MS Outlook Calendar Så här lägger du till, dela och använd det rätt

Möten, uppdrag och andra saker som påverkar vårt schema - de har alla en sak gemensamt. Vi meddelas ofta av dem via e-post.

Det kan vara obekvämt att stänga ditt Microsoft Outlook-e-postmeddelande och öppna en annan app för att hitta dina möten och arbeten. Och sedan öppna Outlook igen när du har den schemalagda informationen du behöver. Det är obekvämt, och det är inte onödigt.

Många människor inser inte att MS Outlook har en kalender byggt direkt in i den. Om du vet vad du ska göra kan du enkelt växla mellan din e-postkorg och din Microsoft Outlook-kalender.

I den här handledningen lär du dig hur du använder Outlook Kalender. Jag förklarar hur du lägger till uppgifter och möten i din kalender. Vi utforskar också hur du delar en Outlook-kalender.

Så här använder du din Microsoft Outlook-kalender - en snabb översikt (video)

Outlook har det perfekta verktyget för att hjälpa dig skapa och behålla ditt schema, vilket är Microsoft Outlook-kalenderverktyget. 

Om du vill använda Outlook för att spåra dina möten och möten samt dina uppgifter kan Outlook-kalendern hjälpa till. Här är en snabb videoguide om hur du använder MS Outlook-kalendern:

 

Lär dig ännu mer om Microsoft Outlook-kalendern genom att följa de stegvisa instruktionerna nedan.

Ta tag i den kostnadsfria e-postinmatningen Mastery eBook

Innan du lär dig hur du arbetar med Outlook-kalendern, kolla in den här stora resursen. Ladda ner vår nya e-poststrategier eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Det är tillgängligt för FRI ladda ner när du registrerar dig för nyhetsbrevet Tuts + Business.) 

Så här öppnar du din Microsoft Outlook-kalender

Din Outlook Kalender är ett praktiskt verktyg som du snabbt och enkelt kan nå från med din e-post genom att bara klicka på en enda ikon om du vet hur.

Steg 1. Visa en kalenderminnebild

Börja med din Outlook-inkorg öppen:

Öppna din MS Outlook-kalender via Kalender ikonen i din inkorg.

Hitta Kalender ikonen längst ner till vänster i ditt e-postgränssnitt (nedanför Navigering panelen). Om du håller muspekaren över ikonen ser du en miniatyrbild av din kalender med dina kommande möten.

Steg 2. Öppna din kalendervy

För att öppna kalendern klickar du på Kalender ikon. Din Microsoft Outlook-kalender visas:

En titt på Microsoft Outlook Calendar.

Observera att standardvisningen är ungefär en månads tid. Detta kallas Månad se. Det aktuella datumet är markerat, även om du kan välja olika kalenderdagar att arbeta med.

Outlook-kalendern innehåller också några snygga funktioner:

• Det finns en lokal väderleksrapport högst upp i kalendern. Anpassa denna information genom att ange ditt stadsnamn eller postnummer.
• Det finns miniatyrbilder av månaderna före och efter den aktuella månaden till vänster på skärmen. För att dölja dessa miniatyrbilder, ta den högra sidan av rutan som innehåller miniatyrerna och dra den åt vänster.
• Det finns en sökfält högst upp till höger i kalendern. Du kan söka igenom kalenderhändelser med nyckelord eller fraser.
  

Nu när vi har undersökt månadsvisningen kan vi titta på några av de tillgängliga vyerna.

Steg 3. Ändra din kalendervy

Du kan ändra din Kalendervy. Överst i Outlook-kalendern klickar du på Se från menyn:

Du kan ändra Outlook-kalendervy i Se flik.

På Se fliken kan du se olika inställningar som gör att du kan anpassa hur kalendern ser ut. De fem vi vill fokusera på för denna handledning är:

1. Dag. De Dag visa kan du se händelserna på en dag. De Dag Visa ser ungefär ut som en sida i en pappersplanerare. Använd rullningsfältet på höger sida av Dag visa för att flytta upp och ner på sidan.
2. Arbetsvecka. De Arbetsvecka visning kan du se fem dagar av ditt schema (måndag till fredag) åt gången.
3. Vecka. De Vecka Visa är som Arbetsvecka visa, förutom att det ingår helgerna. Denna uppfattning kan vara till hjälp om du arbetar i icke-traditionella timmar eller om du inkluderar personliga möten i din kalender.
4. Månad. Vi har redan granskat Månad visa, vilket gör att du kan se en månad en överblick.
5. Schemavisning. De Schemavisning tillåter dig att se en dags möten i stapeldiagram. Låt sätta dig snabbt och enkelt på konflikter och överlappande åtaganden.

