Share
Email är det valfria kommunikationsverktyget för de flesta av oss. E-post är bra eftersom du inte behöver vara tillgänglig samtidigt som din konversationspartner ska kommunicera. Det låter oss hålla projekten rörliga när våra medarbetare är otillgängliga eller på andra sidan världen.
Det finns ett problem: de flesta av oss drunknar i e-postmeddelanden. Den genomsnittliga personen som använder e-post för företag tar emot och skickar över 100 e-postmeddelanden om dagen, enligt en rapport som publicerats av Radicati-gruppen.
Dessutom är e-postmeddelanden alltför lätt missförstådda. En nyligen genomförd studie av Sendmail fann att 64% av personerna har skickat eller fått ett mail som orsakade oavsiktlig ilska eller förvirring.
På grund av volymen av e-postmeddelanden som vi skickar och tar emot, och eftersom e-post ofta misstolkas är det viktigt att skriva e-postmeddelanden tydligt och koncist.
Att skriva e-postmeddelanden som är korta och till-punkten minskar tiden du spenderar på e-post och gör dig mer produktiv. Genom att hålla dina e-postmeddelanden korta kommer du sannolikt att spendera mindre tid på e-post och mer tid på annat arbete. Med detta sagt är skrivning klart en färdighet. Precis som alla färdigheter måste du jobba på det.
Till att börja med kan det ta dig lika länge att skriva korta e-postmeddelanden eftersom det tog dig att skriva långa e-postmeddelanden. Men även om så är fallet hjälper du dina medarbetare, kunder eller anställda att vara mer produktiva eftersom du kommer att lägga till mindre rodnad i inkorgen, vilket gör det enklare för dem att svara på dig.
Genom att skriva tydligt kommer du att bli känd som någon som vet vad han eller hon vill och vem gör saker gjorda. Båda dessa är bra för dina karriärmöjligheter.
Så vad tar det för att skriva tydliga, korta och professionella e-postmeddelanden?
Innan du svarar på det, anmäler du dig till nyhetsbrevet Tuts + Business och få den fria Inbox Zero ebook nu. Den är full med professionella email management strategier.
Låt oss nu komma in i detaljerna om hur man skriver ett professionellt e-postmeddelande som kommer att få dig att skriva ordentlig företagsemail med syfte, tydlighet och inverkan.
Tydliga e-postmeddelanden har alltid ett tydligt syfte.
När du sätter dig ner för att skriva ett mail, ta några sekunder att fråga dig själv: "Varför skickar jag detta? Vad behöver jag från mottagaren?"
Om du inte kan svara på dessa frågor ska du inte skicka ett mail. Skriva e-postmeddelanden utan att veta vad du behöver förlorar din tid och mottagarens tid och betyder att du kommer att kämpa för att uttrycka dig själv tydligt och kortfattat.
Det här är också en bra tid att fråga dig själv: "Är detta e-post verkligen nödvändigt?" Återigen är det bara att skicka e-postmeddelanden som är absolut nödvändiga, vilket visar respekt för den person du skickar.
E-postmeddelanden är inte desamma som affärsmöten. Med affärsmöten, desto fler agendaposter arbetar du med, desto mer produktiva mötet.
Med e-post är motsatsen sant. De mindre du inkluderar i dina e-postmeddelanden, desto bättre.
Det är därför det är en bra idé att träna "en sak" regeln. Gör varje e-postmeddelande du skickar om endast en sak. Om du behöver kommunicera om ett annat projekt skriver du en annan e-postadress.
Empati är möjligheten att se världen genom andras ögon. När du gör det förstår du deras tankar och känslor.
När du skriver e-postmeddelanden, tänk på dina ord från läsarens synvinkel. Med allt du skriver, fråga dig själv:
Det här är en enkel tweak till hur du skriver. Men tänkande på andra människor kommer att förändra hur de svarar på dig.
Här är ett empatisk sätt att titta på världen för att hjälpa dig att komma igång. De flesta:
I ett ögonblick ser vi på hur du kan bädda in komplimanger och ett tack till strukturen i varje e-post du skickar.
När du skickar e-post till någon för första gången måste du låta mottagaren veta vem du är. Du kan vanligtvis göra detta i en mening. Till exempel: "Det var kul att träffa dig på [X-händelse]."
