Share
Som vi har sett i denna serie om HR för småföretag finns det några väldigt viktiga personalbehov för småföretag. Du behöver anställa rätt personer, erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner, ge effektiv träning och mycket mer.
Men i de flesta små företag är resurserna ganska begränsade. Med få reserver att dra på och många konkurrerande prioriteringar kan det vara svårt att motivera kostnaden för att anställa ett särskilt HR-team. Så HR-funktioner kan bli ett deltidsansvar för ägaren eller en annan chef, med det resultat att de inte alltid får den uppmärksamhet de förtjänar.
I detta scenario kan outsourcing några eller alla dina HR-funktioner till en extern leverantör ge mycket mening. Det är en lösning som växer i popularitet - HR rapporterade 27% tillväxt år 2016, enligt en PrismHR-rapport. Och den populäraste kategorin av målkunder för dessa företag var småföretag med 16-50 anställda.
Så i denna handledning lär du dig allt om HR-outsourcing för småföretag. Du lär dig hur det fungerar och varför du bör överväga det, och då får du information om några av de bästa HR-tjänsteleverantörerna. Du får också vägledning om hur man fattar beslutet och när det är vettigt att lägga ut HR mot att hålla det internt.
Du är förmodligen redan bekant med hur outsourcing fungerar i allmänhet. Du tar några funktioner som tidigare utförts av personal i ditt eget företag och betalar ett externt företag för att göra det här jobbet istället.
Med HR fungerar det på samma sätt. Något av de aktiviteter vi har tittat på i denna serie kan outsourcas, från att hyra och skjuta till att hantera löne- och anställningsförmåner.
Det behöver inte vara allt eller ingenting heller. Även om du kan outsourca allt till en HR-tjänsteleverantör, kan du också välja mellan en meny med alternativ, outsourcing vissa funktioner samtidigt som andra hålls internt.
Här är några exempel på de olika erbjudanden som finns tillgängliga:
Med denna modell går du in i ett slags partnerskap där outsourcingleverantören blir medarbetare för dina medarbetare. Du har fortfarande kontroll över det arbete du gör, men det andra företaget ansvarar för att betala sina löner och förmåner samt andra HR-funktioner.
PEO är i allmänhet ganska omfattande, vissa företag vill bara lägga ut en viss funktion eller process. Det är där BPO kommer in. Du kan välja att göra det mesta av ditt HR-arbete själv och bara anställa ett företag för att hantera en viss uppgift, till exempel förmånsadministration, till en tredje part.
De två första alternativen har varit inblandade i att arbeta med företag som tillhandahåller personlig assistans med HR-uppgifter. Denna modell är något enklare genom att det bara handlar om att använda program som är värd för distans av tjänsteleverantören och görs tillgänglig för dina anställda via internet.
Du kan använda en SaaS-lösning för träning, till exempel-dina anställda skulle logga in på en extern webbplats för att utforma träningsplaner, slutföra träningen de behöver och följa deras framsteg.
Så nu när du vet vad HR-outsourcing är och några av de former det kan ta, låt oss prata om Varför du kanske vill göra det. Vad är fördelarna?
Enligt ADP: s forskning är de främsta anledningarna att stabilisera kostnaderna, minska risken och öka arbetstagarnas produktivitet.
Källa: ADPDessa tre är ganska förståeligt. Låt oss titta på dem i detalj.
När du avtalar med en outsourcingleverantör bör du få en tydlig uppfattning om kostnaderna, så det blir mycket lättare att planera och budgetera. Dina kostnader kan öka om du anställer fler anställda eller behöver fler tjänster, men i allmänhet kommer du att kunna styra kostnaderna lättare än vad du skulle om du gjorde allt själv.
Som vi såg i vår handledning om HR-krav för småföretag har du mycket viktigt ansvar som arbetsgivare. Du måste hålla dina anställda säkra, följa alla relevanta arbetslagar och förordningar, behålla lämpliga register och mycket mer. Reglerna ändras hela tiden, och du måste hålla dig överallt. Att outsourca ditt HR-arbete till en specialistleverantör kan minska risken att släppa bollen på något av dessa viktiga krav.
Genom att outsourca HR till en extern leverantör kan du ofta erbjuda en effektivare service till dina anställda. Det företag du jobbar med är specialiserat på HR, trots allt, så kan de förmodligen ge mer effektiv träning, effektivare administration av löner och fördelar, mer hjälpsam HR-mjukvara och så vidare.
Det kan göra dina anställda mer produktiva genom att spara tid och ge dem tillgång till bättre resurser. Och dessutom, om du för närvarande har några av dina chefer som utför HR-funktioner, frigör du tiden för att fokusera på kärnfunktionerna i ditt företag.
Det finns andra relaterade fördelar med outsourcing HR. ADP gjorde också forskning med inriktning på förmånsadministration, och det ger mer detaljerad information om några av de extra fördelarna med outsourcing.
Källa: ADPSå vem ska du välja? Här är fem populära alternativ för att komma igång, med några detaljer om deras tjänster.
Tänk på att det finns många andra leverantörer där ute och jag uppmuntrar dig att göra din egen forskning för att hitta en som passar dig. Det här är USA-baserade leverantörer, så om ditt företag är baserat på annat håll bör du se vilka företag som finns tillgängliga i ditt land.
