Share
Att skriva effektiva e-postmeddelanden kan vara en utmaning. Du har skrivit ett viktigt meddelande som du vet att din publik kan använda. Men de verkar ignorera dina e-postmeddelanden. Det kan vara dags att öka ditt spel.
I denna handledning tar vi dig igenom den professionella e-postskrivningsprocessen från början till slut. Vi har över 15 användbara tips för e-postskrivning för att skriva ett effektivt email.
Du börjar med att identifiera målet för din effektiva e-post. Du kommer att sluta genom att lära dig rätt stängning och vikten av en e-post signaturmall. Vi diskuterar också användningen av bilder och animeringar i e-post, liksom den rätta tiden för att skicka ett företags email.
Är du redo att lära dig hur du skriver mer effektiva e-postmeddelanden? (grafisk källa)Hoppa nu in i dessa mördare tips för hur man skriver en effektiv email:
Börja med att bestämma vilka resultat du vill ha från din email. Skriv sedan ditt mail med det målet i åtanke. Din e-post kan inte nå sitt syfte om du inte vet varför du skriver det.
När du väljer ett mål för ditt mail är det bäst att hålla målet enkelt. Det blir mindre förvirrande för publiken.
Till exempel, vilken e-post tror du skulle vara mer benägna att uppfylla sitt mål?
Den första e-posten är mer sannolikt att bli framgångsrik eftersom det bara finns ett enkelt mål. Även om det andra e-postmeddelandet lyckas få en läsare att utföra en av de önskade åtgärderna, är det osannolikt att de gör alla tre.
Ämneslinjen är det första som läsaren ser. En dålig ämnesrad kan få ditt e-postmeddelande raderat eller till och med sämre, skickat direkt till mappen Spam.
Håll din e-post ämneslinje kortfattad, men var specifik. Vill inte vilseleda din läsare, eller du lämnar ett dåligt intryck.
Din ämnesrad bör också vara relevant för din mottagare. Alla hatar att få en generisk e-post som inte har något att göra med dem. Om du kan, ta det ett steg längre och personifiera ämnesraden.
Här är ett exempel på en dålig e-postadress:
Viktig Email. Få $ 100!!!
Detta är en dålig ämnesrad. Det är vagt. Orden "viktigt email"berättar inte läsaren något om e-postmeddelandet. Det är också vilseledande. Om läsaren öppnade e-postmeddelandet skulle de se att de inte kommer att få $ 100 om de inte vinner en tävling. Slutligen pekar de tre utropen i slutet av ämnesraden får denna ämnesrad se spammy.
Här är en bättre e-postadress för samma e-postadress:
Upptäck dina nya XYZ-funktioner (registrera dig för att vinna ett pris på $ 100)
Snarare än den vaga frasen, "viktigt email,"Den andra ämnesraden berättar läsaren att det här e-postmeddelandet innehåller nya funktioner för XYZ-en produkt som de äger. Och frasen i parentes gör det klart att $ 100 är ett pris.
Notera: XYZ-programvaruappen som beskrivs i dessa e-postmeddelanden är fiktiv. Den används bara för att illustrera dessa exempel och bygger inte på något verkligt mjukvaruverktyg.
För mer information om att skapa kraftfulla ämnesrader studera:
Även om din läsare öppnar ditt e-postmeddelande kan de första linjerna vara en sådan avstängning att de slutar läsa direkt där. Var extra uppmärksam på hälsningen (e-posthälsning) och öppningsmenyn för att se till att din e-post är effektiv.
När det gäller e-posthälsningar, använd den korrekta formalitetsformen. Att veta hur formellt du är måste du veta din publik. Kommer din publik att bli förolämpad av en informell hälsning, eller kommer det att vara informellt att ditt företag verkar mer tilltalande? Du kan inte veta svaret om du inte har gjort dina läxor om dina läsare.
Oavsett om din e-post tar en formell eller informell ton är några öppningar helt enkelt alltför oprofessionella för ett företags e-postmeddelande. Titta på den här email-öppningen:
Yo XYZ Användare!
