Share
När du driver ett litet företag är det en sak säkert: du kommer aldrig att vara kort om saker att göra.
Men en av farorna med en längre uppgift är att du äntligen kan förlora ditt fokus. Du rusar runt varje dag som utför uppgifter, men är de rätta uppgifter? Har du prioriterat saker som verkligen kommer att bidra till den långsiktiga framgången för ditt företag?
Ett användbart sätt att gå tillbaka från den dagliga brandbekämpningen och få dig tillbaka på rätt spår är att genomföra en månadsöversikt.
Men vad ska den recensionen innebära? Vilka är de viktigaste områdena som du bör titta på varje månad, och vilka slags frågor borde du fråga? Det är vad vi ska titta på i denna handledning. Jag går igenom varje steg i detalj, och jag har också lagt fram en sammanfattande småföretagskontrolllista som en PDF för att du ska ladda ner.
Månatlig granskning checklista för små företagVarje företag borde ha en plan. Det behöver inte vara en formell 30-sidig affärsplan med snygga diagram och diagram, men det måste tydligt förklara vad ditt företag gör, hur det kommer att locka kunder, vilka mål du har och hur du kommer att uppnå dem mål.
Det finns mycket mer än det, förstås - om du vill ha mer detaljer, kolla in följande handledning:
Och om du bara har börjat med din plan, kan du också hitta några användbara affärsplanmallar på Envato Market.
När du har planen på plats, är det viktigaste du kan göra varje månad, granska det och mäta dina framsteg. Vissa företagare skriver en plan för ett visst ändamål, som att hämta pengar, och sedan låta det samla damm på en hylla. Men för att vara verkligt effektiv måste det vara ett levande dokument.
Så, varje månad, granska de långsiktiga målen du ställt för ditt företag, liksom eventuella mer omedelbara mål du har ställt. Helst bör du bryta dina långsiktiga mål ner till milstolpar som ska slutföras under successivt kortare tidsperioder. Så femåriga mål matar in dina treåriga, ettåriga och månatliga mål.
Varje månad bedömer du dina framsteg mot de viktigaste målen i din affärsplan och ställer sedan in nya mål för den kommande månaden som är anpassade till din övergripande plan.
Glöm inte att omvärdera planen som helhet. Fråga dig själv om något väsentligt har förändrats under månaden. Behöver du byta riktning, eller lägga till något i din plan? Må dina mål förändras? Vad sägs om ditt totala värdeförslag? Har det hänt något som betyder att du behöver ändra det?
Det kan vara en frestelse att hålla sig till planen, oavsett vad-förändring kan känna sig som svaghet eller ett tillträde till nederlag. Men de bästa planerna är flytande och uppdateras för att ta hänsyn till förändrade situationer, så var inte rädd för att göra ändringar när det behövs. Att tänka på dessa saker regelbundet säkerställer också att de är uppmärksamma för dig under hela månaden.
När det gäller ekonomin i ditt företag är kassaflödet det viktigaste att hålla reda på. Det gäller särskilt för mycket små företag. Enligt Dun & Bradstreet är 90% av småbranschernas brist orsakade av dåligt kassaflöde.
Stort företag kan trots allt ha djupa reserver att dra på och i en kris kan de oftast låna mer eller samla in pengar på andra sätt. Men småföretag har ofta begränsade alternativ. Om du går tom för pengar är det spel över, även om du gör allt annat rätt.
Kontrollera sålunda ditt kassaflöde varje månad och prognostisera det för månaden framåt så att du inte kommer att bli kort. Enligt denna bank of America-papper har företag som gör månatlig kontantflödesplanering 80% överlevnad, jämfört med 36% för de som bara planerar en gång om året.
För att vara tydligt är kassaflödet helt enkelt pengaflödet in och ut ur ditt företag. När du får pengar från kunder är det ett positivt kassaflöde; när du måste betala ut i form av hyra, löner, leveranser eller andra utgifter, är det ett negativt kassaflöde.
