Share
Time off är en vanlig förmån som erbjuds av de flesta företag. Enligt statistiken från Centrum för ekonomisk och politisk forskning tar den genomsnittliga amerikanska arbetstagaren tio dagar av ett år. Mängden ledighet för arbetstagare i andra länder är dock mycket högre. en USA idag Artikeln rapporterar att det genomsnittliga antalet lediga dagar i många europeiska länder är 30 dagar eller längre-med Österrike och Portugal bundet för det högsta antalet lediga dagar (35).
Vi älskar vår tid! Och varför skulle vi inte? Personliga dagar kan användas för allt från semester till läkare möten och mer. Men om du ska ta tid bort från kontoret, är det professionella att göra en automatisk uppsättning av kontorsmeddelande. Meddelandet kommer att låta kunder och kollegor veta att du inte är tillgänglig och instruera dem vad du ska göra tills du kommer tillbaka.
I den här korta handledningen med en video lär du dig hur du konfigurerar ett meddelande från kontoret i Microsoft Outlook med hjälp av guiden för Outlook Regler. Vi tillhandahåller stegvisa instruktioner om hur du konfigurerar ett automatiskt utan kontorssvar i Outlook. Vi delar också några. Det är också några bra semesterpraxis på semester.
Innan du går vidare för att lära dig hur du använder Microsoft Outlook, se till att ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
I skärmbilden ovan kan du lära dig hur du snabbt skapar ett automatiskt svar i Outlook. Eller läs vidare för skriftliga instruktioner för att hjälpa dig att skapa ett Outlook-meddelande, tips om bästa praxis att följa och mer:
Om du inte har ett Microsoft Exchange-konto måste du konfigurera ditt kontorsmeddelande med hjälp av Outlook: s reglerfunktionalitet. Du kan lära dig mer om hur du använder MS Outlook-reglerna i den här handledningen:
Det första steget att ställa in en Outlook utan kontorssvar är att skapa texten i ditt kontorsmeddelande och spara det som en mall. Börja i din Outlook-inkorg:
Ditt första steg i att skapa ett bortmeddelande är att öppna ett nytt e-postmeddelande. Klicka på Ny E-post ikonen längst upp till vänster. De Nytt meddelande fönstret visas:
Skriv in meddelandet om Outlook-meddelandet i det nya e-postmeddelandet som du just öppnat.Notera: Detta meddelande använder 1000 Email Signatures mall från Envato Elements. Du kan också ladda ner och anpassa din egen e-post signatur från GraphicRIver.
Om du använder e-post signaturbilder eller någon annan typ av inbäddad bild i ditt e-postmeddelande, kontrollera att ditt meddelandeformat är inställt på HTML. Läs mer om mallar för e-post signaturer i den här handledningen:
Skriv ditt Ämne linje och kroppen i ditt e-postmeddelande. Du behöver inte fylla i Till fältet eftersom meddelandet automatiskt skickas till den som skickar ett meddelande till dig.
Här är ett exempel:
Håll ditt Outlook-meddelande i korthet och till den punkten.När du har fyllt i ett utkast till ditt meddelande måste du spara det som en mall. Välj Arkiv> Spara som. en Windows utforskaren snabbmeddelandet visas så att du lagrar och sparar ditt meddelande.
Välj en filplats på din dator för att lagra meddelandet, skriv in filnamnet och spara filen i Outlook-mallformat:
Spara ditt meddelande från kontoret som en mall. Nästa steg i att skapa ett automatiskt meddelande från kontoret är att skapa en regel för att skicka meddelandet. Klick Fil i din Outlook-inkorg för att gå till Kontoinformation skärm:
Du kan komma åt Outlook-reglerna från Kontoinformation skärm.Klick Hantera Regler och varningar. Se till att Email Regler fliken är vald. De Regler och varningar fönstret visas. Du får se en lista med dina nuvarande e-postregler:
Du kan skapa en ny e-postregel från Regler och varningar fönster eller ändra en befintlig.Klicka på Ny regel ikonen ovanför reglerlistan för att visa Regelguiden:
Starta ditt meddelande med en tom regel som kommer att tillämpas på meddelanden du får.Under Börja från en tom regel kategori välj Använd regel för meddelanden jag får alternativ. Klicka på Nästa knapp. Den andra Regelguiden skärmdisplayer:
I den här skärmen definierar du de personer som kommer att få din email-adress utanför kontoret.Notera: Vissa säkerhetsexperter rekommenderar nu att du begränsar vem som får din Outlook utan kontorssvar snarare än att skicka den till alla som skickar ett mejlmeddelande till dig.
För att avgöra vem som får bort kontorssvar, markera rutan nästa till från personer eller offentliga grupper under Steg 1. Klicka på länken under Steg 2 för att öppna din adressbok och välj vem som ska få ditt autentiska meddelande och klicka sedan på Från knapp. Mest sannolikt kommer du vilja välja e-postadresser till medarbetare som du hanterar ofta och e-postadresser till viktiga kunder. När du har valt vem som ska ta emot autosvararen klickar du på ok och klicka sedan på Nästa på Regelguiden.
Om du inte vill begränsa vem som tar emot ditt kontorssvar, klicka på Nästa utan att göra några val på detta Regelguiden skärm. Ditt autentiska meddelande kommer att skickas till alla som skickar ett mailmeddelande till dig.)
Hur som helst, den tredje Regelguiden skärmen visas:
På den här skärmen väljer du den borta meddelandemallen som du skapade tidigare.Välj svara med en viss mall alternativet under Steg 1. Under Steg 2 Klicka på svara med en viss mall länk. De Välj en svarmall fönstret visas:
Välj mallen som innehåller ditt automatiskt svar på svaret.Välj mallen som du skapade tidigare och klicka på Öppna. (Om du inte sparade din mall i standardplatsen kan du behöva Bläddra för att hitta den.)
