg till i kontakter är markerad som standard. Om du avmarkerar det kommer kontakten att läggas till i din nya kontaktgrupp, men inte i din adressbok. Detta kan vara till hjälp om du bara behöver kontakta den här personen som en del av gruppen.
När du har angett din information klickar du på ok. Kontakten läggs nu till i din kontaktgrupp. Fortsätt lägga till så många kontakter till gruppen som du behöver.
När du är klar att lägga till medlemmar i din nya kontaktgrupp klickar du på Spara och stäng ikonen längst upp till vänster på Kontaktgrupp fönster.
Nästa gång du är redo att skicka ett meddelande till medlemmarna i din kontaktgrupp, skriv bara kontaktgruppens namn i Till fält. Klicka på Skicka knappen när ditt meddelande är klart. Meddelandet kommer att skickas till alla medlemmar i din kontaktgrupp:
Skriv ditt kontaktgruppsnamn i Till fältet för ett nytt meddelande för att skicka det till alla kontaktgruppsmedlemmar.När du har skapat en kontaktgrupp kan du byta namn på den. Om ett projekt slutar och projektgruppen tilldelas ett nytt projekt kanske du vill byta namn på din kontaktgrupp.
Om du vill byta namn på din grupp öppnar du Navigering popup-menyn och välj människor alternativ:
Använd människor alternativ på Navigering popup-menyn för att öppna Kontakter fönster.De Kontakter fönstret visas:
Kontaktgrupper visas högst upp på Kontakter fönster.Kontaktgruppens namn visas högst upp i kontaktlistan (bredvid folkikonen). Klicka på kontaktgruppenför att välja den. Dubbelklicka på den valda kontaktgruppen för att öppna Kontaktgrupp fönster:
Du kan byta namn på en befintlig kontaktgrupp.Skriv ett nytt kontaktgruppsnamn i namn fält. När du är klar klickar du på Uppdatera nu ikon. Eller klicka på Spara och stäng ikon för att spara dina ändringar och lämna fönstret.
E-postlistor tenderar att vara flytande. Gruppmedlemmar ändras över tiden. Outlook-e-post kan hjälpa dig att fortsätta.
Du kan snabbt och enkelt ändra kontaktgruppens medlemmar från Kontaktgrupp fönster. Du kan tilldela nya kontakter till kontaktgruppen eller till och med radera befintlig grupp migmbers. Börja med Kontaktgruppsfönstret öppna:
Du kan ändra kontaktmedlemmarna i en befintlig kontaktgrupp.Låt oss börja med att lägga till en ny medlem i den befintliga kontaktgruppen. Dubbelklicka på Lägg till medlemmar ikon i Band. Du får möjlighet att lägga till en medlem från din Outlook-kontaktlista, din adressbok eller skriva in en ny e-postkontakt. När du har lagt till en medlem klickar du på Uppdatera nu ikon i Band.
Om du vill ta bort en medlem från kontaktgruppen klickar du på medlemsnamnet för att välja det. Klicka sedan på Ta bort medlem ikon i Band. Medlemmens kontaktuppgifter tas bort från kontaktgruppen. (De tas dock inte bort från din Outlook-e-postkontaktlista.)
När du har gjort ändringar i din kontaktgrupp klickar du på Spara och stäng ikonen till vänster om Band att lämna från fönstret.
Från tid till annan kanske du vill radera en kontaktgrupp helt. Kanske behöver du inte längre kontakta gruppmedlemmarna.
För att radera en kontaktgrupp från ditt MS Outlook-e-postmeddelande, börja med Kontakter fönster öppet. Dina kontaktgrupper visas högst upp i listan.
Klicka på kontaktgruppen du vill radera för att välja den. Klicka på Radera ikon (det ser ut som en X) i Band. Din kontaktgrupp raderas.
Oavsett om du använder ditt Outlook-e-mail för företag eller personligt bruk, är det användbart och tidsbesparande för att kunna dela kontaktinformation med andra MS Outlook-användare och med Microsoft OneNote. I Outlook kan du dela kontakter med OneNote eller med andra Outlook-användare.
OneNote är en antecknings applikation som ingår i Microsoft Office. För att lära dig mer om OneNote, granska den här handledningen:
Börja med Kontakter fönster öppet. Klicka på en kontakt för att välja dem och klicka sedan på En anteckning ikon i Band. De Välj Plats i OneNote dialogrutan visas:
Du kan dela Outlook-kontaktinformation med Microsoft OneNote.Expandera Min anteckningsbok alternativ och välj OneNote-notebook-datorn där du vill lagra kontaktinformationen. Klick ok. Din information läggs till i OneNote i den anteckningsbok du valt:
Kontaktinformationen för Microsoft Outlook har delats till OneNote.Notera: Du kan också dela Outlook-kontaktkortsinformation till OneNote.
Om någon annan behöver din kontaktinformation eller till och med din kontaktgrupp kan du snabbt och enkelt dela informationen med dem via Outlook-e-post.
Börja med Kontakter fönster öppet. Klicka på Outlook-objektet du vill dela för att markera det. Varan kan vara en kontaktgrupp eller en enskild kontakt. I det här exemplet demonstrerar jag hur man delar en kontaktgrupp i Outlook.
Klick Vidarekoppling på Band för att få fram popup-menyn:
Du kan vidarebefordra Outlook-kontakt eller kontaktgruppsinformation till någon annan. Notera: Contact-grupper kan bara vidarebefordras som en Outlook-kontakt. Enskilda kontakter kan vidarebefordras som antingen en Outlook-kontakt eller ett visitkort.
Välj alternativet för formatet för kontaktobjektet. En email Komponera fönstret öppnas med kontaktobjektet som redan är bifogat:
Outlook-kontaktgruppsinformationen du delar är kopplad till e-postmeddelandet.Skriv in e-postadressen till den person du vill få informationen. Det är också en bra idé att lägga till lite text i meddelandets kropp så att ditt objekt inte hamnar i spammappen. När du är klar klickar du på Skicka knapp.
När du väl har angett dina kontakter i Outlook och organiserade dem i grupper ser du att det finns många användningsområden för Outlook-kontaktgrupper. Här är några få idéer:
Att använda en kontaktgrupp för att skicka ett meddelande till mer än en person är praktisk och tidsbesparande. När du blir bekväm med kontaktgrupper kan du tänka på dina egna unika användningsområden för dem.
Du är mindre benägna att ha en rörig MS Outlook-inkorg om du följer bra hanteringsmetoder för e-post. Lär dig hur du minskar din e-postbrevlåda med vår gratis eBook:
Nu när du vet hur du lägger till kontakter i Outlook och hur du organiserar kontakterna i kontaktgrupper när du har lagt till dem, är du redo att fullt ut utnyttja MS Outlook-kontakter för ditt företag och ditt personliga liv. Börja med att skapa en kontaktgrupp i Outlook idag.
Hur använder du Outlook-kontakter i ditt företag? Använder du MS Outlook-kontaktgrupper? Dela dina tankar (eller tips) i kommentarerna nedan.
Accentsconagua