Share
Gott nytt år! Det är den tiden på året när så många av oss vill göra lager och göra nya planer. Och en av de mest populära sakerna människor vill göra är att vara mer produktiva.
Den goda nyheten är att webben är full av produktivitetstips. Den dåliga nyheten är att trots allt den stora informationen och systemen där ute, kämpar många av oss fortfarande med att vara mer produktiva.
Så varför misslyckas så många produktivitetstips, och vad kan du göra åt det? Det är precis vad vi ska undersöka i denna handledning. Men jag kommer inte att titta djupt på specifika produktivitetstekniker, även om jag länkar till många resurser för att lära mig mer om dem.
Fokusen på dagens artikel är inte vilket produktivitetssystem som ska användas, utan snarare hur man närmar sig produktiviteten på ett mer framgångsrikt sätt, beroende på vilka tekniker du väljer att använda.
De flesta produktivitetstips misslyckas av en mycket enkel anledning: de fokuserar på en viss teknik eller ett system, i stället för det underliggande beteendet.
De ger dig uppfattningen att ett visst verktyg, app eller system kommer att lösa alla dina produktivitetsproblem och effektivisera dig med alla dina uppgifter för nästa år.
Det är en frestande illusion, men en illusion ändå. Vi faller ofta för det på andra områden i livet, som dieting. Det är South Beach Diet ett år, Atkins nästa, sedan Medelhavet, Paleo, och så vidare och så vidare. Och fortfarande misslyckas 95% av kosterna.
Sanningen är att det inte är själva produktivitetstekniken som är viktig. De har alla sina fördelar och nackdelar, deras förespråkare och kritiker. Liksom dieter, de flesta av dem kan arbeta för en viss person vid en viss tidpunkt de flesta av dem kan också misslyckas.
Vad som är viktigt är hur du närmar dig din produktivitetsresa.
Ett av de största misstag man gör är att försöka förändra sig för mycket, för tidigt.
Det är naturligt, du vill att det här kommande året ska vara annorlunda än det som just har gått, och du försöker göra grossistförändringar till viktiga aspekter av ditt liv.
Det är inget fel med att vara ambitiös, men faktum är att förändrade ingreppade vanor är mycket svårt. Ett ofta upprepat ordstäv är att det tar 21 dagar att ändra vana, men forskning från University College London föreslår att det är mer som två månader i genomsnitt och det varierar kraftigt från person till person.
Tänk också på att ett brett mål som att vara mer produktivt ofta kan innebära att du ändrar flera vanor - du kanske behöver:
Det här är ganska mycket att förvänta sig att förändras på en gång.
Och då anser att livet är oförutsägbart. Du kommer förmodligen ha oväntade distraktioner, sjukdomar, argument, motgångar och känslomässiga omvälvningar att hantera mellan nu och slutet av året.
Om du är för stel och orealistisk i vad du förväntar dig av dig själv, kommer dessa saker att blåsa dig självklart.
Jag säger inte att du inte kan ändra dina vanor och vara mer produktiva. Det är faktiskt helt möjligt.
Jag säger bara att du ger dig den bästa chansen att lyckas om du tar ett mer gradvis tillvägagångssätt. Ta dig tid att få en sak rätt, och sedan gå vidare till en annan, och sedan en annan.
Vi ska titta på hur du gör det mer i detalj i resten av handledningen, men för nu, tänk bara på det kommande året som en maraton.
Du vill inte sprida den första milen, må bra på ett tag och kollapsa sedan. Du vill flytta i en takt som du kan behålla under hela året, och helst under resten av ditt liv. Om denna takt känns för långsam för dig först, så är det bra. Motstå frestelsen att påskynda tills du är säker på att du kan göra det utan att bli andfådd.
Du har saker du vill uppnå i år, så det är naturligt att göra planer för att dyka upp i dessa uppgifter. Men ett säkert sätt att misslyckas i dina produktivitetsmål är helt enkelt att fortsätta lägga till fler saker på din att göra-lista.
Innan du börjar lägga till nya uppgifter till din arbetsbelastning behöver du skapa utrymme i ditt liv. Det finns bara så många timmar på dagen, och om du ska göra nya saker måste du ge upp något. I annat fall uppfyller du aldrig dina mål.
Så innan du bestämmer vad du ska göra i år bestämmer du om några saker du ska göra sluta göra, eller åtminstone minska. De behöver inte vara "dåliga vanor" - de kan till och med vara jobbiga saker som du lägger mycket tid på men det tjänar dig inte bra mer.
Faktum är att de ofta kan vara den största tiden suger: de saker du gör för att du känner att du borde eller för att du har fått höra de hjälper din karriär, men det har inte riktigt en mätbar utdelning.
Börja med att ta en lista över hur du spenderar din tid. Av 168 timmar i veckan, hur många spenderar du på saker som är viktiga för dina främsta mål i livet? Vad blir resten av tiden spenderad på?
Jag rekommenderar att du spårar din tid noggrant under en hel vecka, med en enkel app som Toggl eller Harvest-eller vilken metod som passar bäst för dig. Resultaten kan överraska dig.
Därefter bestämmer du vilka av de saker du ska sluta göra. Prova att tänka stort, följ det som Jim Collins kallar 20-10-uppdraget:
Det går så här: Anta att du vaknade i morgon och fick två telefonsamtal. Det första telefonsamtalet berättar att du har arvt 20 miljoner dollar, inga strängar bifogade. Den andra berättar att du har en obotlig och terminal sjukdom, och du har inte mer än 10 år att leva. Vad skulle du göra annorlunda, och i synnerhet vad skulle du sluta göra?
Det borde frigöra lite tid för dig.
