Share
"Det enda som förblir detsamma är förändring" är en ganska lämplig beskrivning av livet, och det kan vara fullständigt avskräckande att försöka navigera förändringen samtidigt som produktiviteten fortsätter.
Små och stora förändringar, nya möjligheter, livsval och omständigheter utanför din kontroll stack upp för att skapa ett ständigt föränderligt landskap. Det är på denna skiftande mark som du försöker bygga ett produktivt, fokuserat liv.
Lyckligtvis kan du lära dig att upprätthålla stabilitet även i den pågående förändringen. Det är inte alltid lätt, men med några viktiga strategier är det genomförbart. Och ju mer du gör det desto lättare blir det.
Människor tenderar att jämföra säkerhet med förutsägbarhet. Vi känner oss säkrare när vi vet vad som kommer, även när det vi kan exakt förutsäga inte är så trevligt, värdefullt eller gott.
Foto av pågående arbete från Envato Unstock.Denna konstiga lilla tweak av mänsklig psykologi är det som driver människor att stanna i demoraliserande, dödsituationer istället för att söka förändringar och en bättre, ny situation. Säkerheten som du känner av att kunna förutse, förutse och till och med uppleva samma sak (även när det är hemskt) uppväger ofta rädslan att du känner när du inte har någon aning om vad som kan hända sedan.
Det är dock en myt att förutsägbarhet är lika med säkerhet. Här är ett enkelt exempel: 77% av bilolyckor inträffar inom 15 mil från förarens hem. Över hälften händer inom 5 mil från förarens hem. En tredjedel händer inom en mil från hemmet. Forskning visar att som förare är mer bekant med sin väg blir de mindre uppmärksamma och mindre medvetna. Med andra ord, när du kör bekant, välkända, förutsägbara, "säkra" rutter blir du lat.
Du slutar betala uppmärksamhet.
Och du kraschar.
Effekten av förutsägbarhet kan vara densamma inom något område av livet. Eftersom du känner dig trygg, slappnar du av. Du slutade försöka så hårt. Du tenderar att zonera ut och göra ett mediokert, lustigt jobb på vad som helst du gör. Eftersom situationen är så bekant, så förutsägbar, känner du dig trygg och bekväm; du märker inte din egen latskap och brist på omsorg.
Brist på förändring leder till apati. Ändring är inte bara viktigt eftersom det är en viktig ingrediens i tillväxten. förändring är viktigt eftersom det håller dig vaken och levande.
Om du kan se förändring som en positiv upplevelse, inte en negativ, kan du reagera på det annorlunda och minska den stress det orsakar. Att minska din stress hjälper dig att fatta bättre beslut. Om du svarar på förändring med panik och stress kommer du att få en negativ upplevelse och negativa följder från förändringen. Men genom att vara lugn, kommer du att fatta bättre beslut mitt i förändring, få insikt istället för att lägga upp försvar. När du ser förändras som ett hot blir det skrämmande. Men när du ser förändring som ett tillfälle för lärande och tillväxt, så är det vad det är.
Bookend rutiner är kraftfulla eftersom de ger dig normalitet, förutsägbarhet och den känslan av säkerhet, i början och slutet av din dag. Oavsett vilken konstighet du stöter på eller hinder du står inför i din arbetsdag, har du något bekvämt att räkna med i båda ändarna. Du kan börja din dag känna dig trygg och i kontroll och sluta känna dig trygg och lugn.
Att använda rutiner när du slår stötar på vägen finns en nyckelpunkt: håll dina rutiner tillräckligt enkla för att anpassa dig till förändrade omständigheter. Bygg dina bokningsrutiner på åtgärder du kontrollerar, snarare än på en plats, verktyg eller resurs som du inte kontrollerar. Till exempel, istället för att göra "gå till gymmet" ett viktigt steg i din morgonrutin, ändra den till "träna i minst 30 minuter." På så sätt kan du anpassa din träning till vilken miljö som helst: gå till gymmet, när det är möjligt, eller göra yoga eller ta en promenad. Du kan läsa om morgon och kväll rutiner, och hur man etablerar rutiner, i denna handledning:
Genom att ompröva varje steg som en allmän åtgärd snarare än en särskild användning av en resurs eller miljö, tar du bort beroenden och kan behålla din bokningsrutin även när du är mitt i förändring: reser, flyttar eller något annat.