Din XYZ-programvara har uppgraderats.
Även om ditt e-postmeddelande skrivs i en ledig ton "yo"är praktiskt taget aldrig en bra eposthälsning. Kontrastera öppningen ovan med följande, mer effektiva (och professionella) e-postöppning:
Hej laura,
Vi är glada att du har valt XYZ-programvara. Som nämnts i ditt underhållsavtal har XYZ automatiskt uppgraderats till version 4.2.
E-posttonen är fortfarande avslappnad ("Hej"), men märk personifieringen av att lägga till mitt namn. För mer information om hur man skapar en öppning för ett effektivt e-mail, granska följande handledning:
När du väl har skapat en stark ämnesrad och valt en bra e-posthälsning och öppningsrad, gå snabbt till huvudpunkten i ditt e-postmeddelande. Håll dig kortfattad. Om du har mer än en poäng, använd en lista så att din läsare kan skanna den enkelt.
Fortsätt med föregående exempel, i stället för att lägga alla nya programfunktioner i en lång stycke, använd en lista för att göra dem enkelt skannbara. Så här:
1. Integrerar med smartphone eller surfplatta
2. Ökat molnbaserat minne
3. Automatisk fyllning för vanliga fraser
4. In-software stavningskontroll innehåller nu främmande fraser
Din läsare kan se funktionerna en överblick. Men notering funktioner är inte tillräckligt. Förklara varför dessa funktioner är viktiga för din e-postmottagare.
Många affärsmän förstår inte skillnaden mellan funktioner och fördelar. Funktioner beskriver vad din produkt gör. En fördel förklarar hur en funktion hjälper din läsare.
Antag inte att din e-postläsare redan vet varför något är viktigt för dem. Se till att ditt email förklarar hur din läsare har fördelar.
Låt oss uppgradera listan över programvarufunktioner som vi skapade tidigare och inkludera kundens fördelar med varandra. Listan ser nu ut så här:
1. Använd programvaran var som helst. Integreras med en smartphone eller surfplatta.
2. Gott om utrymme för att spara allt du behöver. Ökat molnbaserat minne.
3. Fyll i formulär snabbt. Automatisk fyllning för vanliga fraser.
4. Minska fel i främmande ord. In-software stavningskontroll innehåller nu gemensamma främmande fraser.
Listan visar nu hur varje uppgradering av funktioner hjälper din läsare. De är mycket mer benägna att vara intresserade av ett email som tydligt förklarar fördelarna.
Vi berörde detta tidigare, men skräddarsy din e-post till vad du vet om din läsare. Använd tonen och termerna de ska relatera till.
Alltför ofta sätter affärsmän så många tekniska termer i deras e-post som de kan passa in felaktigt tänker att med mycket industri jargong kommer imponera på läsaren. Faktiskt är okända termer mer sannolikt att irritera och alienera din läsare än att de ska imponera på dem. Undvik också att använda ovanliga förkortningar.
Skriv din email på en läsnivå som dina läsare kan förstå. Flera studier visar att de flesta vuxna i USA är bekväma med material skrivet på läsnivå i sjunde och nionde klass. Så, om det här är publiken som du försöker nå, redigerar du skrivandet till det gradnivåområdet.
För att ta reda på vilken nivå ditt e-postmeddelande är skrivet till, använd en läsbarhetskontroll. Några författarverktyg har en inläsbar kontroller inbyggd eller hittar en online läsbarhetskontroll som Hemingway App.
Underrubriker och annan formatering gör ett mail mer skannbart och hjälper din läsare att absorbera ditt meddelande. Kom ihåg, din läsare har sannolikt bråttom. Med ett underhuvud kan de förstå dina huvudpoäng utan för mycket ansträngning.
Låt oss lägga till ett underrubrik i det e-postexempel vi har arbetat med. Den här gången ska vi titta på hela e-postmeddelandet som vi hittills har skrivit. Här är det:
Ämne: Upptäck dina nya XYZ-funktioner (registrera dig för att vinna en $ 100-pris)
Hej laura,
Vi är glada att du har valt XYZ-programvara. Som nämnts i ditt underhållsavtal har XYZ automatiskt uppgraderats till version 4.2.
