Så här konfigurerar du och kör ett professionellt online webbseminarium

Att välja rätt ämne för ditt webbseminarium och skapa ett bra bildspel för att följa med det är bara början. När du har tagit hand om dem måste du titta på utrustning och verktyg som du behöver konfigurera och driva ett professionellt webinar.

Utan att investera tid och göra forskning för att uppfylla de tekniska kraven för att driva ett webbseminarium, riskerar du att stöta på några problem under din presentation.

Ditt webbseminarium kan kopplas bort om du har en dålig internetuppkoppling eller har förseningar. En annan potentiell fråga är dålig ljudkvalitet på grund av en lågkvalitativ mikrofon samt långsam internethastighet. Slutligen, om du inte investerar tid i en riktig webbkamera, blir din presentation glitchy och suddig.

Men med rätt utrustning kan du leverera ditt webbseminarium utan att lösa något av ovanstående problem.

I det här inlägget täcker vi den viktigaste utrustningen du behöver för att vara värd för ett webbseminarium, hur du väljer de bästa verktygen och alternativa objekt som du kanske vill överväga. Du lär dig grunderna om hur du skapar ett webbseminarium. 

Viktig utrustning och verktyg Du måste köra ett professionellt webbinarium

När du har fått din webinaridé och ditt webbsides slide-däck behöver du några verktyg för att skapa och driva ett professionellt webinar. Detta inkluderar:

• webinar plattform
• bärbar dator eller en stationär dator
• mikrofon
• webbkamera
• snabb internetuppkoppling

Nu när du vet vilka väsentliga saker du behöver, låt oss täcka dem mer djupgående nedan.

Så här väljer du din webbinarplattform

Webinarplattformar finns i många former och storlekar. Några av de populära alternativen är GoToWebinar, WebinarJam, WebinarNinja, Cisco WebEx, Facebook och YouTube Live, och många andra. Det slutgiltiga valet beror på din budget samt antalet deltagare och de funktioner du behöver. Men det finns några saker du behöver tänka på innan du bestämmer dig för din valfria plattform.

I synnerhet vill du se till att din valda webinarplattform erbjuder följande funktioner som hjälper dig under förberedelsesteget:

• social marknadsföring så att du kan marknadsföra ditt webbseminarium på dina sociala medier
• registrera sida som gör det möjligt för personer att inte bara registrera sig för webbseminariet utan också att dela dem efter registrering
• förmågan att skicka påminnelser och meddelanden för att se till att dina registrerade användare visas i tid
• förmågan att fånga e-postadresser så att du kan hålla kontakten med din publik
• tekniskt stöd för både dig som webbsändare och slutanvändare eller deltagare för att säkerställa att de inte stöter på några problem

Se till att din webbplatformsplattform har nödvändiga funktioner för att leverera ditt webbseminarium. Detta inkluderar:

• Möjligheten att dela ditt bildspel och skärmen så att publiken kan se dig och din presentation.
• Enkäter och undersökningar för att maximera publikens engagemang och det låter dig också se om du behöver justera din presentation så att deltagarna inte tråkigt och lämnar.
• Möjligheten att ladda upp ditt webinarmaterial, som alla bilder, foton eller filmer, före webbseminariet. Detta kommer att förbättra din prestanda för webinarier och uppspelningshastighet.
• Möjligheten att lägga till gäster, experter och medarbetare som detta kan göra ditt webbseminar mer interaktivt och mer framgångsrikt
• Stödja externa plattformar så att du kan lägga till social interaktion, exportera video, skapa inbäddade videor och mycket annat

Slutligen vill du se till att din webbplatssplattform ger funktioner som hjälper dig att omorganisera ditt webbinar innehåll och följa med dina deltagare. Leta efter funktioner som:

• Möjligheten att ladda ner video och ladda upp till olika sociala medieplattformar som Facebook eller YouTube.
• Möjligheten att upprepa sessionen så att människor kan se delar som de saknat, tillåter deltagare som inte deltog för att fånga en replay eller helt enkelt rymma en internationell publik.
• Möjligheten att exportera en lista över registrerade användare så att du kan lägga till dem i din e-postlista eller CRM-programvara och följa upp dem.
• Statistik så att du kan mäta prestandan på ditt webbseminarium.

