Så här sorterar du data i Excel-kalkylblad (rätt sätt)

Så, du får hand om ett Excel-kalkylblad med tusentals rader inuti det, och du inser att data är allt i ordning. Du kan behöva sortera det baserat på namnen inuti en kolumn eller genom att sortera data från stor till liten.

På ytan är sorteringsdata en enkel uppgift i Excel, och appen gör det säkert enkelt att sortera enkelt. Det finns emellertid mycket mer effekt i hur du kan sortera och omordna data i dina kalkylblad. Här är tre Excel-sorteringsmetoder som du lär dig i den här handledningen:

1. Sortera data enkelt med bara några klick.
2. Ange flera, cascading sorteringsregler, till exempel sortering alfabetiskt av staten, och sedan efter län.
3. Skapa helt anpassade sorter för att beställa dina data med någon regel du anger.

Sortering av data kan också vara lite farligt ibland; vad händer om du bara sorterar en enda kolumn och datan blir feljusterad? Jag ska visa dig hur man undviker det. Låt oss börja.

Så här sorterar du data i Excel-kalkylbladet (Quick Video)

Denna skärmdump täcker flera tekniker för att sortera dina data. Titta på den här tre minuters videon för att snabbt lära dig dessa professionella Excel-arbetsflöden. Vi börjar med en enkel sortering och utvecklas till mer avancerade tekniker för att säkerställa att du alltid kan sortera data på samma sätt som du behöver.

 

Läs vidare för en steg-för-steg guide om hur du sorterar data i Excel-kalkylblad, med hjälp av enkla till avancerade tekniker.

Provdata (gratis Excel-arbetsbokhämtning)

Som en del av denna handledning har jag skapat en arbetsbok som du kan arbeta med när du lär dig datasortering. Ladda ner arbetsboken gratis, och använd det medan du lär dig sortering i Excel. 

1. En enkel sortering i Excel

Sortering kan vara en mycket enkel, tvåklicksprocess för att omorganisera data i kalkylbladet. Låt oss lära oss hur.

I en Excel-arbetsbok, börja med att klicka i en cell i den kolumn du vill sortera. Nu, se till att du är på de Hem fliken i Excel-bandet och hitta Sortera och filtrera knappen längst till höger om den.

De Sortera och filtrera knappen lever längst till höger om fliken Hem på bandet.

Observera att i sorteringsalternativen kan du sortera texten "A till Z" eller "Z till A." Dessa enkla alternativ sorterar Excel-data i alfabetisk ordning, beroende på vilket alternativ du väljer.

När du sorterar data i Excel sorteras hela raden. I huvudsak kolumnen du väljer kommer att vara den "nyckel" som Excel använder för att bestämma hur du ska sortera data, men varje rad är en post som borde grupperas tillsammans.

Beroende på vilken data du har valt kan du sortera alfabetiskt eller numeriskt. Om din kolumn har numeriska värden kan du sortera från minsta till stora mängder, medan textdata sorteras utifrån alfabetisk ordning.

I exemplet ovan har sorteringsalternativen ändrats eftersom jag har valt en kolumn med siffror.

Det är verkligen så enkelt att utföra en grundläggande sort. Klicka bara på insidan av en kolumn med data, välj ett sorteringsalternativ, och Excel kommer att ordna om uppgifterna i ett kalkylblad.

Jag har sorterat data i det här kalkylbladet baserat på klienten med bara två klick.

Snabbtips: Försök också sortera genom att högerklicka inuti en kolumn och välj Sortera och välja hur du vill sortera originaluppgifterna.

2. Hur Inte att sortera din Excel-data

Det är också viktigt att lära sig om ett av de farligaste sätten att sortera data i Excel, en metod som kan förstöra dina ursprungliga data.

Problemet uppstår när du har ett stort kalkylblad med data, men du av misstag sorterar bara en kolumn med data. Varje rad av data i Microsoft Excel är verkligen som en post som borde vara densamma över hela raden. 

I skärmdumpen nedan har jag färgkodade raderna så att du kan se risken att markera och sortera endast data i en kolumn.

Jag har färgkodade raderna i det här exemplet så att vi kan se till att våra data sorteras korrekt. Färgerna ska springa hela vägen över varje rad utan några raster om data sorteras korrekt.

De stora misstag som Excel-användare gör är att välja endast en enda kolumn när du sorterar och väljer felaktigt alternativ i nästa fönster.

Excel försöker även varna oss, med ett fönster märkt Sortera varning. Popup-fönstret har val för Expandera valet (välj den här!) eller Fortsätt med det aktuella urvalet.

