Share
Sista gången i vår serie Konfigurera ditt företag online utan kodning, Jag visade dig hur du konfigurerar en hostad e-posttjänst med Google appar, ger dig en anpassad Gmail-tjänst som använder ditt eget domännamn.
Google är inte den enda spelaren i det hostade e-postspelet och en annan mjukvarujätte som vill ge dig en värdlösning är ingen annan än Microsoft. I den här delen av serien ser jag hur du konfigurerar Microsofts Kontor 365 tjänst som tillhandahåller en värdbaserad e-postlösning som visar sig vara ett utmärkt alternativ till Google appar.
Innan jag fortsätter rekommenderar jag att du återställer den föregående artikeln i den här serien, Konfigurera en värdlös lösning med Google Apps, där jag diskuterar fördelarna med att konfigurera en hostad e-posttjänst.
Google är inte den enda spelaren i det hostade e-postspelet ...
Till skillnad från Google appar, Kontor 365 har inte funnits länge, bara officiellt lanserad i juni 2011. För de flesta tillhandahåller det en konkurrerande uppsättning tjänster till Googles erbjudande, som tillhandahåller hostade e-post- och kalenderlösningar såväl som online-lagring och till och med en online-kontorspaket som är känd som Office Web Apps. Alla dessa tjänster kräver betalda prenumerationer baserat på antalet användare, per månad, precis som Google.
Vad sätter Kontor 365 Förutom Google appar är hur vissa av dessa tjänster fungerar. Med vissa prenumerationsplaner får du inte bara åtkomst till Office Web Apps, men finns också med en fullständig kopia av Microsoft Office för Windows eller Mac under hela prenumerationen. För många frilansare och småföretag som just börjat kan detta spara mycket pengar eftersom det skulle sprida ut kostnaderna för programvaran tillsammans med onlinetjänsterna istället för att behöva köpa Microsoft Office separat.
Du kanske redan har hört talas om detta eftersom både Microsoft och Adobe har flyttats till abonnemangsbaserad programvara som, samtidigt som du genererar polariserande åsikter, ger dig alla uppdateringar och nya versioner så länge som din prenumeration är aktiv.
Återvänder till huvudfokus för denna artikel, Kontor 365 erbjudanden Microsoft Exchange baserad värddatabas. Exchange är en av de mest populära postplattformarna och erbjuder funktioner som push-e-post och utbredd kompatibilitet. Faktum är att Google brukade använda denna tjänst och erbjuder en anläggning som kallas Google Sync. Vad det här var tillåtet var att Gmail-användare skulle lägga till sitt konto som en Utbyta konto på enheter som iPhone och Windows Mobile, istället för en standard IMAP eller Gmail setup, vilket möjliggör för e-post när det konfigureras.
Google har tagit bort denna funktionalitet och reserverat den endast för abonnenter till Google Apps for Business och Enterprise.
Det är lite mer än Google appar, men på bara $ 1 per månad extra är det verkligen inte mycket mer. För Premie prenumeration, får du också en kopia av Microsoft Office for Windows eller Mac som du kan köra på upp till 5 datorer som du använder.
Du kan jämföra alla Kontor 365 prisplaner på deras Microsoft Office 365 jämförelsessida.
Sammantaget erbjuder båda tjänsterna samma funktion, men det är hur deras funktionalitet implementeras som skiljer dem från varandra.
Som Kontor 365 använder Microsoft Exchange, kan den tillhandahålla sanna push email-faciliteter till enheter som stöder Windows Mobile. Google Apps for Business och Enterprise Planer erbjuder denna funktionalitet genom att konfigurera Google Sync som kräver omkonfigurering av ditt Google-konto på din mobila enhet som Microsoft Exchange.
Google Sync fungerar dock endast på mobila enheter så att du inte kan få push-e-post på din stationära dator. Med de flesta appar som ger möjlighet att kontrollera efter e-post varje minut, är det inte en funktion som helt skulle saknas, men Kontor 365s Exchange-plattform ger fortfarande push.
Kanske är en av Gmails mest populära funktioner det otroligt etiketter funktion. E-postmeddelanden kan märkas med flera etiketter och enkelt hittas, vilket betyder att fakturor kan märkas som både "att betala" och "fakturor". Med en mer traditionell e-postinstallation är vi begränsade till bara mappar för e-postorganisation.
Kontor 365 erbjuder inte någon sådan etikettfunktionalitet, utan bygger på en traditionell mappstruktur för att lämna in meddelanden borta.
Tyvärr, etiketter har en nackdel. Om du inte spenderar större delen av din tid i Gmail-appen, kan det hända att hantera etiketter på en Android-enhet eller i Googles officiella Gmail-appar för iOS kan vara lite av huvudvärk. Så att Google kan ge stöd för traditionella e-postprogram som Apple Mail och Microsoft Outlook, tillåter det IMAP-support. IMAP stöder inte etiketter och behandlar dem istället som mappar. Detta har oönskad effekt av nedladdade meddelanden flera gånger, vilket innebär att du söker efter meddelanden kan resultera i att dubbla e-postmeddelanden visas.
