Share
Efter den amerikanska industrins Charles M. Schwab gjorde sin förmögenhet i stålindustrin i början av 1900-talet investerade han sin rikedom i vad som ansågs vara det mest ambitiösa privata huset i New York City. Kostnad 7 miljoner dollar, och med 75 rum, Riverside byggdes över ett fullständigt stadsblock på Upper West Side av Central Park. Efter att Schwab dog, fick New Yorks borgmästare Fiorello La Guardia möjlighet att göra Riverside till sitt permanenta bostad. Han avböjde och ansåg huset för stor för en offentlig tjänsteman.
Hur blev Schwab en så rik människa som bor i New Yorks mest avundsvärd herrgård? Två skäl. Först visste han en bra idé när han såg en. För det andra, tack vare hans förmåga att upptäcka en bra idé, använde han ett enkelt men effektivt system för att hålla reda på vad han behövde göra varje dag.
I början av 1900-talet kontaktades Schwab av effektivitetsexpert Ivy Lee. Lee lovade att han kunde drastiskt förbättra Schwabs effektivitet. Om Lee system fungerade, skulle Schwab betala vad han trodde att systemet var värd.
Schwab kom överens. Han mötte Lee i några minuter, under vilken Lee lärde honom en enkel teknik. Den hade tre komponenter:
Enligt företagsliv var Schwab så glad över resultatet av denna teknik att han skickade Lee en check på 25 000 dollar.
Vissa människor häver detta som födseln av to-do-listan. Sanningen är att listor länge varit en del av mänsklig kultur. I antiken var världen organiserad kring religiösa övertygelser och praxis, och listor ligger i hjärtat av många större religioner. Tänk på Torahens Tio budord eller Buddhas Fyra ädla sanningar. Som italiensk romanförfattare Umberto Eco påpekade under en intervju med den tyska tidningen Spiegel:
Listan är kulturs ursprung. Det är en del av historien om konst och litteratur ... Oavsett vilken man tittar på kulturhistoria hittar du listor. Faktum är att det finns en svimlande grupp: listor över heliga, arméer och medicinska växter, eller av skatter och boktitlar.
Listor är avgörande för mänsklig kultur, eftersom de hjälper oss att skapa mening för världen. Listor tillåter oss att organisera världen runt oss, och-mer betydligt-våra egna liv.
Ange uppgiftslistan. På grund av det mest grundläggande är en förteckning en lista över uppgifter som du planerar att slutföra idag.
Att behålla en att göra-lista har flera fördelar. En att göra-lista hjälper dig att:
Låt oss titta på några av dessa fördelar på djupet.
En att göra-lista hjälper dig att hålla fokus på två sätt. Först när du har slutfört en uppgift kan du vända dig till din att göra-lista för att se vad du ska göra nästa. Detta stoppar att du slösar bort tid och mental energi och återkallar vad som behöver göras. Du har redan fattat beslut om vad du ska göra nästa. Som produktivitetsexpert Brian Tracy sa en gång:
Varje minut du spenderar i planering sparar 10 minuter i körning.
För det andra vet du att du har en att göra-lista hjälper dig att fortsätta fokusera på uppgiften för hand. Ditt sinne vandrar mindre eftersom det vet allt som behövs för att vara medveten om tas hand om i din att göra-lista. Detta har bevisats av psykologiska experiment.
I sin bok Willpower: Återupptäcka den mesta mänskliga styrkan, Roy Baumeister och John Tierney sammanfatta en studie där deltagare blev ombedda att läsa tio sidor av en roman.
En del av gruppen, innan de satte sig ner för att läsa romanen, blev ombedda att notera viktiga ofullbordade projekt i sina liv och att göra en plan för hur de skulle klara de här projekten. Deltagarna som blev ombedda att göra detta fokuserade bättre på texten, fann att deras sinnen vandrade mindre och visade en bättre förståelse av texten de läste.
Baumeister och Tierney slutsatsen:
Persistensen av distraherande tankar är inte en indikation på att det omedvetna arbetar för att avsluta uppgiften. Det är inte heller det omedvetna som gör det medvetna om att slutföra uppgiften direkt. Istället frågar det omedvetna medvetet om göra en plan. Det omedvetna sinnet kan tydligen inte göra detta på egen hand, så det näver det medvetna sinnet att göra en plan med detaljer som tid, plats och möjlighet. När planen är bildad, kan det omedvetna sluta att krossa det medvetna sinnet med påminnelser.
Med andra ord fungerar din att göra-lista som en minnesbank. Med en att-göra-lista kan du släppa bort allt som behöver göra i framtiden, för att det tas hand om. Då kan du ge 100% av din uppmärksamhet åt vad du jobbar med just nu.
Trots att du gör listor hjälp med produktivitet, är de inte en panacea. Forskare över på produktivitetsappen iDonethis tittade på att göra-listorna över appens användare. De fann att 41% av föremålen på uppgiftslistor aldrig slutfördes. För att göra listor för att arbeta för dig behöver du veta hur man skapar och använder dem på rätt sätt.
Nu vet du vad en uppgiftslista kan göra för dig, låt oss titta på hur du kan börja använda dem-den rätta vägen. Följ bara dessa fem steg:
Innan du kan skriva en att göra-lista, behöver du uppgifter att fylla i med.
