Hur man skriver e-postmeddelanden som människor läser och vidtar åtgärder på

Du använder e-post för arbete, eller hur? Sedan får du chanser och / eller skickar över 100 e-postmeddelanden om dagen. Det är genomsnittet för personer som använder e-post på jobbet. Du spenderar förmodligen en fjärdedel av ditt arbetsliv - två timmar om dagen och läsning av e-post.

Med andra ord dricker de flesta av oss i e-post, men vi har inte riktigt tid att ta itu med det. Medarbetarens e-poststatistik som jag citerade ovan betyder att varje e-post vi får får i genomsnitt bara drygt en minuts uppmärksamhet.

Tänk på de e-postmeddelanden du skickar ut. Har du någonsin tänkt, "Detta kommer nog bara att få en minuts uppmärksamhet"? Det är en nyktert tanke. Men att veta att det här är fallet kommer att göra dig till en bättre e-postförfattare.

Vi behöver våra e-postmeddelanden att märkas

E-post är hur vi får arbete. Om våra kunder, kollegor eller överordnade ignorerar våra e-postmeddelanden och misslyckas med att vidta åtgärder på dem, så stannar arbetet till ett stopp.

För de av oss som använder e-post för att få saker gjorda är slutsatsen klar: när du skriver e-postmeddelanden måste du arbeta extra hårt för att få dem att sticka ut. Vi behöver alla skriva e-postmeddelanden som öppnas, läses och handlas vidare.

Lyckligtvis är det lättare än du kan tänka dig. Allt som krävs är några enkla strategier som alla kan adoptera och villigheten att tillämpa dessa strategier. Om du inte redan använder dessa strategier, skulle du bli förvånad över skillnaden de gör i ditt arbetsliv.

Vi behöver alla veta hur man skriver e-postmeddelanden som får saker att hända. Så låt oss titta på hur man gör det. Men först…

Ta tag i den kostnadsfria e-postinmatningen Mastery eBook

Om du skickar och tar emot många e-postmeddelanden, sparar du massor av tid genom att lära dig hur du får ditt mail mer professionellt. 

Ladda ner vår nya e-poststrategier eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Det är tillgängligt för FRI med Tuts + Företagsnyhetsbrev.) 

Låt oss nu gå in i stegen i denna handledning, för att lära dig hur du skriver e-postmeddelanden som tvingar mottagare att svara och vidta åtgärder.

Steg 1: Tänk om mottagaren

Idag arbetar många av oss internationellt med människor som vi aldrig träffat personligen. Detta internationella tillvägagångssätt ger många fördelar. Men för att vi inte möter de personer vi arbetar med kan vi glömma att våra kollegor är riktiga människor, precis som vi. De hoppas, drömmar och kämpar, precis som alla andra.

Tänk på att det finns en person i den andra änden av varje e-postmeddelande du skickar hjälper dig att skriva bättre e-postmeddelanden. Detta gäller särskilt om du kan lära dig att se världen från mottagarens synvinkel.

Varje person är annorlunda, så att se världen från mottagarens synvinkel kommer att förändras med varje e-post du skriver. Det sägs att vissa saker är sanna för de flesta människor:

  • De är upptagna, och de får mycket email (cirka 100 e-postmeddelanden om dagen, mer om de har myndighet).
  • De vill vara gillade och uppskattade.
  • De har bekymmer och saker som är viktiga för dem.

Tänk på dessa när du arbetar genom följande steg, eftersom vi kommer att ta itu med var och en av dem.

Steg 2: Få dina mail öppnade

Innan någon kan vidta åtgärder på din e-post, måste de öppna din e-postadress. Vad är nyckeln här?

När din e-post visas i någons inkorg, får de bara två bitar av information: ditt namn och ämnesraden.

Om du befinner dig i myndighet eller respekt, och den person du skickar till dig ser upp till dig (oavsett om du väljer det eller för att det är vad de betalas att göra), så kommer ditt namn ensam att få e-posten öppnad. Trots att du är beroende av din auktoritet för att få e-post öppnade är en dålig långsiktig strategi. I ett nätverkssamhälle är auktoritärism ett föråldrat sätt att titta på världen.

Du kan inte lita på ditt namn för att få dina e-postmeddelanden öppnade. Det lämnar ämnesraden. För de flesta av oss är detta den enda chansen som vi måste uppmärksamma och att framkalla tillräckligt intresse för att mottagaren ska öppna e-postmeddelandet.

Ämnesrubriker är en enorm affär för e-postmarknadsförare. När deras e-postmeddelanden öppnas tjänar de pengar. Så de ägnar sina liv för att studera vad som fungerar och vad som inte är i ämnesområden. Hela böcker har skrivits om ämnet.

