Share
E-postmeddelanden är allestädes närvarande. Cirka 183 miljarder e-postmeddelanden skickas varje dag, vilket motsvarar två miljoner per sekund. För dem som håller på att spåra hemma är det officiellt en båtladdning av e-postmeddelanden. Eller vågar jag säga en kryssningsfartygsbelastning?
Inte överraskande är en stor andel av dessa e-postmeddelanden affärsrelaterade. Förfrågningar, tidsbekräftelser, uppföljningar, tacksamma, äktenskapsfulla propositioner (ofta följt av laglig information om sexuella trakasserier), fortsätter listan infinitum. Men många års erfarenhet som entreprenör och krävande e-post avsändare / mottagare har visat att majoriteten av e-postmeddelanden, även de som är affärsrelaterade, inte är - jag upprepar, inte -- effektivt skrivet.
Fallgroparna varierar, men konsekvenserna är alltid desamma: ett dåligt skrivet email ger ett lika dåligt intryck. Och som frilansare, när din inkomstkälla är helt beroende av dina relationer med kunder, som ofta är grundade i dina email-korrespondenser, har du absolut inte råd att vara mindre än stjärnan.
Beviljas, många kunde inte identifiera starka e-postskrivningar om de slog dem över huvudet med en Mac-lastbil, en bulldozer och Queen Latifah bifogad. (Dang, det skulle skada.) Men även om dessa människor inte kan identifiera det, kommer starka e-postskrivningar oundvikligen att ge ett positivt intryck över tid och ge meningsfulla resultat för din verksamhet.
Kunskapen om e-postskrivning diskuteras sällan, men om du behärskar det, är du gyllene. Nedan följer en massa tips som leder till din guldkaraktär av 40 karat, uppdelad i tre kategorier: innehåll, stil och form / technicals.
Gör din mening klar. Syftet med ditt mail måste vara lätt identifierbart. Ingen vill skura genom en labyrint av meningar som är indirekt relaterade och / eller inte bidrar till en viss funktion. Spara dina "insiktsfulla" introduktioner, bakgrunder och komplimanger för din mamma, eller om din mamma är upptagen, kanske din guldfisk eller paraket. Tvetydighet, som en hårig amerikansk man som bär en speedo på stranden, måste dödas omedelbart.
Märke med en meningsfull ämnesrad. Människor bestämmer om du vill öppna, vidarebefordra, filera eller radera ett e-post baserat på ämnesraden. Slösa inte på läsarens tid: din ämnesrad ska kortfattat beskriva e-postens innehåll. Dessutom, om du försöker få gimmick eller onödig smarthet i ämnesraden, kan din e-post slå till läsaren som skräppost och sluta i papperskorgen, tillsammans med de gratis iPod-erbjudanden, juiceruppsatser och prenumerationer på "Amphibian Lover" tidningen.
Fäst upp muttrarna och bultarna. Antag inte att din läsare har tid eller önskan att läsa hela din e-postadress. (Beklagar dig att bryta de dåliga nyheterna. Du är fortfarande ett underbart människa, okej?) De mest effektiva e-postmeddelandena placerar prioriterad information i början, helst i första stycket. En snabb introduktion borde leda direkt till allt läsaren behöver veta. Tid är pengar. Och människor gillar att spara pengar.
Var uppmärksam på tonen. När det gäller att upprätta relationer med individer via e-post, är det viktigt att kommunicera med en kompatibel ton. Vissa människor insisterar på formaliteter utan krusiduller. Andra föredrar en avslappnad casualitet. Hur som helst, om du inte träffar en resonansk skrivton med den andra personen, kan ditt förhållande känna sig obekväma, vilket betyder att det är skakigt för affärsförbindelser.
Engagera människor med dina meningar. Skriv inte meningar som är indirekta och otydliga. Placera starka substantiv och verb till framsidan som leder till en tydligt definierad punkt. Istället för att "det har bestämt sig ...", överväga, till exempel, "vårt företag bestämt ..." Betydelsen av bråkigt skrivande är den passiva tiden. Gör dina meningar pop. Och här är en annan nugget av visdom: sluta inte meningar med prepositioner! I stället för att "jag vill att någon ska äta enchiladas med," överväga, till exempel, "Jag vill att någon ska äta enchiladas med mig."
Variera meningen längd. Håll din läsare engagerad med en mängd meningslängd. Korta meningar är bättre än långa. Ingenting kommer att förvirra och irritera en läsare mer än en "run-on" som måste återläsas flera gånger för att dechiffrera det.
Var inte en pompös rycka. Om du tror att du kan imponera på en läsare med en eruditordförråd, gissa igen. (Se? Du var inte imponerad av ordet "erudite", nu var du?) Ett omfattande vokabulär är verkligen en tillgång, men det kan inte kompensera för direkt, kvalitetsinnehåll. Om du behöver ta tag i ordlistan för att verifiera betydelsen av ett ord finns det en stor chans att även om du använder ordet korrekt kan det låta onaturligt.
Brevity är nyckel. Ingen gillar långa mejl. Om du överväldigar din läsare med ett e-postmeddelande om bibliska proportioner, är de garanterade att radera det utan att ens läsa den första meningen. (OK, det kanske är överdrivande. Men människor har korta spänningar och du sparkar din egen röv genom att inte ta hand om dem.) Försök att passa din text på en skärm som inte behöver bläddra. Det finns ju en bra anledning att webbannonser som ligger "ovanför veckan" kostar mycket mer än dem som är begravda i botten: den övre halvan av skärmen har en mycket större chans att ses.
CC med moderering. Endast kol kopia (cc) de parter som är direkt involverade i innehållet i e-postmeddelandet. CC-orgier leder inte bara till trafikstockningar i andra människors inboxar, men skapar en känsla av opersonlighet mellan dig själv och den primära e-postmottagaren. När du är i tvivel, använd det blinda kolets magi (bcc) för att dölja adresserna till dottermottagarna.
Kasta på din John Hancock. En signatur i slutet av ditt email, som innehåller din kontakt och annan relevant information, ger en bra touch av professionalism. Du kanske befinner dig frilansande från din föräldrars källare, men en informativ signatur med en catchy logotyp kan hjälpa läsarna att rangordna dig i de stora ligorna. Det är också ett fantastiskt sätt att placera strålkastare på produkter och tjänster du erbjuder.
Jag vet att jag har kastat mycket information på ditt sätt, men lita på mig: det är helt nödvändigt för att behärska konsten att skriva på e-post. Om du vill ha en leg-up på resten av din freelancing tävling, ta dessa delar till hjärta och börja implementera dem omedelbart.
Jag kan inte berätta hur många gånger - inklusive alla från frilansare till venturekapitalister - kvaliteten på e-post-korrespondenser har påverkat kvaliteten på relationerna. För alla kommande frilansare, eller någon som strävar efter framgång i denna elektroniskt drivna värld, måste e-postskrivning få största möjliga uppmärksamhet.
Om du har några frågor du vill svara personligen, var god och skicka mig ett mail. Men var försiktig: Jag ska döma dig.
Accentsconagua