XYZ Software 4.2 Uppgraderingar
1. Använd XYZ var som helst. Integreras med en smartphone eller surfplatta.
2. Spara allt du behöver. Ökat molnbaserat minne.
3. Fyll i formulär snabbt. Automatisk fyllning för vanliga fraser.
4. Minska fel i främmande ord. In-software stavningskontroll innehåller nu gemensamma främmande fraser.
Lägg märke till hur underhuvudet leder till listan, XYZ Software 4.2 Uppgraderingar, är en av de första saker som fångar läsarens öga.
Som med vilken typ av innehåll som helst, drar bilder i ett e-mail en läsare in och tar upp deras uppmärksamhet. Överdriv inte bilder i ditt professionella email. En stor eller två små bilder räcker för de flesta affärskort.
Några nackdelar med att använda bilder är:
Se till att alla bilder du använder är professionella. Och naturligtvis behöver du de intellektuella rättigheterna att använda vilken bild du använder.
Var kan du hitta effektiva bilder att lägga till i dina e-postmeddelanden? När kvalitetskälla till royaltyfria professionella bilder är Envato Elements. För en liten månadsavgift, välj mellan 200 000 professionellt kurerade bilder. Och du kommer också ha tillgång till många andra professionella grafiska tillgångar.
Om du verkligen vill fånga läsarens uppmärksamhet, överväg att använda en animerad GIF. Animerade GIF lägger till rörelse till ditt meddelande, vilket drar läsarens öga.
Var försiktig när du lägger till GIF-filer till dina e-postmeddelanden. En enkel animering fungerar bättre än en komplicerad. Och e-postmeddelanden med animerade GIF-filer står inför några problem, bland annat:
För en mer djupgående titt på att använda animerade GIF-filer i e-post, läs:
Din läsare vet inte vad du ska göra nästa om du inte berätta för dem. Ta med ett tydligt anrop till handling för att få de resultat du vill ha.
I e-postmeddelandet har vi skapat för denna handledning, vi vill att läsaren ska prenumerera på vårt nyhetsbrev. Genom att anmäla sig till nyhetsbrevet registrerar de sig också för att vinna 100 $ -priset. Så här ser vår handlingsåtgärd ut för vårt exempel på e-post:
Upptäck mer om hur du använder XYZ-programvara (och registrera dig för att vinna $ 100) av prenumerera på XYZs veckovisa nyhetsbrev(länk).
Lägg märke till hur anropet till handling innehåller en understrukad länk. I en levande email, det skulle vara en klickbar länk som läsaren kunde klicka på direkt.
Om din läsare har läst hela vägen genom ditt e-postmeddelande är det viktigt att du lämnar dem med ett bra intryck. Att lägga till en effektiv stängning till ditt e-postmeddelande är det bästa sättet att se till att din läsare lämnar en bra känsla om ditt företag.
Gör din email avslutad uppriktig och lämplig. Precis som du tog hänsyn till din publik när du skrev resten av e-posten, tänk på din publik när du skriver din email-stängning.
En effektiv email-avslutning innehåller en avslutande fras och identifierar avsändaren. Precis som det finns formella och informella email-hälsningar, finns det också formella och informella email closures. Den typ av stängning du väljer beror på målgruppen för din e-postadress.
För att stänga exemplet e-post som vi har arbetat med använder vi den här enkla email-stängningen:
Tack igen för att du väljer XYZ-programvara för att möta dina programvarubehov.
Med vänliga hälsningar,
Jane Jones
VD och grundare, AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Consulting
Notera: I det här exemplet är AnyTown Consulting det företag som utvecklat den fiktiva XYZ-appen i exemplet email. AnyTown Consulting är ett fiktivt företag som används för illustration. Det är inte avsett att representera något verkligt företag eller en organisation.