En bra idé är att fråga dina kollegor eller kamrater för rekommendation av webinarieprogram och att göra lite onlineforskning så att du kan jämföra olika plattformar. Du vill också se till att din valda plattform erbjuder en SSL-säker anslutning och en presentatörspanel som hjälper dig att dela bilderna och samverka med din publik samtidigt. Slutligen glöm inte att nästan alla plattformar erbjuder en kostnadsfri försök att dra nytta av det och testa dem innan du fattar ditt slutliga beslut.

Allmän datorinställning

Det är självklart att du behöver en dator för att skapa och driva ett webbseminarium. Men det betyder inte att du måste gå ut och köpa en helt ny dator just nu. Med tanke på ständiga tekniska framsteg bör de flesta moderna datorer kunna köra en webbinarpresentation. Här är några viktiga saker att kolla på din dator:

• Se till att din dator stöder 16: 9-upplösningen eftersom den är den mest använda. Detta förhindrar att webinaruppspelning snedvrids senare och tillåter att ditt webbseminarium laddas upp till plattformar som YouTube, Facebook och andra.
• Använd din datorinställningar för att justera upplösningen eller använd SwitchResX på en Mac för att finjustera skärmens upplösning. För PC, använd inbyggda eller avancerade inställningar i grafikkortsdrivrutinen.
• Att ha ett separat grafikkort med hög kvalitet och tillräckligt med RAM (minst 4 GB) är viktigt eftersom du kommer att vara bildskärmsdisplayer, strömmande video och eventuellt kodning av videon.

Hur man väljer rätt mikrofon

Ljudkvaliteten är viktig. Om folk inte kan höra dig är chansen att de kommer att släppa ut och överge webbseminariet. Som sådan måste du se till att du väljer en kvalitetsmikrofon och reducerar eventuella ljudinterferenser.

Välj en kvalitetsmikrofon och minska eventuella ljudinterferens när du hyser ett webbseminarium. (Bildkälla: Envato Elements)

1. Mikrofonalternativ

När det gäller mikrofoner har du flera alternativ:

1. Headsetmikrofonen är en av de mest prisvärda alternativen och ett bra val om du inte kommer att vara på kamera. Det ger det mest konsekventa ljudet och du kan välja mellan en trådlös eller Bluetooth och trådbunden mikrofon.
2. Klassisk mikrofon med USB-anslutning gör att du kan ansluta till vilken dator som helst. Leta efter en mikrofon som har en ljudbrytare och ljudkontroller som ger dig fler alternativ och större kontroll över ditt ljud. Genom att välja en mikrofon med dessa funktioner kan du enkelt stänga av din mikrofon om du behöver så mycket som att justera volymkontroll, ljudupptagningsmönster och mer.
3. Lavalier mikrofon är ett populärt val för professionella presentatörer. Det är bra att hämta ljudet och producera konsekvent ljud. Men många lavaliermikrofoner använder en 3-stifts XLR-anslutning, som behöver en extra enhet för att ansluta den till datorn eller en annan enhet.
4. Slutligen kan du välja en bommikrofon som använder en standardmikrofon med en bomarm. Fördelen med denna typ av mikrofon är att den kan döljas så att publiken inte ser ledningarna. Dessutom tar en bommikrofon inte upp ljud från ett bord som oavsiktligt rör sig eller från att knacka eller röra på bordet.

I slutändan beror valet på din personliga preferens och din budget. Om du bara har börjat, är en headsetmikrofon eller en USB-mikrofon ett bra val. När du blir mer bekväm med webinars och börjar producera fler av dem kanske du vill överväga att investera i en lavaliermikrofon eller en bommikrofon.

2. Hur minimerar ljudinterferensen

En annan viktig sak att ta hand om är ljudinterferens. Du kan minimera det med följande tips:

• Ta bort alla mobiltelefoner från området. De kommer att skicka information eftersom de börjar dra ner data som e-postmeddelanden och meddelanden, vilket kommer att orsaka ljudinterferens.
• Se till att din mikrofonkabel inte korsar över andra kablar, vilket kan orsaka brus eller ljud i ljudsignalen. Om du inte kan undvika att kablar passerar, se till att de passerar 90 graders vinkel, eftersom det kommer att minska störningen betydligt.
• Ta bort anslutna enheter och enheter, eftersom de har fans som kan lägga till bakgrundsbrus.
• Överväg att använda en ljudförstärkning, såsom åskskum som eliminerar oönskade ljud och ekon. Du kan också investera i en vindruta som går framför din mikrofon, vilket kan hjälpa dig att eliminera plosiva ljud och popeffekten.

