Share
Den som använder Internet regelbundet har en e-postadress av något slag, med många av oss som använder gratis e-posttjänster som Google Mail, Yahoo! Mail, Microsoft Outlook eller Apples iCloud.
Även om dessa tjänster kan vara bra, är de inte idealiska för företagsanvändning. Din e-postadress slutar med sin egen domän, till exempel @ gmail.com eller @ yahoo.com. Om du använder en adress som denna och till och med har den visat på visitkort kan det se lite uprofessionellt ut.
Fortsätter med vår serie Konfigurera ditt företag online utan kodning, Jag ska visa dig hur du konfigurerar och konfigurerar en riktigt anpassad värddatabaslösning med Google Apps, som ger dig all kraft i Gmail men med flexibilitet att köra din egen e-postserver.
Om du använder Gmail eller Yahoo! Post då använder du redan denna typ av tjänst. Hosted email är helt enkelt termen för alla e-postleverantörer som hanterar dina e-postmeddelanden för dig.
Vissa större företag föredrar att hantera och hantera e-post själva och brukar ha egna egna e-postservrar och former av redundans som de har råd med, samt en IT-avdelning som kan behålla dem och felsöka eventuella problem som kan uppstå.
För frilansare och småföretag skulle det vara extremt dyrt att köpa servrar och anställa IT-personal bara för e-poständamål. Hosted posttjänster, till exempel Google appar och Microsofts Kontor 365 är lösningar som går utöver deras fria erbjudanden av Gmail eller Hotmail och Outlook och tillhandahålla ett betalt alternativ som ger företag möjlighet att effektivt outsourcera hela sin e-postinfrastruktur och undvika att hantera det alls. Betala bara en månads kostnad baserat på antalet användare och i gengäld har du en pålitlig och kraftfull e-posttjänst.
Google appar började tillbaka 2006 och har blomstrat till en komplett värdlös affärslösning som ger många av de populära Google-tjänsterna som du kan hantera för dig och dina anställda. Det ger alla funktioner och fördelar med ett standard Google-konto, med tillgång till tjänster som Gmail och Google Kalender, men alla knutna till ditt domännamn.
Den största funktionen som de flesta frilansare och företag använder Google appar för är deras anpassade Gmail-tjänst. Du kommer inte längre ha en @ gmail.com adress men en som korrekt återspeglar ditt domännamn. Det kommer att drivas av Gmail så du får fortfarande alla extra fördelar, till exempel sin legendariska spamfiltrering.
Google Apps for Business kostar $ 5 användare / månad utan minsta användarantal eller kontrakt. Om du är ett litet företag med 5 personer som arbetar hos ditt företag som behöver ett konto, betalar du bara 25 dollar per månad. På grund av sin låga kostnad och popularitet väljer många att använda Google appar helt enkelt för e-posttjänsten och behöver inte nödvändigtvis använda någon av de andra Googles tjänsterna alls.
Det finns ett antal anledningar till att betala för ditt mail med tjänster som Google appar är fördelaktigt, särskilt till frilansare eller småföretag:
Allt handlar om branding och med ett annat företags namn för vad som är sannolikt kan din primära kommunikationsform ge fel intryck.
Med någon av de gratis tjänsterna som jag tidigare nämnde väljer du helt enkelt ett användarnamn och du får en e-postadress på tjänstens domännamn, till exempel [email protected]. För personligt bruk är detta inte ett problem, men om du är frilansare eller småföretag, har du en e-postadress som [email protected] kan verka lite oprofessionellt.
Allt handlar om branding och med ett annat företags namn för vad som är sannolikt kan din primära kommunikationsform ge fel intryck. Det kan verka extremt trivialt, men när det gäller att marknadsföra dig själv och ditt företag, sätt dig själv i klientens skor. Om du letade efter en webbdesigner i London och deras e-postadress var [email protected], skulle du ha någon tvekan?
