Så snabbare samarbetar med redigeringar i Google Sheets (Online)

Jag har alltid använt kalkylblad för att hålla mitt liv organiserat och löpande. Från mina första dagar när jag använde Excel på bibliotekens datorer, gillade jag alltid strukturen och enkelheten att logga mina data i rader och kolumner.

Så när Google lanserade en webbläsarbaserad version av en kalkylark app som heter ark, Jag började använda det genast. Möjligheten att bjuda in samarbetare i kalkylbladet och arbeta med projekt tillsammans var lätt att komma igång med och en bris att använda.

Att ha ett molnanslutet kalkylblad ger många fördelar med det, men en av mina favoriter är samarbetsaspekten. Alla med ett Google-konto kan gå med dig för att redigera kalkylbladet i realtid.

Denna handledning lär dig hur du samarbetar i Google Sheets. Du lär dig att bjuda in samarbetare och arbeta med dem sömlöst för att göra data enkelt.

När man ska använda samarbete

Innan vi dyker in i de tekniska detaljerna för att skapa samarbetsfunktioner, låt oss brainstorma några idéer för att använda Sheets samarbetsfunktioner till sin fulla potential.

Har du någonsin jobbat med ett gruppprojekt där flera personer försökte göra ändringar i samma fil? Enligt min erfarenhet blir det ofta flera personer som redigerar flera versioner av filen som snart är synkroniserade. Du slutar spendera tid med alla dessa filer öppna, förena skillnaderna och cobbling tillsammans en färdig version.

Det finns ett bättre sätt. Alla Googles molnbaserade appar som Docs, Sheets och Slides gör det enkelt att samarbeta med andra. Här är några idéer för tider när ett samverkande kalkylblad verkligen kan göra ditt arbete enklare:

• Ark fungerar bra för skolprojekt, där du kan bjuda in alla dina klasskamrater att redigera samma enkla kalkylblad och hålla ett projekt organiserat.
  
• En annan idé är att skapa ett gemensamt ark när du förbereder en prognos eller budget för att alla ska kunna erbjuda inmatningar för en mer exakt prognos.
• Använd ett delat ark för att begära feedback från dina kollegor

Någon av dessa är en stor anledning att ge ett samarbete i Sheets. Låt oss nu lära oss hur lätt det är att sätta upp det. Här följer några instruktioner för samverkan i Google Dokument som du också kan hitta användbara:

Så här delar du kalkylark i Google Drive

För att komma igång, ska vi bjuda in samarbetare att arbeta med oss ​​på arket. Google gör det enkelt att anpassa inte bara de användare som har tillgång, men också den åtkomstnivå de måste visa eller redigera kalkylbladet.

Det är värt att notera att dina Google Sheets som standard är synliga och endast öppna för redigering av dig. Du kan lägga till andra användare för att arbeta med kalkylbladet med hjälp av Dela med sig funktion.

Låt oss dyka in i att dela arket genom att klicka på den stora blåen Dela med sig knappen i det övre högra hörnet av appen Sheets. Detta öppnar ett fönster som gör det enkelt att bjuda in samarbetare till arket.

Höja över Dela med sig knappen i Google Sheets för att se aktuell delningsstatus och klicka på den för att lägga till samarbetare i filen.

Det enklaste sättet att komma igång är att ange e-postadresser i rutan. Lägg till så många användare som du vill samarbeta med att använda den här dialogen.

När du lägger till medarbetare i den här listan kan du exakt styra vad varje användare kan göra inne i arket som du delar. Här är de nyckelalternativ som du kan ställa in för varje användare:

• Kan redigera. Med den här inställningen kan medarbetare göra justeringar av kalkylbladet, modifierande celler och formlerna inuti dem.
• Kan kommentera.Detta gör det möjligt för en medarbetare att lämna textkommentarer i kalkylbladet för att du ska granska senare.
  
• Kan visa. Detta är det säkraste sättet att bevilja åtkomst eftersom det bara tillåter användaren att öppna och visa kalkylbladet (men inte göra några ändringar).

klick Dela med sig öppnar ett fönster där du kan lägga till samarbetare och enkelt ställa in deras tillståndsnivåer.

Du kan också lägga till ett meddelande i det här fönstret för att meddela de nya medarbetarna att de nu har tillgång till kalkylbladet.

Missa inte den kritiska Ägare Inställningar avsnittet också, längst ner på sidan Dela med sig fönster:

• Med det bästa alternativet kan du Förhindra att redaktörer ändrar åtkomst, vilket innebär att du kan kontrollera om andra Redaktörer kan lägga till eller redigera användare som har tillgång till kalkylbladet.
• Det nedre alternativet, "Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut, kopiera ..." gör det svårare för användarna att ta kalkylbladet att arbeta med det på egen hand.

De Ägare Inställningar menyn kan du skifta hur redaktörer styr behörigheterna för arket och justera nedladdnings- och utskriftsalternativen.

Det är allt! Du har lagt till de samarbetarna i kalkylbladet, och de kan arbeta med dina data i arket.

1. Länkdelning

Vad händer om du vill dela ditt ark med någon som du anger webbadressen till? Du kan enkelt göra det i Google Sheets. 

