Share
Föreställ dig detta. Du är inbjuden att intervjua för ett jobb som är perfekt för dig. Du ställer inte ett larm natten före. Du vaknar sent och rullar ut ur sängen med ingen tid att förbereda. Du slänger på dina smutsiga kläder du hade i går och ta en bit kall pizza till frukost. Du har inte ens borstat ditt hår.
Otroligt, rätt?
Eller föreställ dig det här. Du är inbjuden till din chefs kontor för att prata om ett viktigt projekt. Om detta projekt går bra kan du främjas. Istället för att uppmärksamma konversationen stirrar du ut ur fönstret, knackar på foten på golvet och erbjuder bara en rad grunts som svar på eventuella förslag som din chef ger.
Om du uppfört sig så, skulle du förtjänas att sparkas, inte främjas.
Du skulle inte dyka upp sen och oförskämd för en intervju. Och om du inte har en kamikaze-inställning till kontorspolitiken, ignorerar du inte din chef när han pratar med dig.
Vi spenderar timmar övning intervju tekniker. Vi skrämmer över vad vi ska säga i ett möte med vår chef. Så varför tar vi inte samma försiktighet över att skriva e-post? Eller även när vi bryr oss, varför inte e-postmeddelanden har den inverkan vi tror att de borde ha?
En anledning är att vi simmer i en e-mailflod. Enligt forskning från McKinsey Global Institute spenderar den genomsnittliga arbetstagaren två och en halv timme per dag som arbetar med e-post. Det motsvarar 81 arbetsdagar varje år eller kvart i ditt arbetsliv.
Under tiden har forskningen av teknisk forskningskonsultation Radicati-gruppen funnit att den genomsnittliga företagsanvändaren skickade eller mottog 108 e-postmeddelanden per dag 2013. Det stiger till 116 e-postmeddelanden per dag senast 2017.
Lite undra då, att det finns så många slarviga skrivna e-postmeddelanden som flyter genom cyberspace. Vem har tid att slösa samman komplicerade vältaliga meddelanden när det finns så mycket att skriva?
Å andra sidan, om e-post är centralt för våra liv, borde det inte vara en färdighet som vi alla har behärskat? Om du ska spendera en fjärdedel av ditt arbetslivsskrivande e-postmeddelanden, då lär du dig att göra det effektivt, blir du effektivare och hjälper dig att komma framåt.
Tänk på det här sättet. Om du tillbringade en fjärdedel av ditt arbetsliv som gav presentationer, skulle du inte lära dig allt du kunde om hur du presenterar? Eller om du tillbringade en fjärdedel av ditt arbetsliv som interagerar med kunder, skulle du söka efter alla resurser du kunde hitta på kundtjänst, rätt?
Så, vad skiljer sig åt med e-post?
Skulle det inte vara bra att visa att du är en riktig proffs i varje mail du skickar? Och ännu bättre om du skriver e-postmeddelanden som människor faktiskt läser och vidtar åtgärder på?
Email frågor. Hur du skriver dina e-postmeddelanden är viktigt för de personer som får dina e-postmeddelanden. Ännu viktigare är att din förmåga att skriva e-post kommer att ha ett stort inflytande på din karriärväg. Men ta inte mitt ord för det. Låt oss ta en titt på vad experterna säger. Men först…
Innan du gräver i denna handledning, få vår nya e-poststrategier eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Det är tillgängligt för FRI ladda ner med nyhetsbrevet Tuts + Business.) Det är fullt med handlingsbara e-poststrategier som du kan använda för att snabbt använda.
Låt oss nu lära oss allt om varför e-postskrivning är så kritisk.
Planerar du att gå vidare på jobbet? Om du har ambitioner måste du lära dig hur man skriver e-postmeddelanden som får resultat.
Eftersom de färdigheter du behöver webbplatsen förklarar:
Att kunna kommunicera effektivt är det viktigaste av alla livsförmågor ... Om du söker jobb eller söker en kampanj med din nuvarande arbetsgivare, måste du nästan säkert visa bra kommunikationsförmåga. När din karriär utvecklas, är betydelsen av kommunikation färdigheter ökar.
