Hur man skriver en professionell sjukdag Email (med exempel)

Du vaknar känner dig hemsk och du inser att du inte kan rapportera till jobbet idag.

Att berätta för chefen att du inte kan komma till jobbet är skrämmande, även om ditt kontor har en laxpolitik på frånvaro. Du vill inte att din chef ska tro att du slackar av, men du vill inte avslöja så mycket information att konversationen blir besvärlig.

När du inte kan komma till jobbet måste du skriva en sjukdagsmail. (Bildkälla)

Denna handledning täcker allt du behöver för att skriva en professionell sjukdagsmail, samt enkla att redigera mallar. Du hittar också tips för att skriva en sjukdags e-post för återkommande eller osynliga sjukdomar.

1. Följ företagsprotokollet

Följ protokollet om frånvaro i arbetsgivarens handbok eller gå med din chefs föredragna kommunikationsmetod. För vissa personer betyder det att du måste informera din chef minst två timmar före ditt skifte. Vissa företag kan kräva att du blir sjuk i stället för att skicka ett mail eller en text. Du kan också behöva informera dina kollegor och kunder om att du är ute av kontoret.

Vissa arbetsgivare behöver läkarens anteckning för löv som kommer att vara längre än tre dagar. Men det finns också strikta företag där du behöver skicka in en läkarbrev även om du bara kommer att vara frånvarande för en dag. Fråga din chef eller kolla ditt anställningsavtal om du inte är säker på var din arbetsgivare står på läkarens anteckningar.

2. Gör det tidigt

E-post i sjuk eller ring i förväg, så fort du inser att du inte kan komma in på jobbet. Plötslig sjukdom och resor till akutmottagningen kan göra jobbet ur ditt sinne. Men det är fortfarande ditt ansvar att ringa din chef så snart du kan. Du vill inte lämna dem clueless om din vistelseort.

3. Vad ska inkluderas i din sjukdag Email

Håll din email klar och koncis. Nedan är en lista över vad du behöver inkludera när du ringer eller mailar i sjuka:

Anledning till din frånvaro. Håll denna del klar utan att gå in på för mycket detaljer. Skriv den specifika sjukdomen och de viktigaste symptomen som hindrar dig från att komma till kontoret. Du behöver inte lista allt.
Hur länge kommer du att vara frånvarande från jobbet. Detta är förutsägbart för många sjukdomar, som influensa eller förkylning, där värst är över i en eller två dagar. Om du är osäker när du kommer tillbaka, fråga din läkare hur länge det kan ta dig att återhämta sig.
Adressera din tillgänglighet för att kommunicera.Informera din chef om huruvida du kan svara på frågor via e-post. Du kan också inkludera ett telefonnummer för nödsituationer om de behöver nå dig.Om du är för sjuk för att svara på e-postmeddelanden, var ärlig och gör det klart att du kommer att vara oåtkomlig under din frånvaro.
Ange om du ska arbeta eller inte.Detta gäller för telekom-, fjärranslutna eller högre anställda som förväntas fortsätta arbeta även under ledighet. Din handledare kan tillåta dig att telecommute om du är smittsam, men inte för sjuk för en fullständig sängstöd.
Doktors anteckning och annan dokumentation. Nämna eventuella läkarens anteckning, recept eller läkarintyg som du kan ge för att säkerhetskopiera din ansökan om sjukskrivning.
Namn på din poängperson.Nämn vem som ska ta över dina nuvarande projekt och möten, så din chef kommer att veta vem som ska närma sig för frågor om dina uppgifter. Du kan helt enkelt skriva, "Ben kommer att ta över mina klientmöten i eftermiddag, och han är också uppdaterad på mina projekt med Client X."
Professionell stängning. Avsluta din sjuka dag e-post med en enkel stängning och ditt namn.

Du kan också maila ditt lag med en förkortad version av det här e-postmeddelandet som inte innehåller detaljer om din sjukdom och läkarens anteckning.

Sick Day E-postprov för ditt lag

Hej laget,

Tyvärr, men jag kan inte göra det till jobbet idag. jag har en (influensa / kyla / magont, etc.), så jag ska ta ledig dag. Jag kommer att vara tillgänglig för (svara på e-post / jobb på distans). "

Det är också en bra idé att skapa ett mail utanför kontoret för att hålla alla andra du arbetar med informerade.

4. Sick Leave Email Templates

Här är olika mallar för att visa hur du skickar e-post till sjukan, beroende på dina omständigheter:

1. Enkel Sick Day Email Sample

Använd den här mallen när du bara är frånvarande för en dag. Det är kort och innehåller inte mycket detaljer eftersom en en dags frånvaro inte behöver fem stycken för att förklara.

