Kalkylblad får en dålig rap för att vara svår att läsa. Att göra kalkylblad användarvänliga handlar om att lägga till lite av formatering-ta grundläggande steg som att lägga till kolumnrubriker, justera din anpassning och använda rätt färg i dina kalkylblad.
Formatering är ett måste, men villkorlig formatering är ännu mer kraftfull. Villkorlig formatering ändrar hur en cell visas, baserat på vad som finns inne i cellen.
Grundläggande villkorlig formatering kan ändra bakgrundsfärgen för en cell baserat på cellens värde.I skärmbilden ovan kan du se kraften i villkorlig formatering. Jag har setup en mycket grundläggande regel som gör bakgrunden till en cell med ett positivt värde grönt, medan ett negativt värde blir röd.Det enda som ändras är bakgrundsfärgen baserat på värdet.
Andra exempel på villkorlig formatering kan innefatta:
När du skriver villkorlig formatering anpassas formateringen till vad som finns i cellen. I den här handledningen hittar du hur lätt det är att använda villkorad formatering i Excel.
I den här videon går jag igenom några av de enklaste sätten att använda villkorlig formatering. Du får en överkropp se hur jag använder villkorad formatering i Excel för att markera viktiga data.
Resten av denna handledning kommer att fokusera på att lägga till villkorliga format på dina kalkylblad. Läs vidare för att ta reda på hur du kan använda dem i dina egna kalkylblad.
Denna handledning innehåller ett exempel kalkylblad som du kan ladda ner gratis och använd för stegen nedan.
Kalkylblad kan vara överväldigande ibland. Den goda nyheten är att villkorlig formatering i Excel är lätt att komma igång med tack vare Excel inbyggda stilar.
Vi ska titta på Excels inbyggda format för villkorlig formatering. För var och en av dessa stilar kan du ansöka dem genom markerar listan med data du vill formatera och sedan hitta Villkorlig formatering knapp på Hem fliken av bandet.
Använd villkorlig formatering genom att markera en lista med data och välj sedane Villkorlig formatering från Excels band på Hem flik.När du har öppnat menyn Excel-villkorlig formatering väljer du ett av alternativen för att börja tillämpa villkorad formatering.
Genom att välja alternativet markeringsceller kan du formatera celler på olika faktorer. Klicka på Villkorlig formatering och välj ett av alternativen från Markera cellreglerna menyn för att komma igång med villkorlig formatering.
Markera celler för att tillämpa förinställningar.Tänk på dessa alternativ som förinställningar för villkorlig formatering. Så här fungerar alla:
Låt oss titta på ett exempel. Jag väljer Större än för mitt exempel. Sedan ställer jag in ett värde i popup-fönstret. I skärmdumpen nedan bestämde jag mitt värde för att vara $ 22.000, och använde Alternativet "Green fill ...".
Formatera celler större än i Excel.Som du kan se använde Excel villkorlig formatering i förhandsgranskningen, och alla värden större än $ 22.000 markerades i grönt.
Den här menyn är ett utmärkt sätt att anpassa dina villkorliga formateringsregler. Du kan enkelt bygga regler för hur du formaterar dina celler genom att börja med "Markera celler" alternativ.
Ett annat bra sätt att ställa in Excel-villkorlig formatering är med Top / Bottom Rules alternativ. Du kan enkelt välja att markera de övre och nedre 10 objekten i en lista, eller tillämpa ett annat alternativ.
Klicka på Villkorlig formatering alternativ, välj Top / Bottom Rules panelen och välj sedan en av de formateringsalternativ som visas.
Top / Bottom Rules i Excel.I mitt fall väljer jag Över medel möjlighet att markera alla försäljningsbelopp som ligger över genomsnittet i uppsättningen.
Popup-fönstret är mycket lik det tidigare exemplet, och vi väljer Grön fyllning ... från rullgardinsmenyn.
Jag har valt alternativet Green Fill att markera i grönt någon av cellerna som ligger över genomsnittet i listan.Observera i skärmbilden ovan att Excel automatiskt markerar grönt i gröna någon av cellerna i grönt.
