Share
Så du har hittat en klient, gjort något arbete, och nu är det dags att få betalt. Bra! Det är den bästa delen.
Fakturering kan dock vara en skrämmande process första gången. Du kan få ett antal frågor du behöver svara, till exempel: Hur ser en professionell faktura ut? Hur kan du skapa en? Vilken information ska du inkludera?
Så i denna handledning börjar jag från början och tar dig igenom de grundläggande stegen för att skapa en professionell faktura. Till att börja med definierar jag en faktura och sedan går jag igenom de viktigaste bitarna av information som du alltid bör komma ihåg att inkludera. Jag avslutar med att prata om hur din faktura ska se ut och presentera dig för några användbara mallar och appar som du kan använda.
Innan vi börjar handledningen, om du letar efter en faktura mall som innehåller alla komponenter i en professionell faktura inbyggd, bläddra igenom vår samling av fakturamallar för att hitta precis den rätta för din företags behov.
Låt oss nu börja med den första delen: Vad är faktiskt en faktura??
För att förstå vad en faktura är och vilken syfte den tjänar, låt oss titta på ett exempel från vardagen.
Låt oss säga att du går till middag på din lokala pizzeria. Du äter till ditt hjärta innehåll, och i slutet av måltiden tar servitören dig räkningen (eller om du är i USA får du kontrollen - det är samma sak!).
Räkningen / checken listar allt restaurangen gav dig, priset på varje föremål och totalt vad du är skyldig. När servitören hämtar räkningen är det ett artigt sätt att säga: "Du har köpt alla dessa saker från oss. Nu är det dags för dig att betala för dem. "
En faktura är exakt samma sak. Du har gjort lite arbete för en klient, och nu behöver du betala. Så listar du allt du har gjort, detaljerar priserna och ger det totala beloppet som kunden är skyldig dig.
Eftersom du faktiskt inte lämnar fakturan direkt till en kund och förväntar dig pengar i handen, måste en faktura också inkludera annan information, till exempel hur man betalar, var ska man skicka den, när man ska skicka den etc. Vi " Jag går igenom allt detta i nästa avsnitt. Men som en grundläggande definition är det bra att tänka på en faktura som en faktura för tjänster du har tillhandahållit.
Ren, professionell fakturamall från GraphicRiver.Huvudsyftet med en faktura är då att be om pengar, men det tjänar också några andra syften.
För en sak fungerar det som en rekord av transaktionen för båda parter. Som jag nämnde i min guide till grundläggande bokföring vill du hänga på fakturor som bevis på det arbete du gjorde och det belopp du debiterade för det - både för skattemässiga ändamål och om kunden senare kommer tillbaka med frågor eller förfrågningar för nytt arbete. Beviset för betalning är också viktigt, men det är fakturan som bryter ner detaljerna om vad som gjordes och hur mycket det kostar. Din kund vill vilja få en faktura av liknande skäl.
En faktura är också viktig när du bestämmer betalningsvillkoren: när du förväntar dig betalning, vad händer om betalningen är sen och så vidare. Det finns många olika sätt att begära betalning, och jag kommer att dyka djupare in i dem i nästa handledning. Men beroende på vilka betalningsvillkor du väljer är fakturan viktig när du definierar dem tydligt från början (framför allt förfallodagen) och undviker onödig fördröjning och förvirring.
Och slutligen tjänar en snabb, välformaterad faktura det dotterföretag som syftar till att imponera på din klient. Det visar att du är organiserad, effektiv och professionell. Det gör det mer sannolikt att du får betalt snabbt och det bra intrycket du skapar kan till och med hjälpa dig att få mer repetitionsaffärer från den klienten i framtiden.
Om du vill betala snabbt, är det viktigt att din faktura innehåller all rätt information. Om det inte gör det kommer kunden att behöva fråga det, och det kan leda till förseningar som kostar dig pengar. En undersökning visade att 25% av de små och medelstora företagen hade försenat minst $ 5 000 i månaden på grund av fakturafel.