Så vad är nummer ett tips på e-marknadsförare när det gäller att skriva ämnesrader? Var relevant.

Som Oli Gardner of Unbounce skriver i Hur man skriver den perfekta e-postens ämnesrad, när du skriver en ämnesrad måste du vara "ultra specifik" och "se till att den är relevant."

Om din e-postadress är relevant för din mottagare öppnas e-postmeddelandet. För att uttrycka det på ett annat sätt, kopplar en relevant ämnesrad till mottagarens pre-occupations och de saker som är viktiga för dem. Så de vill veta mer.

För e-postmarknadsförare är det svårt att skriva en relevant och ultraspecifik ämnesrad eftersom deras e-postmeddelanden skickas ut till tiotusentals abonnenter.

För dig är det enkelt att hålla ditt ämnesområde relevant eftersom du skickar en person till e-post. Till exempel kan din ämnesrad handla om:

  • Ett projekt (eller en del av ett projekt) du jobbar på tillsammans.
  • En ömsesidig bekantskap.
  • Ett arbetsplats system.

Förutom att dina ämnesområden är relevanta är det värt att komma ihåg att mottagarna av dina e-postmeddelanden är upptagna och att de gillar att uppskattas.

Så om ditt e-postmeddelande är en snabb fråga (och om möjligt borde det vara-vi kommer till det på ett ögonblick), säg så i din ämnesrad. Till exempel:

  • "Snabb fråga om [projekt]"
  • "Ja / Inget svar behövs på [projekt]"
  • "[Projekt]: En mening svar behövs"

Det anger för mottagaren att han kommer att kunna ta itu med ditt mail på bara några sekunder, så det kommer troligen att vara en av de första e-postmeddelanden som han öppnar och svarar på.

Slutligen, om personen du skickar har hjälpt dig ut, släpp sedan henne en uppskattning. Under de rätta omständigheterna är "Tack" en utmärkt ämnesrad.

Du bör bara säga tack om du verkligen menar det. Och det finns inget som hindrar dig att göra en liten förfrågan vid sidan av ditt tackbrev.

Steg 3: Injicera dina e-postmeddelanden med goda känslor

Om dina e-postmeddelanden gör att folk mår bra, är du mer sannolikt att få ett positivt och aktivt svar.

Vad kan du göra för att injicera goda känslor i dina e-postmeddelanden?

  • Öppna med mottagarens namn. Det här är särskilt viktigt om du skickar e-post till någon för första gången. Om du befinner dig i en snabb e-postkonversation med en kollega så är det inte nödvändigt (dina e-postmeddelanden öppnas och svaras ändå), men det är en bra idé att adressera dem på namnet någon annanstans i e-postmeddelandet. Som Dale Carnegie, författare till Hur man skaffar vänner och påverkar folk, skriver, "En persons namn är för den personen det sötaste och viktigaste ljudet i vilket språk som helst."
  • Tänk på din Ps och Qs. Etikett handlar om att se till att personen du kommunicerar med känns bra. Så se till att du följer grundläggande netikett som du skriver. Genom att följa en vanlig e-postmall som den som vi tillhandahåller i den här artikeln kan du hjälpa dig att hålla dig uppdaterad med dina e-postmönster.
  • Säg tack när tack är förfallet. Jag vet att jag redan har nämnt detta i steg 2, men jag kan inte överbelasta det. Om någon har hjälpt dig, släpp honom eller henne en anteckning för att säga tack. Även om det var hans eller hennes jobb att hjälpa dig, säger tack är det rätta att göra. Kom ihåg att säga tack är en långsiktig investering. Ju mer du tackar människor för deras hjälp, desto mer kommer de vara villiga att hjälpa till i framtiden. Eller som Dale Carnegie säger det: "Om du vill samla honung, spark inte över bikupan."
  • Var inte blyg för att ge komplimanger. Att vara generös i din uppskattning av andras arbete är en enkel strategi för att skriva e-postmeddelanden som människor vill öppna.

Steg 4: Håll dina mail korta

Om du skriver en bra ämnesrad får din e-post öppnas. Men hur kan du se till att den läses och svaras snabbt?

Här är svaret på fyra ord: Håll dina mail korta.

Korta e-postmeddelanden är inte bara snabbare att läsa. Det är en uppenbar punkt. Korta e-postmeddelanden är sannolikt att läsas genast. Som Tina Su av Tänk enkelt nu förklarar:

När vi öppnar ett mail som är väldigt lång är vår gutreaktion att stänga e-postmeddelandet eller återkomma senare när vi kanske har mer tid.

