Share
För småföretag är kontanter kung. Det spelar ingen roll hur många kunder du har eller hur mycket pengar du har blivit lovad: om du inte tar emot den innan dina egna räkningar kommer på grund kommer du att vara i trubbel.
Sena betalningar är ett vanligt problem för småföretag. Enligt en undersökning av National Federation of Independent Business i 2012 hade 64% av småföretag fakturor som hade gått obetalda i minst 60 dagar.
I en tidigare handledning täckte jag några tips för att få betalt i tid. I dagens handledning ser vi mer detaljerat om betalningsvillkoren. Vad är de olika alternativen, och vad visar data om vilka termer du får betalt snabbare?
Vi ska gå igenom allt detta så att du äntligen kommer att få veta din EOM från din 2/10 Net 30, och ännu viktigare kommer du att vara placerad för att få pengarna att flöda snabbt och pålitligt.
Men för det första har vi ett kraftfullt erbjudande som riktar sig till frilansare och småföretagare som inte bara behöver tillgång till bra grafiska resurser utan också hjälper till att göra sina klientfaktureringsprocesser smidigt.
Dra nytta av vår nuvarande Envato Elements + OCH CO handla: Få en Envato Elements-prenumeration på åtkomst till tusentals obegränsade mallnedladdningar för en enda månadsavgift, med tillgång till och CO nu, vilket hjälper dig att effektivisera ditt företag från förslag till betalning.
Och om du behöver hjälp med grunderna om hur du sätter en faktura tillsammans, se min senaste handledning Vad är en professionell faktura eller kolla in några av fakturamallarna på Envato Market.
Denna Creative Faktura är bara en av de hundratals professionella fakturamallarna som finns tillgängliga från GraphicRiver.När du skickar ut en faktura berättar du för din klient hur mycket pengar du förväntar dig i utbyte mot det arbete du har gjort. Betalningsvillkoren anger när pengarna förfaller och hur det ska betalas.
Så den viktigaste delen av betalningsvillkoren är den tidsram som du förväntar dig att betala. Men som en del av betalningsvillkoren kan du också ange vad som händer om folk inte betalar: kanske ett straff eller intresse som ska tillämpas efter ett visst datum. Eller om du vill vara mer positiv kan du erbjuda rabatt till den som betalar tidigt. Du kan också ange betalningsmetoder.
Vi ska titta på hur dessa alternativ fungerar i nästa avsnitt, samt att undersöka vilka som fungerar bäst. Men för nu låt oss demystifiera några av de gemensamma betalningsvillkoren som du kan stöta på:
Detta är en vanlig term, vilket helt enkelt innebär att kunden ska betala 30 dagar från fakturadatumet. Du kan ändra antalet så mycket som du vill: Netto 7 betyder till exempel att betalningen är förfallen sju dagar efter fakturan och nätet 15 ... du får tanken.
Detta är ett sätt att erbjuda rabatt. "Net 30" -delen är densamma som ovan: Betalning sker inom 30 dagar. Men delen "2/10" betyder att om de betalar inom 10 dagar, får de belönas med 2% rabatt.
Detta är kort för "Slut på månaden". Det kan vara bra att använda om du vill se till att alla fakturor betalas samma månad som du har avslutat arbetet, men det har några nackdelar. Om du skickar ut en faktura direkt i slutet av månaden, ger du till exempel en kund en mycket kort tid att betala, medan du i början ger dem mer tid. Det är förmodligen bäst att bara använda den här terminen om du alltid skickar ut fakturor samma dag i månaden.
Detta betyder den 15: e månaden efter fakturadatumet.
Det innebär att du förväntar dig betalning omedelbart. Det låter som om det borde leda till snabb betalning, eller hur? Verkligheten är lite annorlunda, som vi ser i nästa avsnitt.
Du kan se igenom denna fullständigare lista med faktura villkor, men du behöver inte oroa dig för mycket om all terminologi: du behöver inte använda den på dina fakturor. Istället för "Net 30" kan du till exempel skriva, "Vänligen betala inom 30 dagar." Men det är bra att vara medveten om några av villkoren, om dina kunder och leverantörer använder dem.
