Projektledning Kickstart Hur hanterar du stora projekt

Ju större projektet desto mer sannolikt en frilansare är att bli överväldigad. Om du inte gör ett bra jobb med att organisera ett stort projekt kanske du kanske saknar din deadline. En förlorad deadline kan innebära att du förlorar din klient och kanske till och med ditt rykte.

Det finns ett bättre sätt. Principer för projektledning hjälper dig att organisera dina stora projekt så att de löper smidigt.

Låt oss först definiera projektledning. Enligt föreningen för projektledning,

Projektledning är tillämpning av processer, metoder, kunskaper, färdigheter och erfarenhet för att uppnå projektets mål.

De flesta frilansare förstår varför kunskaper, färdigheter och erfarenheter är viktiga för att slutföra sina projekt. Men en del balk vid idén om att använda processer och metoder. Kreativa frilansare känner ibland att för mycket struktur tar sig bort från sin kreativitet.

Frilansare bör välkomna processer och metodik. I stället för kvävande kreativitet tillåter de dig att göra mer. För de flesta av oss innebär mer arbete gjort mer inkomst. Det är en bra sak. Plus, med bra projektledningskunskaper kan du hantera större frilansprojekt. Med projektledningskunskaper kan du hantera andra frilansarbetare och ta mer arbete.  

Större projekt tenderar att betala mer. Om du kan hantera stora projekt, blir du mer värd för dina kunder. Du kommer också att vara mer benägna att attrahera upprepade affärer. Faktum är att projektledare efterfrågar företags- och regeringsprojekt. Enligt en undersökning från Payscale.com varierade medianlönen för en projektledare i USA i augusti 2015 mellan $ 65.062 och $ 85.971.

I denna handledning ger jag dig en snabb översikt över projektledning. Jag börjar med att jämföra de agila och traditionella metoderna. Därefter ger jag praktiska metoder som du kan ansöka om dina egna frilansprojekt.

  Jämförande processer

Det är viktigt att förstå att projektledning är ett stort område. Det finns många olika projekthanteringsmetoder, varav några är patenterade. Här är några av de olika metoderna där ute:

1. Agila metoder
2. Lean (en agil metod)
3. Scrum (en agil metod)
4. Sex Sigma
5. Vattenfallsmetoder (även kallad traditionell)
6. PRINCE2 (populär i Storbritannien)

Var och en av dessa metoder har variationer och submetoder. Låt inte namnen på alla dessa metoder förvirra dig. Företagsprojektledare behöver förstå dem väl. Som frilansare använder du förmodligen bara en av två metoder: Agile eller Waterfall (även kallat Traditionellt).

Företagsprojektledare använder också vissa mycket specifika termer. Techrepublic har publicerat en bra lista över projekthanteringsvillkor som du kan referera till om du kör över en term du inte känner till. För denna handledning fokuserar vi på två definitioner som du kanske inte vet:

Omfattning:

... hur du beskriver projektets gränser; det definierar vad projektet kommer att leverera och vad det inte kommer att leverera ...
(Techrepublic)

Leverans:

... något konkret utfall som produceras av projektet ...
(Techrepublic)

Andra termer är självförklarande eller definieras inom detta handledning.

En av de första besluten du gör som frilansprojektledare är om du ska använda en Agile eller traditionell projektledningsprocess. I det här avsnittet jämförs de två typerna av projektledningsprocesser. Det hjälper dig att bestämma vilken metod som fungerar bäst för ditt projekt.

Välja en agil process

Agile projektledning bygger på de tolv principerna för Agile Manifesto. Det används ofta för mjukvaruutvecklingsprojekt. Här är några egenskaper av projekt som är väl lämpade för Agile projektledning:

• Projektet som levereras är inte väldefinierat eller kommer sannolikt att förändras.
• Projektet har flera eller fasade leveranser.
• Projektet har ett visst antal resurser.
• Kunden är tillgänglig under hela processen.
• Schemat är mycket flexibelt.

Ett exempel på ett bra Agile-projekt är utbyggnaden av en ny programvara. Appen kommer att släppas i faser. Funktionerna i den första fasen är välkända. Funktionerna i den sista fasen är inte väldefinierade och kan förändras över tiden. Kunden vill också ha frekventa brainstormingsmöten.