För att öppna en vy, klicka på ikonen för kalendervyn som du vill öppna. För det här exemplet, låt oss klicka på Schemavisning ikon. De Schemavisning visar:

I kalenderkalendern i Outlook visas var dina möten överlappar varandra.

Observera att detta exempel Schemavisning har redan två uppsättningar överlappande möten. Att veta om schematkonflikt låter dig hantera din tid effektivt. Du kan planera att delta i en av mötena och omplacera den andra. Eller du kan delta i en del av mötena.

Även detta Schemavisning illustrerar att det finns ett frukostmötet som börjar kl 7:00. - före arbetsdagens början.

Notera: Deolika synpunkter visas också på Hem fliken i din Outlook-kalender, och du kan också komma åt dem därifrån.

Hur man skapar ett avtal eller en uppgift

Du kan lägga till olika typer av objekt i din Microsoft Outlook-kalender, inklusive:

• utnämningar. Ett möte involverar vanligtvis bara dig och en annan person. Till exempel ställer du avtal med din läkare eller revisor. Ofta (men inte alltid) är ett möte inställt med någon utanför din organisation.
• möten. Ett möte involverade vanligtvis en grupp människor. Om du är mötesorganisatören ansvarar du inte bara för att planera mötet, men också för att skicka mötesinbjudningar.
• uppgifter. En uppgift är att du blockerar i din kalender för att uppfylla vissa mål och uppdrag.
  

Du kan också ställa in objekt som ett återkommande föremål eller ett flerdagsobjekt. 

Steg 1. Skapa ett nytt möte

Börja från en kalendervy, men se till att du är på Hem flik. För det här exemplet börjar vi med Månad visa öppet: 

Klicka på Ny möte ikon för att ange ett möte.

Klicka på Ny möte ikon. Ett tomt Utnämning skärmdisplayer:

Använd Ny möte skärm för att ange detaljerna i ditt möte.

Skriv din mötesinformation i lämpliga fält. Här är en kort beskrivning av varje fält och hur man fyller ut varandra:

• Ämne. Skriv en kort beskrivning av ditt möte.
• Plats. Ange platsen där ditt möte kommer att inträffa.
• Starttid. Ange datum och tid då ditt möte börjar. Klicka på kalenderminiatorn för att välja en månad och dag. Klicka på nedpilen till höger om tiden för att välja en tid. Markera kryssrutan till höger om det här fältet om händelsen kommer att gå hela dagen.
• Sluttid. Ange datum och tid då ditt möte slutar. Använd kalenderminnebilden och nedåtpilen.

För att göra ditt möte senast mer än en dag, välj ett datum för Sluttid det är efter Starttid datum.

Varning: Om dina valda datum och tider överlappar varandra med ett annat möte eller möte kan du se en varning längst upp till vänster om Utnämning skärm. Men Outlook tillåter dig fortfarande att lägga till den motstridiga avtalet.

På den stora torget under avtalsinformationen, skriv eventuella anteckningar som du har om avtalet. I exemplet nedan har jag fyllt Utnämning skärpa ut med information om en förälder / lärarkonferens:

Ett möte som visar en förälder / lärarkonferens.

För att schemalägga ett återkommande möte klickar du på Upprepning ikon i Band (det ser ut som en cirkel). De Utnämning Återkommande dialogrutan visar: 

Du kan ställa in ditt möte för att återkomma med hjälp av Upprepning ikon.

Välj en Återkommande mönster för mötet. Du kan också ange hur länge avtalet fortsätter att återkomma. I exemplet ovan har jag satt upp en månadsföreläsning / undervisningskonferens. När du är klar klickar du på ok att återvända till Utnämning skärm.

När du är färdig med att ange avtalsinformation klickar du på Spara och stäng ikonen längst upp till vänster på din Utnämning skärm. Avtalet läggs till i din kalender.

Steg 2. Skapa ett nytt möte

Oavsett om du behöver samla en grupp tillsammans för ett företagsprojekt eller en social sammankomst, hittar du Nytt möte verktyg som är användbart. Börja med Outlook-kalendern öppen:

Använd Nytt möte ikonen för att skapa ett nytt möte.

