Share
I den första handledningen i vår serie om nyckelmätningar behöver ditt företag spåra, vi tittade på lönsamhetsvärdena.
Men lönsamma företag kan fortfarande löpa på allvarliga problem om de inte håller ögonen på deras likviditet, det vill säga deras förmåga att täcka alla kommande kostnader utan att behöva sälja tillgångar.
Så i denna handledning kommer du att lära dig fyra olika sätt att mäta likviditeten i ditt företag. Du får se varför var och en är viktig, hur man beräknar den och vad resultaten berättar om ditt företag. Du får också veta hur du kan förbättra resultaten i framtiden.
Den här veckan kommer många av de siffror vi använder från balansräkningen, så om du inte är säker på vad någon av dem är eller var du hittar dem, kan du se vår handledning om att läsa en balansräkning.
Ett annat namn för Quick Ratio är "Acid Test Ratio", som bör ge dig en uppfattning om hur kritisk det är. Detta förhållande mäter din förmåga att betala dina kortfristiga skulder och andra skulder med pengarna på ditt bankkonto och andra lättillgängliga medel. Om det faller för lågt kommer du att riskera att misslyckas med dina skyldigheter och kanske till och med tvingas att förklara konkurs.
Beräkningen är ganska enkel och innebär att tre linjer tas direkt från ditt företags balansräkning:
Snabbförhållande = (Aktuella tillgångar - Lager) / (Nuvarande skulder)
Om vi tittar på General Motors 2013-balansräkningen ser vi till exempel att företaget hade 81,5 miljarder dollar omsättningstillgångar, 14,0 miljarder inventarier och 62,4 miljarder kronor kortfristiga skulder. Så beräkningen skulle vara:
Snabbförhållande = (81,5 - 14,0) / (62,4) = 1,08
I allmänhet letar du efter ett nummer som är större än 1, vilket indikerar att du kan få tillgång till tillräckligt med pengar för att täcka dina kortfristiga skulder. GM passerar syretestet, som du kan se. Ju högre desto bättre när det gäller att undvika insolvens, men om numret blir för högt ställer det upp frågan om varför du har så mycket pengar att sitta när du kan investera i din verksamhet.
Du kanske undrar varför vi subtraherar inventering. Anledningen är att även om inventering är upptagen som en aktuell tillgång, är det vanligtvis svårt att konvertera det till kontanter snabbt. Till exempel har GM 14 miljarder dollar för bilar som väntar på att bli sålda, men det går inte att få tillgång till pengarna omedelbart. Om det behövs pengar för att betala en skuld, skulle det behöva leta någon annanstans.
Om ditt företag kan sälja mycket snabbt, kanske du vill använda det aktuella förhållandet, vilket helt enkelt är:
Nuvarande förhållande = Kortfristiga tillgångar / nuvarande skulder
Snabbkvoten är den mer konservativa åtgärden, och det är i allmänhet bäst att radera på försiktighetssidan när du mäter din förmåga att betala dina skulder och stanna kvar i affärer. Men nuvarande förhållande är användbart om du är övertygad om att du snabbt kan konvertera din inventering till pengar om behovet uppstår.
Om du ser att ditt snabba förhållande börjar minska, och speciellt om du ser det dyka under 1, är det viktigt att vidta åtgärder. Se om några av dina planerade utgifter kan försenas, eller om du kan omförhandla villkor med någon av dina leverantörer.
Eller så kan du titta på sätt att snabbare ta in pengar till ditt företag, till exempel genom att erbjuda rabatterade rabatter för att öka försäljningen, öka fakturering, eller som en sista utväg, sälja tillgångar. För mer idéer, se vår handledning om hantering av kassaflöde.
Med snabbkvoten tittade vi på ditt företags förmåga att täcka alla sina skyldigheter. Men ibland är det användbart att fokusera särskilt på om du kan generera tillräckligt med vinster för att betjäna din skuld. Det är trots allt oförmåga att göra skuldbetalningar som ofta utlöser allvarliga problem för ett företag och leder till konkurs. Det är precis som i ditt personliga liv: Du kan fördröja, minska eller snyta ut ur de flesta utgifter, men saker blir riktigt fula när du börjar sakna inteckningslån eller bakom sig när du betalar dina kreditkort, auto lån och annan skuld.