E-post är hur vi spenderar merparten av vår tid kommunicerar, så det är din största möjlighet. Det ger dig två timmar varje dag att visa dina kommunikationsförmåga till din nuvarande arbetsgivare.
Behöver du mer övertygande? Maggie Worth, kommunikationsdirektör vid University of West Georgia, skriver:
Anställda som har visat förmågan att representera sig själva och företaget på ett tydligt, övertygande och professionellt sätt är mer benägna att välja ut för avancerade positioner.
Dr Stephanie Heald-Fisher, ordförande för forskarutbildningen på Globe University, förklarar vidare hur e-post är särskilt viktigt för att vinna kampanjer:
I dagens affärsmiljö, oberoende av branschen, kommunicerar effektivt medfört en stor användning av e-post och med hjälp av e-post betyder att kunna skriva ... E-postmeddelandet är ofta det första intrycket mottagarens vinster av avsändaren. Ett dåligt skrivet mail resulterar i ett dåligt första intryck.
Att bli befordrad påverkas också av skriftliga färdigheter. Goda skrivkunskaper kommunicerar intelligens, professionalism och kompetens. Dålig skriftlig kompetens kommunicerar brist på intelligens, professionalism och kompetens. Återigen påverkas din professionella bild av dina skrivförmåga. Ju bättre dina färdigheter är desto bättre blir din bild och desto bättre är dina chanser för marknadsföring.
Med andra ord, om du inte lär dig att skriva tydliga, professionella, intelligenta e-postmeddelanden, kommer dina medarbetare och din chef att anta att du är inkompetent. Du kommer alltid att sitta fast längst ner på karriärstigen.
Att komponera bra e-post betyder inte bara att du vet hur man skriver en mening.
Skriver inte e-post någonting alla vet hur man gör? Trots allt, i dagens värld, vet de flesta av oss hur man läser och skriver. Vi känner till vår stavning och grammatik. Är inte det nog?
Det är säkert sant att någon med rudimentära datorkunskaper kan komponera och skicka ett mail. Och alla med grundläggande sociala färdigheter kommer att veta hur man ser till att deras e-post inte är öppet förolämpande.
Å andra sidan, tänk på alla dåligt skrivna e-postmeddelanden som du har fått i ditt liv. De kan ha varit grammatiskt korrekta. Men de gav inte mycket mening.
Bara för att en person kan prata gör dem inte till en bra offentliga talare. På samma sätt, bara för att en person kan skriva betyder inte att de kan skriva bra e-postmeddelanden.
Att skriva effektiva e-postmeddelanden är en färdighet, och det är en du kan lära dig. Du måste träna också, men du har en fjärdedel av ditt arbetsliv att spendera på att göra det. Så varför inte spendera tid att ta tag i teorin?
Vi gräver i vad som gör e-postmeddelanden effektiva på ett ögonblick. Låt oss först titta på några av de största e-mailfel.
Liksom de flesta, får jag många e-postmeddelanden. De flesta e-postmeddelanden som jag får är effektiva. De får mig att må bra och låt mig veta vilken åtgärd jag behöver ta. Jag ser fram emot att svara, och jag gillar att göra det.
Nu och då får jag e-postmeddelanden som gör mig tvungen att ta. "Frågade de verkligen det?" Jag undrar. Eller "Sade de verkligen det?"
För närvarande får jag en hanterbar nivå av e-postmeddelanden, och jag har en policy att svara på varje enskilt e-postmeddelande jag får. Men det finns tillfällen då jag verkligen inte skulle svara. Detta händer oftast när jag får något av följande:
De värsta e-postmeddelanden jag får är grumpiga en liners från någon som aldrig har kontaktat mig tidigare. Om du ska skriva till mig, åtminstone ha artighet att använda mitt namn och att presentera dig själv.
