Så här förenklas Word-dokumentformatering med stilar

När du vill formatera text i Microsoft Word kan du göra det manuellt genom att välja typsnitt, storlek, färg, justering och andra attribut, men det är ofta lättare att använda formatering med Word-dokumentstilar. 

Vad är Word-dokumentformatering med stilar? En stil är en blandning av Word-formatering som du kan applicera om och om igen, som färg. Du kan använda och ändra Words inbyggda format, och du kan också skapa din egen.

Det finns flera fördelar med att använda format för dokumentformatering i Word:

• Konsistens - Du är säker på att alla rubriker, underrubriker, stycken och tabeller har rätt formatering.
• Fart - Det är snabbare att tillämpa en stil än att tillämpa all formatering separat. Och om du behöver ändra en formateringstyp för dokumentformatering, behöver du bara ändra definitionen på stilen för att ändra formateringen av all text som är märkt med stilen.
• Navigering - Stilar är automatiska bokmärken. När du aktiverar navigationsrutan kan du klicka på rubriker och underrubriker i rutan för att gå till den platsen i dokumentet.
  
• Innehållsförteckningar - Med några få klick kan du lägga in en innehållsförteckning med hjälp av det inbyggda rubriken och underrubrikerna.
  

Se min handledning i Word Innehållsförteckningar på:

För det mesta fungerar Word-dokumentstorlekar i Windows och Mac-utgåvorna.

Så här förenklas Word-dokumentformatering med format (Video Screencast)

Titta på den här skärmvideoprogrammet för screencast för att lära dig hur du formaterar ett Word-dokument med stilar. Eller läs igenom den omfattande skriftliga handledningen som följer.

Du kan följa med ditt eget dokument, eller om du föredrar, ladda ner zip-filen som ingår i denna handledning. Den innehåller ett dokument som heter Lunar Laser Ranging.docx, vilket är ett publikt forskningsdokument, och det innehåller också ett testdokument som heter Sammanfoga stilar.docx. Starta denna handledning med Lunar-dokumentet på din skärm. 

1. Så här applicerar du Inbyggda styckeformat i Word

Word har två grundläggande typer av Word-dokumentformateringsstilar:

• Styckeformat- De gäller minst en hel paragraf och innehåller styckeformatering (anpassning, streck osv.) Och teckenformatering (typsnitt, färg etc.).
• Teckenformat - De kan gälla så lite som ett brev och innehåller bara teckenformatering.

Innan du använder Word-dokumentstilar, gå till Se fliken i Windows och aktivera Navigeringsfönstret. Detta visar de inbyggda rubrikerna för att navigera genom dokumentet.

Navigationsfönstret delar utrymme med panelen Sök och miniatyr

För samma funktionalitet på Mac: n, klicka på rullgardinsmenyn bredvid Sidebar knappen och välj Dokumentkartan.

På macen är dokumentkartspanelen detsamma som dokumentkartan i Windows

Gå tillbaka till Hem fliken och märka avsnittet Style till höger. (Om fönstret är smalt, är sektionen bara en ikon.) Klicka inuti titeln på dokumentet högst upp ("Lunar Science and Lunar Laser Ranging"); Det finns inget behov av att markera någonting. Rul muspekaren över några av formaten för att se en förhandsgranskning och klicka sedan på Titel stil för att tillämpa den.

I Windows rullar du muspekaren över stilar för att se en förhandsgranskning

De Titel stilen dyker inte upp i Navigering rutan, men den Rubrik stilar kommer att visas nestade under den.

Klicka inuti den första rubriken strax under rubriken (1 Introduktion) och klicka sedan på Rubrik 1 i Style-området. Texten får inte bara formateras, men Inledning visas i navigeringsfönstret. Du kan också använda tangentbordsgenväggen: Ctrl-Alt-1 (Windows) eller Kommando-alternativ-1 (Mac).

Genvägarna för rubrikerna 1, 2 och 3 är Ctrl-Alt-1, 2 och 3 (Windows) eller Kommando-Option-1, 2 och 3 (Mac)

Bläddra ner genom dokumentet och använd rubrik 1 till de återstående rubrikerna på första nivån:

• 2 Lunar Science
• 3 nya retroreflektorer på månen
• Sammanfattning och mål

Gå tillbaka till sidan 2 och börja sedan ansöka Rubrik 2 till underhuvudena (den första är "Vätskekärlsmomentet").

Varje rubrik som blir formaterad visas i navigeringsfönstret, nestad under ett rubrik 1-objekt.