Den här gången letar vi efter våra siffror i resultaträkningen. Formeln för beräkning av räntetäckningsgraden är:
Räntetäckningsgrad = Resultat före ränta och skatt / räntekostnad
Låt oss använda den ekonomiska gigantiska Citigroup som ett exempel den här gången. Dess resultaträkning för 2013 visar resultat före ränta och skatt (EBIT) på 35,7 miljarder dollar och räntekostnaden på 16,2 miljarder dollar. Så dess räntetäckningsgrad är:
Räntetäckningsgrad = 35,7 / 16,2 = 2,2
Ju högre desto bättre med detta förhållande. Du vill definitivt se ett tal som är högre än 1, och helst 1,5 och högre. Det indikerar att vinsten från verksamheten är åtminstone tillräckligt för att fortsätta betala räntan du är skyldig. Med tanke på att tanken är att göra mer med dina vinster än att bara betala av skulderintresse, så vill du helst att siffran blir betydligt högre. Citigroups förhållande på 2,2 är ganska hälsosamt.
Tänk också på att just nu är vi i en period med låga räntor. Om räntorna börjar stiga de närmaste åren kan dina räntekostnader stiga kraftigt också. Om du har ett lån med rörlig ränta för närvarande med 4% ränta, till exempel, och räntan stiger till 8%, fördubblas din räntekostnad. Så det är viktigt att ha tillräckligt med täckning, inte bara för dina nuvarande betalningar, men också för framtida ökningar som du förutser.
Det finns två variabler här: intäkter och räntekostnader. För att minimera räntekostnaden, försök begränsa hur mycket skuld du tar på dig i ditt företag och försök att betala ner dina befintliga skulder eller refinansiera till en lägre skattesats. Om pengarna är täta kan vissa av de alternativ vi tittade på i vår serie om att finansiera ett företag hjälpa dig att höja mer pengar från eget kapital än skuld.
Det andra alternativet är att titta på sätt att öka ditt resultat. Om du kan sänka kostnaderna inom andra områden av ditt företag eller öka intäkterna, får du mer pengar för att täcka dina skulder.
Ett bra sätt att förbättra likviditeten i din verksamhet är att se till att när du gör en försäljning betalar din kund så snart som möjligt. Dagens utestående försäljning (DSO) är ett mått på hur snabbt du kan konvertera en försäljning till kontanter i banken.
Den här gången kommer vi att kombinera ett nummer från resultaträkningen med en från balansräkningen. Formeln är:
DSO = Kundfordringar / Genomsnittlig daglig försäljning
Kundfordringar, ibland kallade "nettofordringar", är linjen i din balansräkning som visar det totala belopp som kunderna är skyldiga för dig för varor eller tjänster du har sålt. Den genomsnittliga dagliga försäljningen är givetvis bara den årliga försäljningen dividerat med 365. Eller om du tittar på det under en kortare period kan det vara månadsförsäljning dividerat med 30.
Vi håller med årliga siffror för detta exempel. Canons 2013 års balansräkning visar kundfordringar på 5,8 miljarder dollar och dess totala intäkter för året var 35,5 miljarder dollar, så vi pluggar in dessa nummer och får:
DSO = 5,8 / (35,5 / 365) = 5,8 / 0,097 = 60 dagar
Resultatet visar det genomsnittliga antalet dagar som kunderna behöver betala för dig. I Canons fall tar det i genomsnitt 60 dagar för en köpare av sina skrivare och andra varor att betala.
I allmänhet är ett lägre antal bättre, eftersom det innebär att du får betalt snabbare och ser kontantflöde i din verksamhet. Men det här är ett förhållande som bara är meningsfullt när du jämför dig med andra företag i din bransch. Betalningsvillkoren kan variera stort beroende på vilken typ av verksamhet du gör och vem dina kunder är. Retail-företag tenderar att ha mycket låga DSO-kvoter, eftersom de får betalt nästan omedelbart vid försäljningsstället. Företag vars huvudkunder är stora företag har däremot en tendens att ha högre DSO-kvoter eftersom dessa kunder förväntar sig att få gynnsamma kreditvillkor.
Om du vill få betalt snabbare är en uppenbar strategi att omförhandla villkor med dina kunder. Om du vanligtvis ger människor 45 dagar att betala, kan du till exempel skära den till 30 dagar. Men var försiktig så att du inte är för stringent och att sluta alienera kunder genom krävande villkor som är mycket strängare än dina konkurrenters.
Titta även på dina interna processer. En undersökning visade att 25% av små och medelstora företag hade minst $ 5 000 i månad av intäkterna försenade på grund av fakturafel. Att investera i ny fakturering programvara, eller kanske anställa ny personal eller träna befintliga, kan hjälpa dig att få betalt snabbare. Fördelen är att du inte behöver kräva något extra från dina kunder. I själva verket kommer de gärna att få snabba, felfria fakturor.
