Share
Om du kör ditt eget online-företag finns det ingen dag som går förbi när du säger "Jag är inte så upptagen idag."
vi är alltid upptagen!
Det finns aldrig brist på saker att göra. För varje uppgift vi korsar vår checklista finns det fyra fler att lägga till på vår tallrik. Vi arbetar långa timmar, ofta offra saker som en "avkopplande helg" (vad är det?) Och happy hour i baren med vänner.
Men när du tar ett steg tillbaka och bedömer ditt företag - den stora bilden - vad ser du?
Växer ditt företag Blir det effektivare? Är din bottenlinje ökar från månad till månad eller är den kvarblast?
För många onlineföretagare, särskilt frilansare, kan det känna att du kör på plats. Du håller din verksamhet flytande, men du saknar tid och energi för att fokusera på att ta saker till nästa nivå.
Du har lämnat ditt jobb för att skapa ditt eget företag, men du inser att allt du skapat är ett nytt jobb för dig själv utan den frihet du ursprungligen hade ställt för att få.
Låter bekant? Det var säkert fallet för mig. Det ledde mig till att börja bygga system i min verksamhet, vilket gör det möjligt för mig att fokusera på den större bilden: skalning, växande och ta saker till nästa nivå.
Den här artikeln hjälper dig att komma igång med att systemisera ditt företag och bygga det i en maskin som kan köra sig själv, med befälhavaren.
Nu när du tänker på det långa spelet, ta en minut för att visualisera var du ser din affärsresa under de närmaste sex månaderna, året, tre år ...
Tack vare systemiseringen kunde jag övergå från klientarbete till byggprodukter.
Om du driver en konsult kan din vision innefatta saker som att locka fler kunder eller locka större kunder med högre budgetprojekt. Det kan leda till att du växer din personal bortom bara dig själv och övergången från att vara en solo frilansare till en liten byrå.
Eller om du är som jag, kanske du tänker övergå från att konsultera arbete för att fokusera mer på att sälja produkter. Tack vare systemiseringen kunde jag övergå från klientarbete till byggprodukter. Faktum är att en av dessa produkter, SweetProcess, föddes ut ur mitt behov för att bli systemiserad. Mer om det senare ...
Grunden är detta: Du kan inte börja flytta ditt företag fram tills du fastställer vilken riktning du är på väg. Ta lite tid - ja, planera det i din kalender - att ge en seriös tanke om var du är idag och vart du vill vara nästa år.
Klar för att börja processen med att systemisera ditt företag? Börja med att identifiera den låghängande frukten eller de uppgifter som uppstår om och om igen, äta upp dyrbar tid i din dagliga eller veckovisa rutin. Dessa är primära mål för systemisering.
Det kan vara frestande att tro att varje dag är annorlunda, varje projekt är annorlunda, varje klient är annorlunda. Du kanske tror att det inte finns något som kan "standardiseras" i din verksamhet. Allt du gör är unikt.
Men när du verkligen ger det lite tanke, skulle du bli förvånad över hur många repetetiva uppgifter stiger till ytan. Ta ett steg tillbaka och granska vad du arbetade med idag. Titta på vad du gjorde igår. Titta på listan över saker du arbetade på förra veckan. Det finns förmodligen många uppgifter som kan omvandlas till system.
Här är några exempel som gäller för nästan alla företag:
Här är några som kan gälla om du är en webbutvecklare:
Här är några idéer för designers, illustratörer eller fotografer:
Och några idéer om du är en författare eller bloggare:
Listan kommer att fortsätta för ditt specifika företag och hur du gör saker. Tanken är att börja identifiera de uppgifter som kan systemiseras - och slutligen delegeras - till någon annan att hantera medan du fokuserar på viktigare saker.
Nu när du har identifierat några uppgifter som kan systemiseras är det dags att börja dokumentera dem i steg-för-steg-förfaranden.
Dessa förfaranden kommer att bli ryggraden i ditt företag; De kommer att fungera som användarhandboken för att hålla din verksamhet churning. Dina förfaranden kommer att bli en viktig tillgång till ditt företag, eftersom framtida anställda kommer att förlita sig på dem att utföra sina jobb. Det kommer också att göra arbetet med att anställa och träna nya anställda helt sömlösa, för att undvika de vanliga nackdelarna som kommer med anställdas omsättning.
Vid dokumentering av procedurer ska nyckeln vara så detaljerad som möjligt. Ingen detalj är för uppenbar eller självförklarande.
Även om du fortfarande är en personhandling, är det viktigt att börja dokumentera dina rutiner tidigare snarare än senare. Detta hjälper dig att lägga grunden när du förbereder dig för att anställa din första anställd. Faktum är att när jag arbetade helt själv fann jag att denna övning av att dokumentera mina procedurer gjorde att jag insåg hur mycket av mitt jobb kan och borde läggas ut. Det gjorde mig framsteg till nästa steg mycket snabbare än vad jag hade förväntat mig.