För att lära dig mer om Agile-projektprocessen, kolla in följande gratis handledning från Tuts +:

• En Designer Introduktion till "Agile" Metodik 
• Lean, Agile sätt att bygga din första produkt
• Principerna för Agile Development

Agile är en bra metod för många projekt. Men vissa projekt hanteras bättre under en mer traditionell process.

Välja en traditionell process

I denna handledning fokuserar jag på hur traditionell (eller vattenfall) projektledning hjälper dig att hantera ett frilansprojekt.

Även om Agile är populär, finns det tillfällen då en traditionell process ger större mening. Här är egenskaperna hos ett projekt som är väl lämpade för traditionell projektledning:

• Projektets omfattning är väldefinierad och kan inte förändras.
• Projektet har en enda leverans.
• Resurser för projektet kan anpassas.
• Kundens medverkan i projektet är begränsat efter det att avtalet har kommit överens.
• Frist eller leveransdatum är fastställd och fast.
• Klienten kräver traditionell projektledning.

Ett exempel på ett traditionellt projekt är att utrullningen av en e-handelsplats för ett företag med bara en handfull produkter. Det är inte meningsfullt att rulla ut projektet i faser eftersom slutresultatet är känt och osannolikt att förändras. Kunden ger dig kraven, men vill att du ska hantera det därifrån. Faktum är att kundens tillgänglighet under projektet kommer att begränsas.

Traditionell projektledning

I det här avsnittet identifieras fem faser av ett projekt under en traditionell projektledningsprocess. Olika metoder använder olika termer, men vad som händer i varje fas är liknande.

Roli Pathak, skriver på PM project-management.com, ger en bra beskrivning av traditionella projektfaser:

1. Inleda
2. Planen  
3. Kör
4. Kontrollera
5. Stänga

Jag förklarar hur du kan tillämpa varje fas på ditt projekt i nästa avsnitt. För nu, låt oss titta på fördelarna och nackdelarna med traditionell projektledning.

Fördelar med den traditionella processen

• Med traditionell projektledning kan teamet arbeta med mindre kundövervakning.
• Det finns färre förändringar i projektet.
• Traditionell projektledning innehåller ett väldefinierat räckvidd.

Nackdelar med den traditionella processen

• Det är svårt att bearbeta förändringar.
• Klienten är mindre involverad.

Nu när du har en överblick över projektledning, är du redo att använda den.

 Använda projektledning

Du kan tillämpa en traditionell projektledningsprocess för ditt frilansprojekt. Jag har anpassat de traditionella projektledningsfaserna för frilansare. Här är de fem faserna av projektledning igen och en beskrivning av vad som händer under varje fas för dig, frilansaren:

1. Få krav (initiera). Klienten uttrycker intresse för att göra ett projekt med dig. Kontrollera att du har de grundläggande resurserna (inklusive underleverantörer) för att göra projektet. Be om ett detaljerat omfattning av projektet. Bekräfta också att din förståelse av omfattningen är korrekt med kunden.
2. Planen. Uppskatta hur stor ansträngning projektet kräver och planera arbetet. Bryt projektet i mindre delar (ofta kallad arbetsfördelningsstruktur) för att skapa en hanterbar plan. Ange dina interna mål och se till att din plan uppfyller kundens mål. Få ett tecknat kontrakt eller ett avtal från kunden och hämta den ursprungliga betalningen.
3. Utveckling (exekvera). Du (och eventuella frilansare du har anställt) utför projektets huvuduppgifter. Om du är webbutvecklare, är det här du bygger webbsidor. Om du är en författare, så skapar du det grova utkastet.
4. Granskning / testning (kontroll). Jämför ditt framsteg med planen under projektets gång. Om du hamnar bakom, vidta åtgärder för att du kommer tillbaka till den planerade planen. Kontrollera ditt arbete under denna fas för att se till att det inte finns några fel och att det uppfyller projektets omfattning. Om du har ett lag, granska varandras arbete. Om inte, titta försiktigt över ditt eget arbete. Hoppa över den här fasen kan leda till en olycklig kund och mycket omarbete. För stora projekt kan du behöva en oberoende ämnesexpert för granskning eller testning.
5. Slutsats / Underhåll (Stäng).Vänd projektet över till kunden. Räkning för resten av projektavgifterna. Om projektet kräver fortlöpande support och underhåll, gör ordning för hantering av dessa (mot en extra kostnad). Som frilansare är det en bra idé att be om mer arbete vid denna tidpunkt.

