Hur man organiserar din Outlook-e-postinbox effektivt

Om din Microsoft Outlook-inkorg är rörig och full av meddelanden är det risk att du missar ett viktigt meddelande. Som företagsägare kan ett meddelande saknas katastrofalt. Det kan innebära förlorade affärer. Och även om du inte äger något företag, vill du inte förbise ett viktigt email. 

Du kan lära dig hur du organiserar Outlook så att det blir mer effektivt. Microsoft Outlook innehåller flera verktyg som du kan använda för att göra din inkorg mer organiserad, om du vet vad du ska göra. Om du bara har börjat med Outlook eller om du inte är aktuell med den, kanske du inte använder den till full kapacitet.

I den här handledningen visar vi hur du organiserar din Outlook-e-post. Vi förklarar hur mappar och kategorier fungerar. Vi röra oss kort på Fokuserad inkorg verktyg. Slutligen lär du dig hur du organiserar e-post i Outlook med hjälp av arkiv och Radera funktioner.

Lär dig användarvänliga e-post organisatoriska tips och strategier

Innan vi tar itu med ämnet för hur du organiserar Outlook, glöm inte att registrera dig för Tuts + Business nyhetsbrev och fånga oss gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.

Låt oss nu gå vidare till att lära om mappar och kategorier i MS Outlook:

Hur man organiserar din Outlook-e-postinmatning med mappar (video)

Titta på den här snabba skärmtesthandledningen för att lära dig grunderna för hur du snabbt använder mappar i Outlook:

 

Eller gå igenom de detaljerade skriftliga stegen nedan för mer information om hur du organiserar din Outlook-inkorg.

Vad du behöver veta om mappar och kategorier

Om du vill lära dig hur du organiserar e-postmeddelanden i Outlook måste du förstå mappar och kategorier. Det här är de viktigaste verktygen som du ska använda för att få din inkorg under kontroll.

Microsoft Outlook-mappar

Mappar visas till vänster om din inkorg under din e-postadress (detta kallas också Navigering Pane). Det finns två typer av mappar:

1. Standardmappar. Standardmappar är standard med din MS Outlook-programvara. Standardmappar inkluderar utkast, Skickade post, Raderade föremål, Skräp, spam och så vidare. Vissa versioner av Outlook kan också ha en clutter mapp, även om detta fasas ut.
2. Personliga mappar. Det här är ytterligare mappar som du skapar för att prioritera dina meddelanden. Det är viktigt att vara försiktig så att du inte skapar för många mappar, eller du kan bli förvirrad över vilken mapp som ska användas.
   

För exempel på varje typ av mapp, kolla på skrivbordsversionen av MS Outlook-inkorgen nedan:

Microsoft Outlook Band visas ovanför din inkorg.

Viktig: Microsoft har flera nuvarande versioner av Outlook tillgängliga. Skärmens utseende och funktionalitet kan mycket lite beroende på vilken version du använder och hur den är konfigurerad. Merparten av denna handledning bygger på den senaste versionen av Outlook som installerad på skrivbordet. Vi tar dock en titt på Outlook.com för att markera vissa funktioner.

Lägg märke till mappen som är märkt från My Boss. Detta är inte en Standard mapp. Det är snarare en Personlig mapp som jag lade till för detta exempel.

Microsoft Outlook-kategorier

Du kan använda kategorier för att färgkoda dina meddelanden. Du kan till exempel tillämpa den röda färgkategorin på brådskande meddelanden, den gröna färgkategorin till meddelanden du är redo att agera på, den lila färgkategorin till möten och så vidare. Du vill ha ditt eget system. 

Om du kategoriserar din inkorg med färgkodade kategorier kan du snabbt skanna din inkorg för att bestämma vad du ska göra med varje meddelande.

Du kommer att använda kategori~~POS=TRUNC ikon för att anpassa och använda kategorier. De kategori~~POS=TRUNC ikonen visas mitt på Band mot höger sida: 

De kategori~~POS=TRUNC ikonen låter dig färga dina meddelanden.

