Share
Excel är bra, men försöker räkna ut hur man använder Excel på egen hand kan få dig bara så långt eftersom det inte är intuitivt. Men om du använder teknikerna och tipsen i den här handledningen kan du få jobbet snabbare och utan stress.
Lär dig hur du applicerar Excel-formler, beräkningar, filtrering, datapanulation, effektivitet i arbetsflödet och mycket mer. Här är ett dussin Excel-tekniker och funktioner du behöver veta.
Innan du börjar, fortsätt och ladda ner det kostnadsfria Excel-arkivet. Det finns flera ark i filen, en för att öva varje av de tolv Excel-teknikerna. Titta på den fullständiga handledningsscreencast ovan eller arbeta igenom den stegvisa skriftliga versionen nedan.
Varje formel måste Börja med ett lika tecken. Om du inte har ett lika tecken, kommer Excel inte att göra beräkningen. Det kommer bara att visa vad du skrev. Det är Excels sätt att säga, "Hej, beräkna det här." Tänk på resultatet av din formel som vad som borde vara på vänster sida av likatecken om du använde penna och papper.
Och var skriver du en formel? Skriv det i cellen där du vill att svaret ska visas. Se det enkla arket i den fria Excel-filen för den här övningen.
Exempel: lägg till värdena på B2, B3 och B4 och sätt in summan i B6
I B6, skriv in denna formel:
= B2 + B3 + B4
Enkel formelTryck sedan på Stiga på för att få resultatet. Om du inte trycker på Stiga på (eller klicka på den lilla bock precis ovanför kolumn A), inget kommer att hända.
Enkel formel inmatadSubtraktion, multiplikation, delning och exponenter fungerar på samma sätt. Använd de symboler du normalt brukar eller hänvisar till i diagrammet till det mesta:
| Drift | Symbol |
|---|---|
| Tillägg | + |
| Subtraktion | - |
| Multiplikation | * |
| Division | / |
| Exponent | ^ (exempel: B5 ^ 2 är värdet av B5 kvadratiskt) |
| Större än | > |
| Mindre än | < |
| Större än eller lika med | > = |
| Mindre än eller lika med | <= |
| Ansluta sig | & |
Om du vill göra en kalkyl som är lite mer involverad än en enkel formel, sätt in en funktion i din formel. Excel har cirka 400 av dem, så du kommer säkert hitta några som du behöver. Det finns funktioner för företag, statistik, finans, datum och tid, text, dokumentinformation och mer.
Syntaxen för alla funktioner är:
= FUNKTIONENS NAVN (...)
Du börjar alltid med ett likformat om funktionen är i början av en formel, då namnet på funktionen, sedan en uppsättning parenteser. Det finns vanligtvis något i parentesen, men inte alltid.
Exempel: Hitta totalt och medelvärdet av en kolumn med siffror. Se "Funktionsbladet" i den fria Excel-filen för den här övningen.
I B10, skriv in funktionen:
= SUMMA (B2: B8)
I B11 anger du funktionen:
= MEDEL (B2: B8)
Summa och medelvärdeTryck Stiga på för att få resultaten.
Summa och genomsnittliga resultatLåt oss säga att du skriver en formel längst upp i en kolumn och vill återanvända formuläret nerför kolumnen (eller om du har en formel i början av en rad och vill återanvända formeln i rad). I stället för att manuellt kopiera och klistra in, använd Autofyll funktion för att göra snabbt arbete ut av det och har formeln justera sig automatiskt. Du kan också använda Autofyll att ange månader eller dagar i veckan automatiskt.
Att använda Autofyll, leta efter den lilla pricken i det nedre högra hörnet av den aktuella cellen. (Om du har flera celler vald, delar de en gemensam punkt.) När du lägger muspekaren på pricken blir pekaren till en crosshair. Dra sedan korset i kolumnen eller över raden.
Exempel: Gör enkel multiplikation i D2, sedan Autofyll ner till D8. Se "autofyll" -bladet i den fria Excel-filen för den här övningen.
Skriv den första formeln som du normalt skulle.
Autofyll formelAnge formeln. Om det behövs, klicka på igen D2. Rul muspekaren över den tunga pricken i cellens nedre högra hörn och muspekaren blir en crosshair.
Mus blir en crosshairBåda dragkorset ner kolumn D, eller bara dubbelklicka. Kolumnen kommer att ha rätt formler och korrekta resultat nerför kolumnen.
Dubbelklicka för att markera kolumnenDu kan använda Excel som en liten databas, sortera rader data alfabetiskt eller numeriskt och filtrera bara de data du vill ha. Det fungerar bäst när kolumner har rubriker, som förnamn, efternamn och så vidare.
