Hur man skriver en effektiv efterföljande e-post efter inget svar

Uppföljnings-e-post kan vara en av de mest utmanande typerna av e-post att skriva. Detta är dubbelt sant om du behöver skicka ett uppföljnings email efter inget svar.

Om du är tveksam till att skicka en e-post uppföljning, är du inte ensam. Många människor är ovilliga att skicka uppföljningsemail eftersom de oroar sig för att bugga mottagaren. Ändå kan en bra uppföljnings e-post betyda skillnaden mellan att göra affärer med en kund och inte göra affärer.

I den här handledningen lär du dig hur du skriver ett uppföljnings-e-postmeddelande. Vi svarar också på några vanliga frågor som människor har när som när de ska skicka ett uppföljningsemail och hur länge du ska vänta innan du skickar den. Vi tillhandahåller också ett exemplaruppföljnings-e-postmeddelande.

Fick du inget svar? Är du beredd att skriva en uppföljnings email? (grafisk källa)

När är det lämpligt att skicka en e-post-uppföljning?

Vissa meddelanden är så viktiga att du måste se till att de inte saknas. För dessa meddelanden är det en bra idé att skicka ett uppföljningsmeddelande.

Här är några situationer som kan kräva att du följer upp ett mail:

• Potentiellt jobb. Om du har skickat ett CV eller ansökt om ett jobb kan ett uppföljnings-e-postmeddelande som förklarar dina kvalifikationer ytterligare vara det som krävs för att imponera på en rekryterare och bli uppmärksam.  
• Möjlig försäljning. En överraskande anledning att många säljare misslyckas är att de aldrig följer upp med en potentiell kund. De gör försäljningen med utsikter som är redo att köpa direkt, men saknar framtida försäljning.
• Mötesförfrågan. Om du har begärt ett möte med någon och de inte har svarat följer du upp för att ta reda på om de kan delta eller om mötet måste omplaneras.
• Kommunikation med handledare. Arbetsrelaterade e-postmeddelanden är vanligtvis viktiga. Om någon tid har gått och din handledare inte har svarat följer du upp. De kan ha förbisett ditt e-postmeddelande, eller det kan ha fångats i deras spamfilter.
• Projektrelaterad kommunikation med peer. I de flesta företag ingår du i ett lag. Din framgång (eller misslyckande) beror på din förmåga att kommunicera. Om en teammedlem inte svarar måste du ta reda på varför.

Jag är säker på att du kan tänka på många andra situationer där du ska följa upp efter att ha skickat ett meddelande.

E-post följa upp riktlinjer

Om du tvekar att följa upp ett obesvarat e-postmeddelande eftersom du är orolig för att plåga mottagaren, är du inte ensam. Samma rädsla håller många människor från att följa upp sina obesvarade meddelanden.

Om det ursprungliga e-postmeddelandet var viktigt, är det förmodligen fortfarande viktigt. Du bör följa upp dina viktiga e-postmeddelanden utan några svar.

Notera: Om du har en sann nödsituation som måste åtgärdas omedelbart, är e-post vanligen inte det bästa sättet att kontakta någon. Du har mycket mer framgång att ringa eller se dem personligen (om de finns i närheten).

Se till att du verkligen behöver följa upp

Det är inte ovanligt att missa ett svar på ett e-postmeddelande om din inkorg är full av meddelanden. Se till att det inte händer genom att hålla din inkorg rubbfri.

För att lära dig hur du får en ruttfri e-postinbox och behåll den, ladda ner en kopia av vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Du lär dig hur du behåller e-post "buller" ur din inkorg så att du inte missar de viktiga meddelandena.

Glöm inte att kolla dina Spam och Trash-mappar. Ibland hamnar viktiga e-postmeddelanden oavsiktligt på ett av dessa två ställen.

Om du har att göra med många kontakter, ger denna handledning sätt att ta reda på om ett e-postmeddelande lästes:

Hur länge ska du vänta innan en e-post följs upp?

Hur länge ska du vänta på svar på ett e-postmeddelande innan du skickar ett uppföljnings-e-postmeddelande? Även experter är inte alltid överens om de exakta tidsramarna. Dessutom kan tidsramen variera beroende på situation, företag, bransch och otaliga andra faktorer.