Tänk på att du förmodligen inte omedelbart slutar göra allt du planerar att sluta göra, av de anledningar som vi redan har diskuterat. Så gör inte ett schema som använder upp varje extra timme du har sparat. Men om du kan sluta göra med hälften av de saker du inte vill eller behöver göra, så ser du en märkbar uptick i din produktivitet.
Nu när du har skapat lite utrymme fyller du inte på det direkt. I stället för att försöka förändra allt, försök att ändra en sak i taget.
Du kan till exempel välja ett stort mål som du vill åstadkomma och försöka cementera vanan att vakna en timme tidigare varje vardag och arbeta på det första innan du börjar alla andra saker du måste göra.
Det är en relativt enkel sak att göra, men det kan göra en stor skillnad om du gör det konsekvent. Under ett år kunde en timme per dag med fokuserad verksamhet öka till:
Även om det är en enkel förändring att göra i teorin är det också ganska utmanande att åstadkomma i praktiken. Det kommer att finnas gott om morgon när du känner dig för trött, för upprörd, för distraherad och så vidare. Att cementera vanan kommer att ta mycket arbete och beslutsamhet.
Så det är vettigt att fokusera alla dina energier på att göra den där förändringen. Det kan finnas förändringar du vill göra till andra delar av ditt liv också, men lämna dem ensamma för nu. Gör bara den här saken först. Arbeta på det i minst en månad eller två, tills det känns som automatiskt som att ta en dusch eller borsta tänderna.
När du har den vana, överväg att ta upp ett produktivitetsverktyg som du kan använda på resten av din tid. Återigen, bli inte överväldigad av valet, och försök inte använda flera olika tekniker - bara välj en och arbeta med den i en månad eller två. Konsistens är nyckeln.
Du kan hitta lite bra information om några av de populära produktivitetssystemen där ute i vår produktivitetslärguide, eller i följande handledning:
Förresten, det exempel jag gav i det här avsnittet om att arbeta en timme varje morgon på ditt huvudmål är bara det-ett exempel. Människor organiserar sin tid på många olika sätt, och du kan hitta ett annat schema som fungerar bättre för dig. Poängen är helt enkelt att göra en liten men betydande förändring och hålla fast vid det innan du försöker göra andra saker.
Även när du bara fokuserar på en sak i taget kan du fortfarande vara orealistisk i hur du ställer in dina mål. Att trycka på dig själv är bra, men att du trycker på dig själv för hårt ställer dig för misslyckande. Och förutom att livet alltid kasta dig en curveboll då och då, så behöver du alltid lite utrymme i dina planer.
Ta oavsett mål du har kommit på och skala dem tillbaka med 20% eller så.
Ett sätt att göra detta är att helt och hållet ta bort några av dina mål. Finns det något du vill göra men det är inte ett riktigt måste? Kanske har du alltid velat lära sig arabiska, men tiden och energi som är inblandade i att ta lektioner skulle störa andra ambitiösa mål du har ställt. Kanske kan du skjuta upp det, för nu åtminstone.
Glöm inte att du alltid kan hämta några av dina tappade mål under de kommande åren, när du har rensat utrymme genom att utföra sakerna på din lista för det här året.
Försök att vara brutal och fokusera på bara en sak som kommer att göra en verklig skillnad i ditt liv. Då kan du planera att lägga till andra senare på året om allt går bra, men undviker fortfarande att göra dina årliga mål till en lång tvättlista av objekt. Två eller tre är gott.
Du kan också skapa lite utrymme genom att trycka måldatum längre ut i framtiden. Om ditt mål är att starta ett företag på sex månader, tryck på den här tidsfristen med en extra månad för att möjliggöra de oväntade sakerna som kommer att komma dig.
En risk för att arbeta med produktiviteten är att du ser dig som en maskin. Du försöker extrahera maximal effekt från den maskinen under varje vakna timme, och om det bryter ner från allt detta tryck tror du att det är något fel med det.
Du behöver saker som stillestånd, avslappning och tid spenderad med dina nära och kära. Om du inte ger dig sådana saker, gissa vad? Din produktivitet kommer att lida.
Om du trycker dig själv på jobbet sju dagar i veckan, utan paus, kommer du att finna det allt svårare att fokusera. Du kommer förmodligen bli irriterad och snäll och du kommer vara mycket mottaglig för distraheringar. Du lägger mer och mer timmar i ditt arbete, men du spenderar en bra bit av de timmarna som klickar på Facebook eller tittar på klipp från 1970-talets sitcomer på YouTube.
Vi brukar se saker som detta som ett misslyckande av viljestyrka, men verkligen är de ett misslyckande med självvård. Om du inte kan koncentrera dig kan det bero på att din hjärna bara behöver en paus och om du fortsätter att vägra att ge den en, kommer den bara att gå och ta en ändå.
Så hellre än att försöka vara produktiv för varje vakande ögonblick, se till att du planerar några roliga saker också, och schemalägger massor av pauser.
I denna handledning har vi granskat några av anledningarna till att de flesta produktivitetstips misslyckas. Vi har sett att det är mer produktivt handlar inte om att hitta det perfekta systemet eller produktivitetsappen, men om att ändra ditt tillvägagångssätt.
Vi har pratat om:
Nästa steg är att genomföra några av de strategier som beskrivs här. Ta en lista över ditt liv och bestäm några saker du vill sluta göra. Sedan börja långsamt, ta bort gamla vanor och ersätta dem med nya.
Om du fortfarande känner att du behöver läsa mer om produktivitet innan du fortsätter kan du prova följande handledning:
Lycka till att göra vanaändringar i år. Det är möjligt om du tar ett långsamt, gradvis tillvägagångssätt för att göra ändringar stick-ett i taget.
Accentsconagua