Share
Om du vill minska pappersrörelsen och digitalisera dina gamla kontoutdrag och kvitton är en Doxie-scanner definitivt vägen att gå. I den här guiden visar vi hur du får ut det mesta av din Mac och Doxie.
Doxie är en rad mobila skannrar. Till skillnad från traditionella skannrar där du lyfter upp ett lock och lägger papperet nedåt är Doxie-skannrar inte platta. Istället fungerar de som en faxmaskin - du placerar papperet i skannerns kant och Doxie matar in det automatiskt. Det finns också en justerbar pappersguide så att du kan skanna allt från stora magasinsidor till utskrifter till kvitton.
Doxie är utformad för att låta dig göra en sak - skanna. Skanning ska inte vara en syssla och ska vara så enkel som möjligt. I stället för att fiska med DPI, upplösning och alla andra inställningar som de flesta skanningsprogram har, hanterar Doxie allt detta automatiskt. Det riktigt snygga tricket är det, till skillnad från de flesta skannrar, du inte behöver en dator för att börja skanna och det kan till och med släcka AAA-batterier (gör det verkligen mobil). Den innehåller en SD-kortplats och Doxie sparar automatiskt allt du skannar till ett SD-kort. Du får ett 2 GB SD-kort i rutan också.
Den medföljande Doxie-skanningsprogramvaran gör det enkelt att importera skanningar - vi kommer att dyka in på det lite senare.
Doxie erbjuder tre modeller, Doxie, Doxie One och Doxie Go. De är prissatta till $ 149, $ 149 respektive $ 199.
Tips: Varje Doxie har några unika egenskaper för att bestämma vilket som är bäst för dig, besök Doxies jämförelseguide.
Du brukar höra den här frasen används ganska mycket - det betyder i grunden snarare än att rycka igenom massor av pappersarbete som du har lämnat in (t.ex. kontoutdrag, kvitton, bokstäver - den sorts saker) du skannar in dem och skapar en digital kopia som gör att hitta vad du behöver verkligen lätt. Detta har ett antal fördelar som gör det någonting alla med någon mängd pappersarbete borde göra ...
Om du inte har kopior av alla dina dokument, riskerar du att du inte har kopior av dem lagrade någonstans. Papper är inte exakt känt för det är robusthet och när det kommer i kontakt med ganska mycket allt faller det ifrån varandra. Att ha en digital kopia av viktiga dokument innebär att någonting obehagligt skulle hända med dina dokument (eller i fruktansvärt olyckliga omständigheter, ditt hem), du får en digital kopia av dokument som du annars skulle ha förlorat. Ett exempel skulle vara något som ditt födelsecertifikat eller viktig finansiell information.
Det finns så många tjänster som låter dig lagra dokument i molnet som det betyder om något skulle hända med dina dokument eller hem som skulle ha påverkat din Mac, dina viktiga dokument är fortfarande backade upp. Tjänster som Dropbox, Evernote och även Doxies egen molntjänst (mer om det senare) ger ett sätt att inte bara synkronisera dem mellan enheter men också erbjuda en redundans för något olyckligt händer.
Hur många gånger har du panikat för att du inte kunde hitta ett viktigt dokument, bara för att upptäcka det månader senare? Jag har. Jag trodde att jag hade tappat bort min bils registreringsdokument, bara för att upptäcka (efter att ha beställt en ersättare) det inlämnades under "försäkringen" av misstag.
Att gå papperslös betyder att man inte bara hittar dokument efter namn men de flesta skanningsprogram (inklusive Doxie) erbjuder något som heter OCR - Optical Character Recognition. Det betyder att du kan söka efter texten i de flesta skannade dokumenten. Detta gör det ensam att gå papperslös en no-brainer.
Tips: När du går papperslös betyder det inte att du kan kasta bort dina befintliga dokument! Det betyder bara att du kan lämna dem och glömma dem. När du behöver hitta något, kan du söka på din Mac först.
Se till att din Doxie är inkopplad (eller om du kör på batteriet, att den är laddad) och du har den senaste versionen av Doxie för OS X (tillgänglig från deras hämtningssida) installerad.
Tips: Resten av den här guiden antar att du har en Doxie-skanner (jag använder en Doxie One) och ett SD-kort som bifogas.
För att starta skanningen, sätt bara på scannern och vänta tills strömindikatorn lyser grönt. När ljuset blinkar betyder det att det är upptaget. När den är fast är den redo att använda.
Justera pappersguiden till storleken på ditt dokument och placera det med framsidan uppåt mot skannerns kant och dra det långsamt mot matningen. Doxie ska då ta dokumentet och skanna det. Om det är dubbelsidigt eller det är flera sidor, skanna de efter varandra följande sidorna en åt gången, på samma sätt som du bara skannat sidan en.
Starta Doxie-appen på din Mac. Du kan överföra dina skanningar till din Mac på två sätt:
Hur som helst du väljer väljer Doxie-appen de skannade objekten och erbjuder att importera dem. Innan du importerar dem har du möjlighet att justera importinställningarna genom att klicka på inställningar knapp. På samma sätt som iPhoto klarar av att importera foton kan du välja att få Doxie-appen att radera import från kortet och hoppa över dubbletter.