Tänk också på att dessa bara är några vanliga termer. Du kan variera saker som tidsram för betalning och eventuella incitament eller straff så mycket du vill.
Det viktigaste är emellertid att förstå vilka villkor som fungerar bäst. Vi tittar på det i nästa avsnitt.
Så nu när du vet några av de alternativ du har och vad de menar är det dags att bestämma vilka som ska användas för ditt företag.
Vilka termer som används och förväntningarna kring dem kan variera mycket efter bransch och vilken typ av arbete du gör. Webbdesigners eller utvecklare kan till exempel ange att webbplatsen eller appen de jobbar på inte kommer att leva tills de får full betalning. Men för andra typer av företag kan branschstandarden vara att erbjuda att vänta 30 dagar eller ännu längre.
På alla sätt studera normerna i din bransch och fråga dig för att se vilka andra företag som gör. Men känner sig inte begränsad av det. Om du vill använda olika villkor, och du kan motivera till dina kunder varför dessa villkor är rättvisa, gå sedan till det.
Till exempel har "Net 30" blivit standard i många branscher där det egentligen inte är lämpligt. För ett gammaldags tillverkningsföretag är Net 30 ganska rimligt. Låt oss säga att ett företag skickar ut ett stort antal widgets till en kund och sedan skickar ut en faktura. De måste tillåta tid för kunden att ta emot fakturan, kontrollera genom det stora paketet av widgets och se till att allt är i ordning, skicka fakturan via deras kontonavdelning och få en check skriftlig och skickad tillbaka. Dessa saker tar tid.
Men kontrast det med ett designföretag som levererar både en färdig design och en faktura via e-post, och erbjuder en online betalningsmetod som PayPal. Klienten tar emot både produkt och faktura direkt och efter att ha kontrollerat att allt är okej, finns det verkligen ingen anledning till att de inte kan göra betalningen direkt. Att ge dem en månad att betala är i grund och botten bara att ge dem ett räntefritt lån.
Så i så fall kan du göra ett övertygande fall att sju dagar är riklig tid.
Några av de företag som tillhandahåller faktureringsprogram har använt massorna av data de behandlar för att ta reda på vilka betalningsvillkor som är mest effektiva när det gäller att få fakturor betalade i tid.
Tänk på att de flesta är från en rad olika branscher, så de kanske inte alla är lämpliga för ditt företag. Men de avslöjar några intressanta insikter om vad som fungerar och vad som inte gör det.
En studie av över 12 miljoner företagsfakturor från Xero visade att kunderna i genomsnitt betalar ca två veckor sent, oavsett vilka betalningsvillkor som valts.
Det innebär att de betalningsvillkor du väljer ska du lägga till på ytterligare två veckor för att uppskatta det faktiska datumet för mottagandet. Xeros uppgifter visade att om du vill betala inom 30 dagar bör du ange betalningsvillkor på 13 dagar eller mindre.
En separat studie från FreshBooks fann att enkla ändringar av formuleringen som används på fakturor kan leda till snabbare betalning. Till exempel:
En enkel "Betala din faktura inom" eller "Tack för ditt företag" kan öka andelen fakturor som betalas med mer än 5 procent!
En del av terminologin som vi täckte i det sista avsnittet är inte lika effektiv som ett enklare språk. Att skriva "30 dagar" i stället för "Net 30" resulterade till exempel i snabbare betalning av fakturor. Om du vill att människor ska göra en åtgärd, är det vanligtvis en bra idé att fråga dem på ett helt klart sätt.
Både studierna Xero och FreshBooks är överens: begär att omedelbar betalning inte fungerar.
I Xero-studien fakturerades fakturor som begär omedelbar betalning faktiskt efter nästan 20 dagar i genomsnitt. Och i FreshBooks-studien var det mer än 30 dagar. FreshBooks avslutar:
De flesta människor verkar tolka "vid mottagandet" som "när du känner för det". Det är som om de får en faktura med orden "betalas vid mottagandet" och omedelbart dumpa den i "när" stapeln.
