Share
Under de senaste åren har antalet verktyg som finns tillgängliga för företag exploderat. Dagarna "Ingen någonsin fått sparken för att välja IBM" är verkligen borta. Nu, istället för att betala enorma summor för en medioker, generell lösning, kan företagen försiktigt investera i specialiserade produkter och appar som passar perfekt vad de försöker göra. Till exempel använder vi på Tuts + Trello som vår projekthanteringsapp. Det håller reda på varje handledning som någon arbetar på. Trello särdragsserie är precis vad vi behöver. Andra företag som har olika arbetsflöden kan emellertid hitta Trello för begränsade och behöver istället något som Basecamp som är lite mer traditionellt.
Problemet med att ha alla dessa olika verktyg tillgängliga är att de oftast tillverkas av olika småföretag. Alla Microsofts produkter jobbar tillsammans rätt ut ur rutan, men detsamma kan inte sägas för en slumpmässig samling verktyg från småutvecklare. Du kan använda Slack för att hantera ditt team, Shopify för att sälja din produkt, Zendesk för att hantera support och ett dussin andra appar som gör någonting viktigt. Att ansluta alla dessa olika appar och få dem att leka trevligt tillsammans är där Zapier kommer in.
I denna handledning ska jag titta på hur och varför att använda Zapier i ditt företag för bättre uppgiftsautomatisering. Jag börjar med att utforska vad som är Zapier och vad det används för, och beskriv sedan hur det kan vara till nytta för dig och visa hur du får hjälp.
De flesta moderna webbapplikationer har ett API (Application Program Interface) som tredjepartsutvecklare kan använda för att interagera med det. De kan göra saker som att ladda upp information, ladda ner lagrade data och annars haka i appen. Om det inte var för Twitter API, skulle vi alla vara fasta med bara sina officiella kunder.
Vad Zapier gör är att ta två tjänster och fungera som en mellanman för sina API. Det är ett verktyg för att ansluta alla olika appar som du använder.
Ett prov Zap.Säg att du automatiskt vill hämta alla bilagor som skickas till ditt Gmail-konto till en specifik Dropbox-mapp. Nå eftersom både Gmail och Dropbox har API, med Zapier kan du. Varje ny e-postbilaga du får kommer att utlösa Zapier att ladda ner filen och ladda upp den till din Dropbox. Zapier kallar dessa trigger-action par zaps.
Zapier har mer än 500 appar kopplade till sin tjänst. För varje app finns ett par triggers och åtgärder. Du kan även ha en trigger utföra flera åtgärder. Det betyder att det finns väsentligen obegränsade unika Zaps som ska göras, vilket ditt företag kan använda för bättre uppgiftsautomatisering.
De viktigaste fördelar som Zapier ger till företagets arbetsflöden är snabbhet, konsistens och synlighet.
För det första kan Zapier påskynda gemensamma affärsuppgifter. Föreställ dig att det är policy att ladda upp alla klientfiler till en dedikerad Dropbox-mapp. Du kan skapa en Zap som hämtar alla filer som en klient skickar till ditt Gmail-konto och laddar upp det till en viss mapp. Varje klient behöver sin egen Zap men det kommer att fungera i bakgrunden och spara dig eller dina anställda besväret med att göra det manuellt. Det finns troligt dussintals av dessa små uppgifter som du gör varje dag som kan automatiseras. Kombinerat kan de spara ganska mycket tid.
Fortsätt exemplet ovan, låt oss överväga konsekvens. Människor är inte perfekta. De glömmer saker, gör misstag och stötar ibland ibland. Datorer är mycket bättre att utföra enkla affärsuppgifter på ett tillförlitligt sätt. Om du vill se till att varje enskild fil som en klient skickar slutar du i sin dedikerade Dropbox-mapp, är en Zap det bästa sättet att göra det. Ett viktigt email kommer inte att glida genom sprickorna bara för att det skickades klockan fem på en fredag eftermiddag. När du har ett specifikt protokoll eller en formel som måste följas när du flyttar information mellan olika appar, bör du överväga att använda Zapier.
Zapier är också ett utmärkt sätt att lägga till synlighet för dina arbetsflöden. Oavsett om du använder Slack eller e-post för att hantera allt, kan du få Zapier att pinga dig närhelst en anställd (eller en Zap) gör någonting viktigt. Återigen med hjälp av e-postexemplet kan du skapa en flerstegs Zap som skulle publicera ett meddelande om att en klients fil har lagts till Dropbox i din huvudslack-kanal. Det betyder att alla kan se vad som händer.
Att använda en Zap för att lägga till synlighet till någonting är exakt vad jag ska visa dig hur man gör i nästa avsnitt.
Låt oss börja göra en enkel Zap. Jag ska skapa en som ansluter mitt Twitter-konto till Slack. Visa skärmbilden nedan eller läs vidare för den skriftliga versionen av den här snabba handledningen.
