Hur man skriver ett vänligt påminnelsemail (Använda bästa praxis)

Ett vänligt påminnelsemail kan vara ett effektivt verktyg för att driva ditt företag. Men de flesta av oss är inte säkra på hur man skriver bra påminnelsemails.

Vi vill inte komma över som påträngande eller ovänliga, men vi vill få vårt meddelande på lämpligt sätt. Viktigast, vi vill att e-postmottagaren ska utföra den uppgift som vi påminner om. Att hitta rätt balans för ditt påminnelsemail kan vara en kamp.

Lyckligtvis finns det sätt att skriva ett vänligt påminnelsemail som är både effektivt och professionellt. I den här handledningen förklarar vi hur du skriver ett vänligt påminnelsemail som får bättre resultat. Vi delar också några bästa praxis i e-post och tillhandahåller ett effektivt e-postprov som du kan arbeta från. 

Få mer effektiva e-posttips och bästa praxis i vår gratis ebook, Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery:

6 Situationer som kräver en påminnelse e-post

Här är några av de fall då du kanske behöver skicka en e-postpåminnelse:

1. Försenad betalning - Ingen vill vänta på att bli betald. Om någon är skyldig i pengar och det är sent, måste du ta reda på när du kan förvänta dig betalning.
2. Sent arbete- Lagarbete är ett vanligt scenario i affärs- eller skolsituationer. Om du arbetar på ett lag och någon inte har gjort sin roll kan det påverka hela projektet. Du måste taktigt låta dem veta att de är bakom.
3. Följ upp på en jobbansökan- Om du är jobbjakt vill du följa upp intervjuer och applikationer. Samtidigt vill du inte alienera din kontakt hos en potentiell arbetsgivare.
4. Sen leverans- När du har beställt något och det inte har kommit fram. Du måste låta säljaren veta att deras leverans är sen. Om varan är slut i lager eller inte tillgänglig, måste du begära återbetalning.
5. Inaktivitet på mottagarens del- När som helst någon lovar att göra något för dig och misslyckas med att följa igenom i god tid, vill du uppmuntra dem att agera. Ett vänligt påminnelsemail kan hjälpa dig.
6. En viktig milstolpe är nära- Ibland vill du påminna din kontakt för att inte missa en kommande händelse. Att skicka en mild påminnelse före ett obligatoriskt möte eller en viktig tidsfrist kan vara till hjälp.

Nyckeln till att skriva ett effektivt påminnelsemail är att vara professionellt och vänligt. Detta gäller särskilt för en första påminnelse, eftersom kontaktens brist på handling kan vara resultatet av en övervakning. Du vill inte skada ditt förhållande med den personen.

På Envato Tuts + har vi flera handledning som förklarar bästa praxis för e-post för att skriva ett professionellt e-postmeddelande och ge exempel. För att lära dig mer, studera:

Den första handledningen förklarar tydligt hur man bestämmer sig för att skriva ett formellt eller informellt e-postmeddelande. Den andra förklarar hur man gör dina e-postmeddelanden tydliga och koncisa.

När ska du skicka ett påminnelsemail?

Du kanske undrar hur länge du ska vänta innan du skickar ut ett påminnelsemail. Ska du vänta en dag, en vecka, längre?

Svaret beror delvis på din överenskommelse med den andra parten.

Om den åtgärd du väntar på beror på ett visst datum, skicka ett försiktigt påminnelsemail den första dagen då åtgärden faktiskt är sent. Vanligtvis är det första affärsdagen efter det att det var förfallet. Exempel är:

• Sena betalningar
• Unmet deadlines
• Sena leveranser

I allmänhet, om ett bestämt datum överenskommits och det datumet inte är uppfyllt, hjälper inte extra väntar. Att vänta kan till och med skada dina chanser att få ett svar eftersom detaljerna i ditt avtal kan glömmas över tiden. Ju längre du väntar desto mindre sannolikt är det att din kontakt kommer ihåg vad de ska göra.

Däremot, om den åtgärd du väntar på inte har ett visst förfallodag, kan du ge din kontakt lite extra tid. Detta är särskilt sant när du frågar en bekant för en tjänst. Till exempel ber du en bekant att leverera ditt CV till företagets HR-avdelning och du hörs inte direkt av dem direkt. Du kan vara angelägen om ett eventuellt jobb och vill kontakta dem den första arbetsdagen efter att de enats om att hjälpa. Men det är bättre att vänta en vecka eller så innan du checkar tillbaka med dem.

Ett sätt att se till att du skickar påminnelser i god tid är att schemalägga påminnelsen i förväg. Verktyg som Boomerang kan ställas in för att automatiskt skicka ett uppföljningsmeddelande om du inte får ett e-postsvar.