Det viktigaste att komma ihåg är inte välj en kolumn före sortering. Det kommer att sortera kolumnen oberoende av resten av data, och det är nog inte vad du vill ha. När du klickar i en kolumn är Excel tillräckligt smart för att veta vad du gör.
När det gäller filtrering har Excel stora automatiska verktyg.
Exempel: Sortera en lista med efternamn, ort eller annan kolumn, i stigande eller fallande ordning. Se "Filtrera och sortera" -bladet i den fria Excel-filen för den här övningen.
Enkel sortering i ExcelKlicka på någon cell i Efternamn kolumn. På Hem fliken på Band, klick Sortera och filtrera, sedan Välj A till Z eller Z till A. Prova detta med någon av de andra kolumnerna.
Du kanske har märkt att du kan filtrera från samma rullgardinsmeny.
Exempel: Filter nu listan för att bara visa adresser från alaska och kalifornien.
Klicka någonstans inom dataområdet och från Sortera och filtrera meny, välj Filtrera.
Enkelt filterSå fort du gör så märker du att kolumnrubrikerna får nedrullningspilar. Nu:
FilterboxListan visar nu bara raderna för de två staterna. Om du vill, sortera staterna A till Z. Det kommer att gruppera alla Alaska-rader ovanför Kalifornienraderna (markeras i skärmbilden nedan).
Om du vill rensa filtret, klicka på rullgardinsmenyn på stat kolumn igen och välj Rensa filtret.
Rensa filtretDu kan ta bort rullgardinsmenyn på samma sätt som du fick dem: klicka på Sortera och filtrera menyn och välj Filtrera, igen.
Om du har mycket data, speciellt om det importeras från någonstans, till exempel en webbformulär, kan du ha dubbla rader. Excel gör ett bra jobb att ta bort dubbletterna och låter dig bestämma hur liknande rader måste vara för dem att betraktas som dubbletter.
Exempel: Använd adressinformation för att bestämma vilka rader som är dubbletter. Se "Ta bort dubbletter" -bladet i den fria Excel-filen för den här övningen.
När vi rullar ner den här exempelfilen ser vi att det finns tre identiska rader där namnet är Samantha Carter: datan i alla kolumner är identiska, så vi vet att det är samma person som listas tre gånger. Det finns också två rader där namnet är Sharon Valeri, men all annan information är annorlunda, så vi vet att det är två personer med samma namn.
Välj både Sam och Sharon Se till att klicka någonstans i dataområdet. Sedan i Data fliken på band, klick Ta bort dubbletter.
Ta bort dubbletter dialogrutanLämna alla kryssrutor valda. På det här sättet kommer Excel att överväga att rader endast är dubbletter om alla kolumner är identiska.
Klick ok. Det berättar för oss att två duplikat togs bort, vilket är vad vi förväntade oss. När vi rullar ner ser vi att två av de tre Samantha Carter-posterna togs bort, och båda Sharon Valeri-poster kvarstår.
Duplicaten avlägsnadesOm du har en kolumn med data som du behöver dela upp i flera kolumner, använd Text till kolumner kommando. Var bara medveten om att det inte är perfekt eftersom det inte kan läsa dig, så du kanske behöver göra lite manuell uppringning.
Exempel: Dela en kolumn med fullständiga namn i separata kolumner för för- och efternamn. Se "splittringsbladet" i den fria Excel-filen för den här övningen.
Här har vi liknande data som i tidigare exempel. Observera att tre personer i listan har tre namn, så vi behöver två tomma kolumner.
Lägg först in två tomma kolumner till höger om kolumn A:
Placera muspekare på huvudet av kolumn B, så blir det en nedåtriktad pil. Dra åt höger, så kolumner B och C är vald.
Väljer Excel-kolumnerHögerklicka och välj Föra in från popupmenyn. Eftersom du hade valt två kolumner, har du nu två tomma.
Välj alla namn i kolumn A. (Snabbt sätt: klicka på den första i A3, tryck sedan på Ctrl + Skift + Nedåtpil. Sedan bläddra tillbaka till toppen.)
På Data fliken, välj Text till kolumner. Välja avgränsad, Klicka sedan Nästa.
Text till flikar kolumnerVälja Rymden som den enda avgränsaren. Behandling av efterföljande avgränsare som en kommer att väljas som standard, så lämna det. Bläddra ner i listan för att se namnen som spänner över i tre kolumner.
Text till flikar kolumner spanKlick Nästa, Klicka sedan Avsluta. Kolumn A kommer nu bara ha förnamn, kolumn B kommer att ha efternamn, och kolumn C kommer att ha tre namn som spillts över.