Vad Doxie app är inte är en plats för att spara dina skanningar. Det finns ingen sökfunktion, inga mappar, ingen märkning. Tänk på appen som sorteringsfack - de skannade objekten är redo för att du ska lägga undan. Doxie har ett antal olika sätt att exportera dina skannade objekt.
Som standard kommer de skannade objekten ha en namngivningskonvention i linje med "Doxie 0002" eller liknande. Innan du gör något med dina skannade objekt kan du byta namn på dem väldigt enkelt i appen. Klicka bara på namnet på filen för att ett textfält ska visas för att du ska ändra det.
Vad händer om du skannat i ett 4-sidigt brev? Doxie innehåller en "häftning" -funktion som låter dig enkelt kombinera flera skannade objekt i en flersidig PDF. Det är lika enkelt att välja de skannade objekten som måste häftas och sedan klicka på Häfta knapp.
Tips: För att spara dig av misstag ställer du fel ordning (som kan fixas med hjälp av Förhandsgranskning) först skanna dina varor i rätt ordning.
Nu har vi våra skannade artiklar som heter (och häftas), vi kan se till att exportera dem.
Doxie sparar du kan spara dokument som en JPEG eller PNG (bäst för skannade bilder) eller som PDF. Dessutom kan du spara PDF-filen med OCR som antingen svartvit eller färgversion. Om du inte sparar handskriven dokument, använd alltid dessa alternativ eftersom de gör texten lätt att söka!
Tips: Om du inte behöver behålla färgerna på ett dokument, kommer B & W att ge mycket mindre filstorlekar.
OCR kan ta några minuter beroende på hur mycket text och hur många sidor det finns. Den håller fortfarande den ursprungliga skanningen i PDF-filen så att layout och utseende inte ändras, men du kommer att kunna markera texten och kopiera den.
Vi kan helt enkelt spara de skannade objekten i en mapp på vår Mac. Om det här är din Dokumentmapp eller Dropbox, kan du använda Spara knappen för att göra det. Detta låter oss välja önskat format (PDF med oss utan OCR, JPEG, PNG etc) och platsen för att spara det skannade objektet till.
Doxie kan också skicka skannade objekt till ett antal olika appar. Som standard kan du skicka skannade objekt för att sedan skickas via AirDrop eller iMessage. Denna lista är också anpassningsbar och du kan lägga till ytterligare appar om du vill. Om du befinner dig som skannar pappersarbete och sedan öppnar den i något liknande Preview, kan du till exempel lägga till Förhandsgranskning till Skicka knapp med hjälp av Lokala appar fliken Doxies inställningar.
Förutom att du väljer dina favoritappar för att skicka skanningar kan du också anpassa formatet för skanningarna innan de når appen. På det sättet kan du se till att du skickar bildfiler till appar som Pixelmator och Photoshop och OCR-dokument till appar som Preview. Om du vill använda molntjänster som Evernote så är det här du skulle ställa in det.
Tips: När du använder Skicka knappen, objekt sparas inte någonstans - kom ihåg att spara dokumentet i appen du har skickat det till.
Tjänster som Dropbox, Basecamp och Flickr kan ställas in via Cloud Apps avsnitt av Doxies preferenser. När du har konfigurerat kan du använda Moln knappen för att skicka objekt till molntjänster. Doxie stöder för närvarande följande tjänster:
Precis som med Spara Alternativet kan du anpassa tjänsterna för att använda ett visst utdataformat om du behöver använda OCR.
Förutom molntjänsterna ovan ger Doxie sitt eget namn Doxie Cloud. Det är en gratis tjänst för Doxie-användare, men den är inte avsedd för långtidslagring, eftersom filer endast kan sparas i högst 1 år. När du laddar upp en fil till Doxie Cloud får du en unik URL för åtkomst till filen.
Min Doxie är inställd för att spara skannade objekt som PDF (OCR B & W) till / Doxie mapp i Dropbox. Så snart jag klickar Moln och välj Dropbox, Doxie uppmanar mig att bekräfta filnamnet och sparar det i mappen.
När du har exporterat dina skannade objekt markerar Doxie dem med en grön tick.
När du avslutar Doxie frågar appen om du vill ta bort de objekt du exporterat eller bara för att sluta. Försök att bli vana att sortera genom alla dina skannade föremål så att du alltid börjar Doxie med en ren skiffer.
Med Doxie kan du minska mängden pappersrör på skrivbordet och göra pappersarbete som du enkelt har att hitta. Det betyder att du kan lämna dina pappersarbete borta men med vetskapen om att eventuellt dokument du behöver i framtiden är bara några tangenttryckningar borta.
Har du ett papperslöst arbetsflöde? Kanske använder du en traditionell flatbedscanner. Låt oss veta hur du arbetar i kommentarerna.
Accentsconagua