Med hjälp av hostade e-posttjänster kan du använda ditt eget domännamn för att ge dina e-postadresser ett mycket mer professionellt utseende, särskilt när du arbetar med flera anställda och byter till något liknande [email protected]eller [email protected].
Hosted-e-postleverantörer, till exempel Google, har rack med servrar i flera datacentraler runt om i världen, vilket ger en stabil tillförlitlighet. Om en enskild server, eller till och med datacenter, förlorar ström eller lider av någon annan form av driftstopp, är det vanligtvis ingen förlust i tjänst, eftersom alla andra servrar och platser fortsätter att fungera och bearbeta din e-post. Detta är dessutom fördelaktigt för det värdföretaget, eftersom de kan utföra serverns uppgraderingar och byten utan att det påverkar tjänsten.
Hosted-e-postleverantörer, till exempel Google, har rack med servrar i flera datacentraler runt om i världen, vilket ger en stabil tillförlitlighet.
Jämför detta med att köra din egen e-postserver på ditt kontor. Medan du kanske tror att det är en bättre lösning eftersom du har fullständig kontroll och det är en singelkostnad för servern, skulle det inte ta mycket för att slå ut din e-post och eventuella problem skulle behöva åtgärdas av dig.
Du kan drabbas av strömavbrott, förlust av internetanslutning eller sämre, servern kan drabbas av ett fel. I alla dessa fall skulle dina e-postmeddelanden sluta fungera omedelbart.
Inte bara är det enkelt att konfigurera en hostad e-posttjänst (som du ser snart), men hanteringen är en bit tårta. Det finns ingen mailserver för dig att uppgradera eller behålla vilket innebär att det inte finns några oväntade kostnader, du betalar helt enkelt för de användare du har och resten hanteras av tjänsteleverantören.
Med allt Google appar konton har du en kontrollpanel som låter dig hantera många aspekter av hur din e-posttjänst fungerar, vilket ger dig mycket mer kontroll än ett gratis konto.
Nu när vi har förklarat hur en värdbaserad e-posttjänst fungerar med lite mer detaljer, är det dags att ställa in en.
För att kunna använda en tjänst som Google appar, du måste ha följande:
En gratis test av Google appar är tillgänglig, vilket är vad vi ska sätta upp idag. På det sättet kan du prova tjänsten för att se om det passar dina behov utan att behöva betala något.
Besök sidan Google Apps for Business och klicka på Påbörja gratis provperiod.
Du kommer att bli ombedd att få grundläggande information, till exempel ditt namn, din nuvarande e-postadress och lite om dig eller ditt företag.
När du har angett någon grundläggande information frågar Google om du vill använda ditt eget domännamn eller tillfälligt använda en mygbiz.com adress. Låt oss fortsätta och berätta för Google att vi skulle vilja använda vårt eget domännamn, så välj det alternativet och ange ditt domännamn.
Därefter är vi uppmanade att skapa vårt första konto. Det första kontot på Google Apps är alltid superadministratören, användaren som kan göra mest förändringar. Superadministratörer kan göra ändringar i Google Apps-tjänsten och återställa lösenord. Ange ditt önskade användarnamn som också kommer att vara din e-postadress och ett starkt lösenord, helst en blandning av bokstäver, fall, siffror och symboler.
När ditt konto har skapats kan du logga in med de behörighetsuppgifter du just skapat.
För framtida referens finns tillgång till din kontrollpanel i Google Apps på http://google.com/a/yourdomain.com.
Grattis, du har just satt upp Google Apps! Det finns lite arbete kvar att göra, men vi gör bra framsteg.
Nästa steg är att verifiera att du faktiskt äger domännamnet du har bett att använda. Det finns ett antal sätt att vi kan göra detta, men eftersom vi kommer att behöva göra några ändringar i ditt domännamn ändå, visar jag dig den mest populära metoden.
För att Google ska kunna verifiera ditt domänägarskap kan vi lägga till en liten bit av information till ditt domännamn som heter a TXT-posten. Google skapar automatiskt en slumpmässig sträng av tecken som du kan lägga till som den här posten, och när ändringarna har uppdaterats kommer Google att kontrollera ditt domännamn för att se om det du har lagt till är detsamma som det du bad att lägga till. Om det är, har du verifierat ditt domännamn!
