Share
Oavsett om du är frilans eller arbetar i en byrå, om du är en kreativ proffs, har du behandlat scope creep. Att lära sig att förhindra och hantera omfattande kryp är en viktig färdighet för en framgångsrik kreativ professionell, för att låta det räckviddet skryta i vilje kan vara förödande.
Författare och speldesigner Sande Chen förklarar:
Eftersom vissa projekt involverade förgreningsberättelse betyder det att om en sektion skärs från spelet på grund av produktionskostnader, kommer detta att påverka hela förgreningsstrukturen och jag måste skriva om historien igen.
Denna typ av beroende är vanligt i alla slags skapande arbete. Klienten kan begära vad som verkar vara en enkel ändring, tillägg eller radering, men den kreativa proffsen måste göra omfattande arbete för att uppnå det utan att riva upp projektets struktur. Chen slutade skriva om en "episk historia med många grenar" totalt tre gånger på grund av dessa sorters förfrågningar. De flesta frilansare har inte råd att ge bort antalet timmar som är inblandade i den typen av boendearbete. och ingen kreativ professionell bör förväntas göra så mycket arbete gratis.
(Chen är förresten nu noga med att inkludera omskrivningar i varje kontrakt, men för att begränsa antalet tillåtna.)
Kreativa proffs sätter sina priser på två primära sätt: per timme eller genom projektet.
Vid första anblicken verkar det som att använda timvisa priser skulle göra det enkelt att hantera omfattande kryp. Om en kund begär mer arbete, spåra och ladda bara för dina timmar. Projektpriser, å andra sidan, erbjuder ett visst projekt (eller del av ett projekt) som är färdigt för ett visst belopp. När ytterligare klientförfrågningar eller ändringar trickle in antas det ofta att de passar in i den angivna uppskattningen. Det betyder självklart att du nu gör ytterligare arbete för inga extra pengar.
Det finns två problem med att använda en timmeavgift för att undvika omfattande problem. Det första är att många kunder föredrar en projektuppskattning. de vill veta den totala budgeten för projektet. Den andra frågan är att tidsförvaltningen är lika viktig som ekonomisk förvaltning. Om du tillåter något projekt att expandera utan gränser, även om du fakturerar ytterligare timmar för det, har du lite tid kvar för andra projekt, nya kunder och intressanta möjligheter. I huvudsak blir du en tids slav till det enda krypande projektet, och när det äntligen slutar har du lite, om något annat arbete som fortfarande är igång.
Lösningen är att använda en kombination av projekt och timpris. Skapa din projektberäkning som vanligt, och när din klient vill ha ändringar eller tillägg som inte ingår i den ursprungliga uppskattningen, erbjud dig att göra arbetet med din standard timpris. Låt din kund veta att du har ett visst antal lediga timmar som du kan ägna åt projektet för de ytterligare förfrågningarna.
Det finns flera viktiga förebyggande tekniker, som redan undersökts fördjupad, för att hjälpa dig att stoppa räckvidden innan det börjar.
Ett enkelt sätt att hantera omfattande kryp är att planera för något av det. Det är vanligt att alla kreatörer kommer att behöva ta itu med det på ett visst stadium. Som Andres Max, UX konsult och grundare av Ideaware noterar:
Enligt min erfarenhet har scope creep varit en del av över 80% av de projekt jag har arbetat med. Det är en av de största fienderna att hålla ett projekt i tid och inom budgeten.
Rosie Brown, tidigare frilansfotograf och nuvarande kreativ projektledare på Sterling Communications, rekommenderar denna metod:
Vi inkluderar alltid mentalt ett ytterligare designsteg. En kund kan ha en liten budget och tror att han eller hon inte behöver något omarbetat - "Jag litar på dina mönster," säger han. Men alla har en vision och två cent, så berätta bara för det i din prissättning och i ditt schema och tillåta feedback. Det bästa fallet är att klienten verkligen kommer att vara nöjd med din första (eller scoped) design och har inga ändringar, och du kan glatt överraska honom med en lägre faktura.
Om du lägger till ett ytterligare steg i projektet, kanske som ändringar eller justeringar, kan du svara på några av de oundvikliga klientförfrågningarna eller justera projektet till feedback utan att ladda in för flera timmar. Om timmarna inte behövs får du in projektet till en lägre kostnad än vad som beräknas. Var bara säker på att du håller koll på tiden som läggs in i det ytterligare steget, och när det är uppehållet, meddela till din klient att ytterligare ändringar eller förfrågningar faktureras varje timme.
Så du har gjort så mycket med förebyggande som möjligt, inkluderat ett ytterligare steg i din uppskattning, och nu är du bra in i projektet. Din klient skickar e-post med en annan begäran, men den här gången vet du att det kommer att lägga till arbete bortom din beräknade ersättning. Tid för lite kundkommunikation på programplanering med hjälp av skript, frågor och alternativ.
Ett skript i det här fallet betyder en uppsättning av förutbestämda rader som du använder när du svarar på klientförfrågningar, snarare än en uppsättning datorkommandon. Om du tenderar att bli förvirrad när du förhandlar med kunder eller om du arbetar med en särskilt påträngande klient kan skript hjälpa dig att behålla din kompis och din inkomst.
Känner du historien om Bartleby Scrivener? "Jag föredrar att inte" är kanske det enda kraftfullaste skriptet finns. Du kan lägga till lite mer till dina skript. Här är några exempel:
Använd dessa eller skriv din egen. Minns dem och behåll dem sparade på din dator, och använd vid behov samtal, ansikte mot ansikte, telefon eller via e-post. Kraften i manuset är i repetitionen. Om du använder samma skript eller en liten variation, varje gång samtalet "En liten begäran" händer, kommer din klient (så småningom) att lära dig att ditt svar inte kommer att förändras. Att hålla sig till samma formulering och ett konsekvent meddelande hjälper dig att undvika att säga "ja" ur tryck eller ångest och det hjälper din klient att förstå att du verkligen menar vad du säger. Repetition fungerar.