Detta är den andra sidan av myntet. Med Days Sales Outstanding tittade vi på hur snabbt du får betalt; Dagar som betalas utestående (DPO) handlar om hur snabbt du betalar dina räkningar. Det är viktigt att titta på dem båda tillsammans för att få en tydlig bild av hur kassaflöden går in och ut ur ditt företag och om timingen är till din fördel eller nackdel.
Formeln liknar DSO, men den här gången tittar vi på skulder, inte fordringar, och vid köp, inte försäljning. Leverantörsskulder är en annan rad i balansräkningen och det mäter pengar du har spenderat men inte betalat ut. Om du till exempel beställde leveranser på kredit på $ 15 000, skulle det uppstå i leverantörsskulder. Formeln är:
DPO = Betalningsbara / genomsnittliga dagliga inköp
För "genomsnittliga dagliga inköp" använder vi linjen "intäktskostnader" från resultaträkningen och delas med 365. Låt oss se hur det fungerar, med hjälp av Canons 2013-konton. Skuldsättningsgraden är 6,4 miljarder dollar och intäkterna är 18,4 miljarder dollar, så beräkningen är:
DPO = 6,4 / (18,4 / 365) = 6,4 / 0,050 = 128 dagar
Canon gör det bra. Den tar emot betalning från sina kunder inom 60 dagar i genomsnitt, men tar 128 dagar att betala sina leverantörer.
Det betyder att om det till exempel gör en försäljning på 10 000 dollar och ett köp på 10 000 USD den 1 januari, kommer det vanligtvis att ta emot $ 10 000 från sin kund i början av mars, men betalar inte för sitt köp fram till början av maj. Det kommer att få pengarna att sitta på sitt bankkonto för ett par månader, tjäna intresse och-mer viktigt-täcker eventuella oväntade utgifter.
De flesta företag syftar till att hantera sitt kassaflöde som detta, något mer framgångsrikt än andra. Så du vill utvärdera din dag som betalas utestående, genom att jämföra den med Days Sales Outstanding, och sikta på att DPO är längre än DSO.
Större företag tenderar att ha en fördel här, eftersom de har mer förhandlingsstyrka. Som ett mindre företag kan du kämpa för att matcha Canons imponerande prestanda. Men försök att se till att du inte åtminstone inte lägger dig själv för mycket av en nackdel.
Det första du kan göra om du kämpar för likviditet i ditt företag är enkelt: Försena betalningar så mycket som möjligt. Du vill inte bryta mot avtal som du har gjort, men utnyttja bara de betalningsvillkor du har fått. Om du har 45 dagar att betala, ta sedan hela 45 dagarna. Även om du har pengarna tillgängliga tidigare, betalar du inte tidigt. Det är viktigt att ha tillräckligt med medel för att täcka oväntade utgifter också.
Du kan också försöka omförhandla villkor, särskilt om ditt företag har vuxit. Om du beställer mycket större mängder än vad du var när du började, se om du kan förhandla mer gynnsamma villkor med din leverantör.
Liksom med lönsamhetsvärdena är det bäst att titta på dessa fyra likviditetsmätningar i kombination. Snabbkvotet är det sura testet av din förmåga att fortsätta betala räkningarna, räntesäckningsgraden mäter huruvida din skuldbelastning är hanterbar och DSO och DPO hjälper dig att se om tidpunkten för dina betalningar med kunder och leverantörer hjälper eller hindrar dina försök att förbli lösningsmedel.
Jämför ditt företag med andra i din bransch och följ även förändringar i ditt eget företag över tid. Du kan börja just nu genom att gå tillbaka till historiska data och kartlägga ändringarna i var och en av de fyra mätvärdena de senaste åren. Fortsätt sedan spåra dem i framtiden, arbeta för att förbättra resultaten och titta på förändringar. Om trenderna börjar gå i fel riktning vet du att det är dags att vidta åtgärder, med hjälp av några tips i denna handledning.
Detta var den andra delen av serien om viktiga mätvärden för ditt företag att spåra. Fyrsidig serien fortsätter nästa vecka med en titt på några viktiga effektivitetsåtgärder.
Grafisk kredit: Linjediagram ritad av Scott Lewis och kalkylator designad av Scott Lewis från Noun Project.
Accentsconagua