Det verkar som om jag inte är ensam om att få förvirrande eller oförskämd e-post. En nyligen genomförd undersökning av Sendmail fann att nästan två tredjedelar av oss (64%) har skickat eller fått ett mail som orsakade oavsiktlig ilska eller förvirring. I Sendmails undersökning var folk mest upprörd av:
Att skriva ineffektiva e-postmeddelanden är inte bara skadligt för dina karriärmöjligheter. Det är också dåligt för din arbetsgivare. Katharine Hansen, kreativ chef för Quintessential Careers, förklarar:
E-post är så tungt och globalt vanligt att kommunicera på arbetsplatsen ... det oklara, förvrängd, dåligt skrivna e-postmeddelanden spenderar tid, pengar och produktivitet.
Förhoppningsvis är dina e-postmeddelanden inte lika dåliga som de som jag har skisserat ovan. Och förhoppningsvis gör dina e-postmeddelanden inte mottagarna förvirrade eller arg.
Om du tror att dina e-postmeddelanden behöver fungera, var inte panik! Du kan åtgärda situationen. Låt oss börja med att titta på Varför Det är så enkelt för e-postmeddelanden att lämna ett dåligt intryck.
Har du någonsin spunnit en drink ner dig själv innan ett viktigt affärsmöte? Även när du städat var du säker på att alla skulle märka. Men ingen sa ett ord.
Det kallas strålkastareffekten, och alla lider av det. Psykologen Amie M. Gordon förklarar hur det fungerar:
Vi tenderar att överskatta hur mycket våra handlingar och utseende märks av andra ... Vi förankras av våra egna erfarenheter och vi har problem med att justera tillräckligt långt bort från dem för att noggrant uppskatta hur mycket uppmärksamhet andra människor betalar oss.
Med andra ord tittar vi på världen genom tonade linser, och vi kämpar för att se världen ur andras synvinkel.
När det gäller att skriva e-postmeddelanden är det ett problem. Vi kan skriva något som ger total mening i våra egna sinnen. Men bara för att det är vettigt att mig betyder inte att det är vettigt att du.
Detta gäller speciellt när det gäller att injicera känslor i vårt skrivande.
Lea Winerman från American Psychological Association förklarar:
Anledningen till detta kommunikationsförluster ... är egocentrism - det väletablerade sociala psykologiska fenomenet där människor har en svår tid att ta sig av sig från sina egna perspektiv och förstå hur andra människor tolkar dem.
Forskning visar att människor överskattar sin förmåga att förmedla en avsedd ton i ett e-postmeddelande-om den tonen är sarkastisk, rolig eller allvarlig. Människor överskattar hur bra de kan kommunicera en tonfall i meddelanden som de skickar.
Sanningen är att detekterar tonfall i e-post är en nästan omöjlig uppgift. Studier hittade en 56% succeshastighet för att upptäcka tonfall i e-post. Det låter okej, men det är faktiskt bara marginellt bättre än chans.
Vad kan man göra om detta? Svaret är att skriva effektiva e-postmeddelanden.
Vi har tittat på varför det är så viktigt att skriva bra e-postmeddelanden, och varför e-postmeddelanden misslyckas så ofta. Men hur kan du skriva bra e-postmeddelanden som tolkas korrekt och få resultat?
I denna Tuts + Business-serie tittar vi på en rad olika metoder du kan ta för att skriva effektiva e-postmeddelanden. När du har kommit igenom serierna har du behärskat teorin om e-post. Och om din inkorg är till och med nära typiska har du gott om chans att träna.
För att avsluta den här artikeln, låt oss ta en kort titt på vad som gör ett e-postarbete. Effektiva e-postmeddelanden:
Är du redo att förbättra dina skriftliga färdigheter? Fortsätt sedan ställa in.
Tänk på att du inte bara skriver effektiva e-postmeddelanden som är viktiga för att behärska, men det är också att lära dig hur du hanterar dina e-postmeddelanden och håller din inkorg organiserad.
Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och få GRATIS eBok Zero Mastery eBook. Låt inte din inkorg bli en oorganiserad röra. Upptäck hur man tillämpar de bästa teknikerna för e-posthantering nu.
Grafisk kredit: Tangentbord designad av Liesl Kruger från Noun Project.
Accentsconagua