Share
Bild det. Din kund lägger en online-order. Du skickar ett kvitto till dem. Även om kvittot inte innehåller kundens kreditkortsinformation innehåller det fortfarande sannolikt mycket personligt identifierbar information (PIN), t.ex. kundens namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Om din e-post hackades skulle all information läckas ut.
Det verkar nästan varje dag att en ny dataöverträdelse gör nyheterna. Vi läser hela tiden hur många miljoner av oss som har haft vår data komprometterad. En studie från Identity Theft Resource Center visar att det har varit 309 affärsrelaterade dataöverträdelser som drabbar över 15 miljoner personer år 2018 ensam.
Det är inte konstigt att människor letar efter sätt att säkra deras utgående e-post, inklusive e-post från Microsoft-e-postkonton. E-post kryptering är bara ett sätt att förbättra din Outlook-säkerhet. I den här artikeln undersöker vi hur du krypterar e-post i Outlook.
Innan du går djupare på att lära dig hur du använder kryptering med ditt Microsoft-e-postkonto, var noga med att ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
Kryptering är viktigt av flera anledningar. Först delas massor av potentiellt känslig information via e-post. Om ett e-postmeddelande hackas in under överföringsprocessen eller ens när det sitter i ett e-postarkiv kan hackern eventuellt lära sig tillräckligt för att stjäla kontoinformation. I ett sämst fall skulle en hacker också upptäcka lösenordet till ditt e-postkonto vilket betyder att de inte bara kan få tillgång till dina meddelanden när som helst, de kan också skicka (eventuellt skadliga) meddelanden med ditt e-postkonto. Dina kontakter kanske inte inser att meddelandena inte kom från dig.
Kryptering är en metod för att kryptera information så att den inte kan nås av okända tredje parter. Om ett meddelande är krypterat kommer endast den avsedda läsaren som har en nyckel att låsa upp krypteringen att kunna se innehållet.
För en mer djupgående titt på e-kryptering, granska vår serie om kryptering via e-post.
MS Outlook ger dig några krypteringsalternativ för enskilda meddelanden. För dessa alternativ använder Outlook digitala ID-filer (även kända som digitala certifikat) som ett krav på ett extra lager av kryptering av e-post. Du behöver ett digitalt certifikat för att skicka ett krypterat meddelande. Din mottagare behöver också en för att få ditt krypterade meddelande. Syftet med ett digitalt certifikat är att bevisa att du är den du säger att du är.
Allt fler överväger användningen av krypterad e-post att kommunicera med sina kunder. Detta gäller särskilt för företag inom hälso- och sjukvårdsområdet, där sannolikheten för överföring av känslig data är stor.
Även om e-kryptering är ett relativt nytt område finns det redan flera lagar som kan påverka dess användning. I allmänhet godkändes lagar som EU: s allmänna databeskrivningsförordning (GDPR), Storbritanniens dataskyddslagen (DPA) och liknande lagar med målet att skydda konsumentdata. I vissa fall kan e-kryptering vara ett sätt att hjälpa till att ge det skyddet. Men var också medveten om att vissa typer av kryptering på några ställen är olagliga.
Att hålla dina kunddata säkra är en bra affärspraxis. E-postkryptering kan vara bara en bit av att skydda din kunds information om den görs i enlighet med juridiska krav.
Notera: Jag är inte advokat eller juridisk specialist och den här artikeln är inte juridisk rådgivning. Dessutom ändras lagarna om datasäkerhet hela tiden. Om du har juridiska frågor om hur du använder kryptering för ditt företag eller om andra privata problem, vänligen kontakta en advokat som specialiserar sig på datasäkerhetsfrågor.
MS Outlook har ett visst informationsskydd inbyggt. Men i den här handledningen diskuterar vi specifikt hur du skickar ett krypterat e-postmeddelande via Outlook.
Outlook-mail stöder e-postkryptering för utgående och mottagna meddelanden. För att kryptera e-post i MS Outlook måste du följa tre grundläggande steg:
Låt oss se mer på varje del av processen.
Det första steget i att använda MS Outlook för e-kryptering är att få ett digitalt ID, även känt som ett digitalt certifikat. Det säkraste sättet att göra detta är genom en oberoende certifikatmyndighet (CA). Några certifikatmyndigheter som arbetar med Outlook är:
Ytterligare certifikatmyndigheter finns tillgängliga. Var noga med att kontrollera certifikatmyndighetens rykte noga innan du köper ett digitalt certifikat. Kostnaden för att få ett digitalt certifikat varierar beroende på det utfärdande organet.
När du har fått ett digitalt certifikat måste du installera det. Följ instruktionerna från din certifikatmyndighet.
Notera: Stegen nedan kan variera om du använder ett krypteringsprogram för Outlook.
Innan du kan skicka ett krypterat meddelande till en mottagare måste du och mottagaren byta digitalt signerade meddelanden. Till skillnad från en vanlig e-signatur är en digital signatur ansluten till ditt digitala ID och verifierar att det verkligen är att du skickar meddelandet.