Men här är några allmänna riktlinjer för vanliga typer av e-postmeddelanden:

• Tack notera (intervju). En tackanmälan är en vanlig typ av uppföljnings email. Det används oftast efter en arbetsintervju. Vanligtvis är det bäst att skicka ett tackbrev inom 24 till 48 timmar efter intervjun. Du kan följa upp igen om ungefär en vecka.
• CV eller jobbsökan (ingen intervju). Om du någonsin har sökt jobb, känner du till borren. Du skickar ut CV efter CV, ansökan efter ansökan och ... inget svar. Det är acceptabelt att skicka ett uppföljnings email efter ungefär en vecka.
• Mötesförfrågan. Den här varierar mycket beroende på när mötet är planerat. Försök att ge mottagaren tillräckligt med tid att arbeta sitt möte i sin kalender. Om mötet sker snart kan ett telefonsamtal vara det bästa uppföljningsförfarandet.
• Arbetsrelaterad e-post (handledare eller peer). De flesta företag har riktlinjer för hur snabbt meddelanden ska besvaras. Vanligtvis är den önskade svarstiden mellan 24 och 48 timmar (exklusive helger). Om din mottagare har överskridit den tidsramen är det okej att följa upp. Tänk på speciella omständigheter, till exempel när en kollega är sjuk eller ute av kontoret.
  
• Rör vid bas / nätverk. Du har varit i en mötesgrupp eller annan professionell organisation och du träffade någon i ditt fält. Du har lagt till dem i din kontaktlista, men hur håller du kontakten? Kolla tillbaka med dem efter en månad och sedan ungefär en gång var tredje månad.
• Försäljningsutsikter. Om du är i försäljning är det särskilt viktigt att följa upp dina leads. Du kan få dina ledningar kategoriserade som varma, varma och kalla. Följ upp oftare med heta ledningar, men försum inte de andra. Uppföljningsramen varierar, men följer i allmänhet den rätta basguiden för varma utsikter.

Som jag nämnde tidigare är det allmänna riktlinjer. Dina specifika omständigheter kan vara olika. Giv noggrann uppmärksamhet åt och följ alla specifika instruktioner du får.

Till exempel, om du intervjuas och rekryteraren säger, "Jag borde veta något imorgon, ring mig." Då är det vad du gör. Du kan vanligtvis skicka ett tack e-mail också, dock.

Hur ofta ska du följa upp på en e-postadress?

I vissa fall, till exempel när du följer upp på en CV eller en arbetsansökan, är de flesta personalresurser (HR) -professorer överens: En uppföljnings e-post är vanligtvis nog. Om du inte hörs tillbaka från företaget efter det är de förmodligen inte intresserade. Många HR-proffs är översvämmade med applikationer och de kan vara irriterade om du kontaktar dem vecka efter vecka om samma jobb.

Om du ska följa upp med många människor, behåll register. Detta är viktigt för säljare, men det kan också vara viktigt för andra. Om du till exempel skickar ut många återupptagningar är det lätt att glömma om du har följt upp ett företag.

Om du bara har några uppföljningsemails att spåra kan det vara tillräckligt med ett kalkylblad. Skapa en kolumn för var och en av följande:

• Kontaktnamn
• Placera
• Företagsnamn
• Kontakta email
• Första uppföljningsdatum
  
• Nästa uppföljningsdatum
  
• Framtida uppföljningsdatum
  
• Anteckningar (som varför de är på din kontaktlista)

Om du har en mycket stor lista med kontakter, säger du att du är i försäljning, kan du behöva ett kraftfullare verktyg. Överväga att få kundrelaterad hantering (CRM) -programvara. Ett bra CRM-verktyg håller inte bara dina kontaktuppgifter säkert, det kommer även att uppmana dig att följa upp dina leads regelbundet.

Viktig: Om någon ber om att bli borttagen från din kontaktlista, respektera deras önskemål. Följ inte upp med dem igen.

Andra metoder för e-post följa upp

Om din uppföljningsinsats misslyckas, kom ihåg att e-post inte är det enda sättet att kontakta människor. Vissa människor är så upptagna att de inte kontrollerar deras mail ofta. Eller de kan få en assistent att granska sina meddelanden.