Jag vill ha varje tweet som nämner mig att bli skickad till en #tweets Slak kanalisera. Det här är den typ av sak som kan vara användbart för ett litet företag som vill att alla ska se Twitter-feedback från sina kunder.
För att följa med, behöver du en Twitter konto och a Slak kanalisera. Båda är gratis så om du inte redan har dem, anmäl dig innan du fortsätter.
Gå till Zapiers hemsida och registrera dig för ett gratis konto. När du har ett konto konfigurerat, klicka på Gör en Zap! knappen för att komma igång.
Först måste du välja Trigger App. För oss kommer det att bli Twitter. Använd sökfältet för att hitta och välj det.
Zapier har över 500 olika triggerapps.Twitter har åtta olika utlösare men den vi är intresserade av är Sök Nämn. Markera den och klicka Spara + Fortsätt.
Nästa måste du ansluta din Twitter konto till Zapier. Klick Anslut ett nytt konto och logga in och ge Zapier alla relevanta behörigheter. När du är klar klickar du på Spara + Fortsätt igen.
För Sökterm, Jag vill använda mina Twitter hantera, @harryguinness. På så sätt kan varje tweet som nämner mig utlösa Zapier. Beroende på vad din verksamhet gör kan du använda fler allmänna villkor, t.ex. ditt produktnamn. Ange vad du vill och klicka på Fortsätta.
Konfigurera namnet trigger.För att slutföra inställningen av triggeren kommer Zapier att be dig att testa det genom att hämta det senaste resultatet för sökordet. Klick Hämta och fortsätt för att se till att allt körs ordentligt. Med det gjort är utlösaren inställd och redo att gå.
Med utlösaren klar är det dags att konfigurera Zapier så att tweeten skickas till Slack. Använd sökfältet för att hitta Slack och välj det.
Slack har många olika åtgärder att välja mellan. För denna Zap, välj Skicka kanalmeddelande och då Spara + Fortsätt.
Slak har massor av åtgärder för dig att välja mellan.Gilla med Twitter måste du logga in och ge Zapier tillstånd att få tillgång till allt. Gör det och klicka sedan på Spara + Fortsätt.
Därefter är det dags att konfigurera hur meddelandet ska visas i Slack. Välj kanalisera du vill använda från den relevanta rullgardinsmenyn.
Du har mycket kontroll över hur meddelanden visas Slak.Det viktigaste avsnittet är Meddelandetext. Klicka på + ikonen i det övre högra hörnet av rutan och Zapier kommer att dra all information från test tweet. Du kan välja något av dessa fyll i värden och de kommer att bli dynamiskt befolkade när Zapier körs.
Ställ in hur tweets kommer att visas.Jag satte min upp så att Slack-meddelandet innehåller avsändarens Användarnamn, de Text av deras meddelande och URL som länkar tillbaka till det. För detta Zap, Du kan lämna resten av Zapiers standardinställningar som de är och klicka Fortsätta.
Nu är det dags att testa åtgärden. Klick Skapa och fortsätt, vänta några ögonblick, och kontrollera sedan att tweeten har blivit postad till Slack. Om det har du är du bra. Klick Avsluta, namnge din Zap och sätt sedan på den. Nu när som helst någon tweets på dig, kommer den att visas i din Slack-kanal.
Zapier har en mängd olika planer som passar alla affärer. Den fria planen som vi använde i denna handledning är bra om du bara behöver ett par Zaps som körs sällan: du är begränsad till 5 Zaps och de kan bara köras 100 gånger per månad. Det finns också ett litet antal Premium-appar som du inte kan använda. Du kan inte skapa flera steg Zaps med en gratis plan, som har mer än en åtgärd.
Zapiers prisplaner.Om du träffar någon av dessa gränser måste du uppgradera till en av sina betalda nivåer. För $ 20 dollar per månad får du den grundläggande planen med 20 zaps och 3000 körningar. Planer går upp i pris och Zaps därifrån. Om ingen av planerna fungerar för dig, Zapier är glada att sortera dig ut med en anpassad lösning.
Zapier är ett kraftfullt verktyg för att ansluta olika appar. Eftersom småföretag har flyttat från monolitiska paketpaket med programvara till mindre specifika appar, finns det ett behov av verktyg för att länka dem tillsammans. Om du ska använda tre eller fyra olika verktyg, vill du att de ska spela bra.
I denna handledning visade jag dig hur man skapar en enkel Zap. Du kan dyka mycket djupare in i Zapier och skapa Zaps som är skräddarsydda för ditt företag och de verktyg du använder. Jag rekommenderar att du spelar med Zapiers gratisplan, se vilka utlösare och åtgärder som finns tillgängliga för de appar som du använder och uträtta var de kan hjälpa till med din verksamhet.
Om du bara använder ett eller två verktyg som vi gör på Envato Tuts + kan du inte hitta det för bra, men om du hanterar uppgifter över ett dussin olika tjänster kan det dramatiskt förbättra din verksamhet.
Accentsconagua