De alternativ som vi har tittat på hittills kräver att Excel ger vissa regler. Om du vill ha det snabbaste sättet att lägga till villkorlig formatering, prova några av alternativen nedan.
Ett av de snabbaste sätten att lägga till mening i kalkylbladet är att välja databar alternativ. Datavärden placerar staplar inuti celler som representerar "storlek" av data i din lista.
Välj mellan antingen en gradient eller en fast substans från databar fylla.För att tillämpa ett villkorligt villkorat databas markerar du först dina data. Hitta sedan Datafält alternativ och välj från en av lutning eller fast fyllning alternativ.
Skärmbilden nedan visar effekten av databar för att illustrera data. I Januari 2017 kolumn, motsvarar de gröna gradientstängerna längden till mängden. De lägsta mängderna har de kortaste staplarna, medan högre mängder har längre staplar.
Databarens villkorliga formateringsalternativ illustrerar verkligen dina data, precis inuti cellen.Datafält är en bra illustration av kraften i villkorlig formatering i Excel. Lägg märke till hur mycket lättare det är att hitta de största beloppen än kolumnen i februari, bara genom att skanna längderna på staplarna.
Färgskalor uppmärksammar verkligen de högsta och lägsta värdena i en lista med data. När du har markerat dina data, återgå till Villkorlig formatering alternativet och välj ett av alternativen från Färgskalor meny.
Färgskalor villkorlig formatering i Excel.Färgskalorna i miniatyrer representerar färgerna som kommer att appliceras på dina data. Jag väljer den första ikonen i listan, och du kan kolla in resultaten nedan:
Färgbetingad formatering markerar celler med bakgrundsfärger baserat på deras värden.I exemplet ovan har det bästa försäljningsresultatet en mörkgrön bakgrund medan det lägsta värdet är rött. Alla övriga värden är i nyanser av gult och grönt för att representera försäljarens prestanda.
Alternativet färgskala har en mängd olika villkor för formatering av Excel. Prova flera av de andra miniatyrerna för att tillämpa andra färger på dina data.
Ikonsatser är ett annat bra sätt att lägga till lite extra stil i kalkylbladet. I mitt exempel kommer jag att markera mina data och välja några pilar från de villkorliga formateringsalternativen.
Ikonuppsättningarna inkluderar pilar för att visa ändringar i data, liksom andra ikoner som flaggor och staplar för att visa data direkt inuti cellen.
Ikon Ange villkorlig formatering i Excel.I uppgifterna nedan har jag en procent förändring kolumn för att visa hur säljaren utförde jämfört med föregående månad. Detta är ett utmärkt sätt att visuellt representera dina data.
Ikonen för procentändring hjälper dig att snabbt granska dina data och anpassar automatiskt om data ändras.Var och en av dessa inbyggda ikonstilar är utformad för att hjälpa dig att bedöma dina data genom att snabbt titta på den.
Alla dessa villkorliga format anpassas när data ändras. Om försäljningssiffrorna ändras ändras automatiskt automatiskt ikonen i enlighet med detta.
Vanligtvis börjar jag med en av de inbyggda stilerna och modifiera den enligt min smak. Det är mycket lättare att använda ett inbyggt villkorligt formateringsalternativ och tweak det, istället för att skriva egna från början.
Denna handledning omfattade Excel villkorlig formatering. Du lärde dig hur du lägger till stilar i dina celler som förändras dynamiskt baserat på vad som är inne i cellen.
Det här är saken: Med hjälp av formatering blir dina kalkylblad enklare att läsa. Men med hjälp av villkorlig formatering i Excel kan du lägga in insikt direkt till dina celler. Det låter dig titta igenom dina data och förstå det snabbt.
Här är fler bra handledning som hjälper dig att jämföra dina Excel-färdigheter:
Hur använder du villkorlig formatering? Vilka är dina favoritstilar att tillämpa på en cell och hur använder du den? Låt mig veta i kommentarerna.