Så här hämtar du dina borttagna eller arkiverade MS Outlook-e-postmeddelanden

Det är vanligt att e-postanvändare av misstag tar bort sina e-postmeddelanden, och Microsoft Outlook är inte annorlunda. Om du av misstag har raderat ett e-postmeddelande från Outlook, var inte panik. I många fall kan du få tillbaka det borttagna e-postmeddelandet.

Ett annat vanligt problem som e-postanvändare inte överväger e-postens automatisk arkivfunktion. De Arkivera funktionen i Outlook skickar automatiskt gamla meddelanden till arkivmappen, vilket kan göra att det verkar som de meddelandena har försvunnit till den intet ont anande användaren. Lyckligtvis är det inte så svårt att hämta arkiverade e-postmeddelanden i Outlook.

I denna handledning utforskar vi båda problemen på djupet. Först undersöker vi hur du hittar borttappade e-postmeddelanden i Outlook. Sedan diskuterar vi hur du återställer borttagna e-postmeddelanden från Outlook (inklusive en diskussion av Återställ borttagna objekt verktyg). Därefter utforskar vi Outlook Automatisk arkiv alternativ så att du kan definiera arkiv inställningar som passar dig. Detta kommer att hålla dina e-postmeddelanden arkiverade oväntat eller för ofta. Slutligen granskar vi hur du hämtar arkiverade e-postmeddelanden i Outlook.

Innan vi börjar, ta tag i vår gratis ebook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för e-postinloggning för dödare - för att hjälpa dig att snabbt hantera din inkorg och hantera din e-post mer effektivt.

1. Hur man hittar borttappade e-postmeddelanden i MS Outlook

Om en av dina e-postmeddelanden saknas kan du kolla först:

• Arkivmapp
• Mappen Deleted Items
• Skräppost-mappen (eller skräppost)

Du kan hitta dessa mappar i Navigeringsfönstret till vänster om din MS Outlook-inkorg:

Du kan ofta hitta saknade e-postmeddelanden i de mappar som visas här.

Om du vill lära dig mer om var och en av dessa mappar, liksom andra procedurer för att hämta förlorade meddelanden, granska den här handledningen:

Handledningen har också information om hur man använder MS Outlook-sökverktyget för att hitta borttappade e-postmeddelanden i Outlook.

2. Hur man hämtar borttagna e-postmeddelanden från Outlook

Om du hittar de förlorade e-postmeddelandena i en av mapparna ovan vill du hämta dem. Det finns i princip två sätt att hämta e-post från Raderade föremål eller Skräppost mapp:

1. Dra och släpp meddelanden

Du kan använda dra-och-släpp-funktionen för att hämta borttagna e-postmeddelanden från Outlook. Både Raderade föremål mapp och Skräppost mapp kan du dra och släppa meddelanden mellan mappar. För att flytta ett meddelande från en av dessa mappar använd följande tre steg:

1. Öppna mappen som innehåller meddelandet.
2. Markera meddelandet du vill flytta (till höger).
3. Dra det valda meddelandet till mappen (i Navigeringsfönstret) där du vill uttrycka det.

I bilden nedan flyttar jag meddelandet "Foton för regional design" från Raderade föremål mapp till Från min nya chef mapp.

Använd dra-och-släpp-funktionalitet för att återställa borttappade e-postmeddelanden till deras korrekta mappar.

2. Använd Flytta verktyget

Outlook har också en Flytta verktyg som du kan använda för att flytta meddelanden mellan mappar. Du hittar bandet på Hem fliken, som i bilden nedan:

Använd Flytta verktyg för att återställa meddelanden till sina korrekta mappar.

Du kan också få tillgång till Flytta verktyg genom att välja det meddelande du vill flytta och högerklicka på det. En rullgardinsmeny visas med Flytta alternativ på det:

Här är ett annat sätt att flytta e-postmeddelanden.

Om du vill flytta det valda e-postmeddelandet till rätt mapp väljer du mappen från de tillgängliga mapparna på rullgardinsmenyn.

3. Vad är de återställda borttagna objekten från serververktyget och när kan du använda det?

Ett e-postmeddelande anses vara "permanent" raderat om du tar bort det från Raderade föremål mapp. I vissa fall kan du dock hämta de "permanent" raderade meddelandena.

Om du använder ett MS Outlook-e-postadress (eller någon annan stor organisation), kan din e-post säkerhetskopieras på en Microsoft Exchange-e-postserver. Beroende på hur din administratör har installerat ditt system lagras dina "permanent" borttagna objekt på e-postservern under en bestämd period. Det betyder att du kanske kan använda Återställ borttagna objekt från servern verktyg för att hämta e-post Outlook-meddelanden även efter att de har "permanent" raderats.

Att använda Återställ borttagna objekt från servern verktyg, klicka på ikonen i Band (det ser ut som en papperskorgen). De Återställ borttagna objekt popup-skärmar som visar alla raderade meddelanden som är lagrade på servern. Klicka på de meddelanden du vill återställa. Klicka på knappen Återställ valda objekt växla och klicka på ok knapp. Meddelandena kommer att återställas till mappen de raderades från.

Som jag nämnde ovan är det här alternativet endast tillgängligt för de användare vars e-post är säkerhetskopierat på en server. En mycket liknande funktion finns emellertid tillgänglig på Microsoft Outlook.com, Microsofts webbaserade version av Outlook. Så här återställer du permanent borttagna e-postmeddelanden i Outlook.com:

I Outlook.com-illustrationen nedan kan du se att Raderade föremål mappen är tom:

Detta exempel är baserat på Outlook.com-funktionalitet.

