Share
Varje månad verkar ditt lag verkligen vara hårt för att möta sina mål. Ändå finner du varje månad, när du är nära deadline, att ditt lag kör bakom. I mars berättade någon för dig att problemet var en mjukvara. Så du köpte ny programvara.
I april hörde du att en brist på marknadsföringsmaterial orsakade problemet, så du skrev ett strängt notat till marknadschefen och bad om en förklaring. I maj var ditt lag sent igen; den här gången förklarade en lagmedlem att problemet är kopplat till en nätverksavmattning. Så du ringde IT för att få problemet löst.
Nu är det juni, och du tittar på ännu ett missat mål. Och du är sjuk och trött på att sätta ut bränder. Något måste vara grunden till alla dessa missade mål, och du vill ta reda på vad det verkliga problemet är och hantera det. En gång för alla.
Detta är ett jobb för Root Cause Analysis.
Root orsak analys, enligt Washington State Department of Enterprise Services, är "en systematisk process för att identifiera" orsaker "till problem eller händelser och ett sätt att svara på dem. [Det] bygger på den grundläggande idén att effektiv förvaltning kräver mer än att bara "sätta ut bränder" för problem som utvecklas, men att hitta ett sätt att förhindra dem. "
Orsak Analys är ofta, men inte alltid associerad med Six Sigma, en uppsättning affärsverktyg som utvecklats av Motorola under 1980-talet. Målet med Six Sigma är att ställa in och sträva efter att konsekvent nå en mycket hög uppsättning standarder genom en kontinuerlig process för utvärdering och förbättring.
Är du redo att komma till roten till ditt lags affärsproblem?
Tänk dig att du aldrig hört talas om förkylningen. Då, en dag, utvecklar du en täppt näsa, feber, huvudvärk och hosta. Du ser varje separat symptom som ett unikt problem, och du ser dig själv som lidande av en rad sjukdomar - var värre än den sista. Du behandlar den täppta näsan med en avkalkning, feber med aspirin och hostan med hostningssirap. Ett tag, åtminstone, mår du bättre. Men inom några timmar återkommer alla symptomen. Du börjar förtvivla att det inte finns något botemedel alls.
Då analyserar du dina symtom och märker att de alla uppträdde samtidigt. Du gör lite forskning, och du upptäcker att nej, du har inte fyra olika sjukdomar. Du har bara en enda sjukdom som kan hanteras helt enkelt med en kombination av vila, massor av vätskor och tidens gång.
I branschexemplet ovan såg du på en uppsättning symptommissade deadlines, mjukvaruproblem, anslutningsproblem, brist på marknadsföringsmaterial - men du hade ännu inte diagnostiserat det underliggande problemet.
Röda orsaksanalys gör det möjligt för företagsledare att analysera symtomen på ett problem och diagnostisera det underliggande problemet. När du väl vet vad den bakomliggande frågan är, står du mycket bättre på att lösa symptomen permanent!
Syftet med root-analysis är enkelt: att fastställa den bakomliggande orsaken eller orsakerna till ett problem och eliminera dessa skäl. Processen är dock inte helt så enkel. Det finns flera verktyg för root cause analysis (som vi kommer att undersöka mer fullständigt senare i den här artikeln) och flera steg längs vägen för att analysera en grundorsak.
Oavsett vilket verktyg du väljer för Root Cause Analysis, går du igenom samma grundläggande steg:
Låt oss se lite djupare ut i varje steg:
Först definierar du ditt problem - och de flesta problem är bedrägligt enkla. Vi saknar våra mål. Vi har låg moral på vår arbetsplats. Våra produkter är bristfälliga. Dessa enkla uttalanden kan dock vara resultatet av en komplex uppsättning problem och omständigheter.
Innan du accepterar en mycket enkel definition av problemet är det värt att gräva lite djupare genom att ställa frågor som "hur är den låga moralen uttryckt?" Eller "på vilket sätt är våra produkter bristfälliga?" Ju mer du vet om symtomen, Ju bättre du kommer att kunna diagnostisera de bakomliggande problemen.
När du har definierat problemet kommer du och ditt team att brainstorma potentiella anledningar till varför problemet finns. Dessa är inte grundorsaker. i stället börjar de platser där du kommer att härleda en grundorsak. Dessa orsaker kan vara mänskliga (Joe försummade att uppdatera vår virusprogramvara), organisatorisk (ingen säger någonsin marknadsföring vad de behöver förrän det är för sent) eller fysiskt (min bil bröt ner och så var jag sent till klientmötet).
Nu är det dags att bestämma det underliggande villkoret eller grundorsakerna bakom problemet du har definierat. Det finns många verktyg tillgängliga för att göra detta, men de har gemensamt möjligheten att hjälpa dig att gräva under ytan.
Brainstormingsprocessen tar lite tid, och kan till och med kräva lite forskning. Varför nekade Joe att uppdatera virusprogrammet? Vad skapade kommunikationsgapet mellan marknadsföring och resten av företaget? På sikt har du en solid förståelse av ett problem som kan vara mycket mer betydande eller brett än vad du förväntade dig.