Hoppa tillbakain i detsamma Dela med sig fönstret och klicka på Få delad länk i övre högra hörnet.

På Dela med sig fönster, klicka på Få delbar länk i övre högra hörnet för att ställa in en webbadress som alla kan komma åt med länken.

Det här fönstret har samma alternativ för att ange hur samverkarna kan arbeta med kalkylbladet. Du kan välja redigera, kommentera, eller se för alla som har länkadressen.

Webbadressen i skärmdumpen kan ges till alla för att komma åt kalkylbladet.

Du kan också lägga till högre säkerhetsnivåer för specifika samarbetspartners. Gör till exempel arket offentligt med visningssäkerheten, men lägg till specifika samarbetspartners som kan göra ändringar i kalkylbladet.

2. Ändra samarbetare

Senare kanske du vill justera vem som har tillgång till kalkylbladet. När du behöver justera vem som har tillgång, se till att klicka på Dela med sig igen för att öppna inställningarna för att justera vem som kan komma åt arket.

Klicka på "Delad med… " text för att öppna listan över vem som har tillgång till arket. Från den menyn klickar du bara på ikonerna för att antingen ändra säkerhetsnivån för en befintlig samarbetspartner eller ta bort dem från arket helt och hållet.

Du kan alltid återvända till Dela med sig menyn senare justera behörigheterna eller användarna som har tillgång till ditt ark.

Hur man samarbetar i Google Sheets

Nu när vi har bjudit in samarbetare i vårt kalkylblad, låt oss ta en titt på vad som är möjligt när vi arbetar tillsammans.

Baserat på behörigheterna som du har ställt in för ditt ark kan användarna som du bjudit in, börja omedelbart arbeta i arket. Oavsett om du har gett dem redigera, läsa eller visa alternativ kan de börja arbeta inom arket.

Men det finns mycket mer kraft för samarbete inom kalkylbladet. Låt oss titta på några av arkets samarbetsfunktioner:

1. Se vem som arbetar

En av mina favorit samarbetsfunktioner är en enkel. Du kan enkelt se när andra arbetar inuti kalkylarket med Ark. I det övre högra hörnet ser du cirkulära ikoner för avataren för alla som arbetar inom kalkylbladet.

I det övre högra hörnet av det aktiva arket kan du se avataren för de aktiva användarna som arbetar inuti kalkylbladet vid en viss tidpunkt.

Förutom att samarbetarna aktivt arbetar inom kalkylbladet kan du också snabbt öppna ett ad-hoc-chattfönster för att snabbt kommunicera med samarbetarna. Det här är ett bra sätt att släppa en snabb anteckning istället för att plocka upp telefonen eller avsluta ett separat e-postmeddelande, och det bästa är att det bor direkt inuti arken.

Chattfönstret öppnas på höger sida och kan användas för snabba utbyten med medarbetare.

För att öppna en chatt, klicka på chattikonen till vänster om Dela med sig som du kan se på skärmdumpen nedan. En meddelandepanel kommer att öppnas och varje meddelande som du lämnar kommer att ses av alla som arbetar i kalkylbladet vid den tiden.

En av mina favorit samarbetsfunktioner är möjligheten att se vilka individer som gör i ett kalkylblad vid ett givet tillfälle. I skärmdumpen nedan kan du se att det finns färgglada lådor runt de celler som aktivt väljs av samarbetare. Allt som de lägger till, ändrar eller uppdaterar kan ses i realtid. 

Celler lyser med djärva kantfärger när de bearbetas av medarbetare.

2. Granska kommentarer

Om du använder Arkiv för att samarbeta kan du hitta kommentarer i kalkylbladet med användbar feedback från dina kollegor. Det här är ett bra sätt att lämna bra feedback för andra, även om du inte arbetar i kalkylbladet samtidigt.

Jag gillar att använda kommentarer i Ark som en tvåvägskommunikation. Medan chatt kan användas för allmänna diskussioner är kommentarer perfekta för att diskutera specifika celler med samarbetspartners. 

Exemplet nedan är ett idealiskt användningsfall för en kommentar. Jag har lämnat en kommentar till en samarbetspartner för att bekräfta en nyckelinmatning och svarade sedan med en separat kommentar för att svara tillbaka.

Använd kommentarer i ark för att handla specifika tankar om celler och data i ett kalkylblad.

Hämta och fortsätt lära

I den här handledningen täckte vi det bästa sättet att samarbeta i Google Sheets. Det är faktiskt väldigt enkelt att inkludera andra användare i kalkylbladet och samarbeta på data. Bjud bara in några andra användare och börja arbeta med kalkylblad i tandem!

Ark har gott om ström för hantering av data trots att den lever direkt inuti din webbläsare. Här är andra handledning som kan få dina kreativa juice att flyta med idéer för att få ut det mesta av Google Sheets:

Hur använder du samarbetsfunktioner i Arkiv för att arbeta med andra i realtid? Låt mig veta i kommentarerna under den här artikeln och dela en favorit Sheets-funktion med dina andra Tuts + -läsare.