"Hej (Chefens namn),

Jag mailar för att informera dig om att jag inte kan göra det till jobbet idag, (Datum), som jag har kommit ner med en (din sjukdom). Jag kommer att vara tillgänglig för att svara på e-postmeddelanden om du behöver akut hjälp, men (Medarbetarens namn) kommer att hantera min arbetsbelastning idag för att se till att alla tidsfrister är uppfyllda.

Tack för att du förstår,

(Ditt namn)"

Frasen "akut hjälp"Finns det för att föreslå att du inte kommer att kontrollera och svara på e-post hela dagen. Tänk på det som ett subtilt sätt att säga att du behöver tid att vila, men du uppmärksammar också dina skyldigheter och kommer att vara tillgänglig för att gå in om en situation uppstår som bara du kan fixa. Ta bort frasen "Akut hjälp" om du planerar att svara på e-postmeddelanden som du skulle på en vanlig dag på kontoret.

2. Sick Day Email Sample med förfrågan om att använda Betalt Leave

Använd den här mallen om du har en läkarundersökning och om du ska använda din sjukskrivning för att täcka frånvaron.

"Kära (Din chef namn),

Jag kommer inte att kunna rapportera till jobbet idag eftersom jag är under vädret och har en (symtom du upplever). Jag gick till akutrummet igår kväll och doktorn bekräftade att jag har (doktorns diagnos).

Läkaren föreskrev (X-fridagar från jobbet) som jag (behöver vila, är smittsam), så jag frågade (Medarbetarens namn) att ta över mitt möte med (Kundens namn) i eftermiddag. De kommer också att hantera mina pågående uppgifter medan jag är borta. Jag kommer att vara tillgänglig via e-post för dina brådskande behov.

Jag har också bifogat läkarens anteckning till det här e-postmeddelandet. Jag skulle uppskatta det om du skulle vidarebefordra detta mail med bilagan till HR så att de kan behandla min sjukskrivning. Tack för din hjälp.

Hälsningar,

(Ditt namn)”

Ta bort frasen om att gå till akutrummet om du inte eller bara byta den att "besöka läkaren" om du gick till doktorn efter att ha kommit hem från jobbet.

Observera att amerikanska federala lagar inte kräver att företag ska erbjuda betald sjukskrivning enligt arbetsdepartementet. Andra länder kan ha egna arbetslagar avseende sjukskrivning. Kontrollera ditt anställningsavtal innan du använder den här mallen.

Personal (HR) är inte alltid ansvarig för godkännande av sjuka löv. Ibland har din chef det sista ordet, så du kanske vill tweak den delen av mallen enligt din arbetsgivares policy.

3. Utan Sick Email Template för obestämd ledighet

Använd den här mallen om du inte är säker när du kan rapportera till jobbet igen.

"Kära (Chefens namn),

Jag skriver detta för att meddela att jag inte kan komma till kontoret idag. Jag har känt mig (sjukt, lätt huvudet etc.) sedan (igår kväll, igår, etc.), och såg bara en läkare igår.

De diagnostiserade mig med (din sjukdom) och ordinerad medicinering som kommer att bestå för (X dagar). Jag känner mig lite bättre nu när den första dosen av medicinering har trätt i kraft, men jag blev uppmanad att stanna hemma eftersom det kommer att ta tid för mig att helt återhämta sig.

Jag gör mitt bästa för att informera dig om jag inte kan få det att fungera imorgon så att vi kan göra några tillfälliga arrangemang för min arbetsbelastning. Sålänge, (Kollegans namn) har kommit överens om att ta hand om mina uppgifter för dagen. "

För mer allmän information om hur man skriver professionella e-postmeddelanden, se följande handledning:

5. Ordna för någon att täcka dig

Har du märkt att alla e-mailproverna ovan innehåller en hand-off av dina uppgifter till en betrodd kollega? Du bör redan ha ett förutbestämt arrangemang med det där kollegans sätt innan du behöver vara frånvarande, så du kan bara ringa på den förmånen när du behöver det.

Din kollegas brist på hänsyn är inte den enda anledningen till ett förutbestämt arrangemang. Din kollega behöver veta hur man gör ditt arbete, var man ska leta efter vissa filer i din dator och vem dina kontakter är med kunder eller leverantörer. Annars kommer de att se clueless medan du fyller i för dig.

Du behöver inte förbereda en läroboks värde för information om ditt jobb. Kompilera bara några anteckningar om dina uppgifter, till exempel:

rapporterar du skriver och när de är förfallen, så kan din kollega göra dem om din sjukskrivning sammanfaller med en deadline
kontakter hos andra avdelningar och företag du arbetar med, inklusive namn, e-post och jobbtitel
löpande lista över pågående projekt och de personer som är inblandade i var och en
instruktioner om hur man hanterar uppgifter du bara kan göra, så att någon annan kan göra det om du är för sjuk att jobba hemifrån
relevanta källor, till exempel webbplatser, böcker eller personer

6. Ställ in ett meddelande om befintliga meddelanden

Om du inte redan har gjort det kan du skapa ett meddelande utanför kontoret för att informera personer om att du inte är på jobbet och inte kan svara på e-postmeddelanden. Du behöver bara aktivera det här meddelandet om du ringde in sjuk och informerade din chef om att du inte kommer att kunna svara på e-postadresser hemma.