Dessutom kan det vara svårt att försöka skicka ett mail med etiketter i en vanlig e-postapp. Det finns Gmail-orienterade appar där ute, till exempel Airmail, som erbjuder ett mer Gmail-orienterat arbetsflöde samtidigt som du ger dig alla fördelar med en stationär e-post app.
Kontor 365 erbjuder inte någon sådan etikettfunktionalitet, utan bygger på en traditionell mappstruktur för att lämna in meddelanden borta. Om du är någon som tillbringar större delen av sin tid inom en stationär e-postapp, och föredrar att undvika besväret med Gmail-implementering av etiketter, då Kontor 365 kan vara det bättre valet.
Jag har använt båda tjänsterna genom åren och för närvarande har jag migrerade till Kontor 365 helt enkelt för att jag föredrar att använda mina standardprogram för e-post och aldrig använda etiketter. Men jag skulle inte rekommendera en över den andra, helt enkelt för att det hela beror på hur du ska använda den.
För att använda Kontor 365, du måste ha följande:
Liknande Google appar, Det finns en gratis 1 månaders försök av Kontor 365 och den tjänst som jag konfigurerar idag är Office 365 för småföretag.
Du kan registrera dig för en gratis 1 månaders försök av Kontor 365 på Office 365 Trial-sidan. Du måste rulla ner för att hitta affärsalternativen.
Välj Försök nu och fyll sedan i följande registreringsformulär.
I den andra delen av formuläret blir du ombedd att ange ditt önskade användar-ID. När du har skrivit in den första delen (ditt användarnamn) är företagsnamnet autofilled i rutan bredvid det.
Så vi kan springa direkt, Microsoft ger alla användare en companyname.onmicrosoft.com adress som kan ersättas av ett domännamn när som helst.
När du har registrerat dig, loggas du automatiskt in i ditt nya Kontor 365 konto där du uppmanas att ange ett mobilnummer och bekräfta din e-postadress för säkerhetskopiering om du förlorar åtkomst till ditt konto.
Och med det är du nu registrerad för Microsoft Kontor 365! Du kan när som helst komma åt din tjänst genom att besöka Office 365-portalen och logga in med ditt konto.
Nu när vi arbetar fullt ut Kontor 365 service, det är dags att konfigurera det för e-post. Om du gör det kommer inte bara att verifiera vårt domännamn utan också konfigurera det för att använda för postruta på en gång, vilket gör det lite enklare än att verifiera domännamnet och sedan konfigurera den för postdirigering.
För tillfället kan vi helt enkelt använda vår companyname.onmicrosoft.com e-postadressen genast, men eftersom vi vill ha en mer professionell e-postadress ändå, låt oss bara gå vidare och sätta upp allt nu.
Inom Kontor 365 portal, välj det första alternativet som heter e-postadress.
Därefter visas en skärm berättigad Ändra din Office 365-e-postadress till [email protected].
När du är klar klickar du på börja nu och ange ditt domännamn som du vill använda med Kontor 365.
Välj de alternativ som bäst passar dig när det gäller befintlig email och webbplats. Jag har valt att jag inte har använt e-post med det här domännamnet före och det jag inte ha en hemsida, även om du gör det. Du får reda på varför lite senare.
När du väl valt de valda alternativen klickar du på Nästa.
Som du kan se har Microsoft gett mig flera steg för att slutföra:
Vi kan utföra alla dessa steg i följd och kan till och med starta dem genast. Låt oss gå igenom dessa steg för steg.
När du är klar väljer du start steg 1.
Du kan välja din domänregistrator från listan eller få alternativen manuellt. Liknar inrättandet Google appar, Om du väljer en registrar på listan finns det steg för steg instruktioner för att göra nödvändiga ändringar.
Även min registrator, Godaddy, är på listan, i den här handboken konfigurerar jag alternativen manuellt. Välj generella instruktioner från rullgardinsmenyn och klicka sedan på Nästa.
Liknande Google appar, Verifiering av vårt domännamn kräver att du lägger till en DNS-posten. I en ny flik eller ett fönster loggar du in på din domänregistrator och startar deras DNS-redigerare.
Microsoft tillhandahåller två sätt att verifiera ditt domännamn och kan antingen användas. Om du inte har ett specifikt krav rekommenderar jag att du bara lägger till Text spela in.
Vi behöver bara lägga till en ny Text spela in med den information som Microsoft har gett oss. Här är hur det skulle se ut när du lägger till det Kör pappa.
Det kan ta upp till några timmar för ändringarna träder i kraft, beroende på domänregistratorn. Jag föreslår att vänta några minuter efter att du lagrat och sparade ändringarna och försökte verifiera.
När Microsoft har verifierat ditt domännamn kan vi gå vidare till nästa steg. Klick Avsluta.
Som e-postadressen skapad när vi registrerade används @ companyname.onmicrosoft.com, Kontor 365 kommer att uppdatera detta till vårt nyligen verifierade domännamn. Bekräfta bara att du vill göra det och det är allt som finns till det.
Nu när vi har ändrat vår e-postadress måste vi logga in igen. Ange din ny e-postadress och befintligt lösenord (den som vi angav när du konfigurerar Kontor 365 rättegång) och du kommer bli inloggad tillbaka till portalen.
