Share
Hittills i denna serie om HR för småföretag har vi tittat på viktiga mänskliga resurser som hiring, utbildning och kommunikation.
Men det finns också några grundläggande krav som du måste uppfylla som småföretagare eller HR-officer. När människor kommer till jobbet för dig är det ditt ansvar att tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsplats, att följa relevanta anställningslagar i ditt land, att behålla goda uppgifter och att betala löner och förmåner snabbt och effektivt.
Känner du till de små företagens HR-krav för att ordentligt ta hand om dina anställda? (fotokälla)I denna handledning dyker vi in i dessa ämnen och visar hur du följer dessa viktiga personalbehov i ditt lilla företag. De kanske inte är de mest spännande sakerna du ska göra i ditt lilla företag, men de är kritiska om du vill ha glada, produktiva anställda - och undvika några organisatoriska eller juridiska huvudvärk på vägen.
Notera: När du läser denna handledning, kom ihåg att den riktar sig till en global publik. Sysselsättningslagar och andra bestämmelser varierar mycket beroende på det land du är baserad på - och ibland finns det lokala bestämmelser som är medvetna om din stad, delstat, provins osv. Så även om vi kommer att gå igenom några generella exempel här , mestadels baserat på amerikanska regler, var noga med att kontrollera din lokala situation och helst få professionell juridisk rådgivning för att se till att du följer alla relevanta lagar i ditt område.
Om du anser att arbetssäkerhets- eller "hälso- och säkerhetsregler" bara handlar om irriterande regeringens byråkrati, här är en chockerande statistik för dig: i USA bara år 2015 dödades 4 836 anställda från skador som uppstod på arbetsplatsen. (Undrar om antalet fall av icke-fetma? Det är 2,9 miljoner.)
Låt dessa siffror sjunka i ett tag.
Det bör därför vara klart att ditt första och viktigaste ansvar som småföretagare är att hålla dina anställda säkra. Så i det här första avsnittet kommer vi att gå igenom några grundläggande principer för arbetarskydd.
Notera: Jag baserar mycket av denna information på råd i U.S. Occupational Safety and Health Administration's excellent Small Business Handbook. Boken själv går in i mycket mer detalj, och det är gratis att läsa på nätet eller ladda ner som PDF, så jag rekommenderar att du tittar på det.
Börja med att analysera din arbetsplats och de processer dina anställda måste följa. Leta efter potentiella faror och gör en omfattande inventering.
Vissa arbetsplatser är uppenbarligen farliga än andra - riskerna på en tillverkningsplats där arbetstagare hanterar giftiga kemikalier och tunga maskiner är lättare att se än de på ett kontor, till exempel. Men på någon arbetsplats kan saker gå fel.
Varje år i USA döms till exempel 27 personer och över 10 000 skadas av hissar. Tusentals människor skadar sig, ibland allvarligt, genom att trippla över lösa kablar, öppna skrivbordslådor, föremål som finns kvar i passager, och så vidare. Dåligt utformade arbetsstationer och kontorsstolar kan lämna anställda sårbara mot ryggsmärta, repetitiva rörelse skador och andra allvarliga sjukdomar. En gammal eller dåligt underhållen byggnad kan skapa några risker, från felaktiga ledningar för att lossa takplattor.
Börja med att sammanställa en lista över potentiella faror. Du kanske kan ha en erfaren hälso- och säkerhetspersonal på din arbetsplats och genomföra en gratis undersökning som en del av ett subventionerat regeringsprogram. Eller du kan betala för en privat konsult att göra det.
Uppmuntra medarbetare att varna dig för vad de ser i sina jobb som är potentiellt osäkra - de är den bästa resursen som hjälper dig att sammanställa den ursprungliga säkerhetsinstruktionen och sedan hålla den uppdaterad.
När du har bedömt riskerna, försök att eliminera så många faror som möjligt, och där du inte kan eliminera dem, åtminstone sikta på att kontrollera dem och minska deras sannolikhet.