Du kan, som Charles Schwab, sitta ner vid ditt skrivbord i slutet av varje dag och tänka "vad behöver jag göra imorgon?" Att ha detta utrymme att reflektera kan vara till hjälp. Men problemet är att du ofta kommer ihåg vad som behöver göras på obehagliga tider. Kanske kommer du ihåg uppgifter när du vaknar i mitten av natten eller när du är djupt involverad i ett helt orelaterat projekt.
På grund av det godtyckliga sättet att vi kommer ihåg vad som behövs gör det en bra idé att ha ett system för att fånga upp varje uppgift som du tror kan behöva lägga till din att göra-lista. Det kan innebära att du bär ett anteckningsblock med dig, installerar en anteckningsapp på din telefon eller mailar dig själv varje gång du kommer ihåg en uppgift. Det viktiga är att ditt infångningssystem fungerar för dig och din livsstil.
Leo Babauta av Zenhabits förklarar sin föredragna metod:
Bär en liten anteckningsbok (eller vad som helst fångstverktyg fungerar för dig) och skriv ner några uppgifter, idéer, projekt eller annan information som dyker upp i ditt huvud. Ta det ur huvudet och på papper, så glöm det inte.
Utöver att hjälpa dig att komma ihåg uppgifter, stannar skrivande uppgifter ner dem som mager på baksidan av ditt sinne. Som vi vet från Baumeister och Tierney frigörs din mental energi så att du bättre kan fokusera på uppgiften.
Observera att du i detta skede inte bestämmer om du ska följa upp på uppgiften eller ej. Det är bäst att notera ner alla idéer du har, även för uppgifter eller projekt du är säker på att du inte har tid för. På det sättet håller du ditt sinne fri från mental rodnad, och du kommer aldrig att uppleva ånger att tänka "vad var det stora projektet jag föreställde mig tidigare? Jag önskar jag skriver ner den".
När du har ett infångningssystem på plats måste du filtrera de uppgifter du noterar ner. Det betyder att bestämma vilka uppgifter du faktiskt behöver göra (eller vill göra), vilka är galna idéer som du aldrig kommer att runda till, och vilka är framtida projekt.
Lägg åt sidan en gång varje dag när du tar uppgifter från ditt infångningssystem och lägg dem in i en arbetslista för de närmaste 24 timmarna.
Se till att varje uppgift är specifik och handlingsbar. Om du inte kommer att kunna berätta när en uppgift räknas som färdig, ska den inte vara på din att göra-lista. Forskning visar att det är mer sannolikt att sätta vaga uppgifter på din att göra-lista gör att du kan förutse.
Du måste kunna se igenom din arbetslista och säga "ja det är klart". Behöver du hjälp med att ställa in uppgifter som är lämpliga? Ta en titt på vår handledning om SMART-mål. Uppgifter på din att göra-lista är bara små mål, trots allt.
Du kan utveckla ditt eget system för att bestämma vad du ska behålla på din lista och vad som ska kasseras. Alternativt är Eisenhower Matrix perfekt för att hjälpa dig att ställa in prioriteringar. Pratar om att prioritera ...
Du har en lista över objekt som du planerar att slutföra för dagen framåt. Men vilken ska du göra först?
Din att göra-lista är inte färdig förrän du prioriterar uppgifterna i listan. Du kan göra detta med:
Du kan läsa mer om hur man gör det Ät den grodan eller använd Slutversion tillvägagångssätt i vår handledning om att börja med en produktiv tankegång.
Forskning visar att om vi tillåter oss en obegränsad tid att slutföra en uppgift, tar vi längre tid att göra det, och vi kommer göra ett sämre jobb. Utan tidsfrister ger människor frestelsen att förhöra.
En studie av Dan Ariely och Klaus Wertenbroch fann till exempel att studenter som arbetade med självpålagda tidsfrister gjorde sig bättre på papper än de som gav sig "så länge det tar" för att slutföra papper.
När du ställer in en tidsgräns kan det hjälpa till att använda Pomodoro tekniken. Denna teknik delar upp din arbetstid i 25 minuters bitar. Ju mer du använder tekniken, ju bättre kommer du att uppskatta hur lång tid en uppgift ska ta.
Om en uppgift kommer att ta längre tid än två timmar, bör du bryta ner det i mindre uppgifter. På det sättet kan du bättre uppskatta hur lång tid varje uppgift ska ta och ange lämpliga tidsfrister.
Nu är din lista klar, du kan arbeta med uppgifterna! Börja med uppgiften högst upp i listan och arbeta dig ner. När du har slutfört en uppgift, korsa den och gå vidare till nästa.
När du fyller i din lista, tänk på följande:
Använder du en att göra-lista för att hjälpa dig att hålla dig produktiv? Om så är fallet, vad gör du för att göra din lista så effektiv som möjligt? Vilka strategier har du lärt dig i den här handledningen som du planerar att genomföra? Vi skulle gärna höra från dig, så låt oss veta i kommentarerna nedan.
Grafisk kredit: Checkbox designad av Simon Henrotte från Noun Project.
Accentsconagua