Delade namnDu kan manuellt redigera dessa tre namn, då Ta bort kolumn C, vilket ska vara tomt.
Excel gör ett bra jobb med att gå motsatt sätt också: om du har flera kolumner och vill gå med i dem. Det finns ett par sätt att göra detta, men jag ska visa dig det enklaste, vilket är att använda en formel. Hänvisa till arkivet "anslutning" i den fria Excel-filen för den här övningen.
Som du gjorde ovan, sätt in en ny kolumn efter kolumn B. Placera muspekare på rubrik av kolumn C så blir muspekaren en nedåtriktad pekspil...
Sätt in en ny kolumn... välj sedan Föra in från popupmenyn. Ge den nya kolumnen en titel på Fullständiga namn.
Klicka i cellen C3 längst upp i den nya kolumnen för att göra den första formeln. För att göra det mer begripligt gör vi det med ett litet fel och fixar det.
Eftersom vi vill ansluta till cellinnehåll, inte lägga till nummer, är operatören som använder en ampersand. Så gör formeln:
= A3 och B3
Anslutande formelMen när du anger det, kläms första och efternamn ihop, utan mellanrum. Så ta bort det. Skriv om formuläret igen, men med ett annat föremål ingår:
= A3 & "" och B3
Att placera ett mellanslag i dubbla citattecken betyder att formeln bokstavligen ska innehålla ett tomt utrymme.
Sammanfoga formel med utrymmeStiga på det och Autofyll ner till botten.
Autofyll nerHär är några snabba sätt att formatera nummer (dollar, procent osv.) Och kalkylblad (färger, teckensnitt).
Se "Formateringsarket" i den fria Excel-filen för den här övningen.
Numren i det här kalkylbladet ska ha kommatecken för att skilja tusentals men behöver inte decimaler. Du kanske vill använda dollartecken till den första raden, den Totalt rad och den Totalt kolumn. Den sista kolumnen är också formaterad som decimaler men bör se ut som procentandelar.
Välj den övre raden med siffror genom Totalt kolumn.
Håll ner Ctrl-tangent och välj över hela Total rad längst ner (topp och botten rader ska nu väljas båda).
FormateringsvalPå bandet klickar du på Dollartecken knappen eller tryck på Ctrl + Skift + $. Det gäller dollartecken, kommatecken och decimaler. (Vi tar bort decimalerna om en minut.)
Välj nu alla siffror mellan och klicka på Komma stil knappen eller tryck på Ctrl + Shift + !. Det gäller kommatecken och decimaler.
Om du vill ta bort alla decimaler markerar du alla siffror i arket med undantag för Procent kolumn i slutet och klicka på Minska Decimal knappen två gånger.
Excel-formatering - minska decimalerLåt oss nu tillämpa procentandelar.
Välj alla siffror nedåt % av summan kolumn och klicka sedan på % signera eller tryck Ctrl + Shift +%.
Om du vill, klicka på Öka decimalt knappen en eller två gånger.
Tillämpning av procentandelarFör att formatera arket finns det tre sätt att göra det:
För hastighet, här är andra och tredje metoder.
Markera alla kolumnrubriker, sedan på bandet, klicka Cell Styles. Välj en.
Excel-kolonnformateringscellstilarGör samma för radhuvudena.
Formateringscellstorlekar i ExcelÅngra ett par gånger.
Klicka nu Formatera som tabell och välj en design.
Klick ok i dialogrutan som kommer upp. Observera att kolumnerna har nedrullningspilar så att du kan filtrera dem.
Om en kolumn är för smal kan du få text som är avskuret eller siffror som visas som pund tecken. Om en rad är för kort kan du kanske inte läsa den. Se "Röner och kolumner" -bladet i den fria Excel-filen för den här övningen.
Justera kolumnbredden och radhöjden fungerar i princip på samma sätt: placera muspekaren på höger eller nedre kanten av raden eller kolumnen så att muspekaren blir en 2-ledig pil och dra sedan till raden eller kolumnen är den storlek du vill ha . Eller kan du dubbelklicka för att få rad eller kolumn storlek automatiskt. (Detta fungerar på samma sätt i Windows Filutforskare i detaljerad vy.)
Windows-kolonnbreddens radhöjdDet finns två sätt att skapa sidbrott:
Om du vill infoga en sidbrytning manuellt väljer du raden eller kolumnrubriken där du vill att sidan ska brytas, sedan från Sidlayout-fliken av bandet, klicka på Avbrott rullgardinsmenyn och välj Infoga sidbrytning.
Lägg in sidbrytningFör att justera sidbrytningar, använd Sidbrytning Förhandsgranskning.