Vanligtvis innebär detta att man ställer upp särskilda rutiner som varje anställd ska följa (t.ex. När du använder denna maskin måste du bära ögonskydd och kontrollera att säkerhetsspärren fungerar korrekt). Se sedan till att alla känner till procedurerna, att de är korrekt dokumenterade och att skyltar eller affischer är på plats för att påminna människor.
Här är några andra viktiga steg:
Följande handledning kan vara till hjälp:
Att identifiera riskerna och införa kontroller är bra, men om dina anställda fortfarande inte följer de rätta rutinerna? Det är viktigt att alla tar seriös säkerhet på arbetsplatsen allvarligt, och du kan ställa in den tonen genom egna handlingar.
Att visa ditt engagemang för arbetstagarnas arbetssäkerhet kommer att uppmuntra din personal att ta ämnet seriöst också, och det kan bidra till att undvika olyckor. Utöver det visar det sig att du värdesätter dem och deras fysiska välbefinnande, så det skickar ett kraftfullt budskap som kan förbättra deras generella lycka och trivsel.
Så skapa en tydlig politik på arbetsplatsens säkerhet och hälsa, och lägg det tydligt runt kontoret och på intranätet eller företagets hemsida. Håll möten för att kommunicera politiken i person och hålla chefer och anställda ansvariga för att följa den.
Håll regelbundet genom att granska och uppdatera dina policyer och rutiner, uppmuntra inlägg och förslag från anställda. Och om du kräver att människor gör extra arbete för att säkerställa att procedurer följs, se till att de har tid och resurser för att göra det på ett effektivt sätt.
Efter alla dessa steg kommer du inte att immunisera dig från olyckor på arbetsplatsen, men det kommer att bidra till att minska deras sannolikhet och skapa en säkrare arbetsmiljö för alla.
Sysselsättningslagar är en viktig del av småföretagens personalbehov och de kan vara mycket komplexa. Dessa lagar reglerar också småföretag, så du måste vara snabbare och se till att du överensstämmer med alla regler. Återigen ska vi titta på några allmänna exempel här baserat på amerikanska lagar, men var noga med att kontrollera situationen för ditt eget företag och få enskild juridisk rådgivning om möjligt.
En av de vanligaste formerna av anställningsrätt handlar om lika möjligheter. I huvudsak bör du inte diskriminera i din anställningspraxis baserad på kön, ras, religion, nationellt ursprung, ålder, funktionshinder osv. Och du borde ha tydliga policyer för att skydda mot diskriminering och trakasserier på arbetsplatsen. Du kan också vara skyldig att lägga upp meddelanden på arbetsplatsen för att informera anställda om deras rättigheter och din överensstämmelse med gällande lagar.
Några exempel på de lagar som påverkar detta område i USA:
Arbetstagare i många länder har rätt att organisera och pruta kollektivt eller gå med i en fackförening. De har ofta rätt att betala övertid om de arbetar extra timmar och att ha ett visst antal arbetsstörningar under dagen.
Det kan finnas regler om hur mycket semestertid eller andra förmåner du måste tillhandahålla - och om du ger betald semester och anställda inte använder det, kan du behöva betala dem den monetära motsvarigheten. Och det finns många fler rättigheter, både stora och små, som arbetstagare har kämpat för genom åren och hade kodifierat i lag.
Ibland finns det undantag, till exempel i USA är tjänstemän i allmänhet undantagna från lagarna för övertid och arbetsstörningar, och oberoende entreprenörer är undantagna från många av de regler som gäller för fast anställda. Men du måste vara försiktig med hur du klassificerar människor, för det finns regler om det också, och det är lätt att hämta dem.
Glöm inte heller saker som föräldraledighet och sjukvård. Du måste tillåta anställda att ta ledig tid enligt lagarna i ditt land och se till att deras jobb fortfarande är tillgängligt för dem när de återvänder.