Lägg märke till den grå fältet under namnet på den mapp som är märkt Återställ raderade objekt. För att återställa "permanent" raderade objekt, klicka på den grå fältet. Ett popup-fönster visas med raderade meddelanden:

Så här återställer du permanent borttagna e-postmeddelanden i Outlook.com

För att återställa ett permanent raderat meddelande från Outlook.com, klicka till vänster om meddelandet som du vill återställa. En kryssruta visas (se till att den är markerad). Klicka på Ta igen sig alternativet längst upp till vänster i popup-fönstret. Bekräfta att du vill återställa meddelandet. Meddelandet återställs.

Notera: Den här funktionen återspeglas inte i skrivbordsversionen av MS Outlook för hemanvändare.

4. Varför e-post får arkiveras (och hur man hämtar det)

Om din saknade e-postadress är arkiv mapp kan du dra och släppa det därifrån till mappen där du vill att den ska vara. Använd samma drag-och-släppteknik som jag har beskrivit ovan för Raderade föremål mapp.

Du kan också hämta ett arkiverat meddelande med hjälp av Flytta verktyg för att flytta ett arkiverat meddelande till en annan mapp.

Slutligen kan du hämta Outlook-e-postmeddelanden som är lagrade på din dator i PST-format.

Du kan undvika att ständigt hämta e-postmeddelanden som oavsiktligt arkiverades genom att förstå och anpassa Outlook Arkivera alternativ, så jag ska diskutera inställningarna nu.

1. Så här öppnar du Outlook AutoArchive Settings

MS Outlook Arkivera alternativet bestämmer hur ofta e-post automatiskt flyttas till din arkivplats och även vilka e-postobjekt som flyttas. Om du inte känner till den här funktionen eller är osäker på vad inställningarna är kan det verka som att meddelanden försvinner slumpmässigt från din e-postbrevlåda och mappar.

Lyckligtvis kan du komma åt Outlook Arkivera verktyg och ändra inställningarna. Så här gör du:

Börja med Outlook öppet.

Från din öppna e-post inkorg, klicka på Fil flik. De Kontoinformation skärmdisplayer:

Välja alternativ från Kontoinformation skärm.

Från menyn till vänster klickar du på alternativ. De Outlook-alternativ skärmen visas:

Välj Avancerad alternativ från Outlook-alternativ skärm.

Från alternativen till vänster väljer du Avancerad möjlighet att se Avancerad alternativ:

Använd Arkivera dialogrutan för att ändra dina arkivinställningar.

Du kan använda den här dialogrutan för att ändra din Arkivera inställningar. Du kan också vrida på Arkivera funktionen från denna dialogruta.

2. Så här ändrar du Outlook AutoArchive-inställningar

Förstå hur du kontrollerar din Arkivera Inställningar är nyckeln till att förstå hur Arkivera funktionen fungerar i Outlook. Om du vet hur Arkivera verktyget är upprättat och hur ofta det ska springa, är du mindre sannolikt att bli förvånad när meddelanden arkiveras automatiskt. Arkiverade meddelanden lagras som PST-filer på din dator eller på din e-postserver.

Att vrida en Arkivera sätt på, kolla in rutan till vänster om det. För att stänga av inställningen, se till att fältet är avmarkerat.

Som du kan se, är Arkivera dialogrutan ger dig många olika val. Låt oss ta en närmare titt på hur du ändrar några av huvudinställningarna:

• Ange frekvensen för hur ofta AutoArchive körs.De Kör AutoArchive varje x dag alternativet visas högst upp i dialogrutan. Se till att alternativet är markerat (markerat). Använd sedan upp- och nedpilen till höger för att ändra hur ofta ditt system automatiskt arkiverar dina e-postmeddelanden. Välj mellan arkivering dagligen för arkivering en gång var 60: e dag. Generellt sett, ju fler meddelanden du blir oftare, bör du arkivera dem.
• Arkivera eller radera automatiskt utgående meddelanden. De Ta bort utgått objekt (endast e-postmappar) alternativ arkiv eller raderar äldre meddelanden. Som standard anser Outlook att meddelanden som har varit i din e-postprogramvara under längre tid än en viss tidsperiod ska utgå. Till exempel anses inkorgsmeddelanden och utkast utgått efter sex månader. Skickade och borttagna objekt anses utgått efter bara två månader. Om det här alternativet är aktiverat, arkiveras de äldre meddelandena automatiskt som en del av Arkivera bearbeta.
• Välj en mapp där arkiverade objekt sparas. De Flytta gamla objekt till alternativet kan du välja den mapp där arkivverktyget placerar dina arkiverade objekt. Det här är särskilt viktigt att veta om du någonsin behöver komma åt eller återställa ett arkiverat meddelande.
• Istället för att arkivera gamla objekt, radera dem.Du kan välja att ha Arkivera verktyget raderar automatiskt äldre meddelanden istället för att lagra dem med hjälp av Ta bort gamla föremål permanent alternativ. Om du gör det här valet kommer du inte att kunna återställa filerna efter att arkivprocessen körs, eftersom det inte kommer att finnas några säkerhetskopior för att återställa.

När du har gjort dina val klickar du på ok knappen i dialogrutan för att spara dina ändringar. Klicka sedan på ok knapp på Outlook-alternativ skärm. Du har just ändrat din Arkivera inställningar!

Mer användbara tips och strategier för e-post

Glöm inte att registrera dig för Tuts + Business nyhetsbrev och fånga oss gratis eBok: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.

Slutsats

Du har just lärt dig hur du hämtar arkiverade e-postmeddelanden i Outlook och hur du återställer borttagna e-postmeddelanden. Du har också lärt dig hur du använder Återställ borttagna objekt verktyg och ställa in Automatisk arkiv funktionen i Outlook. Att veta mer om hur dina Outlook-e-postsystem fungerar hjälper dig att styra vilka e-postmeddelanden som är arkiverade (eller raderade) och när de raderas.