Jag har alltid trott att de val som detta fönster ger dig inte är helt klart. Bara vet att du vill använda Expandera valet för att se till att Excel innehåller alla kolumner när du sorterar data.

För testens skull, låt oss se vad som händer när vi har valt en enda kolumn och valt Fortsätt med det aktuella urvalet sorteringstyp.

Om du använder fortsättningen med det aktuella urvalet kommer det bara att sortera en enda kolumn med data, vilket är säkert att förstöra ditt ursprungliga kalkylblad.

I skärmdumpen nedan kan du se hur problematisk denna typ av typ är. Även om Belopp fakturerat kolumnen sorterades minst till största, alla övriga kolumner stannade på plats. Det betyder att våra data inte längre är korrekta.

Som du kan se från de motstridiga färgerna, bara data i Belopp fakturerat kolumnen sorterades, så kalkylbladet är nu felaktigt.

Sammanfattningsvis finns det två nyckel "dont's" när det gäller att sortera data:

1. Börja inte med att markera en enda kolumn i kalkylbladet.
2. Använd inte Fortsätt med aktuellt urval alternativ om du arbetar med en enda kolumn - se till att du utvidgar ditt dataval.

3. Avancerad Excel-datasortering

Hittills har en enkel sortering gjort det möjligt för oss att sortera för en enda typ av data. Vad händer om vi vill överväga två typer av data i vår sortering?

Vad händer om vi ville ...

• Sortera alfabetiskt av staten och sedan av länet i ett kalkylblad.
• Sortera alfabetiskt med namnet på en klient, och sedan av varje typ av projekt som vi gjorde för dem.
• Sortera våra kunder i en lista alfabetiskt, och sedan med belopp för varje enskilt projekt, från största till minsta.

Svaret på alla dessa är ett avancerat sortiment där du kan ställa in flera nivåer av sorteringsdata. Låt oss gå igenom det sista exemplet med hjälp av provdata.

För att komma igång, klicka någonstans inuti dina data och hitta Sortera och filtrera alternativ och välj sedan Anpassad sortering.

Öppna avancerade sorteringsalternativ genom att välja Sortera och filtrera> Anpassad sortering.

I det här fönstret kan vi lägga till flera sorteringsnivåer. Börja med att klicka på rullgardinsalternativet bredvid Sortera efter och välj en kolumn som du vill sortera efter.

I mitt fall väljer jag Klient från rullgardinsmenyn och lämna den Sortera på inställd på värden och Ordning inställd på A till Z. På vanlig engelska kommer detta att sortera Excel-kalkylbladet baserat på alfabetisk ordning.

Nu, låt oss klicka på Lägg till nivå. Detta skapar en ny rad i sorteringsalternativen och låter oss lägga till en andra organisationsnivå.

Jag kan nu välja Belopp faktureras från den andra nedrullningen. Kombinationen av dessa två regler börjar med sortering baserat på klientnamnet, och därefter med det belopp som faktureras för varje projekt.

Du kan fortsätta lägga till så många nivåer som du vill ha det här avancerade sorteringsfönstret. Rönsekvensen är viktig; du kan flytta en rad upp för att sortera först med det belopp som faktureras, till exempel och sedan av kunden.

När vi trycker på ok, Excel kommer att sortera kalkylbladet baserat på de regler som vi har byggt i det här fönstret.

Tips: För ännu mer avancerad sortering, prova att ändra Sortera på rullgardinsmenyn för att ändra din sort till avancerade funktioner, som sortering baserat på cellens färg.

Avancerad sortering gör det möjligt att bygga två nivåer av dataanalys i kalkylbladet. Om sortering på en enda faktor inte räcker, använd en avancerad sort för att lägga till mer ström.

Samla och fortsätt lära

Sortering är ännu en färdighet som kalkylark wranglers kommer att hålla sig redo i sin Excel-arbetsbok. När du behöver resekverera data i ett kalkylblad är det för tidskrävande att klippa och klistra in linjer i en viss ordning, så sortering är ett måste.

Som alltid kan du bygga på de färdigheter du lärde dig idag genom att dyka in i mer bra Excel-tutorials. Kolla in länkarna nedan:

• Sortering av data är en kraftfull färdighet, men ibland vill du sammanfatta och förstå dataset istället, med hjälp av pivottabeller.
• Här är en sammanfattning av fler sorteringshandledning om du vill lära dig denna färdighet från en annan källa.
• Lär dig hur du arbetar med Excel-formler i hur man hanterar dina Excel-formulär.

Hur sorterar du dina data? Används enkla metoder eller det avancerade sorteringsverktyget för att säkerställa perfekt sortering varje gång?