Hur du hanterar information, utmaningar, projekt och arbete är lika viktig för din produktivitet (mer kanske) än de specifika projekten på din tallrik. Genom att standardisera ditt tillvägagångssätt till arbetsskapande metoder kan du använda för att lösa alla typer av problem. Du kan närma sig alla dina uppgifter med tillförsikt och en viss expertis.
Avstå från frestelsen att göra dina arbetsmetoder superspecifika. Precis som med bokningsrutiner kan du dra nytta av att generalisera ditt tillvägagångssätt. Ofta kan du standardisera dina metoder helt enkelt genom att reframa dem.
Tänk på hur du vanligtvis närmar dig ett nytt projekt eller en uppgift. Tar du anteckningar? Forskning? Skissa ut idéer? Brainstorm med kollegor? Delta i möten Mindmap-lösningar och detaljer? Planerar du uppgifter eller närmar dig dem med prioritet eller brådskande? Ta en linjär strategi? Eller dyka in i detaljerna?
Börja märka mönstren för hur du jobbar just nu och dra sedan tillbaka för att se den större övergripande bilden. När du till exempel arbetar med ett designprojekt kan du tillbringa tid för att först lära dig allt du kan om din klient, deras bransch, konkurrenter, mål och så vidare. Då kan du börja komma med stora, breda koncept och sedan minska de breda idéerna till några som verkar fungera. Nästa steg är att börja raffinera begrepp och detaljer i en specifik designlösning.
När du går tillbaka kan du identifiera ditt arbetssätt som ett stort mönster som kan upprepas på nästan alla projekt:
När du ser de stora mönstren i ditt tillvägagångssätt, har du en arbetsmetod för nästan vad som helst. Ett välkänt mönster ger dig verktyg och rutin som du kan lita på, även när du hanterar en ny kund, en ny typ av jobb, mer arbete än vanligt, ett nytt jobb, en svår personlig omständighet eller något annat antal faktorer. Du kan använda din typiska metod för att ta itu med något nytt hinder.
Kännetecken hjälper oss att känna sig mer bekväma och säkra, vilket gör oss mer avslappnade och kan hjälpa till att minska stressen och effekterna av att hantera nya eller omväxlande omständigheter. Ju mer du kan använda ett välbekant tillvägagångssätt, välbekanta verktyg och välbekanta metoder för att ta upp nya hinder eller lösa nya problem, desto mer effektivt och kreativt kommer du att arbeta.
Det är frestande, när ditt liv eller arbete är i omvälvning, att besluta att inte oroa sig för produktivitet ett tag. Problemet med denna totala produktivitetsförlust är dock att det är väldigt svårt att komma igen. De produktivitetsvanor du byggt så omsorgsfullt kommer att sönderfalla om du inte behåller någon framåtriktad rörelse, och då måste du börja om igen.
Det finns inget behov av att driva dig hårdare än vad du borde när du hanterar svåra situationer eller förändringar. Ange ett minimum. Du kan ställa in minsta utmatning med en utgående kvot eller med en tidskrav. Till exempel kan en konstnär bestämma sig för att göra en skiss eller konceptritning varje dag. Eller en designer kan ställa en tidskrav - kanske en timme eller två om dagen - att spendera på nytt designarbete.
Det finns två sätt att ett minimikrav på produktion kommer att hjälpa dig mitt i förändringar. För det första kommer dina mina färdigheter och produktiva vanor att degenereras genom att du ställer in en minsta effekt. Du kanske känner att ditt arbete under den här tiden inte är väldigt kreativ eller av hög kaliber, men du stärker fortfarande dina färdigheter och behärskar ditt hantverk. För det andra kommer ett minimikrav på produktion att ge dig ett ankare, en ritual av normalitet som kan hjälpa dig att hålla fokus och gå vidare även när du arbetar med en fördröjningstid eller att ändra några grundläggande.
Det finns två arbetsrutiner som hjälper dig att behålla produktiviteten oavsett vad som händer. Den första är en daglig omslutningsrutin. Det här är en uppsättning uppgifter, kommunikation, informationsfångande och projekt pausar det du gör i slutet av varje arbetsdag. Du kanske har en lite utökad version som du gör före helgen.
