Share
Clutter orsakar stress. Som psykolog Sherrie Bourg Carter förklarar, rör:
En studie publicerad 2004 anförde att röran är en ledande orsak till "skrivbordsspänning".
Domen är tydlig. Clutter är distraherande och överväldigande. Det är dåligt för produktivitet och för vår hälsa. När vi är i röra vet vi inte vilka uppgifter som ska hanteras först.
Precis som med röriga skrivbord, så med fulla e-postinkor. E-post är stressigt, särskilt om det är tillåtet att röra din inkorg. En ny studie från Loughborough University fann att 83% av arbetarna hade högre stressnivåer än vanligt vid kontroll av e-post. Lyckligtvis tittade samma studie också på potentiella lösningar på e-postspänning. I synnerhet fann de att hålla på toppen av e-post genom att organisera dem i mappar reducerad stress. Lektionen? En välskött inkorg kan förbättra din produktivitet och minska dina stressnivåer.
Ett sätt att stanna på toppen av e-post är genom att bestämma vilka e-postmeddelanden du behöver vidta åtgärder på och som säkert kan ignoreras.
Hur ska du bestämma vilka e-postmeddelanden som ska svara först? Låt oss ta en titt på hur du kan ställa in rätt prioriteringar när du tömmer din e-postinbox.
Innan du dyker in i denna handledning, Ta tag i vår nya e-poststrategier eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Det är tillgängligt för FRI ladda ner med nyhetsbrevet Tuts + Business.) Lär dig mer om e-postproduktivitetstekniker i denna eBook.
Låt oss nu ta en titt på dessa viktiga steg för att bättre prioritera e-post.
Varje mail i din inkorg sätter press på din uppmärksamhet - även de e-postmeddelanden som inte behöver din uppmärksamhet. Loughborough University studie som nämnts ovan fann att irrelevanta e-postmeddelanden var en viktig källa till e-post stress.
Vi får alla icke-nödvändiga e-postmeddelanden som vi säkert kan ignorera eller läsa i lugn takt under en långsam dag på kontoret. Dessa inkluderar:
Så istället för att låta dessa meddelanden störa din inkorg och orsaka onödig stress, varför inte rikta dem någon annanstans? Gmail, Google Apps och Microsoft Outlook tillåter dig att konfigurera filter eller regler för att omdirigera särskilda meddelanden borta från din inkorg och till en annan e-postmapp.
När du har konfigurerat filter kommer bara de e-postmeddelanden du behöver se att hamna i din inkorg. Din mental energi och uppmärksamhet kommer att gå där det behövs mest - till de e-postmeddelanden som spelar roll.
Vad händer om din e-postprogramvara inte har ett filtersystem? Skapa sedan en annan e-postadress som du använder för att anmäla dig till nyhetsbrev och sociala medier.
Med det här enkla steget kommer du enormt att minska mängden e-rot i ditt liv. Du kommer att minska dina stressnivåer och ha mer mental energi och tydlighet att ägna dig åt ditt arbete.
Att ställa in prioriteringar kring e-post handlar inte bara om att välja vilka e-postmeddelanden du hanterar först. Det handlar också om den övergripande prioriteten för e-post i ditt liv.
Forskning visar att de flesta av oss slår upp våra mailboxar när vi kommer in på kontoret eller till och med tidigt på morgonen innan vi börjar jobba.
Är e-post verkligen så viktigt?
Forbes författare Anthony Wing Kosner påpekar att många av oss behöver omskolning så att vi kan lära oss "att inte anta att prioriteringarna i [våra inkorgar] matchar med [våra] egna personliga mål och ansvar".
Inte bara kontrollerar vi våra e-postmeddelanden första sak, men vi fortsätter att kontrollera dem hela dagen. Det här är inte bra för våra stressnivåer, eftersom varje ny e-post vi läser staplar upp extra stress. Det hindrar dessutom produktiviteten. Multi-tasking är ett oproduktivt arbetssätt eftersom det innebär ständiga avbrott - ett nytt e-postmeddelande är ett sådant avbrott.
Dessa avbrott drar oss bort från vad vi borde göra. Studier visar att efter ett avbrott tar det 64 sekunder att återställa ditt tänkande och i genomsnitt 25 minuter för att komma tillbaka till en uppgift du var inriktad på innan avbrottet.
Återigen är e-post verkligen så viktigt att vi tillåter det att orsaka så mycket störning? Kanske är sanning mörkare. Forskning har visat att e-post är mycket beroendeframkallande - vissa säger även att det är lika beroendeframkallande som spelautomater.
Ja, vi behöver alla e-post för att kommunicera. Men det måste vara ett verktyg som vi har kontroll över, inte det som kontrollerar oss.
E-post har tagit över vår arbetsliv. Det är dags att slå tillbaka och vinna kontroll.
Lösningen är att schemalägga tid för att kontrollera e-post. För de flesta är två gånger om dagen mycket.
Mycket få e-postmeddelanden kräver ett omedelbart svar. När dina kollegor eller kunder vet att du bara checkar e-post en eller två gånger per dag, använder de ett annat kommunikationsverktyg för att kontakta dig i en nödsituation.
Så när ska du schemalägga din checktid för e-post?
