Share
I en senare handledning tog jag en introduktion till Pages, Apples ofta försummade ordbehandlare och försökte visa att trots att det är ganska grundläggande gränssnitt är det en otroligt kraftfull programvara som gör att du kan skapa en mängd olika dokument. I denna handledning ser jag på Numbers - Apples svar på Microsoft Excel. Jag är en erfaren Excel-användare, för det mesta på grund av min universitetsexamen, vilket kräver att vi manipulerar data i Excel och jag tillåter härmed fritt: Numbers är verkligen ingenstans lika kraftfull som Excel när det gäller avancerade funktioner.
Med detta sagt, siffror gör gör det enkelt att skapa ett bra, enkelt kalkylblad och manipulera vissa data, och i den här handledningen ska jag visa dig hur man gör det!
Precis som Sidor, kan Numbers köpas från App Store till det låga priset på 19,99 dollar, eller du kan välja att få det förinstallerat tillsammans med din nybländande nya Mac. Och precis som Sidor stöder den också iCloud så att du kan se dina kalkylblad över alla dina enheter.
Numbers kommer med några riktigt väl utformade och användbara mallar, inbyggda, som sorteras efter kategori (t.ex. personlig ekonomi, företag, utbildning osv.), Så om du vill piska upp något snabbt utan att behöva störa din kalkylblad först då kan det vara ett bra alternativ för dig att börja med.
För denna handledning kommer jag dock att börja med ett helt nytt tomt kalkylblad så fortsätt och välj Tom mall för att börja med.
Om du redan har använt ett kalkylarksprogram, bör siffror inte vara för svåra att hitta dig runt. Raderna går horisontellt och numreras, medan kolumner körs vertikalt och markeras med bokstäver. Varje kalkylblad kan ha ett antal ark i det och du kan enkelt lägga till nya genom att klicka på Ark knappen i verktygsfältet.
Du kan välja en stil för ditt kalkylblad genom att klicka på Styles avsnittet längst ned till höger på skärmen. Detta kan göra dina kalkylblad mycket enklare att läsa, vilket kan vara viktigt, särskilt om du presenterar mycket data. Men för den här handledningen håller vi standarden Grundläggande stil.
För att visa dig vad du kan göra med Numbers ska jag använda några provdata som visar försäljningsrepresentanter i olika regioner i Kanada och de artiklar som de har sålt. Som du kan se i skärmdumpen nedan har jag titlarna för varje dataset i den övre raden (Numbers har placerat dem i fetstil, så att jag kan se dem enklare) och varje uppsättning data som rader ner raderna.
För tillfället är uppgifterna helt osorterade. Jag vill sortera det med antalet enheter som säljs av varje rep, så jag kan se vilken som utför bäst. Klicka på Omorganisera i verktygsfältet (den fjärde ikonen längs från vänster), där en liten dialogruta ska dyka upp:
Omorganisation av data är ett riktigt enkelt men ändå användbart verktyg inom Numbers. Här sorteras standardinställningen av Område, som du kan se i skärmdumpen ovan. Jag ska sortera via Enheter och jag vill ha försäljningsrepresentanten med det högsta antalet enheter som säljs högst upp på bordet, så jag väljer nedåtgående. Se till att hela bordet är sorterat (inte bara valda rader) och klicka sedan på Sortera nu. Du kan nu se att mina uppgifter har sorterats efter antal enheter och jag kan se att försäljningsrepresentanterna "Howard" och "Kivell" har sålt 96 pennor och pennsatser respektive.
Som du kan se har mina data sorterats efter antalet sålda enheter. Den markerade sektionen visar de bästa försäljningsrepresentanterna. Naturligtvis kan du sortera via någon kategori - välj bara den relevanta från rullgardinsmenyn - och antingen med stigande eller nedåtgående värden (om du sorterar alfabetiskt väljer du sedan stigande för att sortera dina data från A till Z).
Även om du inte är ett geni vid matematik kan formler i Numbers göra det väldigt enkelt att manipulera stora mängder data. Det finns massor av formler inbyggda i Numbers (så många att det här kommer att beskrivas mer i detalj i en separat handledning!) Men vi kommer att ta en titt på några av grunderna här.
Att lägga upp kolumner med siffror är förmodligen den enklaste formeln som Numbers erbjuder, men du kommer att märka att den här är till nytta så många gånger när du använder programvaran! Låt oss säga att jag vill lägga till mina Enheter, Enhetskostnad och Total kolumn. Jag har lagt till en tom rad längst ner till mina totaler (för att göra det här, svänga över sista raden - i mitt fall, rad 44 - där en liten pilknapp ska visas. Klicka här och välj sedan Lägg till rad nedan; alternativt, välj den sista raden och tryck sedan på Alternativ + Ned att lägga till en ny!) så jag kan se dem lättare. Markera rutan där du vill ha din summa och skriv sedan in följande:
= SUMMA (
Det är nog värt att bara bryta av här för att förklara kort hur formler fungerar i Numbers. Kortfattat definierar du vilka celler du vill ha Numbers att arbeta med. Så i mina Enheter kolumn (som är kolumn D i det här exemplet), om jag vill ha siffror för att lägga till de första 3 värdena, så skriver jag:
= SUMMA (D2 + D3 + D4)
Detta är kort sagt detsamma som att göra:
96 + 96 + 95 = 287
Men jag vill ha Numbers att lägga till hela kolumnen. Självklart kan jag börja skriva:
= SUM (D2 + D3 + D4 + D5 + ...)