Rubrikformat visas som en kapslad hopfällbar lista i navigations- eller kartrutan

2. Ändra en inbyggd styvstil i Word

Det här är bekvämligheten med att använda format för dokumentformatering i Word. För att ändra formateringen av all text som är formaterad som rubrik 1 behöver du inte välja varje textrad och tillämpa Word-formateringen individuellt. Det enklaste sättet är att reformera en av dem, använd sedan det för att uppdatera stilen. Det kommer att ändra alla andra rubriker taggade som rubrik 1.

Välj en av dem och ändra teckensnitt, storlek och färg. Sätt också in en vänsterjusterad flik vid ¼ "(klicka inuti linjalen). Sidhuvudet ska se ut så här:

Styckeformat innehåller styckeformatering, som flikar, förutom teckenformatering

I avsnittet Stil högerklickar du på Rubrik 1 och på snabbmenyn väljer du Uppdatera rubrik 1 till matchningsval.

Om du ändrar formateringen av text som är märkt med en stil, kan du använda Word-formatering för att omdefiniera stilen

Nu bläddrar du ner genom dokumentet för att se de andra rubrik 1-objekten, eller bara klicka på dem i navigeringsfönstret. De har alla den uppdaterade Word-formateringen.

Om du vill öva det igen uppdaterar du rubrik 2-stilen.

3. Hur man skapar och tillämpar en karaktärsstil i Word

Om du vill formatera återkommande text i ett stycke, använd en teckenstil. Du kan göra detta med stilpanelen.

I detta dokument finns det två bilder, märkta "Fig. 1 "och" Fig. 2” . Vi formaterar bara de här etiketterna. Välj "Fig 1 (a)" och gör den djärv kursiv. Lämna texten vald och i Windows, klicka på Nedåtpil i nedre högra hörnet av avsnittet Stilar för att visa Styles-panelen. I det nedre vänstra hörnet av panelen klickar du på Ny stil knapp.

Stilpanelen i Windows visar en längre lista med tillgängliga stilar, plus knappar, för att skapa och ändra stilar

På Mac finns en separat ikon på bandet för Style Manager, och är omedelbart till höger om avsnittet Stilar. De Ny stil knappen märks tydligt längst upp på panelen.

På Mac har Style Manager samma funktionalitet som Styles-panelen i Windows

I dialogen New Style, ge den ett namn på Figur, ställa in Stiltyp till Karaktär, Klicka sedan ok.

Det enklaste sättet att skapa en ny stil är att formatera text, använd den som exempel för stilen

Stilsnamnet är nu listat i panelen och i avsnittet Stilar i ribban. Lägg märke till att den har en "a" -ikon, vilket indikerar att det är en karaktärsstil.

Applicera det: välj "(b)" i bildtexten och klicka sedan på Figur stilnamn i antingen panelen eller bandet för att applicera det. Bläddra ner, använd sedan stilen till "Fig 2".

4. Använda dina stilar i ett annat Word-dokument

Om du vill använda de modifierade eller anpassade Word-dokumentstilarna i ett annat dokument måste du ta in dem. Det enklaste sättet att göra detta är att kopiera och klistra in Word-formatering.

Byta till Sammanfoga stilar.docx. Lägg märke till att den har vanlig, oformaterad text.

Eftersom stilar är en del av ett dokument måste du importera ändrade eller anpassade stilar till andra dokument

Gå tillbaka till originalet, klicka på titeln och klicka sedan på Formatera målare på Hem flik.

Du kan använda formateraren för att kopiera och klistra in Word-formatering mellan dokument

Byt till det andra dokumentet och välj sedan Titel platshållare. Det matchar nu Lunar-dokumentet. Upprepa processen med Rubrik 1, Rubrik 2 och Figur stilar. Du kan också använda tangentbordsgenvägarna för formateraren: Ctrl-Skift-C (Windows) eller Kommando-skift-C (Mac) för att kopiera formatering från vald, originaltext och Ctrl-Skift-V (Windows) eller Kommando-skift-V (Mac)att tillämpa formatering på den nya texten.

Arbeta med stilar för bättre dokumentformatering i Microsoft Word

Nu kan du se varför stilar är så bra: det är snabbare att tillämpa en stil än det är att tillämpa flera dokumentformateringsattribut, det finns mycket mindre chans att det är ett mänskligt fel och dokumentnavigering är automatiskt. 

När du ändrar utseendet på en stil i Microsoft Word ändras all text som är formaterad med den här stilen omedelbart. Och det enklaste sättet att använda modifierade eller anpassade format i ett annat dokument är att klistra in Word-formateringen från ett dokument till ett annat.

För att lära dig mer om att arbeta med Microsoft Word, studera följande handledning:

Redaktionell anteckning: Det här inlägget publicerades ursprungligen 2014. Det har reviderats omfattande för att göra det aktuellt, korrekt och uppdaterat av vår personal - med speciellt stöd från Laura Spencer.