Oroa dig inte för att du kanske måste starta steg-för-steg-guiden igen, vi kan fortsätta där vi slutade, bara genom att välja e-postadress knappen igen, som kommer att ha 2 av 4 steg slutförda (skrivet under).
I detta skede kan du lägga till fler användare om du vill. Kom ihåg att du betalar per användare per månad för ytterligare användare när försöket löper ut. Jag hoppar över det här steget, eftersom det bara kommer att vara jag som använder tjänsten, för nu.
Nu när vi har verifierat vårt domännamn och uppdaterat våra e-postinställningar, är den sista uppgiften att konfigurera hur vårt mail är dirigerat.
Varje domännamn har något som heter an MX-posten. Dessa poster är i grunden ett domännamn eller en IP-adress för en viss mailserver. Så när ett mail skickas till [email protected], postservern som skickar e-posten tittar på domännamnet yourdomain.com för att se vad e-postserverns detaljer är. När det har fått dem skickas meddelandet till det, där det placeras i användarens inkorg. Utan dessa register fungerar inte e-post bara.
Här kommer vi att avvika något från steg-för-steg-guiden. Om du kommer ihåg tidigare i artikeln när vi började steg-för-steg-guiden och blev frågade om vi hade en webbplats sa jag "nej". Det var faktiskt en lögn som jag tidigare hade skapat en webbplats med med Squarespace i en tidigare artikel i den här serien, hur man konfigurerar ditt online-närvaro med Squarespace.
Kontor 365 föredrar, om möjligt, att hantera hela ditt domännamn och det innebär att du har kontroll över domänens DNS-inställningar. I stället för att justera ditt domännamns MX-poster, Kontor 365 skulle föredra att hantera hela ditt domännamn och fråga dig att ändra namnservrar. Vad det här betyder är att istället för att gå till din registrar för att ändra DNS-inställningar, skulle du göra det inom Kontor 365 portal.
Även om detta är tänkt för enkel användning, skulle jag rekommendera att undvika detta tillvägagångssätt. Det finns faktiskt inget fel med att din DNS hanteras av Kontor 365 och på något sätt är det mer bekvämt. För mig föredrar jag att ha min e-post, webbhotell och DNS hanteras separat. På så sätt, om antingen mitt mail eller webbhotell går ner så är det mindre chans att det har en knock-on effekt på en annan tjänst. I stället gör vi bara detsamma som vi gör med Google appar och justera MX-poster manuellt.
Inom steg-för-steg-guiden, välj spara och stäng och när du bekräftar det kommer du tillbaka på huvudportalsskärmen. Höger till höger välj Hantera din webbplats och e-postdomäner.
Välj ditt domännamn från listan och klicka sedan på var det står Verifierad.
Det verkar inte som om det finns mycket information här men det är faktiskt dolt att visa. Klicka där det står DNS-poster skapades automatiskt av Office 365 för att avslöja den information vi behöver.
Om du genomförde vår Google appar artikeln så vet du att det fanns ett antal MX-poster för att konfigurera. Med Kontor 365, det finns faktiskt bara en, men det finns ytterligare två DNS-poster som vi behöver, a Text spela in och en annan heter a administration. Detta låter oss lägga till vår e-postadress i många Exchange-mailappar och det kommer automatiskt att konfigurera inställningarna på lämpligt sätt, något som visar sig mycket användbart.
Notera båda MX och administration märkt autodiscover, så väl som Text post som börjar v = spf1.
Lägg till dessa tre DNS-poster till din registrators kontrollpanel och din konfiguration för konfigurering av postrutiner är inställd och redo att gå.
Nu har vi avslutat allt vårt hårda arbete, det är dags att faktiskt testa våra mailinställningar och se om de alla arbetar. Kom ihåg att DNS-inställningarna kan ta tid att uppdatera, så om du hittar något som inte fungerar direkt, ge det lite mer tid och försök igen.
Starta din favoritprogram, i det fall det är Apple Mail, och använd följande inställningar för att logga in:
När vi lagt till ett alternativ för e-postprogram för att "autodiscover" våra mail-serverns inställningar, bör alla Microsoft Exchange-kompatibla e-postprogram märka detta och automatiskt upptäcka rätt inställningar. Utan ytterligare information har vi lagt till ett nytt e-postkonto som tillåter oss att skicka och ta emot mail.
Kontor 365 ger mycket mer än bara e-post och, som vi berörde tidigare, inkluderar funktioner som kontakter och kalendersynkronisering, förutom lagring av nät med deras SkyDrive service.
Microsofts Kontor 365 ger ett bra alternativ till Google appar för dem som föredrar att använda en Exchange-baserad e-posttjänst som erbjuder liknande funktioner till ett liknande pris. För användare som vill köpa Microsoft Office någon gång i framtiden, som också tittar på värddatabas, Microsoft Kontor 365 ger ett mycket frestande alternativ som kan spara pengar.
Oavsett om du är en Google-fan eller föredrar Microsofts etablerade Exchange-plattform, blir du inte besviken över vilken leverantör du väljer att gå med.
Accentsconagua