Klick Nästa att gå till nästa Regelguiden, som frågar om undantag. Vi vill inte ange några undantag. Klick Nästa och du kommer att bli uppmanad att namnge regeln:
Använd finalen Regelguiden fönster för att namnge regeln och slå på den.Skriv namnet på regeln. Se till att Slå på den här regeln kryssrutan är markerad.
Klicka på Avsluta knappen på Regelguiden. Klicka sedan på Tillämpa knapp på Regler och varningar fönstret och klicka sedan på ok.
Du har just skapat en autosvarare i MS Outlook!
Nu när du har skapat dig ur kontorsmeddelandet är det en bra idé att se om det fungerar innan du lämnar ditt kontor.
Du kan testa det automatiska meddelandet genom att skicka ett meddelande från ett annat e-postmeddelande som du äger - så länge du har inkluderat det här e-postmeddelandet i regeln som det är meningen att du ska få meddelandet automatiskt. Eller du kan utnyttja hjälp av en vän vars e-postmeddelande du inkluderade som en som skulle ta emot kontorsmeddelandet.
Efter en kort väntetid (vissa e-postsystem hämtar inkommande meddelanden i satser), kontrollera det e-postmeddelande som du skickade testmeddelandet från. Om du följde stegen ordentligt kommer den e-postadressen att ha tagits bort från autopersonalen.
När du återvänder till kontoret är det dags att stänga av kontorsmeddelandet. Välj från din inkorg Fil att gå till Kontoinformation skärm.
Du måste återvända till Regler och varningar fönster för att stänga av kontorsmeddelandet.Klicka på Hantera Regler och varningar ikon. De Regler och varningar fönstret visas:
Använd kryssrutan för att vrida på Utanför kontorssvar reglera av.Ta bort kontrollen från bredvid Utanför kontorssvar (eller vad du än namngav din regel). Klicka på Tillämpa knappen och klicka sedan på ok. Ditt kontorssvar har blivit avstängt.
För att sätta på den igen, återgå till Regler och varningar fönster. Markera rutan bredvid din regel och klicka sedan på Tillämpa och ok.
Eftersom ditt Outlook-meddelande kommer att tas emot av dina kunder och kunder samt dina medarbetare, måste du se till att det är professionellt. Här följer några bra metoder för att följa Outlook-meddelanden:
Om du vet exakt vem som ska få dina meddelanden förstår du förmodligen sin humor. Du kan infoga lite smakfull humor i ditt meddelande utan att vara försiktig. Det du tycker är roligt kan tyckas oprofessionellt för andra. Om du inte vet vem som kommer att få ditt meddelande, är det nog en bra idé att hoppa över humor.
CollectiveHub har en lista med roliga utan kontors e-postmeddelanden. Jag låter dig bestämma vilka som du tycker är lämpliga.
Din kontorsmeddelande är en professionell kommunikation, och du bör behandla den som sådan. Det kan vara kort, men du bör åtminstone inkludera följande:
För mer information om hur du behärskar korrekt företags e-postformat, studera denna handledning:
Traditionell rådgivning för att inte ha svar på kontoret hade meddelandeskapet när de lämnade och när de kommer tillbaka. Det rekommenderade också avsändaren att namnge en kollega som kunde hjälpa dem som mailar dig när du är borta. Vissa meddelandeskaper inkluderade även uppgifter om sin semester, som var de gick.
Tyvärr har tiderna ändrats. Många experter känner nu att sådana detaljerade kontorsmeddelanden kan göra dig i fara - särskilt om ditt meddelande skickas till alla som skickar e-post till dig, vilket kan innehålla spammare och till och med brottslingar. Det är säkrare att hålla ditt meddelande generellt utan kontorssvar som automatiskt går till alla som skickar e-post till dig. Ett annat alternativ är att kontrollera vem som får din Outlook utan kontorssvar, som jag gjorde i det exempel jag skapade.
Om du vet vem som får din Outlook utan kontorssvar, bör du behandla den automatiska respondern precis som alla andra professionella meddelanden som du skickar. Det betyder att du ska inkludera en e-post signatur med detta meddelande. (Om du inte vet vem som kommer att få bort meddelandet, kan en fullständig email signatur ha för mycket detaljer.)
Om du har en signaturmall upprättad för dina e-postmeddelanden, använder du den här en viktig del av din branding. Detta gäller särskilt om du är en liten företagare eller frilansare.
Om du tar en semester kan du bli frestad att kontrollera din mail ofta. Och våra mobiltelefoner och smarta telefoner gör det lättare att checka in.
Ge inte den frestelsen. Om inte ditt jobb kräver att du checkar in, låt din paus vara en sann paus. Du kommer snart tillbaka till jobbet snart. Njut av din ledighet. När du kommer tillbaka känner du dig mycket mer vilad.
Skapa ett automatiskt svar i Outlook är bara en av de saker du kan göra med ditt e-postsystem. För att lära dig mer om hur du använder Microsoft Outlook, studera dessa handledning:
Vi har också en bra resurs som hjälper dig att organisera din e-postkorg och få kontroll över din e-post. Det heter: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery och det är gratis när du registrerar dig för nyhetsbrevet Tuts + Business.
Du har just lärt dig hur du ställer in ett automatiskt ur kontorssvar i Outlook. Varför inte fortsätta och skapa ett Outlook-meddelande i dag? Om du inte redan har en signaturbild för ditt e-postmeddelande kan du gå vidare och hämta en från Envato Elements eller GraphicRiver.
Accentsconagua