Klick Hem> Nytt möte. en Ny mötesinbjudan skärmen öppnas:

Använd den här skärmen för att schemalägga ett möte och bjud in mötesdeltagare. Här är en snabb översikt över hur du fyller i mötesinbjudan:

• De Från standardfältet till ditt primära eller standardmail.
• Klicka på Till fält för att välja deltagare för ditt möte från din Adressbok.
• Ange en kort beskrivning av ditt möte i Ämne fält.
• Skriv mötesplatsen i platsfältet eller använd nedpilen till höger om fältet för att välja från nyligen använda platser.
• Välj ett startdatum och en tid och ett slutdatum och -tid. Om mötet kommer att vara flera dagar, gör startdatumet efter slutdatumet.
• Om mötet kommer att gå hela dagen, markera rutan bredvid Heldagsevent. 

När du har fyllt i mötesinformationen, använd rutan under meddelandehuvudet för att skriva en kort notering till meddelandedeltagarna. Här är ett exempel på vad en komplett möteinbjudan kan se ut:

Här är ett exempel på ett mötesinbjudnings-email.

Om det här är ett återkommande möte, använd Upprepning ikon i Band för att definiera hur ofta mötet kommer att inträffa.

När din inbjudan är klar att skicka, klicka på Skicka knappen längst upp till vänster i fönstret. Ditt möte läggs till i kalendern. Alla mottagare du inkluderade i Till fältet kommer att få en mötesinbjudan bilaga för mötet.

Läs mer om att skicka meddelanden i MS Outlook i den här handledningen:

Den här artikeln kan hjälpa dig att skriva ett effektivt email för att skicka med din mötesinbjudan:

Steg 3. Skapa en ny uppgift

Uppgifter skiljer sig från möten och möten, eftersom de vanligtvis bara involverar dig. Du kan ställa in uppgifter i kalendern för att fungera som en online-lista. Du kan också använda uppgiftsfunktionen i Outlook-kalendern för att tilldela en uppgift till en annan person eller skicka statusrapporter.

För att skapa en ny uppgift, börja en gång med en öppen kalender. Klick Hem> Nya saker. En popup-meny visas:

Du kan också lägga till uppgifter i din Outlook-kalender.

Välj Uppgift alternativ. De Ny uppgift fönstret visas:

Använd Ny uppgift fönster för att skapa en ny uppgift.

Skriv upp uppgiftsnamnet i Ämne linje. Välj en Start datum och a Förfallodatum för uppgiften. Om du vill kan du också tilldela värden till följande fält genom att klicka på nedpilen bredvid varje fält och göra ett urval:

• Status 
• Vanligt
• % Komplett

Om du vill att systemet ska skicka en påminnelse, kolla på Påminnelse checkbox. Du kan också använda Upprepning ikon i Band för att göra uppgiften en återkommande. Eller definiera uppgiften som varar mer än en dag genom att välja ett annat start- och slutdatum.

Skriv mer information eller anvisningar om uppgiften i rutan under rubrikinformationen.

När du är färdig med att fylla i Ny uppgift fönster, klicka Uppgift> Spara och stäng. Din uppgift är lagd till din kalender för att göra lista, men den visas inte i din kalender om du inte slår på Uppgift se.

För att se kalenderens arbetslista, gå till Se > Att göra-bar. En popup-meny visas:

Slå på Att göra-bar visa för att se din arbetslista.

Klicka på Verktyg alternativ. En ruta öppnas till höger om din kalender. Din uppgiftslista visas längst ner till höger om din Microsoft Outlook-kalender under miniatyren i månadens kalender:

När Att göra-bar Visa är på, du kan se din arbetslista (eller Till-lista).

För att öppna en uppgift och se mer information eller uppdatera den, dubbelklicka på uppgiften. Du kan också flagga en uppgift som brådskande genom att klicka i kryssrutan till höger om den. Uppgiften Att göra-baren Utsikten är öppen tills du stänger den. Om du växlar tillbaka till din e-postkorg, visas aktivitetslistan i nedre högra hörnet av ditt MS Outlook-fönster:

Om Att göra-bar Visningen är på, listan över uppgifter visas i din Outlook-inkorg.

