Share
I vilket företag som helst, är liten eller stor, tydlig kommunikation mellan anställda kritisk. Alla arbetar på olika saker, och det är viktigt att du kan uppdatera varandra om statusen för dina projekt.
Projektledningsprogram som Trello och Basecamp gör det enklare, men ibland behöver du fortfarande skriva en enkel statusrapport. Kanske har din chef frågat dig om en, kanske försöker du få stöd eller finansiering för ditt projekt, eller kanske du bara vill hålla en kollega i loop.
I den här handledningen lär du dig att skriva en effektiv statusrapport. De kan naturligtvis ta många former, allt från en snabb, informell e-postuppdatering till en formell rapport efter en föreskriven mall. Så vad du kommer att lära dig i denna handledning kommer att gälla för många olika typer av rapporter.
Du får reda på vad du behöver göra för att organisera dina nyckelidéer och kommunicera dem tydligt och lära dig om vanliga misstag att undvika. Jag ger dig också en rapport som du kan visa eller ladda ner, så att du kan använda den som en mall för dina egna rapporter.
I slutet kommer du att kunna skriva en tydlig, övertygande statusrapport som hjälper din chef eller någon annan att förstå exakt var du befinner dig i ditt projekt.
Det kan tyckas konstigt att börja med att ställa frågor - trots allt är jobbet i en statusrapport att förse information, begär inte det. Men det är ett viktigt första steg.
Om du vill att din rapport ska få maximal effekt måste du förstå din målgrupp och vad deras prioriteringar är. Detta kan hjälpa dig att undvika det vanliga "tvättlistan" -felet som vi kommer att täcka i nästa avsnitt och istället fokusera på de saker som är intressanta och relevanta för din avsedda läsare.
Låt oss till exempel säga att du rapporterar till din chef om statusen för en ny funktion som du lägger till på företagets webbplats. Innan du börjar lista över alla saker du har uppnått måste du börja förstå din chefs förväntningar.
Varför är den nya funktionen viktig? Vilka resultat förväntas du visa? Hur mycket detaljer behöver chefen verkligen få? Finns det särskilda aspekter av projektet som är viktiga för henne, och andra som hon inte bryr sig för mycket om?
Hon kanske är intresserad av hur denna nya funktion kan förbättra försäljningen, till exempel, men bryr sig inte för mycket om tekniken bakom den. Hon kanske ser detta som första etappen i ett mycket större projekt, eller som en del av ett separat initiativ som involverar andra delar av företaget. Det är viktigt att förstå all bakgrunden.
Du vet förmodligen redan några av dessa detaljer, men om inte, fråga direkt. Ju mer tydlighet du kan få i början, desto mjukare blir processen.
Det är också värt att fråga om lite vägledning om vilken typ av längd eller detaljnivå hon förväntar sig och om det finns ett visst format du ska använda. Vissa företag har standardmallar, eller använder speciell rapporteringsprogram som StatusPath eller Reportify. Om inte, få åtminstone en grov uppfattning om du behöver producera några punkter eller en tio sidors rapport.
När du är klar med att samla information är det dags att gå vidare och börja skriva. Vi börjar med några allmänna punkter och sedan gå in på några detaljer om att lägga allt ihop.
När du skriver en statusrapport är det naturligt att tänka tillbaka över vad du har gjort och skriv ner det hela. Tyvärr är det det sista du borde göra.
Det här tillvägagångssättet leder till en tråkig "tvättlista" av aktiviteter, varav många inte har någon betydelse för din läsare. De kan tyckas vara viktiga för dig, för du spenderade så mycket tid på dem, men din läsare behöver inte veta varje steg du tog.
Om du till exempel har lanserat en ny funktion på företagets webbplats kan du frestas att inkludera allt som ledde till det, allt hårt arbete och möten och förhandlingar, de tekniska utmaningarna du överträffade och de juridiska godkännandena du erhöll.
Alla dessa saker var viktiga steg för att slutföra projektet, men din chef behöver inte veta om dem i någon detalj, och några av dem kan inte ens vara värda att nämna alls.
Så istället för att lista upptagna uppgifter fokuserar du på att visa resultaten. Det kan kräva lite djupare tänkande. Resultaten är ju mer än bara "lansera den nya webbplatsfunktionen". Vilka är de bredare resultaten av det? Vilken påverkan har ditt projekt?
Du kanske vill inkludera statistik, till exempel om hur många kunder som har använt den nya funktionen och vad de har använt den för. Om det leder till ökad försäljning eller lägre kostnader, eller om det löser problem för kunderna, listar du definitivt alla som positiva resultat.
Även om företag kan ha egna format för statusrapporter, finns det vissa nyckelelement som du bör inkludera i en effektiv rapport. Här är en checklista för dig:
Du behöver inte kalla det en sammanfattning, men du borde definitivt ha en snabb sektion högst upp, högst två eller tre meningar eller punktpunkter, som sammanfattar projektets övergripande status.