Så i det här avsnittet ska jag lista alla viktiga uppgifter som en professionell faktura ska innehålla. Beroende på branschen du jobbar med och vilken typ av arbete du gör kan det finnas några speciella saker som du behöver eller vill lägga till, och det är bra. Det här är en checklista över grundläggande objekt som alla fakturor ska inkludera, och du kan alltid lägga till extra saker baserat på dina specifika behov.
Oroa dig inte för närvarande om var varan ska gå - det blir klart när vi pratar om formatering i nästa avsnitt.
Varje faktura ska innehålla ditt företags namn, adress, telefonnummer, e-postadress, hemsida och logotyp. (Och om du ingår i ett större företag, ge specifika kontaktuppgifter till den person inom företaget som kunden ska kontakta med några frågor.)
Glöm inte att namnge din klient! Det kan tyckas uppenbart eftersom du skickar det till dem, men kom ihåg att det här också är en formell handling av transaktionen, och kundens namn och adress ska visas på den.
Skapa ett referensnummer så att rätt faktura lätt kan identifieras vid frågor. Det spelar ingen roll vad det här numret är - jag baserar ofta min på datumet, t.ex. 08122015 (8 december 2015). Du kan också helt enkelt räkna dina fakturor i följd, från ett slumpmässigt nummer (eller från 0001 om du inte har något emot att visa din brist på erfarenhet!).
Oavsett vilket nummersystem du använder, se till att varje faktura du skapar har ett annat nummer - om du skapar två med identiska siffror per olycka kan det leda till en förvirringsvärld.
Detta är en viktig grundlinje - det fastställs när du skickade fakturan, och eventuella betalningsvillkor (t.ex. betalning inom 30 dagar) börjar från det här datumet. (Obs! Du kan också inkludera någonstans på din faktura det datum då du faktiskt gjorde jobbet, men se till att fakturadatumet är mer framträdande, eftersom det är viktigare att få betalt.)
Hur snabbt förväntar du sig att betala? Inom 30 dagar är ganska vanligt, även om det kan variera mycket beroende på typ av arbete, dina behov och kundens förväntningar. Jag kommer att prata mer om detta i nästa handledning, men för nu är det viktigt att inkludera ett förfallodatum på din faktura.
Detta är den viktiga delen - hur mycket pengar kunden är skyldig till. Det borde vara framträdande på fakturan. Du måste också ge en uppdelning av avgifterna, som vi kommer se nästa.
Företagsfaktura mall, tillgänglig för köp från GraphicRiver.Eventuella fakturor måste innehålla grundläggande detaljer om arbetet du tillhandahöll och hur mycket du laddar för varje komponent.
Hur mycket detaljer som ska ingå beror på hur komplicerat projektet var och hur betalningen var strukturerad. Om det var ett enkelt projekt med en enda engångsbetalning vid slutförandet, skulle det kunna vara bara en enda rad, till exempel:
Visitkortdesign för XYC Corp: $ 500
Men om du har genomfört flera projekt eller ett enda projekt med många separata komponenter eller milstolpar, ska du lista var och en separat och visa priset på var och en. Till exempel:
Och om du laddar upp per timme måste du ge fullständiga uppgifter om de timmar du arbetade, din timpris och visa din beräkning av summan, till exempel:
Visitkortdesign, 10 timmar @ $ 50 / hour: $ 500
I slutändan är syftet att se till att din kund förstår exakt hur du anländer till ditt totala belopp och inte har några frågor.
Det är som i pizzeriaen: du vill inte få en proposition som säger bara: "$ 50". Du vill se hur mycket varje pizza och glas vin kostar, så att du kan lägga till allt och känna dig bekväm att du betalar rätt belopp. Å andra sidan vill du inte eller behöver en räkning som bryts ner allt: "Gör degen, 50 cent. Lägger till oliver, 75 cent ... "Bara inkludera vad kunden behöver veta för att känna att dina avgifter är rättvisa och korrekta.
