Share
Det var 1906. Den italienska ekonomen Vilfredo Pareto gjorde en intressant observation under utredningen av sina idéer. 80 procent av marken i Italien upptäckte han ägde bara 20 procent av befolkningen. Utforska denna relation i andra länder, fann han att situationen var densamma över hela Europa. Med tiden blev han medveten om att denna 80/20 splittring inte var begränsad till markägare - eller till och med för mänskliga angelägenheter. Faktum är att han fann att 20% av ärtbössorna i hans trädgård producerade 80% av de ärtor han skördade!
Fyrtio år efter att Pareto publicerade sina idéer snubblade affärsteoretiker Joseph Juran över 80/20-regeln och undrade om det kunde tillämpas på affärssituationer. Kan det vara att 80% av affärsproblemen genererades av bara 20% av de relaterade orsakerna? Naturligtvis var svaret en rungande "ja".
Juran byggde på Paretos arbete, började tillämpa det han kallade Pareto-principen till kvalitetsfrågor, med frasen "de vitala få och de triviala många." Senare insåg Juran att även om en liten procentandel av orsaker eller problem kan vara mest betydelsefulla idag finns det verkliga konsekvenser för 80% av problemen som med tiden kan bli allvarliga. Således ändrade Juran i sina senare år frasen som beskriver Pareto-principen till "de vitala få och de användbara många".
Pareto-principen har blivit ett utomordentligt användbart verktyg för företagsledare i alla branscher. Vilka är de viktigaste frågorna att ta itu med? Hur kan vi göra ett allvarligt problem i kundserviceproblem? Hur kan vi snabbt lösa några av våra största bekymmer? Pareto-principen ger den övergripande strategin för framflyttning - det vill säga: hitta 20% av problemen som orsakar 80% av problemen och sedan lösa dem. De Pareto diagram och Pareto graf, verktyg för att hitta och visualisera statistisk information är de medel som används för att sätta Pareto-principen i funktion.
Det visar sig att Pareto-principen har ett brett spektrum av tillämpningar, både i ledning och inom andra aspekter av företag, ekonomi, matematik och vardag. 1992 presenterade FN: s utvecklingsprogramrapport att 20% av världens befolkning har 80% av världens rikedomar och resurser. Studier visar att 80% av företagets vinst kommer från 20% av sina kunder och 80% av försäljningen sker av 20% av säljpersonalen. Microsoft fann att 20% av buggarna orsakar 80% av krascher och säkerhetsexperter fick veta att 80% av skadorna orsakas av 20% av riskerna. Dessutom, enligt det brittiska NHS-institutet för innovation och förbättring:
Nu är du förmodligen brainstorming några av de problem du kan lösa genom att tillämpa Pareto-principen på din egen arbetsplats. Till exempel:
Pareto-principen och Pareto-diagrammen används varje dag för att uppnå så olika mål som att förbättra effektiviteten på en produktionslinje, öka försäljningen till ett konsultföretag, minska ventetiden för patienter på ett sjukhus och fastställa de viktigaste buggarna i en mjukvaruprodukt.
För det mesta används Pareto-analys för att avgöra vilka problem som orsakar de flesta problem (eller som leder till de största positiva resultaten). Men analysen utförs inte i ett vakuum: du kan inte jämföra problem eller orsaker tills du faktiskt har brainstormat en lista med problem och orsaker. Och de flesta företag gör den här typen av brainstorming genom grundorsaksanalys och / eller orsak och effektanalys. Således är det första steget i att genomföra en Pareto-analys att utföra en grundorsaksanalys för att generera en lista över kandidatproblem eller orsaker att analysera.
När du har en lista kan du börja processen med att utföra din 80/20-analys. Du börjar med att betygsätta problemen eller orsakar att du har listat. Det här låter komplicerat, men det är faktiskt en ganska enkel process i de flesta fall. Till exempel:
Låt oss illustrera detta koncept med ett enkelt exempel. Föreställ dig att ditt lag har bestämt sig för att ta itu med frågan om missade deadlines för produktion av marknadsföringsmaterial.
Genom grunderöverskridande analys har de upptäckt att orsakerna till problemet är kontorstörningar, mjukvaruproblem, kommunikationsfördröjningar mellan avdelningar, förseningar i att få godkännanden från överhanteringen och produktionsförseningar som orsakats av problem med tryckeriet. Eftersom det problem du adresserar beror på tid, får du poäng för varje objekt baserat på hur många förseningar de orsakar.
Du måste göra en liten undersökning för att vara säker på att din information är korrekt, och då skapar du ett poängschema som ser ut som detta (för ett sex veckors projekt):
Eftersom det här exemplet är så enkelt är det omedelbart uppenbart att produktion och kommunikation mellan avdelningar orsakar mycket mer förseningar än något annat problem. Lösningarna är förmodligen självklara: det är dags att hitta en ny skrivare för ditt marknadsföringsmaterial, och det är en bra idé att utveckla en mer strömlinjeformad process för kommunikation mellan avdelningar.
Men vad händer om din lista var väldigt lång eller om du bara ville presentera dina fynd i visuell form till beslutsfattare? Många rekommenderar att du ändrar din lista med data till ett stapeldiagram med de största problemen till vänster om diagrammet och de minsta problemen till höger om diagrammet.
Du lägger sedan till ett linjediagram som visar den kumulativa procentuella totalen som uppnåtts med tillägg av varje problem som visas i diagrammet. Linjen bör sluta vid 100% markeringen på höger axel. Lägg också till en djärv linje som anger när du har nått 80% kumulativ andel - allt till vänster om den linjen är dina 20% viktiga få problem att fokusera på, medan resten till höger är triviala.
Här är vad som skulle se ut för detta exempelanalys:
Pareto Graph exempel på missade deadlines för produktion av marknadsföringsmaterial.Beväpnad med ditt poängschema, ditt streckdiagram och din trendlinje är du redo att ta 20% av dina problem och förbättra dina resultat med 80%!
Hur väl fungerar Pareto analys verkligen? I många fall har det hjälpt cheferna att kraftigt förbättra resultatet med relativt liten ansträngning, vilket förbättrar bunnlinjen och sin egen bild samtidigt.
På Santa Rosa Health Center fick Pareto-analys ledare att analysera nästan två dussinproblem som hade identifierats som att orsaka långa väntetider. När de en gång hade listat problemen undersökte de centerpatienter och personal för att namnge sina fem största bekymmer. Gruppen gjorde varje objekt baserat på undersökningsresultat och organiserade sedan problemen baserat på poäng. De upptäckte att bara sex problem kunde betraktas som "vitala" medan resten var "trivial". De kunde sedan identifiera sina sex bästa problem och därigenom förkorta väntetiden med 80%.
Naturligtvis löser Pareto-analys inte problem: det identifierar bara dem. För att faktiskt kunna gå vidare för att ta itu med sina "viktiga" problem måste vårdcentralen använda sina resultat för att skapa en handlingsplan och sedan genomföra den planen.
Som en del av Six Sigma-kvalitetsprogrammet är Pareto-analys bara ett steg längs vägen till framgång. Men utan Pareto-analys är det troligt att du kommer att sluta spendera 80% av din tid, ansträngning och resurser för att uppnå bara 20% av resultatet du hoppas på.
Grafisk kredit: Saw ritad av Scott Lewis från Noun Project.
Accentsconagua