Craig Jarrow of Time Management Ninja anser att morgonen är det bästa alternativet. Han påpekar att att kontrollera ditt första e-postmeddelande sätter dig ett steg före andra på ditt kontor och låter dig delegera arbetet först. Jarrow tillägger:
Att få din inkorg raderad innan du börjar din dag ger dig befogenhet. Det börjar med en fjäder i ditt steg.
Men Jarrows uppfattning är inte vanligt. De flesta produktivitetsexperter tror att du kontrollerar din första e-post är det värsta möjliga tillvägagångssättet. "Kontrollera aldrig din epost på morgonen" är även titeln på en produktivitetsbok. Anthony Wing Kosner skriver:
[E] xperts föreslår överväldigande att du börjar med ditt hårdaste arbete på dagen och skjuta upp distraktionerna av e-post för senare.
Genom denna räkning är du bäst att använda din optimala morgon energi för att ta itu med viktigt projektarbete. Om du lämnar e-post till senare håller du dig fri från distraheringar, så du kan fokusera fullt ut på arbetet. Då kan du kontrollera din e-post när du känner dig trögare på eftermiddagen.
Så vad ska du göra? Kontrollera din mail på morgonen, eller spara den tills senare? Du måste göra vad som fungerar för dig och ditt arbetsflöde. Det viktiga är att du begränsar hur ofta du kontrollerar din e-postadress och att du håller fast vid de tider du har åtagit sig. Det kommer vara tufft-email är mycket beroendeframkallande. Men du kan göra det!
Här är två tips som hjälper dig att begränsa hur ofta du kontrollerar din e-postadress:
Hittills har du rengjort din e-postbrevlåda med hjälp av filter och du har begränsat dig till att bara logga in i dina e-postmeddelanden två gånger om dagen.
Vad ska du göra när du kommer till din inkorg?
I sin seminal bok om produktivitet, Få saker gjorda, David Allen ger ett tips som är relevant för e-postanvändare. Allen säger att när en ny uppgift kommer din väg, bör du fråga dig själv: "Kan jag slutföra detta på under två minuter?" Om så är fallet, gör det genast. Oavsett hur viktigt eller trivialt, bara få det gjort.
Använd samma inställning till din email. Om ett e-postmeddelande kan hanteras inom två minuter, gör det genast.
Så när du går till din e-postbrevlåda:
Om du verkligen vill bli snabb på det här, försök att spela E-postspelet. Detta ger dig fem sekunder att bestämma vad man ska göra med varje e-post. För de e-postmeddelanden du bestämmer dig för att svara på får du tre minuter att skriva ett svar.
Som med att filtrera icke-essentiell e-post, rensar skrivhastighetssvaret rubbningen från din inkorg, så du är kvar med det som är viktigt. Dessutom uppmuntrar det personer du matchar med att skriva e-postmeddelanden som snabbt och enkelt kan svaras.
Du har tagit bort de e-postmeddelanden du snabbt kan svara på. Allt som finns kvar är de e-postmeddelanden som kräver ett djupgående svar. Med andra ord är de ett annat objekt på din att göra-lista. Vad ska du göra med dessa?
Behandla dessa e-postmeddelanden som du skulle göra något annat att göra-objekt. Ett sätt att bestämma hur du ska hantera varje e-post är att använda Eisenhower Matrix. Så här gör du det:
Börja med att betygsätta varje mail enligt brådskande karaktär och betydelse.
Om ett e-postmeddelande är brådskande lägger du till det i din att göra lista för dagen, eller om möjligt, delegera den till en medarbetare. Ju mer brådskande e-posten är, desto högre är det på din att göra-lista.
För viktiga e-postmeddelanden, schemalägg en tid i din kalender för att hantera dem.
Andra sätt att prioritera e-post inkluderar:
För mer information om prioritering, kolla in våra artiklar om hur du skapar ditt eget produktivitetssystem och på Getting Things Done-systemet.
Nu har du drivit igenom din inkorg. Varje e-post behandlas eller är planerad i din kalender för att hanteras senare.
Men det kommer fortfarande att finnas e-postmeddelanden kvar. Vad ska du göra med dessa stragglers? Chansen är att de faller i en av två kategorier:
Vad ska du göra med dessa e-postmeddelanden? Skapa en särskild mapp för varje typ av e-post. Hämta en mapp som heter Åtgärd behövs och en annan kallad Väntar på svar. Skicka sedan dina e-postmeddelanden därefter.
Incheckning till dessa mappar från tid till annan, så att du kan skicka ut uppföljningar eller notera påminnelser om uppgifter som behöver göra.
När du har slutfört det här steget kommer du att ha en fullständig ruttfri inkorg. Bra jobbat!
Nu måste du se till att du håller dig ovanpå din inkorg. Låt det inte bli oorganiserat eller överbelastat om igen. Lär dig hur du hanterar dina e-postmeddelanden bättre med tekniker som tar det du lärde dig i den här handledningen ytterligare.
Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och få GRATIS eBok Zero Mastery eBook. Upptäck ytterligare tips om hur du spenderar mindre tid i din inkorg, samtidigt som dina meddelanden behandlas mer effektivt på lång sikt.
Grafisk kredit: Lista designad av Matt Petrowsky från Noun Project.
Accentsconagua