Komma igång med Microsoft Office för iPad

Microsoft Office är killerappen för företag. Word är standard sätt att göra dokument, Excel är det enda kalkylblad som de flesta skulle överväga att använda, och PowerPoint är synonymt med presentationer. Och tills nyligen, för att få Microsoft Office fullständig redigeringskraft, var du tvungen att köra den på en Mac eller PC.

iPads har i allt högre grad ersatt bärbara datorer på kontoret och bortom, och nu kan du ta Power of Office med dig på din iPad. Inte mer att räkna ut hur man får ut det mesta av alternativa appar. Microsoft Office är verkligen på iPad nu och det är överflödigt fullfjädrad.

Här är allt du behöver för att komma igång med att använda Office på din iPad.

Den nya kontoret

Microsoft Office på din Mac eller PC kommer som en uppsättning program som du installerar tillsammans. Vanligtvis skulle du köpa utgåvan av Office du behöver - Hemversionen skulle innehålla Word, Excel och PowerPoint, medan Professional-utgåvorna skulle lägga till Publisher, Access, Outlook och mer - och installera det i en uppsättning. Sedan, om några år, skulle du köpa en uppgradering med de senaste versionerna av Office, och skulle uppgradera alla appar som ingår tillsammans.

Förra året ändrade Microsoft den inställningen lite genom att introducera Office 365. För ungefär $ 10 / månad kan du ladda ner varje app i Office Suite på upp till 5 datorer, och inkluderar även gratis online-lagring och Skype-minuter. När nya versioner av Office-apparaten släpps får du dem automatiskt som en del av din prenumeration. Det är fortfarande verkliga Office-appar som du installerar och kan använda offline, men du betalar för dem över tid i en prenumeration. Och det är mer integrerat med OneDrive, Microsofts online-lagring, för att hålla dina filer synkroniserade med alla dina enheter.

Den här nya modellen ger mest mening med den nya versionen av Office for iPad. Om du öppnar App Store på din iPad idag hittar du kopior av Word, Excel, PowerPoint och OneNote som kan laddas ner gratis från App Store. Du kan öppna och visa Office-filer från din iPad och OneDrive online-lagring gratis, men för att redigera eller skapa nya dokument behöver du ett Office 365-abonnemang. Om du bara behöver ett av apparna kan du helt enkelt ladda ner det på egen hand, eller du kan ladda ner var och en för att få hela sviten.

På så sätt, om du redan har ett Office 365-abonnemang, säg att använda på din dator, men då vill du också redigera dokument på din iPad, behöver du inte köpa något extra. Och om du inte har Office 365 men vill använda Office på din iPad, kan du betala några dollar per månad för att använda det. Det är ett mycket mindre svårt köpbeslut att göra än den gamla modellen där du måste investera flera hundra dollar i en ny kopia av Office.

Komma igång med Office för iPad

Klar att komma igång med att använda den nya Office på din iPad? Ladda bara Word, Excel eller PowerPoint från App Store, och starta appen du vill ha för att komma igång. Efter en snabb introduktion till den nya appen ser du en inloggningsskärm som frågar efter din e-postadress. Ange den e-postadress du använder med ditt Microsoft-konto (för Hotmail, Xbox Live och mer) och logga in med ditt lösenord.

Notera: Det finns också Microsoft Office Mobile för iPhone och Android. Den här appen innehåller mycket grundläggande visning och redigering funktioner för Office-filer, men det är inte den nya Office för iPad. Du vill hämta de enskilda Word-, Excel- och PowerPoint-appar på din iPad istället. 

Logga in med ditt Microsoft-konto innan du kan använda Office för iPad.

Om du har ett Office 365-abonnemang, antingen en personlig eller företagsabonnement, loggas du in i appen där du kan börja använda den - men först klickar du på Aktivera knappen i nedre vänstra hörnet av appen för att aktivera det med ditt konto. Annars, om du inte har ett Office 365-abonnemang kan du köpa en Office 365-prenumeration i appen för 99 USD / år, eller använd bara Office-apperna för att visa dina filer. Om du vill prova Office 365, besök sidan Office Trial i din webbläsare och klicka på den gröna Starta din gratis månad knapp. Följ anvisningarna där och öppna sedan Office-apparaten igen så kan du använda alla funktionerna.

