Share
Har du en fuzzy samling av "saker att göra" i ditt sinne som distraherar dig från det arbete du ska göra? Glömmer du någonsin att slutföra viktiga uppgifter? Eller känner du att du drunknar i ansvarsområden? Om så är fallet är du inte ensam. Överväldigande är ett sådant vanligt fenomen i dagens värld att produktivitetsexperter har utvecklat system för att hantera det. En av de mest populära är Getting Things Done (GTD). Låt oss ta en titt på hur det fungerar-och hur du kan implementera det i ditt eget liv.
På 1920-talet satt den lituanska födda studenten Bluma Zeigarnik i en restaurang-som många doktorander gör-överväga vad man ska skriva om i hennes doktorsavhandling. Hon märkte att servitörerna hade en förmåga att komma ihåg komplexa order. Detta gjorde det möjligt för dem att leverera rätt mat till rätt bord och att skicka in kontroller efter att kunderna hade slutat sina måltider.
Zeigarnik observerade också att när en order hade blivit färdig och betalad verkade den falla från servitörens sinne. Om en kund återvände med en fråga om en måltid som de hade haft på restaurangen kämpade servitörerna för att komma ihåg det.
Från att observera detta utvecklade Zeigarnik en teori: vår mentala energi dras till ofullständiga uppgifter. När en uppgift är klar behandlar vi det från våra sinnen. Laboratoriestudier bekräftade Zeigarniks avhandling. Tanken att vår uppmärksamhet distraheras av ofullständiga uppgifter blev känd som Zeigarnik Effect.
David Allen, skapare av GTD-systemet, kallar dessa uppgifter som distraherar oss "öppna loopar". Allen definierar öppna loopar som:
allt som drar till vår uppmärksamhet som inte hör hemma där det är, hur det är.
Öppna loopar, säger Allen, kan vara att göra listobjekt så stora som "End World Hunger" eller så små som "ersätta elektrisk penna skärpen." Poängen är detta:
Även [människor] som inte medvetet är "stressade" kommer alltid att uppleva större avkoppling, bättre fokus och ökad produktiv energi när de lär sig mer effektivt att kontrollera sina livets "öppna loopar".
I grund och botten är GTD ett system för att styra öppna loopar, så att du bättre kan fokusera på uppgiften till hands. Det gör det självklart inte möjligt att slutföra alla öppna öglor i ditt liv-trots allt har ingen hittat en fungerande lösning på världsjälen. Men det ger dig lugn i att du har att göra med alla öppna öglor på något sätt. Och eftersom det gör dig mer produktiv, kommer du sluta stänga fler av dem.
När du använder GTD kommer varje öppen slinga i ditt liv att ha en plats. I själva verket är det ett arkivskåp för alla dina öppna slingor. Några av dina filer-eller öppna slingor-kommer att stashed bort för att du ska återvända till senare, vid en lämplig tidpunkt. Andra kommer att placeras i den övre lådan, redo för att du ska komma åt och ta itu med så fort du kan.
Utöver det ger GTD också ett system för att bestämma vad man ska göra nästa. Så istället för att bli distraherad av tanken, "Vad ska jag göra nästa?", Vet du alltid nästa åtgärd att ta.
Det fullständiga GTD-systemet utforskas i David Allens bok Få saker gjorda. En artikel som denna kan beskriva sin grundläggande struktur, men det är mer än tillräckligt för att komma igång.
Klar att lära sig grunderna? Låt oss gräva in.
Det första steget i GTD-systemet är att samla dina öppna slingor. Du kan göra detta med en rad verktyg, som kallas samlingshinkar. Din samling spannmål kan vara:
Många öppna slingor du samlar kommer att komma från dina egna tankar. Andra kommer att vara externa, till exempel ett e-post eller telefonsamtal från en klient.
Samlingsfasen fungerar enligt tre grundläggande principer:
- Varje öppen slinga måste vara i ditt samlingssystem och ur ditt huvud.
- Du måste ha så få insamlingshinkar som du kan få med.
- Du måste tömma dem regelbundet.
Att hålla varje öppen slinga i ditt samlingssystem är avgörande. Oavsett hur trivialt eller överväldigande en uppgift verkar, om det är i ditt sinne, skriv ner det. Annars stör det dig. Allen skriver:
När kommer du veta hur mycket du har kvar i ditt huvud för att samla? Bara när det inte finns något kvar. Om någon del av dig är ensvagt medveten om att du inte har allt, kan du inte riktigt veta vilken procentandel du har samlat.
Samlingskoporna du valde är upp till dig och baserade på dina personliga förhållanden. Det är dock värt att tänka på att e-post i synnerhet är multifunktionellt. Det finns inget som hindrar dig från att skicka dig e-post med uppgifter som ska fyllas i istället för att ha en separat app för att notera dem.
Låt oss nu vända dig till hur du kan tömma dina samlingshinkar när du har fyllt dem.
Som vi noterade i introduktionen är det omöjligt att slutföra alla dina öppna loopar. Så om du inte kan do alla uppgifter du har noterat, hur kan du hålla dina samlingshinkar tomma? Enligt Allen är denna del av GTD-processen "kanske den mest kritiska förbättringen jag har gjort för praktiskt taget alla de människor jag har arbetat med." Det finns flera delsteg för denna process.
När du tar ett objekt ur en av dina samlingshinkar för att bearbeta det, fråga först, "Vad är det?"