När du går igenom projektledningstrinnen behöver du hjälpmedel för att hjälpa dig. För små till medelstora projekt skapar du anpassade projektkalkylark med hjälp av verktyg som Google Sheets (gratis) eller Microsoft Excel. För större projekt kan du behöva ett mer komplext verktyg som Microsoft Project eller Jira.

Om du har följt projektledningsprocessen har du förmodligen undvikit många vanliga projektproblem.

Undvika projektledning fallgropar

För större projekt hjälper projektledningsprocessen dig att undvika vanliga frilansande fallgropar. Här är sju problem frilansare ofta möter och en förklaring av hur projektledningsprocessen hjälper till med varje:

1. Inte förstå vad kunden vill ha. I projekthanteringsprocessen godkänner klienten kraven (även känd som omfattning) under första fasen. Omfattningen blir en del av kontraktet.
2. Underskattar tiden för projektet. Med projektledning är din uppskattning mer exakt eftersom du bygger det på ett mer detaljerat sätt.
3. Underladdning för projektet. Du är mindre sannolikt att underlaga projektet eftersom du har en mer exakt uppskattning.
   
4. Falla bakom på uppgifter och slutligen leverera sent. Med en projektledningsprocess vet du alltid hur din framsteg jämförs med schemat.
5. Att sätta in ett projekt med problem. Projektledning kräver att du testar (eller kontrollerar) ditt arbete. Du är mindre sannolikt att aktivera ett projekt med misstag.
6. Missförstånd efter projektet är klart. Eftersom omfattningen tydligt definieras från början vet kunden exakt vad du gick med på.
7. Får inte upprepa företag från klienten. Som en del av slutfasen, fråga kunden om du kan hantera deras support eller underhållsbehov.

Efter projektet

Även efter att ditt frilansprojekt är klart, är du inte klar. De bästa projektledarna analyserar projektets framgångar och misslyckanden. Du borde göra detsamma.

Här är några frågor när ditt projekt slutar:

• Var klienten lycklig? Om inte, varför inte? (Du kanske måste fråga.)
• Projektet stannar i schema? Om inte, vid vilken tidpunkt gick det av schemat? Vad orsakade det att gå av schemat?
• Var tidsuppskattningarna korrekta för varje uppgift? Om de inte var, hur mycket mer tid behövdes?
• Vad lärde du dig av det här projektet? Vad önskar du att du hade gjort annorlunda?
• Baserat på detta projekt behöver du investera i fler verktyg eller träning?

Skriv in dina svar på dessa frågor och behåll dem på ett säkert ställe. Gå över dina svar med dina projektteammedlemmar. Titta på dina svar innan du börjar ditt nästa frilansprojekt för att undvika att göra samma misstag på ett nytt projekt.

Efter ett framgångsrikt projekt, be din klient att ge dig en rekommendation medan ditt arbete fortfarande är friskt i sitt sinne. Företagsprojektledare hoppar vanligen över det här steget, men det är viktigt för frilansande projektledare.

Här är några Tuts + tutorials som hjälper dig att be om kundbevis:

• När projektet är över - Samla testimonials
• 5-stegs strategi för att samla och använda klientuttalanden

Slutsats

Denna handledning täcker ett komplext ämne, traditionell projektledning, och gör den tillgänglig för frilansare. Det är inte tänkt att vara en uttömmande resurs för projektledning. Det förespråkar inte heller traditionell projektledningsmetodik för alla frilansprojekt.

Projektledning är ett område där erfarenhet och åsikter skiljer sig åt. Några viktiga punkter att komma ihåg är att du ska planera och organisera dina frilansprojekt och att det finns bevisade metoder för att hjälpa dig att göra det.

Dessutom kan du hantera frilansprojekt öka ditt värde som frilansare och göra dig mer marknadsförbar.

Medel

Grafisk kredit: Project Management icon designad av Matthew Roberts från Noun Project.