När vi är inloggade på Googles kontrollpanel klickar du på Starta inställningen.
Du blir uppmanad att verifiera din domän för att aktivera Google Apps. Klick Verifiera domän och välj sedan Börja verifiering.
Googles rekommenderade metod, lägger till en TXT Record är mycket straightfoward, särskilt eftersom Google listar ett stort antal domänregistratorer som det ger stegvisa instruktioner för. Vissa registrare som GoDaddy kommer att ge en automatisk metod att göra det för dig, bara genom att ange dina inloggningsuppgifter. Om du vill göra det manuellt eller om din registrar inte är listad väljer du Andra längst ner på listan.
Kopiera texten som visas i den vita rutan och öppna sedan en ny flik, logga in på din domänregistrator. I det här fallet kommer jag att demonstrera med Godaddy.
Inom din domänregistrator väljer du ditt domännamn och får sedan tillgång till den del av webbplatsen som låter dig redigera dess DNS-poster.
När du väl har hittat det kommer du att vilja lägga till en ny post, av typen Text.
Lägg till en ny post och skriv "@" för dess namn (om det behövs) och klistra sedan in den långa texten som vi kopierade från den vita rutan som dess Värde. Allt annat kan lämnas orörd, spara sedan ändringarna. DNS-poständringar kan ta lite tid men vanligtvis kan du verifiera ändringarna på cirka 20 minuter. Ibland kan det vara upp till 24 timmar men oftast är det ganska omedelbart.
Gå tillbaka till Google appar och efter ca 15-20 minuter klickar du på Verifiera domän. Om det fungerar får du följande meddelande.
Om inte, behöver du bara vänta lite längre.
Om du behöver ytterligare användare, särskilt om du flyttar från en befintlig e-posttjänst, kan vi göra det med hjälp av användare panel. För att komma åt det, välj användare från huvudgruppen av ikoner.
Inom användare, Du får se en lista över alla nuvarande användare, troligen kommer det bara att vara din egen för nu. För att lägga till en annan användare, välj bara Lägg till användare knappen längst upp till höger för att starta processen.
Det finns tre olika sätt att lägga till nya användare, beroende på vilken metod du föredrar ...
Jag föredrar att lägga till användare manuellt så att du kan tillämpa en särskild namngivningskonvention, till exempel [email protected]. Om du väljer det här alternativet kan du lägga till sitt fullständiga namn, användarnamn och antingen ett tillfälligt lösenord eller en specifik som du anger.
Om du inte vill eller behöver lägga till andra användare behöver du inte, och du kan när som helst lägga till nya användare.
När din domän har verifierats kan vi sedan börja konfigurera med Google appar som din postleverantör. Vi ska behöva få tillgång till dina DNS-poster igen så se till att du är inloggad på din domänregistrator i en annan flik.
Detta nästa steg kommer att ändra hur e-post är dirigerat över internet. Varje domännamn har något som heter an MX-posten. Dessa poster är i grunden ett domännamn eller en IP-adress för en viss mailserver. Så när ett mail skickas till [email protected], postservern som skickar e-posten tittar på domännamnet yourdomain.com för att se vad e-postserverns detaljer är. När det har fått dem skickas meddelandet till det, där det placeras i användarens inkorg. Utan dessa register fungerar inte e-post bara.
Gå tillbaka till huvudet Google appar kontrollpanelen genom att klicka på Tillbaka till Dashboard knapp.
Klicka på Nästa steg och på nästa sida väljer du Ställ in Gmail. Du får se ett meddelande som bekräftar att du ska lägga till alla användare som ska använda din e-posttjänst. När du är nöjd med användarna som du tidigare lagt till (eller om det bara är dig själv) klickar du på Ja, låt oss göra det!.