Var är du, vad är nästa, är du på plan och möter du några större problem? Tänk dig att din chef inte kommer att läsa förbi detta avsnitt (det kan faktiskt vara fallet) och se till att hon får all viktig information här.
Om du planerade projektet noggrant till att börja med har du förmodligen brutit ner det i en rad individuella uppgifter och mål, med förfallodatum på var och en av dem. Din statusrapport bör innehålla uppdateringar om dina framsteg när du möter dessa förfallodagar. När det gäller delvis slutförda uppgifter kan du ange en procentsats för att visa hur nära du ska slutföra.
Beroende på vilken detaljnivå du gick in i projektplanen är det kanske inte värt att notera varje enskild uppgift här. Kom ihåg att du utformar en rapport baserat på vad din läsare vill veta, inte baserat på notering av allt du har gjort. Så kanske bara välja vissa viktiga milstolpar i projektet och rapportera dina framsteg när du möter dem.
Även med noggrann planering slog de flesta projekt några hinder på vägen. Du kan bli frestad att minimera dem, speciellt om du rapporterar till någon som har ett starkt intresse för projektets framgång. Men det är viktigt att du avslöjar dem så snart som möjligt, av två skäl:
Ingen gillar att få veta om problem utan att erbjudas en lösning. För varje problem du har identifierat måste du beskriva vilka steg du planerar att ta. Om du behöver mer hjälp, be om det, men du bör åtminstone ha en egen plan.
Beskriv också nästa steg för projektet i allmänhet. Vilka är de viktigaste sakerna du ska jobba på mellan nu och nästa statusuppdatering? Vad är nästa stora milstolpar, när förväntar du dig att slå dem och vem ansvarar för dem? Ge din läsare en uppfattning om vad som händer, så att de har en klar uppfattning om vilken riktning projektet går in i.
Ett enkelt diagram kan kommunicera status för ett projekt långt mer effektivt än sidor med text. Tänk på några av följande alternativ:
Här är ett exempel på hur procentandelskartan kunde se ut:
Om du har fått höra att följa en viss mall eller skriva till en viss längd, gör det självklart. Annars är regeln att hålla den så kort som möjligt.
Sätt dig i läsarens skor. Om du läser en statusrapport vill du ta reda på vad som händer med projektet så snabbt och enkelt som möjligt. Du skulle mycket hellre läsa en sammanfattande sammanfattning av en sida än en detaljerad broschyr som berättar mer än vad du verkligen behöver veta. Så om det är vad du vill läsa, så är det vad du bör sikta på att producera.
I en så kort rapport kommer du naturligtvis inte att kunna inkludera allt. Det är ok. Om din chef vill ha extra information, frågar hon om det. Det är mycket bättre för henne att tydligt förstå projektets övergripande status än att ha kunnat hitta den väsentliga informationen bland en massa detaljer.
Om frågor uppstår, bör du självklart vara redo att svara dem direkt. Så tillsammans med din enkelsidiga sammanfattningsrapport borde du förbereda extra material för att svara på eventuella frågor du förväntar dig.
Ofta går statusrapporter tillsammans med ett möte för att diskutera projektet. Om så är fallet ger det ett naturligt forum för att svara på ytterligare frågor. För att försäkra dig om att du är redo, ta all information som inte gjorde skärningen för själva rapporten och montera den i en välorganiserad mapp så att du enkelt kan komma åt den när det behövs.
När jag arbetade i företagsbank, brukade jag kalla detta "att ha saker i min bakficka". Jag skulle försöka förutse vilken fråga min chef kunde fråga och ha ett diagram eller datapunkt som jag kunde piska ut från min metaforiska bakficka för att svara på det. När frågorna ställdes frågade det mig att jag var väl förberedd. Även när de inte var det gjorde det mig känna väl förberedd.
Om du skickar din rapport via e-post kan du bifoga din "bakre ficka" -information som en extra fil, vilket gör det klart att det bara är valfritt och att de viktigaste uppgifterna finns i rapporten. Eller alternativt kan du helt enkelt säga att du har mer detaljer som du kan ge om det behövs.
Så nu är det dags att sätta alla dessa element ihop i en enkel, tydlig rapport. Så här kan det se ut:
Jag har bifogat Microsoft Word-dokumentet till denna handledning (klicka bara i sidofältet för att ladda ner det). Använd det som en mall, anpassa den efter behov för att passa dina behov.
Så nu vet du hur man skriver en effektiv statusrapport. Du kan komma igång, antingen genom att använda min mall som utgångspunkt eller genom att komponera din egen i ett format du föredrar. Kom bara ihåg de viktigaste punkterna:
Grafisk kredit: Rapportikon designad av Icon Jungle från Noun Project.
Accentsconagua