Share
Data tar över världen. Och ofta har vi bara så mycket att det är en utmaning att finna mening i den för att förstå situationen i åtanke.
Kalkylblad är ett av de bästa sätten att analysera dataset för deras struktur och användarvänlighet. Men många datasatser är bara för stora för att du enkelt kan ta hand om dig. Du behöver sätt att hitta de data du söker och begränsa databasen.
I den här handledningen lär du dig att använda ett Google Sheets-filter för att begränsa de data du ser. Då lär du dig hemligheterna om du använder Google Sheets sort-funktionen för att sätta data i den sekvens du behöver se den i.
I skärmbilden nedan kommer jag att gå igenom sortering och filtrering av data i Ark. Du får se bästa praxis för hur du applicerar filtrering och sortering direkt inuti Ark.
Fortsätt följa för en illustrerad titt på dessa nyckelarkets tekniker: sortering och filtrering av dina data.
Medan du arbetar igenom den här handledningen, tveka inte att följa med mina exempel med hjälp av en exempeldataserie. Jag har förberett några provdata som du kan använda för att prova sortering och filtrering i Ark.
Ladda ner filen här, ladda upp den till Ark, och använd den för att tillämpa de tekniker jag beskriver i denna handledning.
Sortering data i Arkiv handlar om att ändra den ordning som data i kalkylbladet visas i.
När jag tänker på sortering tänker jag på två nyckelfaktorer:
En nyckel till sortering är att säkerställa att en hel bord sorterar tillsammans. Typiskt kan varje rad i en data betraktas som en "post" eller en enda datapunkt. Varje rad innehåller en datapunkt och varje kolumn har ett annat attribut eller sätt att beskriva den data.
Till exempel kan varje rad i kalkylbladet representera en försäljning som du gjorde till en kund i din webbutik. Då kommer varje kolumn (attribut) att fånga en viktig detalj om försäljningen, som den tid det gjordes, kundens adress och det totala försäljningsbeloppet.
I exemplet data som ingår i denna handledning är varje rad en "rekord" av en anställd som vi rekryterar, och varje kolumn har en egenskap som beskriver den kandidaten.När du sorterar den data är det avgörande att det förblir grupperat korrekt. Om du bara sorterar kolumnen som innehåller försäljningsvolymen har du plötsligt felaktigheter i dina data! En $ 100-försäljning är nu tilldelad fel kund, till exempel.
Därför är det viktigt att sortera data korrekt. Låt oss gå igenom några exempel nedan.
En av de vanligaste sorteringsuppgifterna för Google Sheets är att sortera dina data från A-Z. Det gör det vanligtvis lättare att läsa data, och det förenklar också att hitta specifika rader som du vet att du letar efter.
Innan jag börjar sortera är mitt första steg alltid att markera hela bordet. Detta minimerar risken att vi av misstag kommer att sortera i fel kolumn eller bara sortera en del av data.
När du har fått hela uppsättningen data markerad, gå till Data> Sortiment menyalternativ, som du kan se på skärmdumpen nedan.
När du har fått datatabellen markerad, gå till Data> Sortiment För att börja sortera dina data med Arkets lätta verktyg.Även om det finns inbyggda alternativ att sortera från A-Z eller Z-A, är det mycket lättare att använda verktyget som är inbyggt i Ark för sortering. I skärmdumpen nedan kan du se ett typiskt exempel på hur man ansöker ett slag. Du kan helt enkelt välja den kolumn som du vill använda sorteringen till.
Se också till att du sorterar i den "riktning" du vill ha. För textdata kan du sortera alfabetiskt (A-Z) eller omvänt alfabetiskt (Z-A.)
Välj den kolumn som du vill sortera dina data baserat på, samt den riktning som du vill sortera dina data, till exempel alfabetiskt eller omvänd alfabetiskt.När du har gjort det så hittar du dina data sorterade, säkra och ljuda! Notera på skärmdumpen nedan att vi har sorterat vår data baserat på namnet på det företag som kandidaten arbetar för.