Det här är inte som den sjuka dagen email du skrev till din chef och medarbetare men. Du är inte skyldig att informera personer utanför ditt team om din sjukdom, mycket mindre dina symtom. De vill förmodligen inte höra detaljerna.

Nedan finns ett enkelt meddelande utan kontoutskrift som du kan konfigurera i Gmail, Outlook eller annan e-postleverantör.

”(Hälsning),

Jag kommer vara utanför kontoret från (start datum) fram tills (slutdatum).

Vänligen kontakta (Namn) på (e-postadress) eller (telefonnummer) för dina brådskande bekymmer. Annars ska jag gå till dina e-postmeddelanden vid min återkomst. Tack."

7. Särskilda fall: Sick Day Emails för återkommande och osynliga sjukdomar

För några år sedan ringde jag arbetskraftens hotline för att ringa in sjukt, ett standardförfarande för mitt jobb sedan dess. Efter att ha förklarat varför jag inte kunde göra det på jobbet berättade personen på den andra raden mig eftersom det var tredje gången på sex månader som jag ringde in sjuk av samma skäl. Min anledning var en osynlig sjukdom - en av de många sjukdomarna där personen verkar bra om du inte ser alla receptbelagda läkemedel som de tar.

Det finns många osynliga och återkommande sjukdomar, av vilka vissa är hanterbara nog, det är möjligt att få jobb. Baserat på min forskning ser det ut som om jag inte är den enda som känner sig skyldig och rädd för besvärliga samtal när man ringer in sjuk. Det här avsnittet är för personer som söker råd om hur man hanterar denna situation på jobbet.

Julia Esteve Boyd, en etikettkonsult med internationell bakgrund i företagsetikett, säger,

”Återkommande sjukdomar är problematiska, men de flesta arbetsgivare förstår när de vet alla viktiga fakta. "

Att avslöja din återkommande eller osynliga sjukdom på jobbet kan utlösa ytterligare granskning från din chef eller HR. Det är därför som det är i ditt intresse att undersöka din arbetsgivares policy om frånvaro innan du spenderar detta ämne. Om det inte finns något i din kontrakt eller medarbetarhandbok om återkommande frånvaro, fråga dina medarbetare om de känner någon med en liknande situation inom företaget. Tala sedan med den personen för att se hur de hanterade tidigare sjukskrivningsförfrågningar, och hur deras chef och HR hanterade den. Deras erfarenhet kommer att ge dig en aning om vad du kan förvänta dig.

Eva Doyle, en chef med mer än 20 års erfarenhet, uppmanar medarbetare med återkommande sjukdom att prata med sin chef om sitt tillstånd innan de behöver ta en sjukdag. Hon fortsätter,

"Kom beredd att diskutera din plan för att hantera ditt tillstånd och dess effekt på ditt arbete."

Genom att göra det här kan du samarbeta med din chef för att skapa en beredskapsplan för dina uppgifter, samtidigt som du minimerar dåliga överraskningar, som om du mailar dig i sjuk flera gånger på en månad.

När det gäller eventuella obekväma konversationer angående din sjukdom och symtom, är Boyd och Doyle båda överens om att du endast avslöjar viktiga detaljer i ditt tillstånd. Du kan avslöja vad din sjukdom är och en allmän förklaring till hur det förhindrar dig att arbeta, som migrän, smärta eller feber. Lämna de finare detaljerna om vad du går igenom. Din chef kommer bli lyckligare utan att veta om dem.

Familje- och sjukvårdsloven (FMLA) ger anställda hos täckta amerikanska arbetsgivare upp till 12 veckor av obetald sjukskrivning för särskilda medicinska tillstånd, som de kan använda för sig själva eller en närmaste familjemedlem. Kontrollera om din arbetsgivare omfattas av FMLA-lagen, så du kan använda denna förmån om du behöver sjukskrivning, även om din chef är ovillig att ge dig en.

Förpackning: E-post i sjukt sätt

Du många kommer inte ihåg allt på denna handledning när tiden kommer att du behöver maila i sjuk. Det är okej. Om du tror att du kanske behöver den här informationen, bokmärke den här artikeln så att du kan referera till den senare.

En sak du bör komma ihåg är dock att följa ditt företags sjukdagspolitik. Följande instruktioner säkerställer att din sjukdag inte tjänar dig till en sköld nästa dag som du rapporterar till jobbet.

Företag