Med andra ord öppnar en lång e-post en omedelbar signal till mottagarens hjärna: kom tillbaka till detta senare. Korta e-postmeddelanden skickar motsatt signal. Tina Su igen:

Vi tenderar att svara, eller dras till email som är snabbast att svara eller processera. Det betyder e-post som kräver mycket lite arbete eller tanke.

Det sagt, kort är inte allt. Ditt mål är att göra det så enkelt som möjligt för mottagaren att svara. Det kan ibland innebära att fördjupa bakgrundsinformation eller skissera en rad möjliga alternativ, så mottagaren kan ge ett omedelbart beslut. När du skriver ett långt email av den anledningen, gör vad du har gjort klart i din inledande paragraf. Säg något enligt följande:

  • "Jag har skisserat allt du behöver veta, så allt du behöver ge är ett ja / nej svar."

Vår e-postmall kan hjälpa till med att hålla dina mail så korta som möjligt.

Du bör också fråga dig själv följande fråga:

Steg 5: Vad är syftet med den här e-posten?

Innan du skriver ett enda ord i ditt e-postmeddelande bör du vara medveten om resultatet du förväntar dig av mottagaren. När du vet vad du vill ha från din e-post, hittar du det mycket lättare att skriva.

Att kämpa med att skriva ett e-postmeddelande eller skriva ett rambling-e-postmeddelande är vanligtvis ett tecken på att du inte vet vad du vill ha från mottagaren. Så var tydlig på vad du vill innan du börjar skriva.

Varje e-post du skriver borde ha ett enda syfte. Det innebär att det bara kräver en åtgärd från den person som tar emot den. Om ett e-postmeddelande kräver mer än en åtgärd ska du bryta ner det i separata e-postmeddelanden.

Varför gör det så här? Eftersom om du frågar om flera åtgärder i ett e-postmeddelande och en av dessa åtgärder är försenad håller den upp svaret. Det minskar också ansvarsskyldigheten. Å andra sidan kräver en handling per e-post de åtgärder som kan vidtas kommer att vidtas.

Leo Babauta sätter det så här:

Det har varit många gånger när jag läste ett email, såg åtgärden som behövs, och gick och gjorde det ... bara för att få reda på att tre andra saker också behövdes för att svara på e-postmeddelandet. Jag har också svarat på den första delen av ett email och inte till andra, bara för att jag inte hade tillräckligt med tid.

Om du skriver om flera saker, med flera förfrågningar, gör du två saker: 1) gör det troligt att din e-post faktiskt inte kommer att läsas eller ageras på; och 2) gör det troligt att även om det handlar om eller svaras kommer mottagaren bara att göra en av de sakerna.

Istället håller du dig till ett ämne, med en förfrågan. När det är klart kan du skicka en andra, men överväldiga inte mottagaren om det är möjligt.

Steg 6: Inkludera ett samtal till handling

Du skickar e-post till någon eftersom du behöver dem för att vidta en specifik åtgärd. Skaka inte bort från att göra förfrågan, och antar inte att de automatiskt förstår vad du behöver och när du behöver det.

Om du vill att mottagaren ska göra något, var det tydligt vad du behöver.

En effektiv uppmaning till handling har fem komponenter:

  • Åtgärden. Vad behöver du göra?
  • En skådespelare. Vem förväntar du dig att slutföra åtgärden? Om du vill att mottagaren ska göra det, gör det klart.
  • Ansvarighet. Vad ska de göra när de har genomfört åtgärden? Vem ska de låta veta att det är gjort?
  • En deadline. När måste åtgärden slutföras?
  • En sötningsmedel. Vad är det för mottagaren? Även om det bara är din tacksamhet, låt dem veta att du kommer att vara tacksam.

Ta tag i den kostnadsfria e-postinmatningen Mastery eBook

Att skriva effektiva, smidiga e-postmeddelanden är bara ett verktyg i din epostmästningsarsenal. Att hantera svar när du stannar ovanpå din e-postkorg är lika viktigt.

Lär dig hur du får din inkorg organiserade rätt och hantera dina e-postmeddelanden snabbt. På det sättet är du effektivare med e-post, samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg.

Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och få GRATIS eBok Zero eBookLär dig hur du applicerar de bästa teknikerna för e-postinboxhantering nu.

Hur säkerställer du din e-postkommando?

Vilka strategier använder du för att få dina e-postmeddelanden öppnas och agerat? Finns det något du har funnit särskilt effektivt? Låt oss veta i kommentarfältet nedan.

Grafisk kredit: Email designad av Simple Icons från Noun Project.