Om du vill veta mer om att använda Boomerang för att automatisera påminnelser, granska:

Hur man skriver en effektiv e-postpåminnelse

Nu när vi har diskuterat några av omständigheterna att skriva ett påminnelsemail, är det dags att titta på ett mer specifikt exempel på vad som ska skrivas i ett påminnelsemail.

I denna handledning tar jag en titt på en vanlig typ av påminnelse - en missad deadline.

Innan vi kommer igång vill jag dock släppa in dig på en stor timesaver när det gäller att skriva e-postmeddelanden som du sannolikt kommer att skicka mer än en gång använda mallar. Genom att skapa e-postmallar för olika situationer, undviker du att börja färsk varje gång du skickar en viss typ av meddelande. Dessutom kan mallar enkelt anpassas för att inkludera specifika detaljer.

Gmail har en funktion, konserverade svar, som kan hjälpa dig att ställa in utkast till e-postmeddelanden för återanvändning. Här är vår Canned Responses handledning:

En annan bra fråga om att använda ett konserverat svar är att du är mindre benägen att lägga till känslor i ditt påminnelsemail, vilket håller det vänligt och till hjälp.

Låt oss nu börja med vårt vänliga påminnelsesexempel och analysera varje komponent av hur man skriver ett påminnelsemail.

1. Email påminnelse ämnesrad

När du har valt dina meddelandemottagare är den första delen av ditt påminnelsemeddelande att överväga ämnesraden. Om du är frestad att hoppa över ämnesraden, gör det inte. E-postmeddelanden utan ämnesrad går ofta direkt till Spam.

Ämneslinjen är också viktig eftersom det är det första mottagaren ser. Om de får många e-postmeddelanden, kan ämnesraden avgöra om de öppnar det e-postmeddelande du skickar.

För att få mottagarens uppmärksamhet använder jag frasen "Response Required" i ämnesraden. Jag inkluderar också projektnamnet, eftersom de kan vara inblandade i mer än ett projekt.

Hittills ser vårt budskap ut så här:

Var noga med att inkludera en ämnesrad med ditt påminnelsemail.

När du har bestämt om en ämnesrad, är du redo att gå vidare till nästa steg när du skapar ditt vänliga påminnelsemail. Låt oss titta på hur man skriver en påminnelse om e-posthälsning.

2. Påminnelse om e-post

Medan du kanske är frestad att hoppa direkt in i ditt påminnelsemail och inte inkludera en hälsning, undvik frestelsen. Din e-post blir mycket bättre mottagen om du adresserar din mottagare med namn.

I vårt exempel vet vi att projektets lagmedlems namn är Joan Perez, så vi kommer att ta upp det här e-postmeddelandet till henne. Eftersom vi vet Joan, är det okej att börja med en informell hälsning med ordet "Hej" följt av ett förnamn, som i exemplet nedan:

Om du känner mottagaren är det okej att använda en informell hälsning.

Om vi ​​inte visste Joan väl, kunde vi börja med en mer formell hälsning som "Kära Joan". Om vi ​​inte kände till Joans namn kunde vi ta itu med henne på plats. Till exempel "Kära Project ABC Team Member."

För mer specifika exempel på hur man startar och avslutar ett professionellt e-postmeddelande, ta en titt på denna handledning:

3. Email påminnelse Body Text

Nu när vi har valt en e-postadress och hälsning, är vi redo att gå vidare till meddelandet om e-postpåminnelse och täcka huvuddelen av vad som ska skrivas i ditt påminnelsemail. Det är här du faktiskt kommunicerar ditt huvudmeddelande.

Du kan dela upp meddelandet om ditt e-postpåminnelse i flera delar:

1. Första meningen - Eftersom det här är en vänlig påminnelse är det en bra idé att starta meddelandet positivt. Detta håller ditt meddelande från att verka för hård. Om du inte kan tänka på något specifikt, säg något vänligt som "Jag hoppas du mår bra."
2. Huvudmeddelande - Det är här du måste meddela syftet med meddelandet. Tänk noga på vad du vill säga här. Var så tydlig som möjligt. Förklara exakt vad som är förfallet (arbete, betalning, leverans, etc.) och när det skulle ha levererats.
3. Uppmaning till handling - Slutligen berätta meddelandemottagaren vad du vill att de ska göra. Vanligtvis är det en begäran om att de ska utföra en önskad åtgärd, men i vissa fall, till exempel en sen sändning, kanske du vill begära en återbetalning istället. Det är också en bra idé att erbjuda hjälp i meddelandets kropp, till exempel ett erbjudande att svara på frågor.