Skillnaden mellan kassaflöde och vinst handlar mestadels om timing. Tänk på ditt personliga liv för att förstå skillnaden. Om du får en månadslön på 3 000 dollar och måste betala ut hyror och andra utgifter på 2 000 dollar, det är en bra vinst på 1 000 USD. Men vad händer om din hyran förfaller innan din lönecheck träffar ditt bankkonto? Du är i trubbel. Även om du tjänar mer än du spenderar, har du träffat en kassaflödeskris och din hyresvärd är osannolikt att sympatisera.
Samma sak kan hända med ett företag. I själva verket är det ännu mer sannolikt, eftersom företag ofta måste göra förskottsinvesteringar i utrustning och råvaror och regelbundna betalningar för hyra och personal, men får endast betala av kunder en månad eller två efter att ha skickat ut en faktura.
Så, analysera varje månads företagets kassaflöde för föregående månad och prognostisera ditt kassaflöde för månaden som kommer framåt. Försök att planera för det värsta, och om du ser några potentiella kriser hotande, ta reda på sätt att fördröja utgifter eller påskynda inflöden.
För mer om att hantera kassaflödet effektivt, förutsäga det noggrant, och om de åtgärder du kan vidta om sakerna går fel, se följande handledning:
Vi lever i åldern av data. Även om du driver ett litet företag och inte har investerat i komplexa "stora data" -lösningar, kommer den mängd data som är tillgänglig för dig förmodligen dvärgar som företagare kan komma åt i tidigare generationer.
I ett sådant sammanhang är det svårt att inte hitta data, utan att bestämma vad man ska fokusera på. Så det bästa är att bestämma några viktiga mätvärden som definierar framgång för ditt företag.
Om du oroar dig för att hålla fast vid dina befintliga kunder, kan du till exempel spåra din månatliga churn-takt. Om du investerar i marknadsföringsinsatser för att nå nya kunder och vill bedöma deras framgång, kan du titta på saker som kostnaden för kundförvärv eller kundens livstidsvärde. Om du vill bli mer effektiv i dina produktionsprocesser, kanske du tittar på dina lagervarv eller kapacitetsutnyttjande.
Om du inte är säker på vad dessa mätvärden är eller hur du beräknar dem, kan du hitta definitioner och formler för dessa och många fler i vår serie på nyckelmåtten varje företag ska spåra:
Oavsett vilka mätvärden du löser som mest relevanta för ditt företag, kom upp ett snabbt och smärtfritt sätt att samla dem i en instrumentpanel för din recension varje månad. Ange sedan några mål och sedan varje månad kan du granska dina framsteg mot dessa mål och bestämma om åtgärder som ska vidtas om du inte möter dem.
Hur är dina kunder? Vad tänker de på? Är de nöjda med den tjänst du tillhandahåller?
Om du inte har omedelbara svar på dessa frågor kanske du saknar något viktigt. Tvärtom tar många kunder inte tid att låta dig veta att de är olyckliga - de går bara någon annanstans. Om du kan identifiera problem på framsidan har du chansen att lösa dem och hålla kunden lycklig. Du kan också upptäcka möjligheter, till exempel nya tjänster som en kund skulle älska dig att erbjuda. Du vet aldrig tills du frågar.
Självklart finns det en balans att slå. Du vill inte vara som de servitörer som avbryter din måltid fem gånger för att fråga om allt är okej. Att nå ut till varje kund varje månad kan vara överkill. Men om du har 20 större kunder kan det vara ett bra mål att checka in med ett par av dem varje månad och säkerställa att du kontaktar var och en av dem minst en gång om året.
Om du har mer av en massklientbas kan du skicka ut periodiska undersökningar - för mer om att utforma dessa undersökningar, se dessa handledning:
Men underskatta inte överklagandet av en personlig e-post heller. Föreställ dig hur du skulle känna dig om du fick ett genuint e-postmeddelande från Apples vd Tim Cook, bara checkar in och frågar om du hade någon feedback på din iPhone. Det är klart att den typen av saker inte är mycket skalbar, men det kan avslöja några intressanta insikter, hjälpa dig att hålla fingret på puls och bygga starka relationer med kunderna.