Ett sätt att hålla introduktioner kort är att skriva dem som att du möter ansikte mot ansikte. Du skulle inte gå in i en fem-minuters monolog när du träffar någon personligen. Så gör det inte i e-post.
Är du osäker på om en introduktion behövs? Kanske har du kontaktat mottagaren innan, men du är inte säker på om hon kommer ihåg dig. Du kan lämna dina uppgifter i din e-post signatur. Detta är idealiskt eftersom:
Tala om signaturer, se till att du har ställt in en. Det är ett kortfattat sätt att dela information som du borde inkludera i varje e-post. Men att sätta den här informationen i din signatur håller du din e-postadress kort.
Din signatur bör innehålla:
Eventuellt kan du inkludera länkar till dina sociala mediakonton och en höjdpunkt på en mening om hur du hjälper människor.
I varje e-postmeddelande du skriver ska du använda tillräckligt många meningar för att säga vad du behöver och inte mer. En bra övning här begränsar dig till fem meningar.
Entreprenör Guy Kawasaki förklarar:
Mindre än fem meningar är ofta abrupta och oförskämda, mer än fem meningar slösar tid.
Det kommer att finnas tillfällen då det är omöjligt att hålla ett mail till fem meningar. Men i de flesta fall är fem meningar tillräckliga.
Omfatta fem meningar disciplinen, och du hittar dig själv att skriva e-post snabbare. Du får också fler svar.
Är det inte säkert att skriva ett mail i fem meningar är det möjligt? Läs sedan på ...
Vad är nyckeln till att hålla dina e-postmeddelanden korta? Använda en standardstruktur. Det här är en mall som du följer för varje e-post du skriver.
Förutom att hålla din e-post kort, följer en standardstruktur också dig att skriva snabbt.
Med tiden utvecklar du en struktur som fungerar för dig. Här är en enkel struktur för att komma igång:
Låt oss titta på vart och ett av dessa på djupet.
Hälsning. Detta är den första raden i e-postmeddelandet. "Hej, [Förnamn]" är en typisk hälsning.
Komplimang eller Pleasantry. När du skickar e-post till någon för första gången, gör en komplimang en utmärkt öppnare. En välskriven komplimang kan också tjäna som en introduktion. Till exempel:
Om du skriver till någon du känner, använd sedan ett trevligt ställe istället. En trevlig är vanligtvis en variation på "Jag hoppas du mår bra." Alternativt kan du säga tack för något de har hjälpt dig med eller för information de skickade i ett tidigare email.
Som Vinay Patankar av Abstrakt levande bloggen förklarar:
Du bör alltid följa med en trevlig efter din hälsning. ALLTID utan att misslyckas. Ingrain detta i fingrarna så att du naturligtvis spottar ut det med varje e-post du skriver. Det finns ingen anledning någonsin varför ditt email inte skulle ha ett trevligt ... Du kommer aldrig att ha någonting att förlora genom att lägga till i en trevlig, du kommer att göra människor mer benägna att läsa resten av ditt email, du kommer att mildra kritik och kommer att slå de positiva känslorna hos några. De flesta kommer helt enkelt att ignorera det, men i två sekunder av din tid är det definitivt värt det.
Anledningen till ditt email. I det här avsnittet säger du "Jag skickar e-post till ..." eller "Jag undrade om du kunde hjälpa till med ..." Du behöver ibland två meningar för att förklara dina skäl för att skriva.
Ett uppmaning till handling. När du har förklarat din anledning till e-post, anta inte att mottagaren vet vad han ska göra. Ange specifika instruktioner. Till exempel:
Strukturera din förfrågan som fråga uppmuntrar mottagaren att svara. Alternativt kan du använda raden "meddela mig när du har gjort det" eller "meddela om det är okej med dig".
Stängning. Innan du loggar av ditt e-postmeddelande, var noga med att inkludera en slutlinje. Detta har det dubbla syftet att re-iterating ditt uppmaning till handling, och att göra mottagaren må bra.
Exempel på bra stängningslinjer är:
Sign-off. Detta kan vara "Bästa önskningar", "Med vänliga hälsningar", "All the Best" eller "Thanks." Du bör alltid följa ditt namn med ditt namn.