Notera: De kategori~~POS=TRUNC ikonen är bara tillgänglig för Microsoft-e-postanvändare med hjälp av en pop-up eller Exchange-e-postinstallation. Om du använder en IMAP-inställning är det här alternativet inte tillgängligt.

1. Hur man använder mappar

Mappar i Outlook är ganska lätta att använda om du vet vad du ska göra. Här är några av grunderna för att använda mappar:

Steg 1. Skapa en ny mapp

Om du vill skapa en mapp i MS Outlook klickar du på Mapp fliken från Band. Klicka sedande Ny mapp ikon. De Skapa ny mapp dialogrutan visar:

Använd Skapa ny mapp dialogrutan för att lägga till mappar och hålla dina e-postmeddelanden organiserade.

Skriv namnet på din nya mapp i namn fält. Klicka på mappen där du vill placera den nya mappen och klicka på ok när du är klar.

I det här exemplet har jag skapat en mapp med namnet Memos och placerat den under mappen Från min Boss. Så här ser mapparna ut nu:

Du kan lägga till en undermapp under en befintlig mapp.

Steg 2. Byt namn på en mapp

Du kan ändra namnet på en mapp när du har skapat det. Välj den mapp du vill byta namn genom att klicka på den. Klicka på Döpa om Mapp ikon i Mapp flik. Du märker att en ruta visas runt mappnamnet:

Använd Byt namn på mapp ikon för att byta namn på en befintlig mapp i MS Outlook.

Skriv ett nytt mappnamn i rutan. När du är klar skriver du på Stiga på tangent på tangentbordet. Ditt nya mappnamn sparas.

Steg 3. Flytta ett meddelande till en mapp

När du har skapat flera mappar är du redo att börja lägga in meddelanden i dem. Återgå till din huvudsakliga inkorg för att se dina meddelanden:

Så här organiserar du e-post i Outlook genom att flytta meddelanden till mappar.

Klicka på ett meddelande för att välja det och dra helt enkelt meddelandet i den valfria mappen. I exemplet nedan drar jag e-postmeddelandet "Projektestimat" till mappens mapp:

Som du kan se är meddelandet "Projektuppskattningar" nu i memoramappen.

Steg 4. Ta bort en mapp

Ibland kan det hända att du inte vill ha en mapp som du har skapat. När det händer kan du enkelt radera mappen. 

Klicka på den mapp du vill radera i Navigering panel (till vänster) för att välja den:

Så här organiserar du din Outlook-e-postinbox genom att radera onödiga mappar.

Klicka på Radera ikon i Band. (Det ser ut som en X.) Mappen är raderad.

Varning: Om duradera en vikninger, anY-meddelanden i den mappen kommer också att raderas.

2. Hur man använder kategorier för att få mer organiserade i Outlook

Låt oss ta en närmare titt på hur man anpassar och använder kategorier för att organisera din inkorg.

Steg 1. Byt namn på en kategori

Som standard heter kategorierna efter färg. För att byta namn på en kategori klicka på nedpilen till höger om kategori~~POS=TRUNC ikon. Från rullgardinsmenyn välj alla kategorier. De Färgkategorier dialogrutan visas:

Du kan färgkoda dina meddelanden i Outlook för att organisera dem.

Placera en kryssmarkering bredvid den färg du vill byta namn på och klicka på Döpa om knapp. Skriv över standardnamnet på kategorin för att byta namn på den. Klicka på ok knappen när du är klar att byta namn på kategorierna.

Här är ett exempel på några omdämna kategorier:

Namn varje färgkategori för att organisera din Outlook-inkorg

Dina egna anpassade kategorier kan vara olika.

Steg 2. Ta bort en kategori

När du har anpassat dina kategorier kan det hända att du inte använder dem alla. Om det händer kan du ta bort den oanvända kategorin.

För att radera en kategori klickar du på alla kategorier alternativet i kategorier rullgardinsmenyn. De Färgkategorier dialogrutan öppnas:

Du kan ta bort Outlook-färgkategorier som du inte använder.