Så, varje månad, granska ditt kundintresse under föregående period. Har du träffat dina mål för att nå ut till dina kunder? Visste processen några problem eller möjligheter? Vilka åtgärder kommer du att vidta som svar? Och vad kommer du att göra för att engagera dig med dina kunder under den kommande månaden?
Nu när vi har checkat in på vår nuvarande kundbas är det dags att nå ut till nya kunder också. Oavsett hur glada dina befintliga kunder är, finns det alltid en chans att de kommer att sluta eller minska sina utgifter, även om det är av anledningar helt orelaterade med den tjänst du erbjuder. Så du behöver en ständig leverans av nya kunder bara för att behålla ditt företag, och du behöver ännu fler av dem om du vill växa.
Det innebär att marknadsföring måste vara ett konstant fokus, och det är något du behöver checka in varje månad. Vad har du gjort för att få ordet ut? Hur framgångsrikt var det? Vad lärde du dig, och vad kunde du göra annorlunda? Behöver du investera mer i dina marknadsföringsinsatser, antingen när det gäller tid eller pengar? Vad kommer du att förbinda sig att göra under den kommande månaden?
För mer om att utforma dina marknadsplaner och mäta framgången med dina ansträngningar, kolla in:
Självklart är resultatet av ditt företag vinst. Företag verkar genom att sälja produkter eller tjänster för mer än den totala kostnaden för att producera dem. Startups kan överleva ett tag utan att göra vinst, men vinsten måste komma så småningom.
Så det sista du gör varje månad är att kontrollera företagets intäkter, kostnader och vinst mot dina mål. Som med övriga saker, var ärlig i din bedömning av framsteg, och var inte rädd för att omvärdera dina mål när det behövs. Om du saknar vad du anser behöva, bör den informationen uppfylla dina andra mål för verksamheten. Du kan tänka dig sätt att minska kostnader, till exempel, eller planera en marknadsföringskörning för att vinna nya affärer..
För mer om att bedöma företagets baslinje, se följande handledning:
Så nu har du sett de viktigaste sakerna att kolla varje månad när du granskar ditt småföretag och dess framsteg.
Nästa steg är att schemalägga tid i kalendern varje månad för att slutföra processen. När du väl har gjort det, borde det inte ta mycket lång tid att gå över checklistan för småföretag varje månad och se till att du är på rätt spår. Men det är lätt att låta något som denna glida, så se till att du ställer upp ett återkommande möte i din kalender och håll det avtalet med dig själv. Det är vettigt att göra granskningen i slutet av varje månad och sätta nya mål för den kommande månaden, men det kan du självklart göra på en dag som är meningsfullt för dig. Det viktiga är att det ska vara ett regelbundet engagemang.
Också, kom ihåg att denna checklista bara är en startpunkt. I den här handledningen har vi täckt de viktigaste föremålen för ett litet företag i allmänhet, men du bör spendera lite tid på att tänka på ditt eget företag och några specifika saker som du vill spåra.
Om du har ansvaret för mycket klientdata, kan du till exempel granska säkerheten för den data varje månad och se till att du har rätt åtgärder på plats för att hålla den säker. Om du arbetar i en snabbväxande bransch där utbildning i ny kompetens eller programvara är viktig, kanske du vill hålla reda på hur mycket utbildning du och din personal har genomfört.
Dessa saker kan lätt hanteras som en del av den allmänna affärsplanöversynen, men att dra ut dem för att spåra som ett separat objekt kan bidra till att öka ditt fokus på dessa objekt och se till att du behandlar dem på allvar.
Så det är det! Jag hoppas att den här handledningen har varit till nytta för dig, och om du har några andra förslag på saker att lägga till i en checklista för månadsvisa småföretag, lägg till dem i kommentarerna nedan.
Accentsconagua