Hur man gör ett PDF-dokument med PDFpen

PDF (Portable Document Format) är ett ganska standardmedel för att vidarebefordra information. Som frilansare har vi många möjligheter att skicka och ta emot PDF-filer, men som ett traditionellt skrivskyddat medium kan det vara lite svårt att hantera ändringar.

Denna handledning kommer att gå igenom några av kärnfunktionerna i PDFpen från Smile Software som många frilansare kan hitta mest användbara, inklusive hur man gör ändringar i texten i en PDF och hur man lägger till en signatur.

Del 1: Arbeta med text

Eftersom fakturor är en så stor del av frilansningen, låt oss börja med att göra några ändringar i en ny faktura som jag ritade.

Redigering och korrigering av text

Det första jag märker efter att jag skapat min faktura är att en del av formuleringen i min hälsning längst ner är inte riktigt som jag vill ha den. Vi tänker traditionellt på PDF-filer som skrivskyddade filer. Men det är möjligt att göra ändringar till en PDF, och PDFpen gör det enkelt att göra. För att ändra hälsningen längst ner, välj textmarkeringsverktyget från verktygsfältet och markera texten i PDF-filen som du skulle i något annat dokument.

Det är viktigt att notera att standardverktyget kommer att återgå till pekarverktyget när du använder det. Detta kan ändras med alternativet "Håll verktyg valt efter användning" i menyn Inställningar.

När du har valt texten du vill redigera, klicka på "Korrigera text". PDFpen konverterar den markerade texten till en redigerbar textruta, så att texten formateras så mycket som möjligt.

Slutligen kan du också redigera leveranserna på fakturan, till exempel om du korrigerar en kvantitet eller prisändring. Däremot måste dina totalsummor och deluppgifter redigeras, eftersom dina kalkylarkdata inte uppdateras i PDF-filen.

TIPS: Fakturaen vi använder skapades i Sidor och exporterades som PDF. Om du har ett skannat textdokument kan PDFpen utföra optisk teckenigenkänning (OCR) så att du kan söka och redigera texten.

Markera och redigera text

Du kan använda markering för att uppmärksamma redigerad text, till exempel justerade villkor eller nya fakturerade poster. Här måste jag lägga till ett föremål på fakturan sedan min klient senast såg den. För att vara säker på att han inte saknar den har jag markerat den i gult.

För att skapa en höjdpunkt klickar du på och håller Select Select-verktyget och väljer verktyget Markera text. Klicka sedan enkelt och dra över alla text du vill markera. Du kan ändra markeringsfärgen genom att klicka på knappen Markera i verktygsfältet.

Du kan komma till ett tillfälle där en del av din text behöver redigeras. Redaction tar bort känslig eller privat information från din PDF. PDFpen kan enkelt redigera text på två olika sätt. Använd textväljverktyget enligt bilden ovan för att markera måltexten och välj ett av alternativen i rullgardinsmenyn Format.

• Redact Text - Block: Detta tar bort den markerade texten och placerar en svart streck där texten togs bort. Detta är standardformatet för redaktion av juridiska dokument.

• Redigera text - Radera: Detta tar bort den markerade texten och lämnar blanksteget tomt. Du kan också använda det här alternativet om du vill ta bort text och lämna utrymme för att fylla i något annat. I det här fallet föredrar min klient att lägga till sitt eget beställningsnummer på fakturan (Dr Decimation kör ett tätt skepp), men jag glömde att lämna det tomma rummet och genererade ett nummer för det istället. Genom att använda Redact Text - Erase kan jag rensa det utrymme för att klienten ska kunna använda senare.

Del 2: Arbeta med bilder

Texten ser ganska fast vid denna tidpunkt, men det är inte riktigt redo att skicka än. PDFpen erbjuder ett antal sätt att arbeta med bilder i PDF-filer, så vi kan titta på hur den funktionen kan hjälpa oss i samband med vår faktura.

Bilden högst upp på fakturan är snäll, men det är bara en lagerbild som jag hellre vill ersätta med min logotyp. Den befintliga bilden kan enkelt väljas och raderas, och en ny bild kan importeras med Föra in verktyg längst till höger på verktygsfältet. Välj en bildfil från Finder-popupen och lägg den i din PDF-fil.

Hantering av bilder är för det mesta detsamma oavsett om det är en logotyp, ett foto av en produkt eller helt enkelt dekorativa bilder. Du kan dock ibland behöva bifoga en handskriven signatur till ett PDF-dokument, till exempel ett kontrakt. PDFpen gör det enkelt.

Skriv ditt dokument

Bland de vanligaste uppgifterna som måste utföras på PDF-dokument är att underteckna dem. Lyckligtvis gör PDFpen det här mycket enkelt att göra. Du kan utföra denna uppgift med en enkel bildfil från en skannad version av din signatur.

Första gången du gör det här i PDFpen använder du Infoga-knappen på verktygsfältet för att importera din signatur (eller dra och släpp bilden till PDFpenna). Välj Redigera> Gör genomskinligt från menyn för att släppa ut bakgrunden för din signatur, så att den ser ut som en handskriven signatur.

Utan tvekan måste du återanvända din signatur. Biblioteket gör det enkelt att spara signaturen med den transparenta bakgrunden. Välj din signatur i dokumentet och klicka sedan på + i nedre vänstra hörnet av bibliotekets palett. Nästa gång du behöver använda din signatur kan du bara dra den i ditt dokument.

Du kan också spara egna skribenter eller textstycklar i biblioteket. Ett komplett bibliotek med korrekturläsningssymboler ingår också.

PDFpen för iPad

PDFpen är också tillgänglig för iPad. Den har de flesta funktionerna som PDFpen för Mac, och det är ett mycket användbart sätt att redigera PDF-filer när du är borta från din dator. PDFpen stöder också iCloud, vilket innebär att allt du behöver göra är att flytta ditt dokument till iCloud (File -> Flytta till iCloud) och du kan hämta upp var du slutade på din iPad.

Slutsats

Jag har verkligen bara börjat skrapa ytan på vad PDFpen kan göra. Helst lämnar du här med lite kunskap om vilka PDF-filer som kan göra med lite extra push. Låt oss veta hur du använder PDFpen!

Sponsrat innehåll

Detta är en sponsrad recension eller giveaway av en produkt / tjänst som är särskilt relevant för våra läsare.