Klicka på Sidbrytning Förhandsgranskning ikonen i det nedre högra hörnet och dra sedan raderna. Stipade linjer är automatiska sidbrytningar, och om du lägger in sidbrytningar blir de linjerna solida.
Justera sidbrytningarOm du vill infoga, radera, flytta eller byta namn på kalkylblad använder du flikarna i nedre vänstra hörnet på skärmen.
Den här arbetsboken har bara ett ark som heter Blad1. För att byta namn på det:
Arbeta med lakanFör att infoga ett nytt, tomt ark, Klick rundan Plustecken bredvid fliken.
Att duplicera arket:
Klicka på triangelnSläpp musen först. Du får se ett nytt ark med samma namn och en "(2)" Efter det.
Ditt nya ark skapadesDu kan dra lakan i vilken position du vill ha. Ark glider där du ser den nedåtriktade triangeln.
När du har ett långt ark är det enkelt för en kolumnrubrik att röra sig ur visningen, men det finns en funktion för att förhindra det. När du skriver ut ett långt ark, vill du se till att kolumnrubrikerna visas längst upp på varje sida - och snälla, gör det inte genom att kopiera och klistra in. Det blir en mardröm.
Se rubriken "rubriker" i den fria Excel-filen för den här övningen.
Klicka på cellen i det här arket A3, som ligger strax under raden av kolumnrubriker. Sedan i Se fliken av bandet, klicka Frysta paneler. Och välj Frysta paneler från rullgardinsmenyn.
Välj Frysta panelerNu kan du rulla upp och ner arket och ser fortfarande rubrikerna.
Du kan befria rutorna på samma sätt: klicka Frysta paneler, välj sedan Lossa paneler från rullgardinsmenyn.
Detta har emellertid ingen effekt på utskrift. För att skriva ut kolumnrubriker på varje sida:
Välj rubrikernaFör att se att det fungerar, gå till Förhandsgranskning: Fil> Skriv ut eller tryck på Ctrl + P.
Klicka på sidflikarna längst ner för att bläddra igenom sidorna och se rubrikerna.
Bläddra igenom rubrikernaExcel har flera funktioner som kan ta beslut om vilket värde som ska visas. Dessa är alla baserade på IF-funktionen. När du är bekant med det blir det lättare för dig att använda de mer komplexa.
IF-funktionen har tre argument:
När en funktion har flera argument separerar du dem med kommatecken. Så här är syntaxen:
= IF (villkor att testa, vad ska du returnera om det är sant, vad ska du returnera om det är falskt)
Se "Funktionsbladet" i den fria Excel-filen för den här övningen.
Exempel: Vi har en lista över beställningar som ställts av personer i olika stater. Om en beställning är från New Jersey, tillämpa en 7% moms. Om en order är från någon annanstans, tillämpa inte skatt.
På toppen av Skattkolumn (H3), skriv in denna formel:
= IF (C3 = "nj", G3 * .07, "")
Detta betyder:
IF FunktionsresultatAutofyll ner till botten. De flesta celler i kolumnen Skatt kommer att vara tomma, och de som inte har någon moms, eftersom den raden visar NJ i stat kolumn, som visas nedan.
På samma sätt som IF-funktionen, kommer SUMIF- och AVERAGEIF-funktionerna att hitta summan och medeltalet av ett antal celler där ett visst värde eller tillstånd föreligger.
Funktionerna får tre argument:
Syntaxen för de två funktionerna är lika olika namn, men samma argument:
= SUMIF (intervall att titta in, värde att välja, intervall att lägga till)
= AVERAGEIF(intervall att se in, värde att välja, intervall att lägga till)
Se "SUMIF" -bladet i den fria Excel-filen för den här övningen.
Exempel: hitta summan av alla beställningar till Kalifornien, och den genomsnittliga ordern på Kona.
I botten av Försäljning kolumn, in G203, skriv in denna formel för att hitta summan av order till Kalifornien:
= SUMIF (C3: C201, "ca", G3: G201)
Detta betyder:
Lägg till värdet av kolumnenAnvänd nu samma teknik för att hitta medelvärdet av all försäljning av Kona.
Gå in i G204 och ange denna formel:
= Averageif (D3: D201, "kona", G3: G201)
Detta betyder:
Medel kolonnenDetta borde vara resultatet:
SlutresultatAtt lära sig att använda Excel är värt ansträngningen. Med dessa tekniker och tips kan du lägga mer av Excels kraftfulla, tidsbesparande funktioner att använda i dina egna kalkylblad. Öva lektionerna ovan och arbeta sedan med att integrera dessa tekniker i ditt arbetsflöde.
Accentsconagua