Vi täckte principerna för arbetsplatssäkerhet i det sista avsnittet, men det kan också finnas specifika lagar och regler som du måste följa och affischer du behöver visa på arbetsplatsen. Så förutom det arbete du gör för att ge en säker arbetsplats, se till att du följer alla relevanta regler också.
Arkivering är inte den mest spännande uppgiften du någonsin kommer att göra, men det är viktigt. Den goda nyheten är att kraven är ganska enkla - du behöver bara behålla en fil (eller filer, som vi ser på en minut) för varje anställd, som innehåller viktig information om deras anställning. Och viktigast av allt måste du hålla dessa filer väldigt säkra, eftersom de innehåller känslig information.
Helst har du två separata filer för varje anställd: en för allmän anställningsinformation och en annan för medicinsk information. (Och i vissa länder kan du behöva hålla invandringsrelaterade poster också.) Här är vad som ska gå i var och en:
Den här filen samlar all information om en viss anställd på ett ställe. Du kan starta det när du hyr dem, genom att släppa i deras CV och eventuella anlita dokument eller blanketter de har skrivit.
Då kan du lägga till dokument som du går med, till exempel:
Om en anställd har ett medicinskt tillstånd eller funktionshinder som påverkar deras arbete, kan du behöva hålla journaler, men du borde alltid behåll dem i en separat fil på ett mycket säkert ställe.
Det beror på att medicinsk information är väldigt personlig, och någon som kan behöva få tillgång till anställdens generella fil borde inte se deras journaler. Så håll den här informationen i en separat fil och var mycket strikt om vem som kan komma åt den här filen och varför.
I vissa länder kan du behöva behålla bevis på arbetstagarens behörighet att arbeta i landet. I USA kallas till exempel Form I-9. Eftersom invandringsansvariga kan be om att kontrollera dessa formulär, bör du hålla dem åtskilda från anställdas övriga information, så att du bara kan ge dem till regeringen utan att ge tillgång till all personalets personuppgifter.
Ett annat grundläggande HR-krav för varje litet företag är att betala människor i tid och ge alla relevanta fördelar. Vi har redan tittat på hur man ställer in löner och fördelar tidigare i serien, men när du har gjort det måste du se till att du gör mekaniken på det ordentligt.
För det första betyder det att betala människor i tid, oavsett vad. Som vi upptäckte i mitt kassaflödeshandledning kämpar småföretag ofta med tillräckligt med kassaflöde, men om du hanterar det noggrant och gör exakta prognoser kan du se till att du alltid har tillräckligt med hand. Och om du behöver fördröja betalningar, är arbetstagarnas löner inte de som rysar med. Betala någon sent berättar för dem att de inte respekteras, och / eller att verksamheten är i allvarliga problem. Hur som helst är det ett säkert sätt att få dem att uppdatera sitt CV och leta efter ett nytt jobb.
Men bortom det måste du också se till att du beräknar rätt belopp, gör rätt skatteavdrag, behåll och skaffa rätt rekord, lämna rätt formulär med skattemyndigheterna och så vidare.
Du måste också behålla fördelarna med att ge medarbetarna rätt information och göra det enkelt för dem att få tillgång till sina förmåner och hålla koll på hur många semesterdagar varje person har tagit ur sin totala rättighet. Om förmåner tillhandahålls av en tredje part, till exempel ett sjukförsäkringsbolag, måste du se till att alla är inskrivna vem som ska vara inskrivna och att allt går rent och att människor kan få tillgång till den hjälp de behöver.
För mer information om löpande lönebetalning, se följande handledning:
I den här handledningen har du sett hur du följer vissa viktiga HR-krav för ditt lilla företag. Du har lärt dig hur du ska hålla dina anställda säkra, hur man behåller arbetslagar och förordningar, hur man behåller bra register och hur man ger löner och fördelar effektivt.
I nästa handledning i den här serien om HR för småföretag lär du dig att hantera det dilemma som ingen småföretagare vill möta: när en nyckelmedarbetare vill sluta. Ses snart!
Accentsconagua