Nu när vi har sorterat baserat på kolumnen Företag märker vi att raderna är placerade i ordning enligt företagets alfabetiska ordning.Det är också en bra idé att hålla koll på dina data när du sorterar den. Värsta fallet är att du bara sorterar ett kolumn, medan resten av uppgifterna stannar på plats. I skärmdumpen ovan är det faktum att ID-kolumnen inte längre är (1, 2, 3, 4 ...) i ordning visad att alla kolumner i data flyttas i låsteg.
Vad händer om du vill sortera baserat på två kategorier? Till exempel i våra anställdas data kanske vi vill sortera utifrån deras intresse, och sedan namnet på deras företag. Låt oss prova ett exempel på samma sätt.
Med informationen markerad, återgå till Data> Sortiment meny. Den här gången klickar du på Lägg till en annan sorteringskolumn att lägga till ett andra kriterier för din datasortering. Nu kan du sortera utifrån flera regler.
I den här menyn gäller ordern. Observera att den första regeln säger "sortera efter", och då säger den andra regeln "sedan av." I exemplet nedan har jag satt menyn för att sortera baserat på intresse alfabetiskt och sedan av företaget alfabetiskt.
Klick lägg till en annan sorteringskolumn att ge dig flera olika regler för dina uppgifter.Använd dessa flera nivåer för att verkligen ange hur den färdiga data ska visas. Du kan lägga till så många sorteringsregler som du vill ha dataförlusten precis rätt.
Under sortering ändras ordningen och sekvensen av data i ett kalkylblad, filtrering Ändrar vilka data som för närvarande är synliga i kalkylbladet. Låt oss lära oss att tillämpa Google Sheets-filter så att vi kan begränsa de data som vi ser.
För att börja lägga till filter markerar du datatabellen. Gå sedan till Data> Skapa ett filter på Arkiv-menyn.
Nu när du har aktiverat filtrering ser du en liten ikon längst upp till höger i rubriken. Klicka på den ikonen och så kommer du att se en lista med värden som finns i den kolumnen på snabbmenyn som du kan se i skärmbilden nedan.
Klicka på ikonen i kolumnrubriken för att välja vad du vill begränsa dina data till.På den här popupen kan du enkelt byta av eller på de kriterier som du vill att dina data ska mötas. När du trycker på ok, kalkylbladet kommer att begränsas till att endast visa data som matchar de här reglerna för Google Sheets-filter.
Såsom sortering kan du stapla flera nivåer av filtrering. I exemplet nedan lade jag till ett filter till Löneklass kolumn.
Detta är ett bild-perfekt exempel på hur användbar filtrering kan vara för att ge mening om en dataset. Genom att kombinera ett "intresse" -filter med ett "löneklass" -filter har jag en raffinerad lista över två kandidater ur en möjlig 100.
Det är en viktig skillnad att komma ihåg att filtreringsdata inte tar bort eller tar bort data. Det står fortfarande bakom kulisserna och väntar på att visa igen när du ändrar filtreringsinställningarna.
Här är något att tänka på medan du arbetar med filtrerade data: du måste vara försiktig med vilken data du lämnar bakom kulisserna. Jag kan inte berätta hur många gånger jag har arbetat i ett kalkylblad och missat det faktum att data "saknades" eftersom det avlägsnades från visningsfilen för Google Sheets.
Jag håller alltid ögonen på två saker om uppgifterna inte är meningsfulla:
Notera i denna skärmdump att radnumren (utanför kalkylbladet längst till vänster) inte längre är i följd, såväl som filtreringsikonen ovanför kolumn F.Dessa två knep är perfekta för att du aldrig ska "sakna" data i kalkylbladet.
Filtrering och sortering är viktiga verktyg för att begränsa och välja data. Kolla in handledningarna nedan för mer tips om hur du använder Ark för dataöversyn och analys.
Du har just lärt dig hur du använder filter och sorterar i Google Sheets. Hur hanterar du att arbeta med stora dataset? Användar du filterverktygen för Google Sheets sort och Google Sheets för att begränsa dina dataset, eller använder du andra analytiska verktyg?
Accentsconagua