Share
Problemet vi alla möter är att vi har berg av data och behöver ett sätt att smälta det. Vi letar efter ett sätt att ge mening ur stora datamängder och ta reda på vad uppgifterna indikerar om situationen är till hands.
Excel pivottabellen funktionen är ett dra och släpp analysverktyg. Peka Excel på datatabeller i kalkylbladet och skiv dina data tills du hittar ett svar på din fråga. Viktigast är det ett lättanvänt verktyg precis inuti Excel där dina data kanske redan bor.
Skärmbilden nedan visar ett bra exempel på pivottabeller i åtgärd. De ursprungliga uppgifterna visas på vänster sida, med två olika pivottabeller som används för att sammanfatta och analysera data.
Dessa PivotTables sammanfattar mina fakturor till kunder (högst upp till höger), liksom av vilken typ av arbete jag gör (delad för år!) Längst ner till höger.Utan pivottabeller måste du skriva flera formler för att förstå dina data. Jag genererade rapporterna nedan på under 30 sekunder med hjälp av PivotTables. Det är snabbt att använda och ganska kraftfullt. Denna handledning bygger på vår nybörjare PivotTable-handledning:
De färdigheter som vi bygger i denna handledning hjälper dig att utveckla din PivotTable-kunskap och bli bekvämare med avancerade funktioner.
I skärmbilden nedan ser du mig gå igenom flera sätt att analysera dina data med pivottabeller. Om du är nyfiken på hur du kan använda dem för dina egna data, ge det en klocka för att lära dig mer om kraften i pivottabeller.
Klar att gå igenom dessa steg på egen hand? Läs vidare för att följa med mina steg-för-steg-instruktioner för att utveckla dina PivotTable-analysfärdigheter.
Hämta det här: Jag har skapat ett kalkylblad med exempel data för dig att ladda ner gratis och använd som du jobbar genom denna handledning. Använd dessa data eller din egen för att öva färdigheterna när vi går.
För att ställa in det här steget för en handledning, låt oss se hur du skapar en pivottabell. I Microsoft Excel börjar du med ett kalkylblad med data som du vill smälta och sammanfatta.
Markera alla kolumnerna i kalkylbladet och bläddra sedan till Infoga> PivotTable. Jag lämnar alltid alla inställningar som standard och trycker på ok för att skapa pivottabellen på ett nytt arbetsblad.
Ny PivotTable i Excel.Nu tar Excel dig till ett nytt arbetsblad för att bygga upp din PivotTable. På höger sida finns en rapportbyggare som är ett dra-och-släppverktyg för att anpassa din PivotTable.
PivotTable Builder i Excel.Om du har problem med att skapa din pivottabell, se till att du dubbelklickar på följande:
Kom ihåg att läsa igenom den första handledningen, Skapa din första pivottabellen, för ytterligare tips om hur du bygger din första pivottabell.
Nu när vi har granskat PivotTables 101 är det dags att flytta till mer avancerade tekniker.
Nyckeln till att använda PivotTables kraftfullt är att förstå vad jag kallar "rapportbyggare". Låt oss dyka i huvudet först för att lära sig hur den här menyn fungerar.
PivotTable Fields-menyn.I den övre halvan av pivottabellen är menyn Fields meny. Varje kolumn i din ursprungliga data visas som ett eget fält.
Vi kan dra och släppa alla fält i en av de fyra rutorna nedan: Filter, kolumner, rader, och värden.
Lådorna som vi drar våra fält för kommer att forma hur PivotTable visas. Låt oss gå igenom hur var och en av dem kommer att påverka vår PivotTables presentation.
Fyra rutor i pivottabellen.När du släpper ett fält i Filtrera rutan, kommer PivotTable att lägga till alternativet att filtrera för den kolumnen. Låt oss försöka ett exempel; här är fältarrangemanget jag använder nedan:
Excel PivotTable Filter-exemplet.I skärmdumpen nedan har jag dragit Klient in i filter låda. Högst upp på PivotTable är en låda som säger Klient. När jag klickar på rullgardinsmenyn kan jag välja vilken klient jag vill filtrera till i listan. Jag klickar på en enskild klient och klickar sedan på ok.
Filtrering i pivot.Du kan se att pivottabellen nu är filtrerad för den enskilda klienten jag har valt. Testa även att kontrollera Välj flera objekt rutan för att välja mer än ett alternativ att inkludera.
Rader är vad som visas på vänster sida av en pivottabell. När du drar ett fält till "Rader" rutan, kommer var och en av värdena från det fältet att visas på en rad.
I skärmdumpen nedan kan du se två olika konfigurationer. När jag placerar Klient i rader rutan, märker att den sätter varje kundnamn på egen rad.
I den bästa skärmdumpen har jag lagt Klient i rutan rader, och pivottabellen har satt varje kundnamn på rad. Den nedersta skärmbilden tar bort klienten som en rad och handlar den för projekttypen.