Till exempel, här är en ändrad rutin som jag följer:
Din dagliga omslutningsrutin kan behöva vara helt annorlunda. Vilka uppgifter behöver du göra för att dela relevant information, stänga alla öppna kommunikationsslingor, uppdatera din planering, fånga lös information och göra det enkelt att återuppta ditt arbete nästa dag? Tänk igenom det, sätt de här uppgifterna i en logisk ordning och gör dem till din dagliga omarbetade arbetsrutin. Dagliga omslag hjälper dig att komma igång på jobbet enkelt och hålla dig från att förlora fart från dag till dag.
Du kan också dra nytta av en slutrutin för färdiga projekt. Det spelar ingen roll om ett projekt slutar för att du har slutfört arbetet eller projektet avbröts. En stängningsrutin hjälper dig att städa upp och avsluta all information och resurser som är involverade i projektet.
En stängningsrutin kan innebära följande:
Stängningsrutiner hjälper dig att begränsa antalet öppna slingor i ditt liv. De hjälper dig också att se till att du har gjort det slutliga, nödvändiga arbetet med ett projekt (du kan skapa specialiserade checklistor för detta om det behövs) och lära av varje projektupplevelse och varje kund.
När du följer en standardrutineringsrutin, bygger du långsamt en katalog över filer och en rik portfölj; du kommer att kunna falla tillbaka på den här informationen efter behov utan att krympa genom en eftersläpning av obearbetade dokument och oordnade, föråldrade projektmaterial.
En solid daglig rytm kommer från att kombinera dagens huvudelement på ett sätt som du kan lita på att skapa en rutin som kan böjas med dig även under omväxlande omständigheter och arbetsbelastningar.
Enkelhet är nyckeln till en bra daglig rytm. Det finns egentligen bara två väsentliga delar: tidsblock och övergångar.
Tidblock är kärndelen av din dag; De består av dina vanliga rutiner, till exempel bokningsrutiner, dina primära arbetsuppgifter och de specialiserade eller planerade objekten i din dag som möten och möten.
Dina tidsblock kan skilja sig från dag till dag, men om du fortsätter att rytma för att flytta från tidsblock till övergång till tidsblock för övergång, kommer du att ha ett stadigt mönster att följa även när en dag är dramatiskt annorlunda än nästa.
Dina övergångar är de delar av din dag som leder dig från en gång till ett annat. Smidiga övergångar leder till produktiva tidsblock. Messiga, frustrerande övergångar leder till stress och gör det svårt att lösa sig i nästa block.
Goda övergångar byggs av tillräcklig tid, fysisk rörelse, mental vila, förberedelse och konsistens.
Som en tumregel, ge dig själv minst tio minuter mellan tidsblocken. Lägg till mer tid men om du behöver resa eller prep (dusch och klä, skriva ut papper, göra stopp, etc.) eller om blocket du slutar är mentalt beskattande.
Om du har satt, stå upp, sträck eller ta en kort promenad. Gör lite yoga. Gör något för att få dina muskler att röra sig och ditt blod flödar och att syre fyller upp dina lungor. Regelbunden fysisk rörelse hjälper dig att arbeta bättre.
Övergångstid är när du släpper på vad du just har gjort och rensar dig mentalt för att delta i vad som kommer nästa gång. Fysisk rörelse hjälper dig att fokusera på din kropp och släppa bort dessa mentala störningar. Du kan också meditera, sjunga, göra en chore, ha en konversation eller göra något annat mentalt avkopplande och avleda för att hjälpa dig att rensa din hjärna.
Organisationen i dina övergångar tar bort så mycket stress. Var organiserad i vad du gör med alla saker som tillhör ditt sluttidsspärr: sätt dina gymspår i din gymnastikväska, eller arkivera dina papper eller gör anteckningar på telefonsamtalen. Sätta elementen från det sista blocket bort säkert så att du vet att du snabbt och enkelt kan få dem nästa gång. Tillbringa några minuters stängning "varje gångs block, du hittar en ordnad uppsättning leveranser eller element som väntar på dig nästa gång.
Överensstämma med dina övergångar, följ samma sätt att stänga sista blocket, ta tillräckligt med tid för övergången, gör fysisk rörelse, låt dig vara psykiskt vilande och upprätthålla organisationen. Konsistens förvandlar din övergångstid till en ritual som beror på din dag. Du kommer att tänka bättre och fungera bättre när du värdesätter dina övergångar. Istället för att rusa och stressa ut, kommer du lugnt att flytta från en aktivitet eller uppgift till nästa.