Vid dokumentering av procedurer ska nyckeln vara så detaljerad som möjligt. Ingen detalj är för uppenbar eller självförklarande. Inkludera alla steg, delsteg och förklaring när du dokumenterar din procedur.
Jag börjar med att ge en "översikt" av förfarandet, för att ge personen en viss kontext om varför denna procedur är viktig och vad det önskade resultatet är. Sedan börjar jag från början och inkluderar varje steg för att komma dit.
Som ett exempel på den typ av detalj som jag inkluderar är här ett offentligt förfarande som jag gjorde för några veckor sedan om hur man ställer in och lanserar en ny podcast.
Det är oerhört viktigt att dina procedurer inte bara är ett långt textdokument utan några visuella bilder. Långa textblock är otroligt svåra att följa och gör det för enkelt för personen att felaktigt hoppa över en viktig detalj.
Därför rekommenderar jag alltid att du inkluderar bilder (skärmdumpar) och / eller videor för att lägga tydlighet i varje steg. Om ditt team arbetar på distans, och de flesta online-företag gör dessa dagar, då vet du hur viktigt det är att få din poäng över visuellt, eftersom du inte har lyxen att sitta bredvid personen och visa hur det görs.
Jag försöker att inkludera minst en skärmdump med varje steg. På Mac tar jag en snabb skärmdumpar och drar dem till SweetProcess, mitt verktyg för att skapa procedurer. Jag gillar också att lägga till noteringar till bilderna, som lådor och pilar. Därför använder jag de inbyggda noteringsverktygen i SweetProcess, eller använder ibland externa verktyg som Clarify.
När jag verkligen behöver se till att jag får min poäng över, spelar jag in en screencast-video och lägger in den videon i ett visst steg i proceduren. Det finns olika verktyg som gör det enkelt att spela in screencast-videor. För korta inspelningar (mindre än 5 minuter) gillar jag Screenr eftersom den är webbläsarbaserad och lätt att skjuta upp snabbt. För längre inspelningar använder jag ScreenFlow på Mac. Camtasia är ett bra alternativ för dem på Windows.
I början är det alltid en bra idé att själv utföra rutinerna, precis som du har gjort. Bara nu, gör en punkt att följa med de procedurer du har skapat för att bekräfta att du inte har hoppat över några detaljer. Varje gång jag gör det, hittar jag åtminstone en sak som jag har glömt att inkludera.
Hyrde din första anställd eller en virtuell assistent? Blev i en entreprenör? Nu är det dags att ge dem något att göra!
Bra du har dokumenterat några procedurer. Skicka dem ett förfarande och berätta för dem att följa det varje gång de utför den här uppgiften.
Nu när du har börjat delegera dessa rutiner bör du börja känna en lättnad. Det gör saker, men tar mindre tid, vilket har befriat dig att fokusera på viktigare aktiviteter.
Men ditt arbete är långt ifrån komplett! Du måste kontinuerligt övervaka dina system och processer, tweak och förbättra dem för att göra dem mer effektiva.
Det finns flera sätt att göra detta:
Finns det några steg som snubblar upp ditt lag? Var vissa aspekter gjort felaktigt? Dessa avslöjar omedelbara områden där du kan felsöka dina rutiner. Leta efter sätt att lägga till mer tydlighet eller ta itu med vanliga missförstånd.
Du måste kontinuerligt övervaka dina system och processer, tweak och förbättra dem för att göra dem mer effektiva.
När tiden går, kommer du att bli frikopplad från nyanserna om hur sakerna fungerar "på marken". Det är okej. Det betyder att du fokuserar på stora bilder, vilket är vad du ska göra.
Lyckligtvis har du någon som har intim kunskap om nyanserna i dina rutiner: Dina anställda som utför dem! Ge dem möjlighet att ge sina förslag på sätt att förbättra rutiner när de möter ett bättre sätt att göra det. Be dem att lämna kommentarer om själva förfarandet eller helt enkelt skicka sina förslag direkt till dig.
I onlinevärlden går sakerna snabbt. Nya verktyg blir ständigt tillgängliga som gör våra jobb oändligt lättare än de en gång var. Dina förfaranden kan dra nytta av nya verktyg när de kommer till marknaden.
Var alltid på utkik efter dessa och be dina anställda att se upp för dessa också. Under ett år kan du hitta ett nytt verktyg eller en teknik som kan raka flera steg av dina rutiner, vilket gör hela verksamheten mer effektiv.
Med ett bibliotek med standard operativa procedurer som driver ditt företag, har du byggt en maskin som kör sig själv! Du har satt scenen för en spännande fas av skalbarhet och tillväxt.
Så vart går du härifrån?
Du som affärsägare kan sluta vara bunden till att arbeta i din verksamhet. Nu kan du börja jobba med ditt företag.
Med din nyfunna frihet kan du spendera mer tid på att fokusera på saker som:
Har du frågor eller förslag på hur vi kan systemisera våra onlineföretag? Låt oss prata om det i kommentarerna!
Accentsconagua