Share
När en ny kund har ett projekt för att du ska arbeta, vad händer nästa? Har du en uppsättning process du följer? Och, om så är fallet, skrivs det överallt? Eller håller du bara med vad du i allmänhet vet att du behöver komma igång?
Oavsett vilken väg du följer är det din kundintagsprocess. Det kan låta som ett fint uttryck - mer som något som en stor byrå skulle använda än en enskild frilansare - men med tanke på hur du hanterar de första stegen i ditt arbete med en ny klient kan du bestämma hur snabbt du kan slutföra ett projekt och hur glad att din klient kommer att vara med dig, en intagsprocess kan vara mycket viktigt.
Idag kommer du att upptäcka hur du förbättrar din kundintagsprocess. Men först har vi ett specialerbjudanden för dig ...
Få en Envato Elements-prenumeration på åtkomst till tusentals obegränsade mallnedladdningar för en enda månadsavgift, med tillgång till och CO nu, vilket hjälper dig att effektivisera ditt företag från förslag till betalning.
Läs mer om detta kraftfulla erbjudande från Envato Elements, innan du gräver i den här hjälpsamma artikeln.
Intagsprocessen är din möjlighet att få allt du behöver för att faktiskt slutföra ett projekt. I en idealisk värld borde du inte behöva kontakta en klient efter intagsprocessen tills projektet är klart och klart att gå. Självklart är det sällsynt att ett projekt går så smidigt. Du bör behandla din intagsprocess som den bästa chansen att du måste fråga dina klients frågor.
Det finns några olika former som din intagsprocess kan ta. Ett långt samtal (helst inspelad), där du ställer frågor och svarar på svaren är ett populärt val. Det här tillvägagångssättet kräver en checklista över frågor du kan arbeta dig igenom, tillsammans med några uppföljningar för att få några filer eller resurser du behöver.
Personligen har jag funnit att eftersom jag behövde skapa en hel rad frågor i alla fall var det meningsfullt att gå ett steg längre och förvandla dem till ett frågeformulär som jag kan maila till en ny klient precis utanför fladdermusen. Det gör också att uppdatera min information mycket lättare när en klient behöver ett nytt projekt som är klart.
För att kunna arbeta med en klient effektivt finns det några svar som du borde ha, oavsett vilken typ av frilansare du är:
Förhoppningsvis förväntar du dig att dina kunder skriver under ett kontrakt och lämnar in en delbetalning i förskott. Dessa objekt måste också vara en del av din intagsprocess - du borde inte gå vidare utan åtminstone ett kontrakt i handen och helst lite pengar i banken. Du kan sätta ihop ett bra professionellt paket, inklusive ett frågeformulär, en faktura och ett kontrakt, med mindre ändringar för varje ny kund.
Du skulle aldrig be en kund, potentiell eller bekräftad, att leta igenom en mindre än professionell portfölj. Du vet att om du inte tar dig tid att presentera dig som en professionell, är det mycket svårare att få arbete.
Om en klient känner att du har hanterat ett projekt något mindre än adept, kommer hon inte att få dig att arbeta i framtiden.
Men hela projektet du jobbar med med en klient är en effektiv chans efter en chans att bevisa din professionalism. Om en klient känner att du har hanterat ett projekt något mindre än adept, kommer hon inte att få dig att arbeta i framtiden. Och om du inte är professionell hela tiden, kommer hon inte att känna sig bekväm och ge dig ett testamente eller rekommendera dig till hennes anslutningar.
Ett professionellt tillvägagångssätt för att få den information du behöver, snarare än att fråga om detaljer som de uppstår för dig, är ett av de enklaste sätten att ställa dig ifrån varandra. Att presentera dem med en enkel att följa process som gör det klart att du kommer att få dem från idé till färdigt projekt utan för mycket stress är ett tecken på sann professionalism.
I allmänhet, om du presenterar något som ett preliminärt arbetsblad och några grundläggande pappersarbete som ser standardiserat och väl utformat, kommer dina kunder att fylla dem ut som en självklarhet. De kommer också att känna sig lite lätta av processen.