I reminder-e-postprovet skriver vi till Joan Perez för Project ABC, vi införlivade dessa element enligt följande:

E-postpåminnelsens kropp är där du kommunicerar ditt meddelande.

Observera att meddelandet om påminnelsen börjar positivt genom att komplimangera Joans tidigare arbete. Det går vidare till en direkt paragraf om den missade tidsfristen.

Slutligen stänger meddelandet med ett uppmaning till handling som frågar Joan för ett datum när det missade arbetet kommer att skickas in. Projektledaren erbjuder också att svara på frågor och ger även sitt telefonnummer.

4. Sluta din vänliga e-postpåminnelse

Det sista steget i att skapa en vänlig e-postpåminnelse är att stänga ditt meddelande. Du gör det med en sista meningen och din e-post signatur.

Din sista meningen bör återspegla tonen i resten av ditt e-postmeddelande. Om du använde en formell ton i hela e-postmeddelandet bör du också avsluta med en formell anmälan. På samma sätt, om ditt e-postmeddelande är informellt måste din stängning vara informell också.

Låt oss titta närmare på vårt exempel:

Stäng din e-postpåminnelse med en avslutande mening och din signatur.

För vår avslutande mening slutar vi positivt genom att förutsätta att mottagaren kommer att vidta åtgärder. Vi inkluderar inte företagets namn eller ytterligare kontaktuppgifter eftersom e-postmottagaren är väl känd för oss.

För ett mer formellt påminnelsemail (t.ex. att kontakta en leverantör om en sen försändelse), ta med mer av avsändarens information, till exempel:

• namn
• Titel
• Företag
• Adress
• Telefon
• E-post

Du kan till och med önska att inkludera en e-post signatur i ditt påminnelsemeddelande. Här är en lista över några professionella email signaturmallar som du kanske vill överväga, samt tips om hur du använder dem bäst:

• 

  12 + Professionella E-post signaturmallar: Med unika mönster

  En bra email signatur kommer över som både kreativ och minnesvärd. I denna artikel kuraterar vi över ett dussin professionella email signatur mall design.
• 

  9 Professionella Email Signature Tips-med bästa mall exempel

  I den här artikeln tar vi en närmare titt på e-post signaturer och inkluderar mall exempel. Här är nio tips för att skapa e-signaturer som båda är ...

När ska man hämta telefonen

Ett vänligt e-postmeddelande kan vara en effektiv påminnelse. Ofta är det allt som krävs för att få en lösning löst. Ibland är det dock ett telefonsamtal som är mer effektivt än en e-postpåminnelse. Detta gäller särskilt när du redan har skickat ett e-postmeddelande och det har ignorerats.

Om du bestämmer dig för ett telefonsamtal, här är några snabba riktlinjer för att hjälpa dig att lyckas:

• Ring under affärstimmar - Du är mer benägna att nå någon som kan hjälpa dig om du ringer i taget när de är troliga att vara i.
• Var vänlig och artig - En professionell attityd kan hjälpa till att smidiga över missförstånd.
• Gör inte hot eller gör anklagelser - Din kontakt är mindre sannolikt att samarbeta om de är upprörda eller arg.
• Få rätt till punkten - Du måste vara tydlig om vad problemet är och vad de kan göra för att lösa det.
• Gör det enkelt för dem att uppfylla - Om du samlar en betalning, förklara hur de kan betala online och rikta dem till länken.

I vissa fall kan du behöva tillgripa extrema åtgärder (till exempel att hyra en advokat eller eskalera situationen till din chef). Men dessa åtgärder är en sista utväg. När du kan, är det bäst att försöka lösa situationen med ett vänligt påminnelsemail eller ett vänligt samtal. Ett vänligt tillvägagångssätt lämnar ditt professionella förhållande intakt för framtida transaktioner.

Få mer professionella e-posttips och regelbundna uppdateringar om vårt bästa nya företagsinnehåll. Ta den fria Inbox Zero eBook nu: 

Slutsats

Om du någonsin har undrat vad du ska skriva i ett påminnelsemail har du nu några riktlinjer som du kan följa. Kom bara ihåg att följa e-postens bästa praxis som beskrivs i denna handledning och i de resurser jag har delat.

Framför allt förbli vänligt och professionellt när du skriver ditt påminnelsemail. Underhålla förhållandet lämnar dörren öppen för framtida transaktioner med din kontaktperson.

Har du någonsin fått skriva ett vänligt påminnelsemail? Hur hanterade du det? Dela dina erfarenheter i kommentarerna nedan.