Frågor är ditt nästa kommunikationsverktyg. Att använda många, många specifika frågor, från början av klientrelationen hjälper dig att definiera kunders behov och prioriteringar så att du vet vad de förväntar sig. Det enklaste sättet att frustrera en klient och skada dig själv är att anta att du förstår varandra.
Rob Waite, medgrundare av Hostpipe, rekommenderar djupt dykk i början av kundrelationen eller projektet:
Jag driver en Discovery-session med varje potentiell ny kund för att se vilka övergripande mål och mål som är för verksamheten och arbeta med dem för att skapa strategier på kort, medellång och lång sikt. Detta bygger tid och förtroende hos våra kunder, och det djupa dyket innebär att jag också kan ta reda på eventuella problem som vi kan snubbla över när vi arbetar tillsammans. Det är en betald för session, följd av en omfattande rapport och handlingsplan för kort, medellång och lång sikt.
Att göra en första Q & A-session en del av ditt arbetsflöde kan förhindra missförstånd och oklara förväntningar som ofta leder till att ett projekt kan bli begått i ytterligare förfrågningar och pågående ändringar.
Det är inget fel med att helt enkelt dra ut ett fast "nej" och lämna det ljuvligt till din klient. Men kanske vill du inte nödvändigtvis sätta ner det arbete som begärs. du behöver helt enkelt se till att du kommer att kompenseras för det. Alternativ gör det möjligt för dig att ge din klient vald valfrihet samtidigt som du ger möjlighet att skydda din tid och inkomst. När en förfrågan kommer in skapar du endera eller alternativet och delar den med din klient.
Här är några exempel:
När förfrågan kommer in då är ditt jobb att:
Du är öppen för ytterligare förfrågningar och idéer utan att utsätta dig för tids- och pengarbegränsningar utanför det ursprungliga avtalet. Din klient upprätthåller en känsla av kontroll över projektet, medan du behåller den självständighet du behöver över ditt arbete.
Ju större och mer komplext ett projekt är desto mer sannolikt kommer räckvidden inte bara att krypa men sprida sig mot tidigare gränser. För att hålla ditt projekt i kontroll, använd faser, prioriteringar och slutpunkter.
Min allmänna tumregel är att varje projekt som kräver fem timmar eller mer blir uppdelat i faser. Dessa faser kan bara vara kända för mig (beroende på hur lätt jag kan kommunicera dem med min klient). Men de flesta kunder verkar vara mer bekväma när de vet mer: vad man kan förvänta sig, när man ska förvänta sig det och vad man kan förvänta sig efter det.
Att ha faser ger dig ett enkelt sätt att inkludera omfattande extraarbete, för extra kostnader. När en ny idé eller förfrågan kommer in, svara på:
Brown delar hur hennes firma använder faser:
Vi omfamnar alltid deras feedback, men vi följer upp med att fråga vad som är nödvändigt för denna fas. Många kunder kommer med några riktigt bra idéer som vi önskar de kreativitet som de hade tänkt på när vi byggde upp omfattningen. Det betyder inte att dessa idéer ska skjutas ner. Istället skriver vi allt och frågar vad som är nödvändigt för att avsluta projektet och vad som kan vänta på ett senare skede.
Du kan också begära betalningar per fas så att du aldrig hamnar med en stor del av projektet utan betalning efter att du har investerat timmar av din tid i den. Faser gör att dina kunder lätt kan förstå vad du jobbar med just nu och när du kommer att arbeta i nästa fas.
När du får en begäran som väsentligt skulle ändra budgeten eller driva tidsfristen som tidigare avtalats, är det dags att be din kund att välja ett val.
Klienter inser ofta inte vad en enda förändring kommer att påverka när det gäller den övergripande utformningen, de resurser som behövs, den tid och budget som krävs och de beroenden som berörs. När du hjälper dem att se effekterna av en förändring när det gäller deras prioriteringar, är de utrustade för att göra smartare val.
Slutpunkter är så viktiga i kreativt arbete, för som vi alla kreativa proffs vet är det aldrig riktigt gjort. Det finns alltid utrymme för förbättringar. Det finns dock också andra projekt som väntar. Att ha ett sätt att sätta upp projekt eller faser, kalla det en dag och gå vidare till nästa sak är viktigt för ränta och inkomst.
Se till att varje fas i ett projekt innehåller en tydligt definierad slutpunkt som accepteras av både dig och din klient. Du kan också ange en slutpunkt som ett lock eller ett förutbestämt antal timmar du är villig att lägga in i ett visst projekt eller en fas. Det hindrar dig från att låta hela ditt företag konsumeras av ett projekt eller kund, med risk för att du saknar andra möjligheter.
Omfangskryp är inte något att ignorera.
Kreativt arbete är i sin natur subjektivt och svårt att definiera. Därför är det så viktigt att vi som kreativa experter lär oss hur vi skyddar oss själva, vårt arbete, vår kreativa energi och våra kunder från den långsamma tortyren av ständigt växande projekt.
Om du gör ditt arbete i förebyggande syfte och har några av dessa hanteringsmetoder för hantering och hantering av skräp, kan du göra bra jobb, hålla dina kunder glada och hålla dina projekt på rätt spår.
Grafisk kredit: Över tid ikon designad av iconsmind.com, GB från Noun Project.
Accentsconagua