Så även om du frågar om omedelbar betalning kan tyckas vara en bra idé, är det bättre att ange ett visst antal dagar, för att fokusera dina kunders sinnen på en fast tidsfrist.
Här är en annan överraskande slutsats från FreshBooks-studien: Laddning av ränta på sena betalningar resulterar i ännu senare betalningar. Det verkar som att hotet av intresse inte fungerar som avskräckande och kan faktiskt uppmana människor att jämföra din relativt låga straffränta med de höga priserna på saker som kreditkort och visa att de får en hel del genom att försena.
Den här sista bör inte komma som en överraskning: att erbjuda online betalningsmetoder resulterar i mycket snabbare betalning. Detta från Harvest:
Enligt våra uppgifter får Harvest-fakturor med ett alternativ att betala via PayPal betalningar nästan 16 dagar snabbare (dubbelt så snabbt) än fakturor utan ett betalningsalternativ online.
Det här är särskilt effektivt om du använder en faktureringsapp, där betalningar är integrerade så att kunden kan betala med några få klick. Men även om du skickar ut en pappersfaktura eller skickar en PDF-fil, vilket gör det enklare och snabbare för din kund att betala, är det ingen broms.
I denna handledning har jag pratat om betalningsvillkor för faktura, men kunden borde inte lära sig om dina villkor via fakturan. Du bör ange dina betalningsvillkor rätt i början av relationen, så att det inte finns några överraskningar senare.
När du sätter upp kontraktet med en ny kund, var noga med att inkludera dina betalningsvillkor. Du kanske vill ställa in milstolpar för projektet, eller ta ut en procentsats av avgiften i förskott innan arbetet påbörjas.
Oavsett vilken struktur du väljer, var noga med att få klientens överenskommelse i början och då kan du följa upp fakturor för varje betalning senare, och villkoren kommer bara att vara en påminnelse, inte en ny punkt som ska diskuteras eller ifrågasättas.
När du har gjort arbetet är det viktigt att skicka fakturaen omedelbart. En studie av FreeAgent fann att:
Överraskande ser det ut att det faktum att en faktura snabbt skickas till och med överväger de villkor du har begärt för betalning - fakturor som skickades upp till 15 dagar efter det att arbetet slutfördes betalades snabbt, även om betalningsvillkoren var längre.
I genomsnitt betalades fakturor inom en vecka inom fem dagar, men en veckas förseningar fördubblar väntetiden: fakturor som skickades ut efter två veckor betalades efter 10 dagar.
Det beror förmodligen på en kombination av två faktorer: det är bäst att kontakta kunden när resultatet av ditt bra arbete fortfarande är fräsch i deras sinne, och även genom att fakturera snabbt visar du att du tar betalningen på allvar och att det de borde också. Om du försenar, å andra sidan, kommer de förmodligen också. Så få fakturan ut snabbt!
För fler tips, inklusive vad man ska göra om klienten inte betala i tid, se min nybörjare guide till fakturor:
I den här handledningen har du lärt dig om de bästa betalningsvillkoren att använda för att undvika förfallna fakturor.
Vi började med en titt på vilka faktura betalningsvillkor, inklusive definitioner av en viss gemensam terminologi.
Sedan tittade vi på de bästa betalningsvillkoren att använda. Vi såg att det är bra att undersöka branschnormen, men att du inte bör begränsas av dem om du kan göra ett bra fall för något annat. Vi tittade på resultaten av några studier, för att se vilka termer som utförde bäst.
Slutligen omfattade vi några andra tips för att få fakturor betalade i tid, till exempel att fastställa betalningsvillkor i kontraktet och skicka fakturor ut snabbt.
Du vet nu vilka faktura betalningsvillkor är och vilka som tenderar att fungera bäst. Det slutliga beslutet är upp till dig och dina individuella affärsbehov - det finns ingen storlek som passar alla. Men med undersökningsdata och annan information som ingår här kommer du att vara bättre rustad att fatta beslutet själv.
Avtalsikon designad av Aha-Soft från Noun-projektet.
Accentsconagua