1. För att skicka ett digitalt signerat meddelande, skapa ett nytt meddelande i Outlook. För information om hur du skriver ett meddelande i Outlook, granska den här handledningen:
2. Från meddelandet, klicka på alternativ flik:
Börja med ett öppet e-postmeddelande.2. Klicka på Fler alternativ ikon på bandet. De Egenskaper rutan visar:
Klick Säkerhetsinställningar för att komma åt dialogrutan för att skicka ett digitalt signerat meddelande.3. Klicka på Säkerhetsinställningar knapp på Fast egendom dialog ruta. De Säkerhetsegenskaper rutan visas:
Markera rutan bredvid Lägg till digital signatur på det här meddelandet.4. Kontrollera Lägg till digital signatur på det här meddelandet checkbox.
5. Gör några andra ändringar på Värdepapper rutan, efter behov.
6. När du är klar klickar du på ok. Klicka sedan Stänga på Egenskaper dialog ruta.
7. Skicka ditt meddelande med den digitala signaturen till mottagaren och be om att de skickar ett meddelande med en digital signatur tillbaka till dig.
När du och din mottagare har utbytt digitala signaturer kan du skicka krypterade meddelanden till den mottagaren. Så här gör du det:
1. Börja med att skapa det meddelande du vill kryptera i Outlook. Från meddelandet klickar du på Fil flik. Följande skärm visas:
Välja alternativ för att komma åt Egenskaper dialog ruta.2. Klicka på Egenskaper ikon. De Egenskaper dialogrutan visas över ditt meddelande:
Klicka på Säkerhetsinställningar knapp.3. Klicka på Säkerhetsinställningar knapp. I Säkerhetsegenskaper rutan, markera rutan bredvid Kryptera meddelandeinnehåll och bilagor.
Klicka på kryssrutan för att aktivera e-kryptering för det aktuella meddelandet.4. Gör några andra ändringar i Säkerhetsegenskaper rutan, efter behov.
5. Klicka på ok, Klicka sedan Stänga på Egenskaper dialog ruta.
6. Skicka ditt krypterade meddelande.
Du kan också ställa in ditt Microsoft-e-postkonto för att kryptera alla utgående Outlook-e-postmeddelanden. Tänk på att mottagare måste ha en nyckel för att öppna ett krypterat meddelande från dig.
Om dina meddelanden alltid innehåller känslig information och du skickar dem till samma grupper av personer (till exempel dina medarbetare) kan du överväga att använda den här inställningen för att se till att du inte av misstag skickar ett okrypterat email med känslig information data.
Så här ställer du in Outlook för att automatiskt kryptera alla utgående meddelanden:
1. Från din öppna inkorg, klicka på Fil flik. De Kontoinformation skärmdisplayer:
Välj alternativ att öppna alternativ dialog ruta.2. På Kontoinformation skärm, välj alternativ. Outlook alternativ dialogrutan visas:
Välj Trust Center för att komma åt Trust Center dialog ruta.3. Från panelen till vänster, välj Trust Center och välj sedan Inställningar för förtroendecenter. De Trust Center dialogrutan visas:
Använd kryssrutan för att kryptera alla utgående meddelanden.4. Klicka på Email Security. Markera sedan rutan bredvid Kryptera innehåll och bilagor för utgående meddelanden.
5. Klicka på ok och då ok igen.
Som standard krypteras skickade meddelanden.
Vad händer om du får ett krypterat meddelande från en avsändare och du har ingen nyckel? Du kommer inte att kunna öppna meddelandet förrän du verifierar din identitet.
Utseendet på ditt krypterade meddelande kan variera beroende på vilket verktyg som användes för att kryptera det. Här är ett exempel:
Meddelanden som krypterades med Outlook.com kommer att ha en Läs meddelandet knappen längst ner. Så här kan ett krypterat e-postmeddelande se ut när du tar emot det:
Notera: Outlook.com-kryptering är en premiumfunktion som är tillgänglig för Microsoft Office 365-användare.
Du kan inte se kroppen av ett krypterat meddelande utan att verifiera din identitet.När du klickar på Läs meddelandet knappen får du en skärm med valet att verifiera din identitet via Google eller med en engångskod:
Välj hur du vill verifiera din identitet.Do ett av följande:
1. Verifiera din identitet med hjälp av Google
1. För att verifiera din identitet genom att använda Google, klicka på Google knapp.
2. Logga in på ditt Google-konto vid prompten.
3. Följ anvisningarna på skärmen.
2. Verifiera din identitet med ett lösenord
1. För att verifiera din identitet med en engångskod, klicka på Hämta en lösenordsknapp. Viktig: Stäng inte fönstret med lösenordskoden.
2. Du skickas ett engångslösenord via e-post. (Var försiktig, lösenordet är bara giltigt i 15 minuter.) Ange lösenordet vid prompten.
3. Följ anvisningarna på skärmen.
Du har just lärt dig hur du skickar ett säkert email i Outlook med hjälp av e-kryptering. E-postkryptering är bara en aspekt av Outlook-säkerhet. Det kan emellertid spela en roll för att hålla din kunds data säkrare, vilket är en viktig del av att göra affärer i dagens värld.
Om du inte redan har tänkt på sätt att säkra kundens data och förbättra din Outlook-säkerhet, kan det vara dags att börja tänka på det. Börja med att använda ovanstående tekniker för att göra meddelanden som skickas från ditt Microsoft-e-postkonto säkrare.
Accentsconagua