Detta är särskilt användbart för saker som kommer från andra människor-till exempel e-post och brev. Bara genom att ta reda på vad de är kan du bestämma vilka uppgifter du behöver göra för att stänga den öppna öglan eller om du behöver göra något åt det alls.
Om du svarar på denna fråga "nej" kan du göra en av tre saker att bearbeta objektet:
Om svaret är "ja, i framtiden" och sedan för att bearbeta objektet bör du ställa in en automatisk påminnelse, till exempel en varning i din kalender, för när åtgärder måste vidtas.
För något av ovanstående resultat har du behandlat objektet och det kan tas bort från ditt samlingssystem.,
Obs! Risken är att huvuddelen av objekten i dina samlingshinkar kommer inte att gå längre än det här steget. Det är det viktigaste steget i GTD-processen, eftersom det tillåter dig att "parkera" öppna slingor istället för att låta dem blockera din uppmärksamhet.
Om svaret är "ja så snart som möjligt", kan du gå vidare till steg 2c.
Du har bestämt att du måste vidta åtgärder. Nu måste du bestämma vad den här åtgärden kommer att bli.
Åtgärden måste vara Nästa logisk åtgärd mot stängning av öppen slinga. Om bara en åtgärd behövs fortsätter du vidare till steg 2d.
Om stängning av slingan kräver mer än en uppgift behöver du två saker:
Obs! En projektlista är en lista över alla öppna loopar som kräver att mer än en uppgift ska slutföras. Allen rekommenderar att du håller en projektlista som ett sätt att spåra de öppna öglorna du fortfarande arbetar med. När alla deluppgifter av ett projekt har slutförts kan det tas bort från projektlistan.
Det här steget är att fråga dig själv: "Kan jag slutföra denna uppgift i en åtgärd som tar mindre än två minuter?"
Små uppgifter som detta kan vara:
Om svaret på denna fråga är "ja", fortsätt och slutför handlingen. Om inte, fortsätt till nästa steg.
Fråga dig själv: "Måste jag göra det, eller kan jag delegera det till någon annan?"
Om du kan delegera uppgiften, gör så. Om det är något du behöver göra själv, fortsätt sedan till nästa steg.
Din uppgift läggs nu till på ett av två ställen:
Hittills i denna handledning har du stött på en nästa aktionslista och en projektlista. Vad är dessa listor, i praktiken? Enligt Allen är listor:
någon form av förnybara uppsättning påminnelser, som kan vara listor på anteckningsblock eller i något datorprogram eller till och med filmappar som innehåller separata pappersstycken för varje artikel.
Om du har mindre än 30 objekt på din nästa handlingslista kan du hoppa rakt fram till steg 4.
Om du emellertid (som de flesta) har betydligt mer än 30 saker på din nästa handlingslista, är det en bra idé att organisera din lista.
Du kan organisera din lista på två sätt: genom kontext och prioritet. Det är en bra idé att organisera listan med hjälp av sammanhang först och sedan organisera varje kontextunderrubrik du skapar prioriterat.
För att organisera din lista med kontext, fråga dig själv, "Var behöver jag vara för att göra denna uppgift?" Konflikter kan vara fysiska platser, till exempel på ditt kontor, hemma eller i stormarknaden. De kan också vara specifika situationer, t.ex. "bearbetning av e-postmeddelanden", "ringa telefonsamtal" eller "vid veckoslagsmötet".
För varje potentiellt sammanhang skapar du en underlista av nästa åtgärder.
Att organisera genom sammanhang innebär att vad du än gör kan du titta på din nästa handlinglista och se vad du behöver göra.
Allen ger begränsad vägledning om hur man prioriterar uppgifter. Han rekommenderar att ställa frågan:
Med tanke på [mitt] sammanhang, tid och energi, vad ger [mig] den högsta lönen?
Hans andra råd är att överväga de uppgifter du gör när det gäller dina långsiktiga livsmål i stället för att ständigt leta efter bränder att sätta ut. Detta liknar tillvägagångssättet i Eisenhower Matrix, som hjälper dig att prioritera uppgifter i enlighet med deras brådskande och viktiga betydelse.
Alternativt kan du prioritera din att göra-lista med hjälp av Ät den grodan metod som förespråkar att göra uppgiften du minst vill göra först. Tanken är att få de värsta uppgifterna ur vägen ger dig en explosion av produktiv energi.
Eller du kan prova Mark Forster Slutversion, där du prioriterar uppgifter med det du känner mest på, och därmed vad du har mest energi för.
Du kan läsa mer om Ät den grodan och Slutversion i steg 3 i den här handledningen Tuts.
Nu när du har skapat din nästa handlingslista, och du har organiserat listan efter sammanhang och prioritet, är du redo att komma till jobbet.
Kom ihåg att du också har uppgifter som kommer upp i din kalender, så tillåter också tid för dessa.
Om något distraherar dig eller stör ditt fokus, skriver du det och lägger till det i dina samlingshinkar. På det sättet kan du bearbeta det senare.
Det sista steget i GTD är reviewing dina listor. Tre typer av granskning är viktiga:
Under din veckovisa recension bör du göra följande:
Det är GTD-systemet i ett nötskal. Varför inte prova och se om parkering och stängning av dina öppna öglor förbättrar ditt fokus?
Grafisk kredit: Loop utformad av P.J. Onori från Noun Project.
Accentsconagua