Trots namnet erbjuder Paychex mycket mer än bara att bearbeta lönecheckar. Det erbjuder en rad olika lösningar för olika företag, inklusive en enkel produkt för småföretag med bara 1 till 9 anställda som inkluderar:
För lite större företag med 10 till 49 anställda erbjuder Paychex Flex-tjänsten ett lika stort utbud av lösningar med möjlighet att ha en egen HR-professionell som arbetar med ditt företag. Det finns alternativ för större företag också.
Insperity erbjuder ett fullservice HR-paket med den PEO-modell vi pratade om tidigare. Dess tjänster riktade till företag med 5 till 149 anställda inkluderar ett brett utbud av tjänster, såsom:
Du kan också välja körsbärs individuella lösningar om du inte behöver hela paketet.
Det bra med Jumpstart är dess flexibilitet. Du kan fortsätta att göra HR internt om du vill, och bara få viktiga frågor besvarade genom att anmäla dig till ett visst antal månatliga telefonsamtal eller timmar av support. Eller du kan anställa företaget för att slutföra särskilda HR-projekt som att skapa en anställdshandbok eller skriva jobbbeskrivningar. Eller du kan skicka över en stor del av ditt vanliga HR-arbete med "HR Strategic Partner" -paketet.
XcelHR arbetar med stora företag med upp till 1 500 anställda, men det har också erbjudanden för små och medelstora företag med 1 till 250 anställda. Du kan välja en bunden PEO-produkt eller individuella tjänster, till exempel:
Det finns också en användbar rubrik "Resurser" på webbplatsen där du kan få vägledning om allt från övertidsregler till anställdas engagemangsstrategier.
ADP är ett massivt företag som ofta tillhandahåller HR-lösningar för stora företag, men har också ett engagerat litet företag som syftar till företag med 1 till 49 anställda. Så du får nytta av sofistikerade system och en stor erfarenhet, men med lösningar som riktar sig till småföretag.
Du kan få ett kombinerat paket med löne- och skatteregistreringstjänster i kombination med anställnings- och HR-ledningstjänster, som inkluderar:
Precis som med de andra leverantörerna är prissättningen anpassad för varje klient och publiceras inte offentligt, men du kan för närvarande få två gratis månaders löneavgifter när du registrerar dig.
Som vi har sett i den här artikeln kan HR-outsourcing ge mycket mening och ge några fördelar för småföretag. Och det finns en hel rad olika alternativ tillgängliga. Men det är inte rätt i alla situationer. I det här avsnittet tittar vi på hur kan du fatta beslut om huruvida du ska lägga ut eller inte.
Först och främst måste du få en klar uppfattning om vad du gör för närvarande och vem gör det. Småföretag gör ofta saker informellt, så ta tid för att se till att du helt har redogjort för allt. Titta på alla de olika HR-funktionerna inom ditt företag (du kan använda artiklarna i vår HR-serie för referens, för att kontrollera att du har täckt alla områden).
Gör sedan en uppskattning av hur mycket tid varje person tillbringar på de funktionerna och vad den tiden är värd. Om din kontorschef till exempel spenderar fem timmar i månaden på lönesamlingsbehandling, och den personen betalas $ 30 i timmen är kostnaden för att göra löneavgift internt 150 dollar per månad.
Det är viktigt eftersom det hjälper dig att bedöma värdet av de outsourcingtjänster du undersöker. I det förenklade exemplet jag just nämnde, om du kan hitta en leverantör som erbjuder lönebearbetning för mindre än 150 dollar i månaden skulle det vara värt att göra omkopplaren.
Tänk också på storleken på ditt företag och hur mycket du förväntar dig att växa. För småföretag med bara ett fåtal dussin anställda eller färre kan outsourcing ge mycket mening eftersom det är svårt att rättfärdiga kostnaden för att ha HR-personal på heltid. För mycket små företag med bara ett fåtal anställda är en online mjukvarulösning förmodligen tillräcklig.
Men om du har fler anställda, eller om du planerar att växa snabbt, kan det vara mycket förnuftigt att hålla HR internt. Storleken på ditt företag kan enkelt hålla en HR-professionell upptagen, och du kan gradvis bygga en hel avdelning när du fortsätter att växa.
Anställda kan värdera att ha ett vänligt ansikte inom organisationen som en vanlig kontaktpunkt. Det är mer personligt än en programvarulösning eller ett avlägset HR-företag som är tillgängligt endast online eller via telefon. Den personen kan hjälpa till med saker som att lösa anställdskonflikter och arrangera moralförstärkande händelser, vilket verkligen hjälper till att ta med allt ihop.
Om du bestämmer dig för att lägga ut, kom ihåg att undersöka många olika alternativ för att hjälpa dig att hitta rätt arrangemang för ditt företag, med lämpliga kostnads- och servicenivåer.
Och när du har bestämt dig för en leverantör, se till att du har en klar förståelse för servicenivån som kommer att tillhandahållas, vad som händer om leverantören blir kort och hur du kan säga upp arrangemanget om du behöver.
I denna handledning har du lärt dig allt om HR-outsourcing för småföretag. Du har sett vad det är, hur det fungerar, och vad fördelarna är. Du har lärt dig några populära leverantörer och vad de erbjuder, och du har sett hur du fattar beslutet om huruvida outsourcing är rätt för ditt företag eller inte.
Det finns fortfarande mer att komma i denna omfattande serie om HR för småföretag, så håll dig uppdaterad för att få reda på små och medelstora HR-programvarulösningar och mer!
Accentsconagua