Share
Om det är en sak jag är dålig på i hela denna frilansningsverksamhet är det bokföring. Jag menar, jag är en författare - och uppriktigt sagt är det en av de saker som drar mig att skriva inte bokföring. Om du är en författare, en designer eller till och med en kodare är chansen att du drogs av möjligheten att lägga ord, bilder och kod på kreativa sätt, inte med möjlighet att noga registrera finansiella transaktioner.
Bokföringen och bokföringen som en frilansare måste göra kollar ner till tre saker:
Under det senaste halvåret har jag använt LessAccounting för att hantera de två första, och slags "winging it" för att hantera den tredje. Jag gillar LessAccounting och med lite kreativ datainmatning (t.ex. håller på att gå in på betalningar i månader när jag får flera betalningar och anger dem under långsammare månader, det fria kontot begränsar antalet betalningar du kan skriva in under en viss månad) Jag lyckades göra det bra för mig själv med ett gratis konto. Men det förändras - jag utvecklar fler kunder och mer stadig fakturering och betalningar till rekord, och samtidigt min inkomst ökar till den punkt där skatter blir en mardröm.
När jag nyligen upptäckte helt, kom ett helt nytt system samman. I stället för att hantera min bokföring separat från min skatteredovisning, verkar Outright som ett nav för ett integrerat redovisningssystem med:
Så här fungerar det:
Freshbooks är ett onlinesystem som blivit a de facto standard för frilans bokföring. Det fria kontot erbjuder nästan alla funktioner i det betalda kontot, men är begränsat till endast 3 kunder och placerar Freshbooks-branding på dina mailade fakturor. $ 14 US per månad tar bort varumärket och låter dig spåra 25 kunder, med högre priser för fler kunder.
Freshbooks-fakturor är inte lika anpassningsbara som vissa andra faktureringstjänster mallar (jag tänker på BlinkSale här) men de är attraktiva och funktionella och erbjuder tillräckligt med varumärken för att vara tydligt identifierbara som din egen. Om du tenderar att arbeta genom att uppskatta ett helt jobb för en fast ränta, kan du enkelt generera uppskattningar. Om du arbetar per timme, erbjuder Freshbooks också en ganska bra tidspårningssystem. En fin touch är deras "snail mail" fakturering, så att du kan skicka utskrivna fakturor med betalningsstubbar och returnera kuvert för $ 1,79 US eller mindre (beroende på kvantitet).
Freshbooks hanterar också kostnader, men jag har en bättre lösning för det:
Shoeboxed hjälper till att minimera arbetet med att spåra kostnader genom att skanna, sortera, kategorisera, summera och lagra kopior av alla dina kvitton. Det fria kontot kräver att du skannar dina kvitton själv; betalade konton ($ 9,95 US / månad och uppåt) tillåter dig att skicka ett kuvert fullt av kvitton för att få dem skannade, OCR'ed och automatiskt kategoriserade enligt reglerna du ställt in (ganska enkelt också).
Skönhetens skönhet är att du behöver bara oroa dig för att behålla dina kvitton till slutet av månaden. Spendera sedan en timme eller två skanning eller, ännu bättre, fyll i ett kuvert och släpp det i posten, och du är ganska mycket klar. Du kan gå till webbplatsen och lägga till anteckningar eller kategorisera kvitton från platser du har köpt på för första gången, men den tunga lyft du kan lämna till Shoeboxed.
Så, hur får du din kostnadsinformation och dina inkomstuppgifter att spela tillsammans? Här är ankaren:
Fokus hos Outright hjälper frilansare att göra sina beräknade kvartalsskattbetalningar. Vad som är bra med det är att det importerar data från både Freshbooks och Shoeboxed på en nattlig basis. Det betyder att det håller en löpande räkning av din ekonomi när pengar flyter in och ut.
Mot slutet av varje budgetkvartal kommer Outright att skicka en påminnelse om att det är dags att göra din beräknade skattebetalning för nästa kvartal. Baserat på din inkomstutveckling under det sista kvartalet räknar Outright ut vad din beräknade inkomst borde vara för nästa kvartal och hur mycket dina skatter borde vara. För tillfället är det bara USA (ursäkta, alla andra i världen) men de säger att de arbetar med att lägga till stöd till andra länder - vem vet hur komplexa skattkoder kan vara jämn från år till år inom samma land kan gissa vilken typ av företag ett globalt stöd måste vara!
Men även om du inte vill ha rätt att göra dina skatter för dig - säger de sig själva att de använder en konservativ algoritm som kan leda till överbetalning, eftersom underbetalning kan leda till böter och till och med rättsliga åtgärder - Fulländat är fortfarande användbart för att få din ekonomiska data tillsammans på ett ställe. Med ett par klick kan du skapa en e-postinbjudan för att skicka till din bokförare eller revisor som ger dem tillgång, vilket gör det enkelt att göra dina skatter över till en tredje part.
Självklart kan du använda direkt direkt, ange intäkter och kostnader som behövs för hand, men Freshbooks och Shoeboxed erbjuder så många funktioner som det knappast är meningslöst att inte använda dem (till exempel fakturering). Direkt är också gratis, så det finns ingen extra kostnad för att förenkla en så stor chore som att betala skatt.
Tillsammans kommer dessa tre tjänster att driva dig så lite som ingenting per månad (för dem som bara börjar och med minsta kunder och utgifter). För bättre etablerade frilansare med ett gott stab av kunder och ett anständigt antal utgifter per månad, kommer basbaserade betalda konton på både Freshbooks och Shoeboxed att kosta en mycket rimlig 25 dollar per månad - inte för lurvig. Båda tjänsterna kommer att skala uppåt när ditt företag växer, med ganska bra priser.
Viktigast, med så mycket krångel tas ur bokföring, det borde vara en bris att hantera din ekonomi. Jag vet att jag har förlorat en betydande bit av förändring på utgifter som borde ha varit avdragsgill men kvittot var förlorat, dåligt noterat, eller helt enkelt för mycket arbete för de få dollar i skatter som de skulle rädda mig. Sådana saker läggs upp, dock - och med ekonomin är det sättet att ge upp några dollar här och några dollar där helt enkelt inte hållbart.
Accentsconagua