Om ditt meddelande är viktigt, var inte rädd att följa upp via telefon. Det blir också allt vanligare att använda textmeddelanden för företagskommunikation.

Hur man skriver en effektiv uppföljning av e-post

Du har bestämt att du verkligen behöver skriva en uppföljningsmail. Men för att det ska vara effektivt, se till att det är professionellt. En bra professionell e-post ska vara:

• Till poängen
• Inte allt för länge
• Felfri
• Artig

Också se till att inkludera alla element i en bra affärskort. Denna handledning förklarar korrekt företags e-postformat:

Glöm inte att din ämnesrad är viktig också. Undvik vaga ämnesområden som:

Viktigt meddelande

Eller

Bara följa upp

En bättre ämnesrad innehåller mer information:

Webdesign Gruppmöte, 22 februari, Vi behöver din RSVP

Eller

Kommer du till webbmötet i februari?

E-postmeddelandet som gick med den här ämnesraden skickades till gruppmedlemmar som inte svarade på ett tidigare email som meddelade mötet för webbdesigngrupp. Meddelandet påminner läsaren till det ursprungliga mötet och ber om deras RSVP.

Viktig: Skicka inte påminnelsemail till de gruppmedlemmar som svarade på mötesmeddelandet.

Glöm inte att öppnandet och stängningen av ditt e-postmeddelande också är viktigt. Här är en handledning som tittar på e-postöppningar och stängningar i detalj:

Det är möjligt att din e-post inte svarades på grund av att den inte kom över som viktig. Läs den här handledningen för att lära dig hur du får dina läsare att svara:

Om du behöver skriva ett tack e-post efter en intervju, här är mer vägledning och ett exempel på e-post som följer:

Låt oss nu titta på ett exempel på uppföljnings e-post.

Följ upp e-postprov

Detta prov av ett uppföljnings-e-postmeddelande skickades för att påminna medlemmarna i en designgrupp som de behöver RSVP för nästa gruppmöte.

E-postmeddelandet ser så här ut:

Ämne: Kommer du till februari webbdesign gruppmötet?

Kära medlem,

Vi har ännu inte fått din RSVP för vårt nästa möte i Web Design Group och tidsfristen närmar sig. Om du kommer, skicka din måltids preferens till: [email protected]. Vi måste veta vem som kommer före den 15 februari.

Om du saknade vårt senaste email kommer denna månad att hållas den 22 februari från kl. 06.30 till 9.30. vid City Auditorium, 9876 Any Road, AnyTown.

Vårt ämne i månaden är Framtiden för webbdesign. Vår talare är Jane Jones, VD för Anytown Consulting.

jag hoppas att jag ser dig där.

vänliga hälsningar,

Ashton Chang
President
Web Design Group

Observera att uppföljningsadressen är adresserad till "Kära medlem." Även om det oftast är effektivare att adressera ett e-postmeddelande till en person, är det här en uppföljning till ett gruppmeddelande om e-postmeddelanden. Så, uttrycket "Kära medlem" kan användas i det här fallet.

Observera också att uppföljnings-e-postmeddelandet är direkt. Det blir rätt till den punkten, och sedan granskar det tidigare e-postmeddelandet om mottagaren inte fick den. Viktigast, det ger läsaren en tidsfrist för att svara.

Slutligen stängs den med en professionell signatur. För ännu fler tips om hur du skriver effektiva e-postmeddelanden, kolla på denna handledning:

Ta tag i den kostnadsfria e-postinmatningen Mastery eBook

Om du behöver hjälp med e-poststrategier för att snabbt kunna arbeta, har vi ett specialt erbjudande för dig. Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och Hämta Inbox Zero Mastery eBook gratis. Upptäck hur man tillämpar de bästa teknikerna för e-posthantering nu.

Slutsats

Du har just lärt dig hur man följer upp ett obesvarat email. Du har också lärt dig några användbara e-post-uppföljningsprinciper. Vi har till och med gett ett exemplaruppföljnings-e-post för att använda som en guide när du skriver din egen uppföljningsmail.

Du bör nu vara redo att skicka dina egna uppföljningsemails. Lycka till!