Därifrån fungerar Office for iPad nästan som alla andra versioner av Office du någonsin har använt. Du kan följa de flesta av våra Excel-tutorials i Excel för iPad, göra samma uppsatser och rapporter i Word som du alltid har gjort, och visa dina PowerPoint-presentationer utan några problem. Hitta bara ett Office-dokument på din iPad - kanske i en bifogad e-post eller i din Dropbox-app - och öppna den i lämplig Office-app och du är redo att komma igång.

Det sägs att det finns några saker som är unika för iPad Office-apparaten, så här är de tips du behöver för att få dina Office-färdigheter till iPad.

De Fil Skärm

När du först öppnar något av Office for iPad-appar, efter att du har loggat in, så får du se den bekanta Nytt dokument webbläsare. Såsom i Office 2013, när du först öppnar en Office-app eller trycker på Fil knappen visas en lista med inbyggda mallar som du kan välja. Ta bort mallen som du vill öppna den och börja skapa ett nytt dokument med den här layouten. Alternativt knackar du på Nyligen fliken till vänster för att se dina nyligen öppnade dokument från din iPad och OneDrive. Eller tryck på Öppna för att öppna äldre sparade dokument från vardera platsen. Slutligen kan du klicka på din profilbild längst upp till höger för att logga ut eller byta konton, vilket är ett bra sätt att låta andra få sina egna Office-dokument från din iPad.

Skapa nya dokument med hjälp av de inbyggda mallarna

När du har valt dokumentet eller mallen för att öppna ser du hela app-användargränssnittet. Varje Office for iPad app använder ett bandgränssnitt som håller alla verktyg du behöver i flera flikar överst på skärmen. Bandet fungerar nästan som på datorn, med redigeringsverktygen du behöver organisera till lättillgängliga uppsättningar. Det finns också en bakåtpilsknapp längst upp till vänster om varje app, som tar dig tillbaka till Fil skärm som öppnas vid första lanseringen. Utöver det hittar du en spara-knapp, ångra och återgå till knappar och sedan ett sökverktyg längst till höger.

Ord för iPad, i all sin skönhet.

Bandet

Precis som på din dator innehåller bandet i Office for iPad apps de verktyg du behöver för ditt arbete organiserat i flikar. Standardfliken, Hem, visar typsnitt och grundläggande formateringsalternativ, och de andra flikarna ger dig extra appspecifika verktyg (formler i Excel och övergångar i PowerPoint, bland andra). De sista två flikarna, Recension och Se, ger dig möjligheter att markera dokument för samarbete och justera hur Office-programmen ser ut (säg genom att stänga av linjalen).

De 3 standard första flikarna i Word för iPad

Inuti bandflikarna finns det standardverktygen som bara är en knapp som du trycker på, tillsammans med menyer som har extra verktyg inuti dem. Några av dessa är de vanliga menyerna som du har på datorn, till exempel övergångar i PowerPoint, diagram i Excel eller typsnitt i Word, men andra är unika för iPad-appar som listan Rekommendera diagram i Excel som föreslår en diagram för de data du har valt.

Det finns drop-down menyer med några snygga, iPad-specifika funktioner

Därefter finns det dynamiska flikar som visas i bandet när du väljer vissa objekt i ditt dokument. Du får se en bildflik, komplett med stilar, skuggor och textinställningsinställningar, när du väljer en bild - och det finns extra verktyg på själva bilden för att rotera eller ändra storlek på det. Du ser ett liknande band när du lägger till ett bord, så att du kan lägga till rader eller anpassa hur det ser ut. Dessa extra flikar visas alltid längst till höger och visas bara när du väljer ett element som behöver de extra verktygen.

Precis som på en dator, lägger bandet till extra flikar när du lyssnar på nya funktioner.

Det nya tangentbordet och icke-musen

Bandet ger dig alla Office-funktioner som du behöver, men din iPad saknar fortfarande de två saker som är viktigaste för att använda Office: ett tangentbord och en mus. Den förstnämnda löses enkelt med tangentbordet på skärmen, vilket fungerar ganska snyggt med bandet. Du har båda på skärmen samtidigt, så du kan ändra formatering och fortsätta skriva utan att förlora ett slag.