För att följa den dagliga rytmen, gå fram och tillbaka mellan ett dedikerat tidsblock och en övergångstid. Detta är en enkel, jordad strategi, men det kommer inte att ske naturligt; distraheringar är många. De i ditt eget huvud kommer att skrika högst. Du börjar arbeta på en uppgift, bestämma dig för en annan, vaffel fram och tillbaka och sluta bli frustrerad. Låter bekant? Jag har gjort det så många gånger. Men mina dagar är vettiga och faller i en naturlig ebb och flöde, när jag följer min rytm av tidsblock och övergångar.
En dag kan se helt annorlunda ut än nästa när innehållet i din tid blockerar. Men din rytm kommer att förbli densamma, vilket innebär att du har kontinuitet och kontroll.
Ibland ser du att ditt älskade arbetsflöde misslyckas eller att din rutin faller ihop. Eller kanske de verktyg du har beror på är inte tillgängliga eller är inte längre tillräckliga. Krisen kommer inte alltid att skrika genom dörren; Ibland kryper det i och demonterar vad du är beroende av, och det tar ett tag att märka att något är väldigt fel.
Det första framsteget är att identifiera problemets hjärta. Är det hela ditt arbetsflöde, till exempel, eller en viss punkt i det som orsakar ont? Är det hela din rutin, eller ett steg eller en resurs som bara inte fungerar för dig längre?
Försök sedan att eliminera punkten, steget, verktyget eller faktorn helt. Om du inte kan göra det i verkligheten, gör det teoretiskt. Föreställ dig hur ditt arbetsflöde, din rutin eller det här området skulle se ut utan detta speciella, besvärliga element i det. Vad skulle inte bli gjort? Vilka är beroenden? Vad skulle ske i resten av arbetsflödet eller rutinen?
Nu är det dags att leka med några idéer. Vad kan du göra för att ta bort eller minska beroenden? Vilken typ av ersättare kan du göra? Vilka ändringar eller vilket nytt verktyg skulle lösa problemen du stöter på? Skriv ut funktionerna, målen, önskelistan för en idealisk lösning. Observera att ibland är den bästa lösningen att eliminera steget eller verktyget genom att reroutera beroenden så att det inte finns några negativa konsekvenser.
När du har byggt upp en klar uppfattning om din idealiska lösning eller ersättning, leta efter alternativ. Forskning hur andra har löst detta problem. Titta på de tillgängliga verktygen. Tänk på förslag och liknande lösningar eller ersättningar.
Du kan också titta på hur du kanske kan tweak eller arbeta kring fel eller svaghet i din aktuella problempunkt. Ibland är ersättning inte det bästa alternativet; ibland är en förändring i ordning eller betydelse mer lämplig, eller i hur du använder ett verktyg kan du ta bort problemen och återställa funktionaliteten.
Om du hittar några lösningar som verkar passa dina behov, prova dem, en i taget. Ange en tidsgräns för testning. Använd din önskad lista med konstruerad funktion som standard för acceptans. orderfunktioner och behov efter prioritet, för att du kanske inte hittar något som uppfyller varje önskan. Vet vad du är villig att ge upp.
Testa för en bestämd tidsperiod; När tiden är klar väljer du den bäst lämpliga lösningen, tar den på plats och går vidare framåt. Om det du hittat inte är idealiskt (det är knappast någonsin), kan du fortsätta undersöka nya lösningar. Men håll inte upp din rutin eller arbetsflöde för att göra det. Använd den bästa passformen du har hittat och håll dig fast med det, så du kan fortsätta framåt och behålla produktiviteten. När du har forskat och sammanställt en ny lista över alternativ kan du ställa in en annan testtid och prova dina nya alternativ.
Förändringarna och hindren i livet kan sakta ner dig, men de kommer inte att spåra dig. Använd de system du har byggt. Beroende på dina rutiner. Och använd strategier som minimala utgångar och standardiserade arbetsmetoder för att hålla på uppgiften när du hanterar vad som än kommer.
Kalenderikon designad av Kokopako från Noun Project.
Accentsconagua