Ibland kan du upptäcka att en klient känner att hon är för upptagen att göra den här typen av pappersarbete. Du kan behöva ta lite tid för att förklara att du behöver denna information för att komma igång på projektet (och det inkluderar eventuella preliminära betalningar du behöver).
Beroende på vilken typ av arbete du gör kommer du troligen att finna att du måste schemalägga ett uppföljningsmöte när du har alla detaljer framför dig. Det kommer att vara en fråga om ditt arbetsflöde, men du kan svara på den ursprungliga informationen med ett formellt förslag - eller intagsprocessen kan utlösas av en kunds överenskommelse med ditt förslag. Den exakta ordningen av händelser beror på hur du vill arbeta och vilken information du behöver vid varje steg under vägen.
Det finns ingen anledning att samla information om du inte kommer att använda den. Du behöver ett sätt att snabbt flytta en enskild kunds svar till ett system där du kan få fullt värde ut av det.
Du behöver ett sätt att snabbt flytta en enskild kunds svar till ett system där du kan få fullt värde ut av det.
Som författare tycker jag att det första alternativet fungerar mycket bättre för mig: Jag skapar min egen uppsättning författares riktlinjer för varje klient, inte till skillnad från vad du skulle hitta på en webbplats som accepterar frilansarbete. På andra typer av arbeten kan det uppgiftsbaserade tillvägagångssättet vara bättre passform.
På ett webbdesignprojekt, till exempel, att veta var specifika bilder sparas är bara viktigt när du arbetar med en specifik uppgift som kräver att du använder den bilden. Ditt tillvägagångssätt för projektledning kan göra ett alternativ eller det andra det klara valet för dig. Annars kan du behöva försöka varje alternativ och se hur de passar in i ditt arbetsflöde.
Var inte rädd för att finjustera ditt intagsystem när du kör fler kunder genom det. Du kan upptäcka att det finns fler frågor du behöver fråga (trots allt gick ingen frilansare någonsin fel genom att be om mer information). Men precis som med alla affärsprocesser kan du hitta sätt att utföra uppgifter på ett mer effektivt och effektivt sätt som du går med. Det kan vanligtvis ta en av två former: För det första kan du skapa ett referensdokument som låter dig gå tillbaka och kolla olika uppgifter när du arbetar. För det andra kan du bryta upp dessa uppgifter och associera dem med de uppgifter som utgör hela projektet du arbetar med.
En av de största fördelarna med en riktigt bra intagsprocess ses när du träffar den punkt där du har för mycket arbete att hantera på egen hand. Om du vill lägga ut en del av ditt arbete eller lägga in en assistent måste du ha ett system för att hantera varje steg i ett projekt - allt som inte är rent kreativt behöver skrivas ut om du vill lämna ut det till någon annan.
Inloppsprocessen kan vara något som är lätt att lämna ut, förutsatt att du har alla steg tydligt upplagda, så att en assistent bara kan följa med. Det här är ett av de fall där ett frågeformulär för dina kunder att fylla i, istället för ett tillvägagångssätt som bygger på mer interaktion, är fördelaktigt: dina kunder vill interagera med dig, inte en assistent, men ingen kommer särskilt att tänka på om de behöver bara skicka ett frågeformulär till en e-postadress som inte tillhör dig personligen.
En assistent, särskilt en virtuell assistent, kan ta ett färdigt intagningsformulär och få alla dina filer och anteckningar att installeras innan du ens börjar arbeta med projektet. Hon kan skapa mallar baserat på informationen i det frågeformuläret och de riktlinjer du kan ge, schemalägga eventuella uppföljningssamtal som måste ske med kunden och till och med prata med din kontaktpunkt om att skicka ut filer. Om du har allt i din freelance-verksamhet systematiserad kan hon till och med kunna förbereda dina fakturor och få dem redo att skicka ut den minut du slutför projektet.
En bra kundintagsprocess kan göra varje annan del av ett frilansprojekt gå mycket jämnare.
Accentsconagua