När du förstår den verkliga underliggande orsaken till ditt problem kan du börja utforma en lösning. Naturligtvis kan den lösningen inte vara lika enkel som "uppdatera antivirusprogrammet." Det kan behöva ompröva processerna bakom uppdatering av programvaran - eller välja ett helt nytt mjukvarusystem. Det kan innebära en omorganisering av organisationen för att förbättra kommunikationen. Oavsett vilken lösning du utvecklar, måste du också tänka igenom de steg som krävs för att framgångsrikt genomföra och utvärdera det.
Implementering och utvärdering av en lösning eller lösningar är relativt enkelt. Nyckeln till implementering är att planera och säkerställa inköp på alla nivåer. Utvärdering kan göras på många olika sätt, men oavsett vilken metod du använder, din grundläggande process är densamma: genom att ställa frågor, som "är symtomen borta?" eller "Är problemet löst?" Du bestämmer om din process lyckades.
Root Cause Analysis är ett mycket populärt affärsverktyg, och som ett resultat har många olika affärsteoretiker utvecklat verktyg för att få jobbet gjort. Några av dessa verktyg är relativt enkla; andra är ganska komplexa. Ditt val av verktyg beror på hur komplicerat ditt problem är, storleken på ditt företag och de resurser och tid du har tillgång till. Här är några av dina alternativ:
Denna process är på många sätt lika enkelt som det låter. Det är en process att ställa en rad frågor, vilka leder dig djupare. Till exempel:
Vi har inte kunnat landa en ny kund. Varför? Eftersom vi har gjort ett dåligt jobb i våra klientpresentationer. Varför? Eftersom vi inte har haft materialen vi behövde för att få ett bra intryck. Varför? Eftersom marknadsavdelningen inte har uppdaterat Powerpoints och broschyrer. Varför? Eftersom Marketing inte har den information som behövs för att skapa uppdaterade Powerpoints och broschyrer. Varför? Eftersom informationen har satt i IT-regissörens "in" -låda i sex veckor.
Självklart är det en förenklad version av 5 Varför, men du kan se hur snabbt det uppenbara problemet - i det här fallet, svårigheter med att göra försäljning - kan spåras till en intern organisatorisk fråga bara genom att fråga "varför" om och om igen.
Denna "mind-mapping" -teknik använder sig av en fiskbensdiagram, brainstorming och analys för att bestämma orsaken som ligger till grund för ett problem eller problem inom en organisation. Tillsammans bestämmer en grupp problemen, de möjliga orsakerna till problemet, och sedan de möjliga orsakerna bakom orsakerna. När en karta har skapats kan gruppen analysera resultaten, bestämma de mest troliga orsakerna och börja utveckla idéer för adresser dessa orsaker.
Enligt teorin bakom Pareto-analysen leder 20% av orsakerna till 80% av resultaten. Detta gäller negativa resultat samt positiva resultat. Genom att analysera och poängtera de negativa resultaten av olika orsaker är det möjligt att bestämma de ruttna 20% - och sedan rikta dessa orsaker till positiv åtgärd. Med andra ord tillåter Pareto Analysis dig att bestämma vilka problem som verkligen betyder något och vidta åtgärder för att eliminera dem.
För varje företag och för varje situation kommer olika verktyg och processer att ge information om röda orsaker. Vid Boeing, root cause Analys av problem med C17-flygplanet gav slutligen det integrerade säkerhetshanteringssystemet, som har 12 väsentliga delar, inklusive öppna kommunikationsprocesser och utmanande mål och mål. Så här beskrivs processen i en artikel som heter "Incredible Journey":
[Root Cause Analysis] verktyg och data samt involvering av intressenter hittade sju slutliga orsaker till varför C-17-programmet hade så många förlorade arbetsdagar och höga arbetarkompensationskostnader. Dessa grundläggande orsaker - som laget validerades med samma metoder, verktyg och data - var:
- Ingen personlig ansvarighet för säkerhetsprestanda.
- Brist på kommunikation. Otillräckliga förfaranden, utbildning och regler.
- Brist på ledningsengagemang.
- Inte en affärsprioritet.
- Ingen säkerhetsintegration.
- Krävande säkerhetskultur.
Efter att ha bedömt det nuvarande tillståndet, bestämmer grundorsaker och involverade intressenter utvecklade och implementerade teamet ett nytt C-17 integrerat säkerhetshanteringssystem, vilket teammedlemmen trodde var grunden för att uppnå en världsklass säkerhetskultur.
Om Root Cause Analysis kan fungera för Boeing är chansen att det kan fungera för ditt företag. Nyckeln är att börja med de rätta frågorna, välja rätt verktyg och följa upp för att analysen leder till åtgärd.
Genom att använda verktyg som orsak och effekt analys, Pareto Analysis och Five Whys, företag runt om i världen rota ut allvarliga problem och planera för framgång. I den här serien om Root Cause Analysis gräver vi djupare i var och en av dessa strategier, vilket ger ditt team de problemlösande verktyg som behövs.
Grafisk kredit: Skiftnyckel designad av Tony Gines från Noun Project.
Accentsconagua