Denna metod är ytterst långvarig, dock. Oroa dig inte, det finns en enklare lösning - skriv bara:
= SUMMA (D2: D44)
Detta lägger till alla data i cellerna D2-D44 (D44 råkar vara den sista cellen före min totala). Alternativt kan du börja skriva i formeln och välj sedan de datavärden du vill beräkna med att använda musen, som du kan se på skärmbilden nedan:
Lägg märke till hur Numbers har färgat kolumnen blå, vilket gör det lättare att se vilka data som manipuleras. Numbers har markerat de celler som jag ska arbeta med i blått. När du är klar klickar du på den lilla gröna kryssningsikonen i formeln rutan (eller helt enkelt slår Stiga på) och resultatet ska visas för dig. Denna metod fungerar för en mängd andra formler, till exempel MEDEL (för att hitta medelvärdet av en dataset), MIN (för att visa minimivärdet), MAX (för att visa, du gissade det, det maximala värdet) och RÄKNA (för att ge dig antalet observationer eller dataset).
Jag nämnde tidigare att jag ville förlänga denna formel till de andra kolumnerna. Jag skulle kunna göra det på det långväga sättet och ange formlerna separat i varje kolumn, men det finns ett snabbare sätt: sväng helt över det nedre högra hörnet av cellen du just har använt för formeln (markören ska byta till en kryssymbol) dra sedan den över till nästa kolumn:
Nummer visar bekvämt en förhandsvisning av resultatet och formeln tillämpas automatiskt på nästa kolumn. Så som du kan se i skärmbilden ovan, min = SUMMA ( formel har applicerats på kolumn E och F (min Enhetskostnad och Total kolumn).
Denna metod för att dra kan också användas i andra scenarier. Säg att du till exempel ville ha en kolumn med en sekvens, till exempel årets månader, där inne. Ange bara de första par värdena (jag brukar göra 3, så Numbers cottons snabbt), dvs januari 2013, februari 2013, mars 2013 klicka sedan på det nedre högra hörnet av cellen som innehåller Mars 2013 Dra sedan neråt. Nummer fortsätter automatiskt sekvensen, vilket betyder att du inte behöver skriva in varje värde manuellt.
Arbetar med en sekvens inom Numbers. Sekvenser kan vara nästan vad som helst, från numeriska (t ex 1, 2, 3, 2, 4, 6, 10, 20, 30) till dagar och år. Se till att du anger de första värdena så Numbers vet vilken typ av sekvens det är!
Formatering av celler inom Numbers är verkligen lätt att göra och är ganska likt Sidor. Running längst upp, har du verktygsfältet där du kan ändra teckensnittet, dess storlek, bakgrundsfärgen och teckensnittsfärgen på dina enskilda celler. Du kan också ändra nummerformat i celler; tittar på skärmbilden nedanför 1,0 ikonen kommer att formatera dina celler som ett tal med 2 decimaler, £ symbolen formaterar den som en valuta (med din Macs standardinställningar), % ikonen i procent och kryssningsikonen som en kryssruta.
Formateringsverktygsfältet i Numbers. För mer avancerade cellformateringsalternativ kan du klicka på den lilla nedåtpil som kommer att presentera dig med några fler alternativ (t.ex. datum, tider och alternativa valutor). Du kan också öka och minska antalet decimaler genom att klicka på .00 och .0 knapparna - Nummer kommer automatiskt att avrunda alla celler efter behov.
Numbers tillåter dig att exportera dina kalkylblad i antingen PDF-, Excel- eller CSV-format. För att göra det, klicka bara på Fil sedan Exportera där du kan välja önskat format. Om du sparar det till iCloud så kommer det att visas på alla dina iOS-enheter, där du kan redigera det på farten och alla ändringar synkroniseras automatiskt när du kommer tillbaka. Du kan också återställa kalkylblad tillbaka till tidigare versioner genom att klicka på Fil sedan Återgå till och välj Bläddra i alla versioner.
Som du kan se från skärmbilden ovan kommer du att presenteras med en tidsmaskinliknande vy så att du kan bläddra tillbaka genom alla versioner av kalkylbladet. Alla ändringar du gör synkroniseras automatiskt, så om du har gjort ett stort fel och inte vill träffa Kommando + Z (ångra) hundra gånger, då kan Versions-funktionen spara mycket tid!
Grattis, du har lyckats nå slutet av denna handledning! Numbers är naturligtvis en riktigt avancerad applikation som gör att du kan göra en hel del saker (och för mycket för att täcka i en handledning) så jag kommer att täcka några mer specifika funktioner i framtida handledning. Den här är enkelt utformad för att ge dig en överblick över det och hur det fungerar - speciellt om du byter från ett annat kalkylblad, till exempel LibreOffices Calc eller Microsoft Excel.
!
Accentsconagua