För att stänga uppgiftslistan, klicka på X i övre högra hörnet.

Steg 4. Så här tar du bort en kalenderartikel

Ta bort ett möte eller möte från din Microsoft Outlook-kalender snabbt. Bläddra till kalendervyn som innehåller kalenderobjektet du vill ta bort. Klicka på kalenderobjektet för att välja det (i det här fallet ett möte) och högerklicka. En popup-meny visas:

Högerklicka på ett kalenderobjekt för att se popup-menyn.

Notera: I bilden ovan har jag valt ett möte med bara en annan deltagare. Om jag hade valt ett möte med mer än en deltagare skulle popup-menyalternativet Avbryt möte. Vid val av Avbryt möte alternativ skulle jag få möjlighet att skicka ett uppsägningsmeddelande till alla mötesdeltagare.

Välj Radera alternativet från popup-menyn. Om objektet är återkommande objekt får du möjlighet att välja om du vill radera alla fall av kalenderobjektet (Radera serien) eller bara den enda förekomsten (Radera förekomst) du har valt. Kalenderobjektet tas bort från kalendern. De Radera förekomst Alternativet är bra att använda om du har ett regelbundet möte, men måste avbryta en instans av det på grund av en semester eller annan schemakonflikt.

Processen att ta bort en uppgift från din arbetslista är ännu enklare. Klicka bara på uppgiften i din Att göra lista, högerklicka på den. Välj Radera alternativet från popup-menyn.

Så här lägger du snabbt till ett möte eller uppdrag från ett e-postmeddelande

En av de praktiska sakerna i MS Outlook-kalendern är att din kalender inte behöver vara öppen för att du ska kunna lägga till ett kalenderobjekt. Lägg till ett kalenderobjekt direkt från ett e-postmeddelande. Så här gör du:

Steg 1. Välj ett e-postmeddelande

Börja med din e-postbrevlåda öppen. Klicka på ett meddelande för att välja det. Dubbelklicka sedan på meddelandet för att öppna det:

Välj ett MS Outlook-meddelande.

I exemplet ovan har jag skickats en e-postinbjudan till ett möte. E-postmeddelandet skickades inte som en kalenderinbjudan, men jag vill lägga till händelsen i min Outlook-kalender. Ett sätt att göra det är att använda Svara med möte ikon på Band. (Det ser ut som en kalender med en pil.)

När du klickar på Svara med möte ikon, ett svar öppnas men viktigast är det i form av ett möte:

Systemet skapar en mötesform från ditt valda e-postmeddelande.

Observera att platsinformationen är blank och att datum och tid är standard till det aktuella datumet och tiden. Du måste korrigera den här informationen med hjälp av uppgifterna i det ursprungliga e-postmeddelandet. Skriv sedan in ditt e-postmeddelande till den ursprungliga avsändaren. När du är klar klickar du på Skicka knappen till vänster.

Du har just mailat ett svar till den person som mailade dig mötesanmälan och lagt till mötet i din kalender i ett enda steg!

Steg 2. Lägg till en uppgift i din kalenderuppgiftslista från och e-post

Det är också enkelt att lägga till en uppgift i din MS Outlook-uppgiftslista om du har Att göra-bar visa öppet. Börja med din e-postbrevlåda öppen. Klicka på ett meddelande för att markera det och dra sedan det valda meddelandet till aktivitetslistan i Att göra-bar till höger om din inkorg:

Om du vill skapa en ny uppgift från ett e-postmeddelande markerar du det och drar det till din arbetslista.

Du får se en röd linje i uppgiftslistan där den nya uppgiften kommer att införas. När e-postmeddelandet har infogats i din arbetslista dubbelklickar du på det för att visa meddelandedetaljerna.

Notera: Även om Outlook kommer att infoga e-postmeddelandet i din uppgiftslista, kommer meddelandet också att vara kvar i din e-postbrevlåda.

Så här får du din Outlook-kalender för att skicka dig påminnelser

En annan bekväm Outlook-funktion är möjligheten att få systemet påminna dig innan ett möte eller möte. För att aktivera påminnelsefunktionen när du skapar ett nytt möte eller möte klickar du på nedåtpilen på Påminnelse ikon i Band (det ser ut som en klocka):

Här är Påminnelse popup-menyn på en tid.