Tangentbordet på skärmen fungerar inte så bra för Excel, eftersom du oftast kommer att skriva in siffror och symboler som är svåra att nå på iPads tangentbord. Excel innehåller ett extra tangentbord bara för det. När du skriver i Excel trycker du på 123 knappen längst upp till höger på tangentbordet för att växla till numpad-vy. Detta ger dig en vanlig numpad, piltangenter och funktionsknapparna som du behöver mest i Excel. Tryck och håll ner någon av funktionstangenterna med en grön flik i det övre hörnet för att hitta extra tecken du kan skriva in. Och självklart kan du växla tillbaka till det normala tangentbordet genom att trycka på Abc knappen, vilket ger dig ett mycket enklare sätt att lägga till formuleringar du redan vet.

Du kan ange information i Excel med hjälp av ett standardtangentbord eller en tweaked på skärmnumret

Du kan inte lägga till en mus på din iPad, men textmarkeringsverktyget i IOS ger dig mycket av samma funktioner som kopiera och klistra in. När du väljer text i Office för iPad-appar får du också extra funktioner beroende på vad du väljer, inklusive möjligheten att kopiera och klistra in formatering från en del av ditt dokument till en annan.

Det finns ingen mus, men det är nästan högerklicka som alternativ som är utökade för Office.

Spara i molnet

Office for iPad är byggt runt OneDrive, Microsofts online-lagringsenhet och frågar dig som standard att spara dina dokument där. På det sättet kommer de automatiskt att synkroniseras online och med dina andra enheter, så att du kan fortsätta jobbet var som helst. Alternativt kan du spara dina dokument till ditt företags SharePoint- eller OneDrive Professional-lagring, eller bara spara dem lokalt på din iPad.

Hur som helst, för att göra det, knackar du bara på spara-ikonen längst upp till vänster på bandet eller trycker på bakpilen för att gå tillbaka till Fil skärm. Då ser du en Spara som skärm där du kan namnge ditt dokument och välja vart du vill spara det.

Spara Office-dokument offline offline på din iPad eller i molnet på OneDrive eller ditt företag SharePoint

Samarbeta med andra

En av de trevligaste funktionerna i Office for iPad är att du kan leva samarbeta med andra på dina dokument från din iPad. Klicka bara på personikonen längst upp till vänster i någon Office-app och välj sedanE-post som länk eller Kopiera länk möjlighet att skicka en länk till ditt dokument till någon annan. De kan sedan öppna filen i Office Online i sin webbläsare eller i Office på deras Mac, PC eller iPad, och samarbeta med dig tillsammans. Du kommer att kunna lägga till kommentarer och kommentarer via Recension fliken i bandet i någon av appar.

Samarbeta i realtid med andra med Office 2013, Office Online eller Office iPad

Eller om du bara vill skicka en kopia av ditt dokument till någon, kanske att skicka ett färdigt dokument till din chef, välj bara E-post som bilaga knappen i delningsfönstret. Det finns inget sätt att skicka en fil från Office till en annan app på din iPad, så om du behöver dela filen i Dropbox eller en annan delningstjänst måste du skicka den till dig själv och skicka den till den andra appen.

Integrerar med maskinvara

Office för iPad största begränsning är med extra hårdvara. Om du har ett externt Bluetooth-tangentbord eller ett tangentbord i iPad, Office gör jobba perfekt med det. Du kan skriva in text och data, flytta runt med piltangenterna (och ja, det fungerar perfekt i Excel för att flytta runt celler), kopiera och klistra in data och använd standardformateringsgenvägar för att formatera din text. För det måste du använda kortkommandon i Mac-stil: Kommando-I för kursiv, Kommando-B för fet, Kommando-U för understrykning, och så vidare.

Sedan kan du med PowerPoint använda den för att visa presentationer på en TV eller projektor, men integrationen är inte perfekt. Om du har en adapter kan du ansluta din iPad direkt till din projektor eller annars kan du strömma den via AirPlay till din Apple TV eller Mac. PowerPoint integrerar inte direkt med AirPlay, så du måste använda AirPlay Mirroring för att visa hela din iPad-skärm istället.

Du måste använda AirPlay-spegling för att skicka PowerPoint-presentationer till en projektor.