Du blir uppmanad att välja om du vill använda Googles servrar eller en annan server. Håll standardvalet av Googles server och välj sedan Nästa.
Google gör en snabb check för att se vad din nuvarande MX-poster är, om någon. Som du kan se har mitt domännamn inte något för tillfället, jag har ingen e-postfunktionalitet.
Precis som med att verifiera vårt domännamn kan vi välja från en lång lista av domänregistratorer med stegvisa instruktioner. Dessutom har registratorer som GoDaddy automatisk konfiguration av detta om du följer anvisningarna. Återigen, precis som tidigare, låt oss göra det manuellt och välj Andra.
Du får se 5 olika MX-poster, var och en med ett nummer som kallas Prioritet. Så här skickas e-postadressen och när domännamnet är markerat för att se var e-postadressen ska gå, försöker de högsta prioriteras först. Om en eller annan anledning att servern inte fungerar, kommer den att försöka nästa i listan, och så vidare. Vi måste lägga till alla dessa för att slutföra vår setup.
Om du inte har använt ditt domännamn för något e-postmeddelande kan du helt enkelt radera några vanliga MX-poster och sedan lägga till Google på deras plats, kom ihåg att behålla prioritetsnumren korrekta. Om du uppmanas till en värd, som GoDaddy gör, kan du helt enkelt ange "@" precis som vi gjorde när vi verifierade domänen med Google.
Om du ha Har använt ditt domännamn för e-post tidigare så måste du vara medveten om att så snart ändringarna görs och uppdateras, kommer e-postmeddelanden att börja gå igenom Googles servrar. På den tiden måste du uppdatera dina e-postinställningar för att kunna använda de nya Googles servrarna.
Och det är det, du har nu konfigurerat Gmail för din domän.
Så nu har vi satt upp Google appar och Gmail tjänster för vår domän är det dags att konfigurera din favorit email app för att dra nytta av det. En av fördelarna med Google appar är att den använder exakt samma inställningar som Gmail, Den enda skillnaden är helt enkelt användarnamnet och lösenordet.
När du till exempel lägger till ett nytt konto i OS X Mountain Lion väljer vi helt enkelt kontotypen Gmail och ange sedan vår fullständiga e-postadress och ditt lösenord.
Om du någonsin vill logga in på webbgränssnittet, finns det inget speciellt du behöver göra det heller. Besök bara Gmail och logga in med din fullständiga e-postadress och ditt lösenord.
Grattis, du har helt ställt upp Google appar som din postleverantör! Allt inkommande och utgående mail hanteras nu helt av Google men det finns inte en enda @ gmail.com adress i sikte. Försök skicka dig ett testmeddelande till en alternativ e-postadress och svara sedan när du tar emot det, bara för att vara säker på att allt fungerar korrekt.
Med den här inställningen gjort behöver du aldrig göra det igen om du inte ändrar postleverantören. Alla nya användare du lägger till får en e-postadress kan helt enkelt logga in på e-postprogrammet efter eget val och ange standarden Gmail inställningar eller välj Gmail där så är lämpligt.
Google appar ger funktionalitet långt bortom omfattningen av denna handledning, men en fullständig lista över funktioner som Google Apps tillhandahåller kan du kolla på sidan Google Apps Benefits.
Du kommer sannolikt att hitta några av de extra funktionerna, till exempel Google Kalender, Google Kontakter och Google Drive extremt användbar om du har ett antal medarbetare och jag uppmanar dig starkt att ta en titt på många av de andra tjänsterna du får för dina pengar.
Google appar ger en komplett värdbaserad maillösning som kombinerar alla fördelar och rockfast prestanda, pålitlighet hos Gmail med professionalismen att använda ditt eget domännamn och kraften att hantera din domän med fler alternativ än vad som annars skulle vara tillgängligt.
Nu när du har din kostnadsfria försök och ditt domännamn arbetar för Gmail, varför inte ta en titt genom resten av kontrollpanelen och se vad mer Google appar kan erbjuda?
Accentsconagua