Välj hur långt före mötet eller mötet du vill att påminnelsen ska visas från popup-fönstret. Klicka sedan på Ljud ikonen längst ned i popup-menyn för att välja ett påminnelselyd.

När din påminnelse har upprättats visas en påminnelse popup varje gång du öppnar din e-post eller kalender:

Vid den definierade tiden ser du en popup-påminnelse när du öppnar ditt MS Outlook-e-postmeddelande eller kalender.

För att få en påminnelse att sluta visas, klicka på Avfärda knapp. Om fönstret påminner dig om flera kalenderobjekt måste du klicka på Avfärda alla knapp.

Så här delar du en Microsoft Outlook-kalender

Dela din kalender via e-post eller genom att ge andra tillgång till. Det här kan vara till hjälp om du vill dela delar av din kalender med en lagmedlem eller om du försöker planera en tid för att komma ihop med någon. Det finns tre sätt att dela en kalender med:

1. E-post. Dela del av din kalender via e-post.
2. Dela funktionen. Om din Microsoft Outlook-installation körs via Microsoft Exchange Server kan du ge någon annan tillgång till din kalender. Du kan också använda Ange kalenderbehörigheter ikon för att ytterligare definiera vem som kan komma åt din kalender och vilken åtkomstnivå de har. 
3. Publicera på nätet. Publicera din kalender till en onlineserver för att ge tillgång till andra.

Eftersom min Outlook-installation inte körs på en Microsoft Exchange Server fokuserar vi på de första och tredje metoderna för att dela din Microsoft-kalender i den här handledningen.

1. Dela en kalender via e-post

Med din kalender öppen, gå till Hem > E-postkalender. Ett tomt e-postmeddelande visas med Skicka en kalender via e-post dialogrutan ovanpå:

Använd Skicka en kalender via e-post dialogrutan för att skicka ett meddelande med din Outlook-kalenderinformation.

Om du har mer än en kalender konfigurerad, klicka på nedåtpilen i Kalender fält för att välja vilken kalender du vill dela. Klicka sedan på nedpilen bredvid Datumintervall fält för att ange vilka kalenderdatum som ska delas. Klicka sedan på nedåtpilen i Detalj rutan för att välja en detaljnivå för att dela-välj mellan följande detaljnivåer:

• Endast tillgänglighet. E-postmottagaren kommer se när du är tillgänglig och när du är ledig. De kommer inte att se vad dina möten och möten är.
• Begränsade detaljer. E-postmottagaren kommer bara se ämnesrubrikerna i dina möten och möten och när de är schemalagda. 
• Alla detaljer. Mottagaren kommer att se dina möten och möten och platsen för var och en av dem. De kommer också att se mer information om varje möte eller möte.

Markera kryssrutan om du bara vill att den delade kalendern ska visa arbetstid. Om din arbetstid inte är definierad klickar du på Ställ in arbetstid hyperlänk för att ställa in dem. När du är klar klickar du på ok knapp i Skicka en kalender via e-post dialog ruta. Klicka sedan på Skicka knappen för att skicka e-postmeddelandet.

E-postmottagaren tar emot och mailar med ditt schema i texten till e-postmeddelandet och en kalenderbilaga som visar ditt schema.

2. Dela en kalender genom att publicera den online

Du kan också publicera din kalender online till en delad server. Med din kalender öppen, gå till Hem> Publicera på nätet ikon. De Publicera kalender till anpassad server dialogrutan visas:

Om du har tillgång till en anpassad server kan du publicera din kalender online.

Börja med att ange webbadressen för servern där du ska publicera din kalender. Därefter definierar du datumintervallet som du vill dela. För Detalj alternativ välja mellan: Endast tillgänglighet, Begränsade detaljer, och Alla detaljer. Om du bara vill publicera kalendern mellan arbetstider klickar du på kryssrutan.

När du är klar klickar du på ok knapp. Följ alla anvisningar som visas.

Slutsats

Du har just lärt dig hur du använder din Microsoft Outlook-kalender till höger. Om du får rätt Outlook-kalender, kan du spara tid och hjälpa dig att vara mer produktiv.

Nu när du har ditt schema i ordning med Outlook-kalendern, kanske du vill ta itu med din e-postbrevlåda. För en gratis guide till hantering av en rörig inkorg, ta en kopia av vår GRATIS eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är full med avancerade tekniker för hantering av e-posthantering.

Varför inte börja rengöra din e-postlåda idag?