Ändra rader i en pivottabell.Testa även att dra flera objekt till rutan Rader. Du kan skapa i princip två lager av division genom att stapla objekt som rader.
Dra ett fält till kolumner rutan skapar en separat kolumn för varje värde i dina data.
I exemplet nedan har jag hållit Klient fält som raderna i min PivotTable. För att få mer detaljerad visning av mina data har jag lagt till Projekttyp i fältet Kolumner för att dela upp den typ av arbete jag gör för varje klient upp.
Lägga till kolumner i Excel-pivottabellen.Använda kombinationer av rader och kolumner ger dig mer inblick i dina data. Jag gillar att använda rader för mitt nyckelfält och sedan dela upp data efter kolumn med hjälp av fältet Kolumner.
Du kan bygga en komplex uppsättning rader och kolumner, men PivotTables tar verkligen på sig när du drar ett fält till värden låda.
Värden kolumnen fungerar lite annorlunda än resten av fälten. Du kan inte dra bara något fält till värden lådan och få bra resultat. Den här rutan är reserverad för de numeriska värdena i din data, till exempel en dollarbelopp eller antal timmar som tillbringats.
Med pivottabeller kan du arbeta med värden på olika sätt. När du drar ett fält i värden rutan, brukar den vanligtvis visa en Räkna av varje objekt. I grund och botten räknar Excel upp varje gång en rad visas, och skriver ut räkningen av det objektet i pivottabellen.
Högerklicka på ett värde i fältet PivotTable för att ändra hur värdena visas.Vad händer om vi inte vill visa ett räkning? Låt oss istället säga att vi vill visa Summa av värdena i rad (till exempel lägger till alla belopp som vi har fakturerat varje kund för.)
Högerklicka bara i pivottabellen och välj Summera värden genom> Summa. Du kommer att märka på skärmbilden ovan att PivotTable nu visar summan för varje klient.
Du kan ändra hur din PivotTable fungerar med värden för att visa ett räkna, genomsnitt, maximalt värde, minimivärde eller produkt.
Så, nu förstår vi hur du bygger pivottabeller genom att dra och släppa fält i en av de fyra rutorna i rapportbyggaren. Frågan är: hur använder vi detta för att bättre förstå våra data?
När jag bygger en pivottabell, Jag börjar med att bestämma vad jag vill veta först. Om jag kan bilda slutresultatet först kan jag tänka på hur man ordnar fälten för att få rätt resultat.
Det hjälper mig ofta att formulera resultatet som en fråga. Prova att bygga pivottabeller som svarar på följande frågor från exempeldata:
Att behålla dina pivottabeller är viktigt för meningsfull och korrekt analys. Innan vi sätter ihop, låt oss titta på två viktiga funktioner för att se till att dina pivottabeller fungerar korrekt.
Låt oss säga att dina data utvecklas, och ytterligare rader eller kolumner läggs till i kalkylbladet. Vi måste uppdatera de data som vi inkluderar i pivottabellen.
Med vald pivottabell bläddrar du till Analysera fliken och klicka på Ändra datakälla. Du kan skriva in ett nytt urval kolumner eller klicka på pilen för att välja om vilka kolumner och rader som ska inkludera dina data.
Med en PivotTable vald, bläddra till Analysera> Ändra datakälla alternativ. Därefter kan du uppdatera kolumnreferenser eller klicka på uppåtpilen för att välja om de uppgifter som ska inkluderas.Även om du har valt rätt dataområde, om du lägger till nya poster (rader) eller ändrar dina ursprungliga data måste du uppdatera pivottabellen. Även om pivottabeller är dynamiska och det är lätt att ändra den rapport du bygger, måste du uppdatera pivottabellen.
Med en PivotTable markera, klicka på Analysera fliken och klicka på Uppdatera. Eller, Högerklicka en PivotTable och välj Uppdatera.För att uppdatera din PivotTable, börja med att se till att din PivotTable är vald. Det enklaste sättet är att helt enkelt högerklicka i pivottabellen och välj Uppdatera. Du kan också hitta Analysera fliken på bandet och klicka på knappen Uppdatera.
Jag använder pivottabeller för att hålla koll på mina data. Jag matar hela tiden nya rader av data när fler händelser inträffar. Se till att jag regelbundet uppdaterar pivottabellen så att mina data är aktuella och korrekta.
Den här handledningen hjälpte dig att använda pivottabeller för att få mening om dina data. Dessa grundläggande analysverktyg kan hjälpa dig att ta ett kalkylblad och få en bättre förståelse för dina data.
Kolla in dessa handledning för att lära dig mer om Excel och analysverktyg:
Hur kommer du att använda pivottabeller för att smälta dina data bättre? Kolla in med en kommentar nedan för att låta mig veta, eller tveka inte att ställa en fråga.
Accentsconagua