Markera kryssrutan bredvid den färg du vill ta bort. I exemplet ovan tar jag bort kategorin Orange eftersom jag inte använder den. Klicka på Radera knapp.

När en fråga visas frågar du om du vill bekräfta borttagningsklicket Ja. När du är klar gör du ändringar i kategorierna klicka ok. Orange kategorin visas inte längre på kategori~~POS=TRUNC rullgardinsmenyn och du kommer inte kunna tillämpa det på ett e-postmeddelande.

Steg 3. Använd en kategori till ett meddelande

När du har anpassat dina kategorier, är du redo att börja tillämpa dem på meddelanden i din inkorg. Om du vill tillämpa en kategori på ett meddelande klickar du på meddelandet för att välja det. Klicka på kategori~~POS=TRUNC ikon. De kategori~~POS=TRUNC rullgardinsmenyn visas:

Använd rullgardinsmenyn Kategoris för att tillämpa kategorier i e-post och organisera din inkorg.

Klicka på den kategori du vill använda för det valda meddelandet. Kategorin tillämpas på meddelandet. Du får se kategorin färg som en ruta till höger om meddelandets avsändare i inkorgen. I själva meddelandets kropp visas det nedanför avsändarens namn. 

Här är ett exempel på en inkorg med kategorier som tillämpas på alla meddelanden: 

Med kategorier som tillämpas på dina meddelanden kan du berätta vad som ska göras med varje e-post.

Ett meddelande kan ha mer än en kategori applicerad på. Om du vill tillämpa en ytterligare kategori på ett meddelande väljer du meddelandet och klickar på en annan kategori i rutan kategori~~POS=TRUNC rullgardinsmenyn.

Steg 4. Så här tar du bort en kategori från ett meddelande eller ändrar det

Med tiden kan kategorin av ett meddelande ändras. Du kan ta bort en kategori från ett meddelande eller ändra det. Här är vad du ska göra.

Om du vill ta bort kategorin från ett meddelande klickar du på meddelandet i din inkorg för att välja det. Klicka på kategori~~POS=TRUNC ikon. På rullgardinsmenyn klickar du på den kategori som för närvarande tillämpas på e-postmeddelandet för att ta bort den:

Du kan ta bort en tilldelad kategori från ett e-postmeddelande.

Du kan ange en ny kategori till meddelandet från kategori~~POS=TRUNC rullgardinsmenyn eller lämna den okategoriserade.

Om du vill ta bort alla kategorier från en gång från ett e-postmeddelande med mer än en kategori markerar du meddelandet och klickar på Rensa alla kategorier alternativ från kategori~~POS=TRUNC rullgardinsmenyn: 

Använd Rensa alla kategorier möjlighet att ta bort alla kategorier från ett mail med mer än en tilldelad kategori.

3. Hur man använder en fokuserad inkorg

Microsoft håller på med att rulla ut en ny funktion som heter Fokuserad inkorg till Outlook-användare. Oavsett huruvida du för närvarande har tillgång till fokuserad inkorg beror på vilken version av Microsoft Office du använder.

Om din version av Outlook använde clutter mapp för att sortera ut oväsentliga meddelanden, har den funktionen rullats in i det nya Fokuserad inkorg. Din befintliga clutter mappen blir en vanlig mapp när ditt system är uppdaterat till Fokuserad inkorg funktion.

Microsoft Outlook Fokuserad inkorg är utformad för att organisera din inkorg automatiskt. När den är aktiverad är din inkorg uppdelad i två flikar

1. Fokuserad flik. E-post sorterade i den här fliken är de viktigaste och kräver snabbare svar. 
2. Annan flik. Annan e-post sorteras i den här fliken för att du ska hantera när du får chansen.

Jag har för närvarande inte den Fokuserad inkorg funktionen finns på min dator stationär än. Det är dock tillgängligt i många webbversioner av MS Outlook just nu. Det inkluderar den här gratis versionen av Outlook-e-post som jag har från Outlook.com. Här är en titt på Fokuserad inkorg med fokuserad fliken öppen:

Outlook.com har Fokuserad inkorg funktionen nu tillgänglig.