Tillbaka i 1946 rådde George Orwell författare till:
Använd aldrig ett långt ord där en kort man kommer att göra.
Detta råd är ännu mer relevant idag, särskilt när du skriver e-post.
Korta ord visar respekt för din läsare. Genom att använda korta ord har du gjort det svåra arbetet med att göra ditt meddelande lätt att förstå.
Detsamma gäller för korta meningar och stycken. Undvik att skriva stora textblock om du vill att din e-post ska vara tydlig och lättförståelig. Detta leder till en annan av George Orwells regler för skrivning, vilket kan hjälpa dig att hålla dina meningar så korta som möjligt:
Om det är möjligt att skära ut ett ord, skära det alltid ut.
När du har följt din vanliga e-poststruktur, trimma varje mening ner för att vara så kort som den kan vara.
George Orwell igen:
Använd aldrig passivet där du kan använda den aktiva.
I skrivande stund finns det två typer av röster, aktiva och passiva.
Här är en mening i den aktiva rösten:
Jag kastar bollen.
Och här är samma mening i passiv röst:
Bollen kastas [av mig].
Den aktiva rösten är lättare att läsa. Det uppmuntrar också verkan och ansvar. Det beror på att i den aktiva rösten fokuserar meningar på personen som vidtar åtgärder. I den passiva rösten fokuserar meningar på föremålet som handlar om. I den passiva rösten kan det tyckas att saker händer av sig själva. I den aktiva rösten händer saker bara när människor gör åtgärder.
Den franska filosofen Blaise Pascal sa en gång:
Om jag hade mer tid skulle jag ha skrivit dig en kortare skrivelse.
Med andra ord kan korta e-postmeddelanden vara svårare än att skriva långa e-postmeddelanden.
En del av det svåra arbetet med att skriva korta e-postmeddelanden är noggrann korrekturläsning. Läs din epost högt för dig själv, kontrollera efter stavning och grammatikfel. Fråga dig själv:
Ta bort eventuella onödiga ord, meningar och stycken som du korrekturläser.
Om du vill visa din personlighet i ditt e-postmeddelande, låt detta skina subtilt genom din skrivstil. Använd inte uttryckssymboler, chattförkortningar (till exempel LOL) eller färgstarka teckensnitt och bakgrunder. Även om dessa kan ha varit integrerade i dina e-postmeddelanden under dina tonår, är de sällan lämpliga i ett professionellt sammanhang.
Den enda gången det är lämpligt att använda uttryckssymboler eller chattförkortningar är när du speglar e-postspråk för den person du skriver till.
E-post är ett mindre formellt sätt att kommunicera än att skriva ett brev eller till och med ringa ett telefonsamtal. Att skriva som du talar gör att du stöter på som personliga och vänliga. Det hjälper dig också att hålla dina e-postmeddelanden korta. Trots allt talar få av oss i utökade stycken.
Se till att dina e-postmeddelanden återspeglar vem du är i den verkliga världen. Om du inte skulle säga något till en persons ansikte, säg inte det i ett mail. Och kom ihåg att tänka på ditt sätt. "Vänligen" och "Tack" går långt.
Tänk på att det är viktigt att lära sig att skriva professionella e-postmeddelanden, men det är också att organisera din e-postbrevlåda. Låt inte din inkorg bli en oorganiserad röra.
Lär dig hur du hanterar dina e-postmeddelanden rätt. Spendera mindre tid i din inkorg medan du behandlar dina meddelanden mer professionellt.
Vi har ett specialerbjudanden för dig. Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och Hämta Inbox Zero Mastery eBook gratis. Upptäck hur man tillämpar de bästa teknikerna för e-posthantering nu.
Vilka är dina bästa tips för att skriva klara och professionella e-postmeddelanden? Låt oss veta i kommentarerna nedan.
Och om du arbetar med marknadsföringskampanjer på e-post, kolla in våra högkvalitativa Email Newsletter Templates, som finns tillgängliga från vår ThemeForest-marknadsplats. En av dessa professionella mallar kan vara precis vad ditt nästa projekt behöver.
Grafisk kredit: Öga designad av Sergi Delgado från Noun Project.
Accentsconagua