Då, konstigt nog, finns det inget alternativ att skriva ut dokument från Office for iPad. Istället, som en lösning, kan du synkronisera dem via OneDrive till din Mac eller PC och skriva ut dem därifrån, eller öppna dem på Office.com och skriva ut dem online. Det ger dig en PDF-kopia av ditt dokument, som du också kan dela direkt om du vill istället för att skriva ut det.

Eller, som en annan lösning, knacka på ikonen Dela och maila dokumentet till dig själv, öppna sedan det i din iPads e-postprogram och skriv ut det därifrån. Det är inte perfekt, och formateringen blir inte så bra, men det kommer åtminstone att få dina dokument att skrivas ut utan att behöva ha en annan dator.

Uppdatering: Office för iPad-appar stöder nu utskrift via AirPrint. Om du har en trådlös skrivare trycker du bara på filikonen i verktygsfältet, väljer utskrift och använder sedan standardutskriftsalternativen för iOS för att få ditt dokument skrivet ut. Det fungerar som att skriva ut i någon annan iPad-app, inklusive iWork-appar.

Att lägga Office för iPad att använda

Om du har använt någon ny version av Office, borde du känna dig ganska hemma nu. Det finns inte alla Office-funktioner i dessa appar, men det finns fler funktioner än Office Online, och du hittar de flesta funktioner du behöver för de flesta projekt. Du kan justera pappersformat, marginaler, kolumner och sidfot i Word, lägga till diagram och länka till data på andra sidor i Excel och använda vackra övergångar i PowerPoint. Bara leka med appar på vissa provdokument och prova funktionerna för att få en känsla för hur de fungerar innan du börjar använda Office for iPad på dina företagsdokument. Du kommer troligen att känna dig helt bekväm på kortare tid än du skulle föreställa dig.

Alternativen

Om du har en Microsoft Office 365-prenumeration är Office for iPad det bästa verktyget för att redigera och skapa Microsoft Office-filer från din iPad. Om du inte har en prenumeration, och vill hellre något billigare, finns det fortfarande flera bra alternativ för dig. Apples iWork-appar har alltid varit några av de trevligaste tablettapparna, och medan de inte är 100% perfekta när de importerar Office-dokument, är de tillräckligt nära för de flesta användningsområden. De har nästan alla funktioner som Office för iPad innehåller och de är gratis med en ny. Du kan också på ett tillförlitligt sätt skapa nya dokument i iWork-appar och exportera dem i Microsoft Office-format eller dela dem med iCloud-webapparna. Plus, de låter dig skriva ut dokument, något som Microsoft Office for iPad inte stöder än.

Då är det näst bästa alternativet med Microsofts egna Office Online, vilket fungerar överraskande bra på iPad. Gå bara till Office.com, välj den app du vill ha och skapa nya dokument eller öppna befintliga från ditt OneDrive-konto. Det finns mindre funktioner i Office Online än i Office för iPad, men det är fri och faktiskt är ganska trevligt. Var noga med att kolla vår handledning om hur du använder Office Online om du vill få ut det mesta av det.

Office Online innehåller alla dess funktioner i webbläsaren på iPad, med knappar med knappstorlek.

Slutsats

IPad har varit en seriös arbetsanordning sedan den först släpptes. IWork apps och nya verktyg från tredje part utvecklare fyllde nästan alla företag nisch behövs. Och ändå saknades det alltid en sak: Microsoft Office. Även om det finns alternativ som är bra, ville många människor ha det verklig Kontor på iPad.

Det är fixat nu. Microsoft Office for iPad är här, och det är faktiskt ganska trevligt. Det saknar några funktioner, men det är åtminstone lika bra som iWork-appar, med garanti för kompatibilitet med alla andra kopior av Microsoft Office. Om ditt företag eller universitet är standardiserat på Office, är det ensam tillräckligt med att använda den nya Office for iPad över alternativen du hittar på App Store.

Programmen själva fungerar bra, och alla funktioner som ingår ingår verkar fungera perfekt vid första provningen. Vi skulle gärna höra från dig om du pratar ut Office-appar. Låt oss veta i kommentarerna nedan om du har problem med att använda de nya Office for iPad-appar, eller om det finns några viktiga funktioner du saknar. Vi skulle gärna hjälpa dig att hitta lösningar och sätt att få ut det mesta av Office, oavsett var du använder det: på din Mac eller PC, på webben eller nu på din iPad.