För att växla till Andra fliken från fokuserad fliken, klicka helt enkelt på den:

Det är lätt att byta Fokuserad inkorg flikar.

Som du kan se, i det här exemplet fokuserad Fliken innehåller schemaanmälningar från min Outlook Kalender medan Andra fliken innehåller mindre viktiga rutinproduktmeddelanden. De Fokuserad inkorg funktionen sätta dessa meddelanden i lämplig mapp automatiskt utan att jag måste bestämma vilket meddelande som går där.

Outlook.com är en gratis webbaserad e-posttjänst från Microsoft. Om du vill veta mer om Outlook.com, granska den här handledningen där den jämförs med Gmail:

4. Så här arkiverar eller tar du bort gamla meddelanden och rengör din brevlåda

De flesta av oss sparar för många e-postmeddelanden, och det här kan göra för en rörig inkorg. Ett annat sätt att organisera din Outlook-inkorg är att arkivera eller radera gamla meddelanden.

Medan både arkivering och radering av e-postmeddelanden tar bort meddelanden från din inkorg är det viktigt att förstå skillnaden:

• Archive.Skickar ett meddelande till en arkiv mapp. De arkiv mappen är avsedd för äldre meddelanden som du tänker spara. När du arkiverar ett e-postmeddelande kan du enkelt hämta det på ett framtida datum.
• Radera. Skickar ett meddelande till Raderade föremål mapp (det ser ut som en papperskorg). Om Raderade föremål mappen töms kan det vara svårt att hämta meddelandet. Radera är vanligtvis reserverad för e-postmeddelanden som du inte förväntar dig att behöva i framtiden.

MS Outlook har också a Rengöringsverktyg. Du har förmodligen fått ett av de meddelandena där en massa tidigare meddelanden kopieras överst. Du kan också ha alla tidigare meddelanden i din Outlook-inkorg. När du tillämpar Rengöringsverktyg till en konversation eller till en mapp eller undermappar, tar verktyget bort de dubbla meddelandena.

Men du gör det, om du tar bort meddelanden kan din brevlåda frigöra utrymme i inkorgen. För att organisera din inkorg ordentligt är det viktigt att du lär dig hur du använder alla dessa verktyg:

Steg 1. Radera gamla meddelanden

Det är enkelt att ta bort ett gammalt e-postmeddelande. Klicka bara på e-postmeddelandet för att välja det:

Så här organiserar du din Outlook-e-postinbox genom att radera gamla meddelanden.

Klicka på Radera ikon i Band (det ser ut som en X). Meddelandet flyttas till raderade artiklar mapp.

För att permanent ta bort ett meddelande från ditt e-postmeddelande, klicka på Raderade föremål mapp för att öppna den. (Det är i Navigeringsfönstret till vänster och ser ut som en papperskorgen). Klicka på meddelandet igen för att välja det. Klicka på Radera ikonen för att permanent radera det valda meddelandet.

Varning: Vissa permanent borttagna meddelanden kan eventuellt återställas från servern om de fortfarande är i Raderade föremål mappen, men det är också möjligt att du inte kommer att kunna återställa ett e-postmeddelande efter att du raderat det.

Steg 2. Arkivera meddelanden manuellt

Ett mindre permanent sätt att ta bort gamla e-postmeddelanden från inkorgen är att arkivera dem. För att arkivera ett e-postmeddelande, klicka på meddelandet för att välja det. Klicka på arkiv ikon i bandet bredvid Radera ikon:

Använda arkiv ikonen är ett annat sätt att hålla gamla meddelanden från att röra upp din inkorg.

Om du inte har använt Outlook arkiv funktionen innan du uppmanas att skapa en arkivmapp. Klicka på Skapa arkivmapp knapp. Outlook skapar en ny mapp med titeln Arkiv och skickar det e-postmeddelande du valt till det:

Spara gamla e-postmeddelanden i din arkiv mapp för att organisera din inkorg.