För mer information om hur du stänger din effektiva e-post, se:
För en extra grad av professionalism, lägg till en signaturmall till ditt mail. En professionell signaturmall innehåller ditt varumärke och din kontaktinformation. Det här designelementet gör att ditt e-mail stannar, vilket gör din e-post effektivare.
Här är det e-postmeddelande vi har arbetat med med en professionell mall:
Gör din e-post effektivare genom att lägga till en signaturmall.Notera: Den professionella mallen som illustreras ovan använder 1127 Email Signaturmall från Envatos GraphicRiver, vilken är en bra källa till professionella email mallar som den som används i exemplet ovan.
Hitta fler exempel på professionella signaturmallar i den här artikeln:
Ett lite känt faktum är att P.S. (postscript) är en av de mest lästa delarna av ett email. Om du inte är bekant med termen, P.S. avser en mening, fras eller kort stycke som läggs till efter signaturblocket. Tanken är att postscripten är ett sista minuttillägg till e-postmeddelandet.
I e-postmeddelanden, P.S. kan innehålla en extra åtgärd, eller till och med ett specialt erbjudande. Att lägga till ett postscript i ditt e-postmeddelande kan göra det mer effektivt.
Här är ett exempel efterskrift för det e-postexempel vi har arbetat med:
P.S. Jag glömde nästan att berätta för dig. Om du Bli Medlem(länk) till vårt nyhetsbrev senast i slutet av denna månad, den 30 november lägger vi till en gratis månad i din supportplan.
Om din läsare diskuterade om att anmäla sig till nyhetsbrevet, skulle det ökade incitamentet i P.S. kan vara tillräckligt för att klara sig.
Fel och misstag minskar effektiviteten av ditt email. De ger också läsaren ett dåligt intryck av ditt företag. Det är upp till dig att se till att ditt professionella email är så rent som möjligt innan du skickar det.
Granska din e-post noggrant. Kolla efter:
Om du kan, har någon annan korrekturläsning av din e-postadress. När du är säker på att din email är felfri, är du redo att skicka den.
När du skickar ditt e-postmeddelande är viktigt. Den bästa tiden att skicka ett e-mail varierar beroende på din målgrupp för e-postmeddelandet.
Till exempel kanske du inte vill skicka en e-post till en företagsperson klockan 5:00 p.m. Fredag eftermiddag. De kan ha lämnat kontoret och när de kommer in på måndag morgon kommer din e-post bara att vara en av många som kom in under helgen, vilket gör att mottagaren är mindre benägen att läsa den.
De flesta studier är överens om att tisdag är den bästa dagen i veckan för att skicka ett mail till en affärsman. Naturligtvis kan den bästa dagen för att nå din målgrupp vara annorlunda. Så lära allt du kan om dina e-postmottagare.
För att din e-post ska vara effektiv är det viktigt att följa upp. Din uppföljning kan ta två former:
Uppföljning kan ofta vara skillnaden mellan att få en försäljning och inte få en försäljning.
För att svara på eventuella svar som du får, måste din egen e-post inkorg vara organiserad och ledig, eller du kan förbise svaret. I det exempel vi har använt, tänk dig att en e-postmottagare svarar om frågan om XYZ-nyhetsbrev kostar pengar. Men du ser inte deras svar på grund av e-postbrevlåda. Det finns ett tillfälle förlorat.
Om du vill lära dig mer om hur du hanterar din e-postkorg och håller det rent, studera vår GRATIS eBook på e-postinslutning: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery.
Effektiv e-postskrivning är inte svårt när du vet hur du når din publik. Använd de professionella emailkommunikationstipsen i den här handledningen för att skriva mer effektiva e-postmeddelanden.
För mer information om hur man skriver ett övertygande email studerar du:
För att lära dig hur du formaterar e-post och företagsskrivningstips för e-postmeddelanden, se:
Vilka e-posttips har du för att skriva effektiva e-postmeddelanden som går i kontakt med mottagarna? Låt oss veta dina bästa tips i kommentarerna.
Accentsconagua