Skatteuppgifter varierar kraftigt för olika delar av verksamheten och i olika delar av världen, så jag kan inte täcka specifikationer här, men om du behöver debitera moms eller någon annan form av skatt bör du definitivt inkludera det på din faktura (du kan behöva inkludera ett skatte-ID-nummer också).
Och om du skickar fysiska produkter, glöm inte att debitera för leverans som en separat rad.
Hur ska kunden betala dig? Det är viktigt att ange detta och att inkludera all information som kunden behöver. Till exempel skriver jag normalt "Betala med PayPal" och inkludera mitt PayPal-ID på fakturan. Du kan också erbjuda flera alternativ - det finns gott om andra betalningsprocessorer ute och banköverföringar eller andra elektroniska överföringar är också ett alternativ.
Var noga med att erbjuda minst ett alternativ som används i stor utsträckning: Om du inte har ett mycket starkt förhållande till en klient och gör mycket affärer tillsammans är det orealistiskt att förvänta sig att de registrerar sig för en mindre känd betalningsprocessor bara för att rädda dig några dollar i avgifter.
Det här sista objektet är inte ett måste, men det är ofta en bra idé att inkludera ytterligare villkor på din faktura, som ett sätt att uppmuntra tidig betalning. Till exempel kan du erbjuda rabatt för personer som betalar under de första 10 dagarna, eller du kan ålägga intresse eller påföljder för sena betalningar.
Så nu för formateringen. Vad ska din faktura se ut?
För att förstå, låt oss gå tillbaka till vårt pizzeria exempel. Vad ser fakturan i en pizzeria ut?
I sannhet har du förmodligen sett alla slags. Om det är en grundläggande typ av pizzeria, kan det bara vara en lista som skrias ner på servitörens anteckningsblock i oläsligt skrapa, med summan längst ner i cirkeln i pennan. Om det är en snyggare plats, kommer det vanligtvis snyggt skrivet eller tryckt, med restaurangens namn, logotyp och kontaktuppgifter längst upp och ett vänligt "tack" meddelande längst ner.
Jag är säker på att du vill att ditt företag ska ses som stiligt, inte grundläggande, så vi kommer att ignorera den antecknade anteckningsblanketten. Men precis som det inte finns något enda format för pizzeriaräkningar, finns det heller inget förskrivet format för företagsfakturor. Det finns några vanliga layouter, men det finns en stor variation i stilar. De viktiga punkterna är:
I allmänhet visas ditt namn och din kontaktinformation högst uppe med kundens namn och adress nedan och fakturanummer och datum i närheten. Då tar detaljerna i arbetet upp det mesta av sidan, med totalumman längst ner, tillsammans med övriga detaljer som skatt, leverans, betalningsalternativ, förfallodatum och andra villkor.
Men inget av detta ligger i sten. Så länge du innehåller all viktig information tydligt kan du använda vilket professionellt utseende fakturatformat du vill.
Faktura Design Mall, tillgänglig på GraphicRiver.Du kan komma igång genom att bläddra i en samling professionella fakturamallar för att se vad som är tillgängligt. Du kan förfina din sökning med taggar som ren, modern, företags eller kreativ och se hur mönstren varierar.
Ett annat alternativ är att skapa din faktura med en faktureringsapp som Harvest eller bokföringsprogram som QuickBooks eller FreshBooks. Dessa appar och programvarupaket har vanligtvis några bra format inbyggda.
I den här handledningen har du sett vad en faktura är, de viktigaste objekten som ska inkluderas och vilken faktura som ska se ut. Du har sett en samling mallar som du kan använda för att skapa det format du vill ha för ditt företag, beroende på varumärke.
Att skapa fakturan är dock bara en del av processen. Om du vill veta hur man hanterar saker som att följa upp obetalda fakturor och hantera sena betalningar, se min guide för att få betalt i tid. Och i en framtida handledning kommer jag att gå in mer i detalj på de betalningsvillkor som du kan använda för att uppmuntra till snabb betalning.
Grafisk kredit: Fakturaikon utformad av Alex Auda Samora från Noun Project.
Accentsconagua