I framtiden när du arkiverar ett mail kommer det att gå till den här mappen.

Steg 3. Ställ in arkivparametrar

Du kan också ändra MS Outlook: s automatiska arkivinställningar. Klick Arkiv> Alternativ att öppna Outlook-alternativ fönster:

Du kan ställa in Outlook för att automatiskt arkivera meddelanden.

Klicka på Avancerad alternativ från Navigeringsfönstret till vänster. Klicka sedan på AutoArchive-inställningar knapp. De Arkivera dialogrutan visas:

Använd dialogrutan AutoArchive för att definiera arkiveringsparametrar i Outlook.

Använd kryssrutorna för att välja de arkivalternativ du vill välja. Klick ok på Arkivera dialogrutan när du är klar. Klicka sedan ok på Outlook-alternativ fönster.

Steg 4. Använd Outlook Cleanup Tool

E-post har blivit mer konversation. Om du har deltagit i en e-postkonversation där du och en mottagare har svarat fram och tillbaka i en serie meddelanden, vet du vad jag menar. När du svarar på ett e-postmeddelande visas ditt svar ovanför de ursprungliga meddelandena och alla tidigare svar. Tyvärr kan allt det svara fylla i dina mappar vilket gör det svårare att hitta de meddelanden du behöver.

Outlook har en lösning med Rengöringsverktyg.  Det här verktyget tar bort överflödiga meddelanden, så det tar bort tidigare meddelanden som inte innehåller det senaste svaret. Du har inte förlorat någon information, eftersom alla dina tidigare meddelanden ingår i det senaste meddelandet.

Låt oss se hur det fungerar. I My My Boss-mappen nedan har jag två meddelanden som alla ingår i samma konversation. Det första meddelandet har ämnesraden "Nytt arbete". Det senaste meddelandet har ämnesraden "Re: RE: RE: New Work:"

Svar på meddelanden kan ta upp plats i din Outlook-inkorg.

Du kan använda Rengöringsverktyg att rensa upp en konversation, en mapp eller en mapp och undermappar. I det här fallet använder vi den för att rensa mappen From My Boss.

Klicka på mappen för att välja den. Klicka på nedåtpilen på Rengöringsverktyg ikon. (Det är på Hem fliken till vänster om Radera ikonen.) Du kommer att se Städa rullgardinsmenyn:

Välj Rengör mapp möjlighet att ta bort överflödiga meddelanden i en mapp.

Välj Rengör mapp alternativet på rullgardinsmenyn. Ett meddelande visas som varnar dig om att redundanta meddelanden kommer att raderas. Klicka på Rengör mapp knappen på prompten. Det ursprungliga meddelandet är raderat:

Om du tar bort överflödiga meddelanden kan du organisera din Outlook-inkorg. 

Det ursprungliga meddelandet raderas eftersom det är överflödigt med det senaste meddelandet. Det här är särskilt användbart om du har många e-postkonversationer i din inkorg.

Notera: E-postmeddelanden som innehåller ett annat element - kanske ett svar från en annan mottagare eller en bilaga - kommer inte att raderas eftersom de inte uppfyller kravet på att vara överflödiga.

5. Organisera din e-post med bättre inkorgshantering

Du är mindre benägna att ha en rörig MS Outlook-inkorg om du följer bra hanteringsmetoder för e-post. Lär dig hur du minskar din e-postbrevlåda med vår gratis eBook: 

Slutsats

Nu när du har lärt dig hur du organiserar Outlook med hjälp av mappar, måste din e-postbrev vara mindre ringlad. Du har också lärt dig grunderna i att använda Microsoft Outlook-kategorier och förstår vikten av att arkivera eller radera gamla meddelanden.

Som företagare uppskattar du att du kan använda din Outlook-inkorg mer effektivt eftersom den är organiserad. Bäst av allt behöver du inte oroa dig för att du saknar ett viktigt e-postmeddelande.