Så här väljer du en kamera för ditt webbseminarium

Chansen är att din dator har en inbyggd webbkamera, oavsett om det är en bärbar dator eller en stationär dator. En inbyggd kamera är dock inte det bästa valet för din webbinarpresentation.

Till att börja med använder de flesta inbyggda webbkamerorna autofokusläget, vilket innebär att du kanske inte är helt i fokus. Dessutom har du inte mycket kontroll över sin position, vilket kan leda till några otroliga skott.

Kameran du väljer för ditt webbseminarium är viktigt. (Bildkälla: Envato Elements)

Men om din inbyggda webbkamera är allt du har kan du använda en låda, en stående skrivbord eller ett par böcker för att lyfta upp din bärbara dator och komma närmare ditt ansikte

Ett steg upp från din inbyggda webbkamera är en USB-webbkamera. De flesta USB-webkameror levereras med kontrollinställningar så att du kan justera zoom, videokvalitet och mer. Dessutom innehåller några av dem även ett trådfäste så att du kan justera kamerans höjd. I slutändan förbättras din ögonkontakt med din publik.

Ett annat alternativ att tänka på är en VR-kamera. Denna typ av kamera kommer att ge din publik en mer engagerande upplevelse och är särskilt användbar om du har flera medarbetare eller paneldeltagare på ditt webbseminarium. Tänk på att VR-kameran också är dyrare.  

Om du har en stor budget kan du också överväga att använda en professionell videokamera. Medan detta ger dig mycket kontroll över kamerans position och kvaliteten på din video, tänk på att du behöver en extra enhet för att konvertera kamerans signal till en som känns igen av datorn.

Slutligen kan du använda verktyg som Webcamoid för att justera ännu fler kamerainställningar. Med programvara som Webcamoid kan du lägga till effekter som svartvitt video, posterizeffekt eller förmågan att överbrygga din webbkamera på extra mediakällor, justera ljusstyrka och kontrast och mer.

Internet anslutning

Den sista delen av pusslet är din internetanslutning. Helst vill du se till att du har en snabb internetuppkoppling för att säkerställa att din presentation är klar, din video är skarp och ditt ljud har inga avbrott.

Liknande de andra utrustningsalternativen ovan har du flera alternativ:

• En Ethernet-anslutning är det bästa valet. Att använda en fysisk Ethernet-kabel ger dig den snabbaste anslutningen och inga fluktuationer.

• WiFi är den mest använda typen av anslutning, men den är benägen att fluktuera när människor går med och lämnar samt enheter kopplar upp och kopplar från sig till ditt nätverk.

• Ett mobilnät är ett annat alternativ att överväga, vilket endast bör användas som backup eftersom signalkvaliteten kanske inte är densamma på alla områden.

I de flesta fall kommer din valda webinarplattform att ha rekommendationer om nödvändig nedladdning och uppladdningshastighet. Den ligger vanligtvis mellan minst 4 Mbps och en optimal hastighet på 15 Mbps. Du kan använda ett verktyg som SpeedTest eller SpeedOfMe för att testa hur snabbt din internetanslutning är.

Det finns några extra saker att tänka på för att minimera dataöverföringen och förbättra din internetanslutningskvalitet också:

• Stäng av datasynkronisering för tjänster som Dropbox, Google Drive, fotoöverföringar och liknande.
• Logga ut eller inaktivera verktyg som använder Internet, t.ex. Adobe Creative Cloud.
• Stoppa eventuella dataöverföringar som nätverkskopior, nedladdningar och uppladdningar samt videostreamingstjänster som Netflix.
• Minska antalet anslutna enheter, inklusive tabletter, smarta TV och telefoner.

Välj rätt verktyg för att ställa in och köra ett professionellt webbinarium

Om du vill att ditt webbseminar ska vara en sann framgång, ignorerar du inte den tekniska, backend-inställningen. Med rätt verktyg och tipsen ovan kommer du att kunna undvika potentiella problem med ditt webbseminarium och leverera en fantastisk presentation som är säker på att wow din publik.